Elektronische Rechnung in Kolumbien

Machen Sie sich mit dem obligatorischen DIAN-Freigabeverfahren Kolumbiens, den UBL-2.1-Anforderungen, dem Vorab-Validierungsprozess und dem Rahmenwerk für akkreditierte Anbieter vertraut.

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Übersicht

Kolumbien verfügt über ein ausgereiftes, obligatorisches E-Rechnungssystem, das um die DIAN herum aufgebaut ist – die Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, die nationale Steuer- und Zollbehörde. Es handelt sich um ein zentralisiertes Clearing-Modell mit vorheriger Validierung: Das strukturierte Dokument geht an die DIAN, erhält ein Validierungsergebnis und zählt erst dann als ordnungsgemäß ausgestellt und wird an den Käufer weitergeleitet.

Zwei Merkmale unterscheiden Kolumbien von seinen Nachbarn. Das XML basiert auf UBL 2.1 – eine vertraute Syntax für jeden europäischen Anbieter, auch wenn die Semantik entirely der DIAN gehört. Und das Land betreibt eine formelle nationale Akkreditierung für Dienstleister, den Proveedor Tecnológico, mit Kapital-, Vermögens- und Zertifizierungsschwellen, die faktisch eine kolumbianische Rechtspräsenz erfordern.

UBL 2.1 + FEV 1.9

OASIS-Syntax mit der DIAN-Anpassung – vertraute Form, lokale Bedeutung

CUFE

der eindeutige Rechnungscode, der vor der Übermittlung für jedes Dokument berechnet wird

5-Jahres-Lizenz

die Laufzeit einer Proveedor Tecnológico Habilitación, auf Antrag verlängerbar

Zeitplan

Das Rechnungsmandat ist abgeschlossen. Was sich bis 2024 hinzog, war die Ausweitung der elektronischen Form auf die anderen Dokumente – POS-Belege, Tickets, Stromrechnungen und den Rest.

Bereits in Kraft

15. Juni — 1. November 2020

Der Massen-Rollout

Die Resolución DIAN 000042/2020 legte den Kalender fest. Registrierung und Umstellung erfolgten Gruppe für Gruppe nach Wirtschaftstätigkeit; bis zum 1. November 2020 musste jede Person im Anwendungsbereich elektronisch fakturieren. Öffentliche Stellen, die selbst Rechnungen ausstellen, hatten bis zum 1. Dezember 2020 Zeit.

1. April 2021

Die Zentralregierung muss über SIIF Nación empfangen

Einrichtungen innerhalb des Presupuesto General de la Nación begannen mit dem obligatorischen Empfang und der Verarbeitung von Rechnungen über das staatliche Finanzsystem. Siehe B2G und SIIF Nación.

1. August 2022

Elektronisches Documento Soporte

Das Unterstützungsdokument, das ein kolumbianischer Käufer für Einkäufe bei Lieferanten erstellt, die nicht zur Rechnungsausstellung verpflichtet sind, wurde in elektronischer Form obligatorisch.

1. Mai 2024

Anexo Técnico FEV 1.9

Version 1.9 des technischen Anhangs wurde obligatorisch. Sie bleibt die aktuelle Version.

Mai — November 2024

Elektronische POS und die gleichwertigen Dokumente

Elektronische POS-Belege nach Steuerpflichtigenkategorie – 1. Mai für Grandes Contribuyentes, 1. Juni für andere Einkommensteuerpflichtige, 1. Juli für alle anderen – wobei die verbleibenden gleichwertigen Dokumente bis zum 1. November 2024 folgten.

23. September 2025

Resolución 000227 konsolidiert die Regeln

Die DIAN fasste etwa siebzig frühere Resolutionen in einem einzigen, nach Titeln gegliederten Instrument zusammen. Der technische FEV-Anhang befindet sich nun unter Titel 5 mit dem Code T5.1 – der praktische Effekt ist, dass man nur noch eine Resolution anstelle eines ganzen Stapels zitiert.

Die Verpflichtung wird nicht durch die Transaktionsart definiert. Sie knüpft an den Status des Verkäufers als Person an, die zur Ausstellung einer Factura de Venta verpflichtet ist. Ein solcher Verkäufer muss jeden relevanten Verkauf von Waren oder jede Erbringung von Dienstleistungen elektronisch dokumentieren – unabhängig davon, ob der Käufer ein Unternehmen, eine öffentliche Stelle oder ein Privatkunde ist.

Das Clearing-Modell

Kolumbien ist ein zentralisiertes Clearing-Modell mit vorheriger Validierung durch die Steuerbehörde. Es ist kein Peppol-Vier-Ecken-Modell und – trotz der oberflächlichen Ähnlichkeit, den Staat als zusätzliche Partei zu haben – auch kein Peppol-Fünf-Ecken-Modell: Dokumente gehen über ein nationales Protokoll an das zentrale System der DIAN.

Der Prozess

01 Der Verkäufer erstellt das strukturierte XML und signiert es digital

02 Der eindeutige Rechnungscode CUFE — Código Único de Factura Electrónica wird berechnet

03 Das XML wird an die DIAN übermittelt – direkt, über die kostenlose Lösung der DIAN oder über einen akkreditierten Proveedor Tecnológico

04 Die DIAN prüft es gegen die steuerlichen und technischen Regeln

05 Die DIAN gibt entweder Documento validado por la DIAN oder Documento rechazado por la DIAN zurück

06 Nach der Validierung gehen die Rechnung und das Validierungsdokument an den Käufer

Rechtlich gilt die elektronische Rechnung als ausgestellt, wenn mindestens zwei Bedingungen erfüllt sind: Sie wurde validiert und sie wurde an den Käufer zugestellt. Keine der beiden Bedingungen allein ist ausreichend.

Echtzeitkontrolle und keine doppelte Meldung

Jedes Dokument wird einzeln übermittelt, bevor die Rechnung an den Käufer übergeben wird, und die DIAN prüft es im Rahmen der Ausstellung. Das ist eine kontinuierliche Kontrolle auf Transaktionsebene – und genau deshalb ist keine separate periodische MwSt-Erklärung erforderlich, die dieselben Daten dupliziert. Die Clearing-Übermittlung ist die Meldung.

Wenn das System ausfällt

Wenn das System der DIAN ausfällt, kann die Rechnung ohne vorherige Validierungsantwort an den Käufer zugestellt werden, und die Dokumente müssen eingereicht werden, sobald der Dienst wiederhergestellt ist. Bei bestimmten Ausfallszenarien auf der Seite des Verkäufers müssen Informationen über vorübergehend auf Papier ausgestellte Dokumente innerhalb von 48 Stunden nach der Fehlerbehebung übermittelt werden. Außerhalb dieser offiziellen Kontingenzszenarien ist eine nicht validierte Rechnung nicht ordnungsgemäß ausgestellt und sollte nicht als steuerlicher Nachweis verwendet werden.

B2G und SIIF Nación

Es gibt keine separate Peppol-Plattform und kein separates Rechnungsformat für den öffentlichen Sektor. Öffentliche Stellen verwenden dieselbe DIAN FEV. Was hinzukommt, ist ein staatlicher Empfangs- und Budgetierungs-Workflow.

Für Einrichtungen innerhalb des Presupuesto General de la Nación gilt seit dem 1. April 2021 der obligatorische Empfang und die Verarbeitung über das Finanzsystem SIIF Nación. Der Lieferant holt zuerst die DIAN-Validierung ein und leitet die Rechnung dann in den vorgeschriebenen SIIF-Kanal. SIIF Nación ist ein zusätzlicher staatlicher Workflow für den Empfang und die Budgetbuchhaltung – kein Ersatz für das DIAN-Clearing.

Was ein öffentlicher Käufer hinzufügt

—Korrekte Identifizierung der Vergabestelle

—Budget- und Vertragsreferenzen

—Die vorgeschriebene SIIF Nación-Adresse oder der Workflow

—Nachgelagerte Verarbeitung im öffentlichen Finanzmanagementsystem

B2C und gleichwertige Dokumente

Verkäufe an Verbraucher sind ebenfalls im System. Der Verkäufer kann die gewöhnliche Factura Electrónica de Venta (FEV) oder eines der erlaubten Documentos Equivalentes Electrónicos (DEE) verwenden – den elektronischen POS-Beleg, ein Ticket, eine Stromrechnung und so weiter. Eine enge Ausnahme überlebt: Bestimmte nicht-kommerzielle, ländliche oder kommunale Wasser-, Abwasser- und Abfallentsorger mit weniger als 2.500 Abonnenten dürfen das gleichwertige Versorgungsdokument weiterhin physisch ausstellen.

Eine Datenschutzregel, die man einbauen sollte

Wenn ein Verbraucher eine FEV oder ein elektronisches POS-Dokument auf seinen eigenen Namen verlangt, darf der Verkäufer nur einen begrenzten Satz von Daten anfordern: Name, Art und Nummer des Ausweises sowie eine E-Mail-Adresse, wenn der Käufer das Dokument per E-Mail wünscht. Die DIAN hat das Verlangen unnötiger Zusatzdaten wie Adresse, Telefonnummer oder eine Kopie des RUT ausdrücklich verboten. Wenn der Verbraucher kein personalisiertes Dokument verlangt, gelten die Regeln für das entsprechende B2C-Dokument, ohne dass übermäßige personenbezogene Daten erhoben werden.

Für eine Checkout-Integration ist dies eine Designbeschränkung, keine Nettigkeit – ein POS-Ablauf, der auf einer Adresse besteht, um einen Beleg zu drucken, ist nicht konform.

Formate und PDF

Die obligatorische Syntax ist OASIS UBL 2.1 XML mit der DIAN-Anpassung, geregelt durch den Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta Version 1.9, mit einem separaten Anexo Técnico DEE 1.0 für die gleichwertigen Dokumente. UN/CEFACT CII ist keine akzeptierte eigenständige DIAN-Syntax.

UBL 2.1 bedeutet nicht EN 16931. UBL ist eine XML-Syntax; EN 16931 ist ein europäisches semantisches Modell. Die DIAN wendet ihre eigene Semantik, Kataloge, Steuerfelder, Codes, Signaturen und Validierungsregeln an, und das kolumbianische System wurde nie als nationale Implementierung des europäischen Standards deklariert. Peppol BIS Billing 3.0 oder Standard-EN 16931 UBL können nicht ohne Konvertierung in das kolumbianische Profil an die DIAN gesendet werden – was die Falle ist, die die vertraute Syntax stellt.

Die Rolle des PDF

Ein eigenständiges PDF ist keine elektronische Rechnung mit steuerlicher Rechtswirkung. Das rechtliche Instrument ist das XML; das PDF ist eine Representación Gráfica – eine menschenlesbare Darstellung der XML-Daten. Für einen elektronischen Käufer umfasst das gelieferte Paket normalerweise das Rechnungs-XML, die DIAN-Validierungsantwort und die grafische Darstellung. Ein Käufer, der kein elektronischer Rechnungssteller ist, kann die grafische Darstellung per E-Mail oder auf einem anderen vereinbarten Weg erhalten.

Sprache und Währung

Das rechtliche XML wird auf Spanisch mit Beträgen in kolumbianischen Pesos erstellt. Eine andere Währung und eine andere Sprache können hinzugefügt werden. In der grafischen Darstellung ist es erlaubt, entweder nur die Fremdsprache und -währung oder Spanisch und COP neben der Fremdsprache und -währung anzuzeigen. Dies ist am wichtigsten bei Exportrechnungen, wo die Versuchung am größten ist, ein rein englisches Dokument zu erstellen.

Kennungen

Die Organisationskennung im DIAN-System ist die NIT — Número de Identificación Tributaria, registriert im RUT — Registro Único Tributario. Kolumbien hat keinen obligatorischen Peppol-EAS-Code für die inländische Rechnungsstellung eingeführt, und die NIT im kolumbianischen XML sollte nicht als nationales Peppol-Schema für elektronische Adressen behandelt werden.

Ein ausländischer Käufer ist nicht verpflichtet, eine kolumbianische NIT zu besitzen. Die DIAN stellt Identifikationstypen für ausländische natürliche und juristische Personen bereit, und diese sind es, die eine Exportrechnung trägt.

Peppol in Kolumbien

Peppol ist kein obligatorischer oder offizieller Kanal des kolumbianischen Systems. Compliance in B2G, B2B oder B2C wird nicht durch das Senden einer Peppol BIS-Rechnung über einen gewöhnlichen Peppol Access Point erreicht – DIAN-kompatibles XML und eine DIAN-Validierungsantwort sind erforderlich.

Kolumbien erscheint nicht in der OpenPeppol-Liste der Peppol-Behörden, und die DIAN ist keine

Die DIAN verwaltet kein nationales Peppol SMP- oder SML-Profil

Die nationale Compliance hat keine Verbindung zur OpenPeppol Service Provider Agreement

Die Parteien können Peppol natürlich freiwillig für den internationalen kommerziellen Austausch mit einer akzeptablen internationalen Kennung nutzen. Ein solches Dokument ersetzt nicht die DIAN FEV, hebt die Anforderung der vorherigen Validierung nicht auf und erfordert normalerweise eine Konvertierung zwischen Peppol BIS und DIAN UBL.

Export und Import

Export aus Kolumbien

Es gibt kein separates Exportmandat oder einen zukünftigen Kalender: Wenn der kolumbianische Verkäufer zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet ist, wird der Exportverkauf auf derselben DIAN FEV dokumentiert. Der Verkäufer erstellt die FEV, reicht sie zur Validierung ein und übergibt das XML oder die grafische Darstellung an den ausländischen Käufer. Aus kommerziellen Gründen kann der Verkäufer zusätzlich ein englischsprachiges PDF, eine Peppol BIS-Rechnung oder ein anderes EDI-Dokument erstellen – von denen keines das rechtliche DIAN-XML ersetzt.

Einkauf bei ausländischen Lieferanten

Ein ausländischer Lieferant ohne kolumbianischen Wohnsitz und ohne Verpflichtung zur lokalen Rechnungsstellung verbindet sich normalerweise nicht mit dem DIAN-Clearing. Stattdessen generiert der kolumbianische Käufer ein elektronisches Documento Soporte en Adquisiciones Efectuadas a Sujetos No Obligados a Expedir Factura de Venta und reicht es zur Validierung bei der DIAN ein – seit dem 1. August 2022 in elektronischer Form obligatorisch. Die ausländische Handelsrechnung allein ist nicht immer ein ausreichender steuerlicher Nachweis.

Import von Waren

Bei einem gewöhnlichen Warenimport ersetzt das Documento Soporte nicht die Zolldokumentation. Der Hauptnachweis für die Transaktion, die Kosten und die Import-MwSt ist eine ordnungsgemäß eingereichte Declaración de Importación, sofern keine speziellen Freizonenregeln gelten.

ViDA — wann es einen kolumbianischen Konzern tatsächlich erreichen kann

Ein Verkauf von Bogotá nach Madrid ist ein Export aus Kolumbien und ein Import in die EU; ViDA gilt nicht. Aber ein Verkauf über die spanische MwSt-Registrierung eines kolumbianischen Konzerns an einen Käufer in Frankreich ist potenziell eine innergemeinschaftliche Transaktion und kann ab dem 1. Juli 2030 unter die digitalen Meldepflichten von ViDA fallen. Der Auslöser ist eine EU-MwSt-Registrierung oder Niederlassung – nicht die Tatsache des Exports nach Europa.

Proveedor Tecnológico

Kolumbien ist eines der wenigen auf dieser Website behandelten Länder mit einer echten nationalen Akkreditierung für E-Rechnungs-Dienstleister. Ein ausländischer Peppol Access Point erwirbt nicht durch die OpenPeppol-Zertifizierung oder Akkreditierung in einem anderen Land das Recht, kolumbianische Kunden in dieser Rolle zu bedienen.

Zwei Wege in den Markt

01 Erlangung der DIAN-Habilitación als Proveedor Tecnológico durch Erfüllung der nationalen Anforderungen

02 Bereitstellung von Software für den kolumbianischen Kunden als Technologie, wobei der Kunde selbst sich als direkter Facturador Electrónico registriert und die Verantwortung gegenüber der DIAN trägt – eine Struktur, die sorgfältig von der tatsächlichen Erbringung der regulierten Anbieterdienstleistungen abgegrenzt werden muss

Was die Habilitación erfordert

—Gründung als Unternehmen in Kolumbien oder eine Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmens, registriert im RUT mit den entsprechenden E-Rechnungs-Diensten im Unternehmensgegenstand

—Buchhalterisches Kapital von mindestens 20.000 UVT

—Anlagevermögen von mindestens 10.000 UVT mit Standort in Kolumbien

—ISO 27001-Zertifizierung, die die relevanten Prozesse und Dienstleistungen abdeckt – wenn sie zum Zeitpunkt der Beantragung noch nicht vorliegt, wird eine Verpflichtung zur Vorlage innerhalb von 18 Monaten nach der Habilitación akzeptiert

—Ein Plan zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs und zur Notfallwiederherstellung sowie eine dokumentierte physische, technologische und Sicherheitsinfrastruktur

—Interne und externe Prozessarchitektur, Vorfallklassifizierung und SLAs sowie ein PQRSF-Kanal für Petitionen, Beschwerden, Ansprüche, Vorschläge und Lob

—Mitarbeiter mit Kenntnissen in Buchhaltung, Gesetzgebung, UBL, XML und XSD

—Offenlegung von Direktoren, Vorstandsmitgliedern, Eigentümern, kontrollierenden Personen und Schlüsselmitarbeitern

—Erfolgreicher Abschluss des DIAN-Testsets und Akzeptanz von DIAN-Inspektionen, die überprüfen, ob das Unternehmen, seine Vermögenswerte und seine Infrastruktur tatsächlich existieren

Der Prozess beinhaltet eine Vor-Ort-Besichtigung durch ein spezialisiertes DIAN-Team, bevor die Resolution ausgestellt wird. Die DIAN hat ab Eingang eines vollständigen Antrags zwei Monate Zeit für eine Entscheidung. Die Autorisierung ist persönlich und nicht übertragbar, gilt für fünf Jahre, und die Verlängerung muss mindestens drei Monate vor Ablauf beantragt werden.

Die Vermögensanforderung ist die entscheidende. Ein Anlagevermögen von 10.000 UVT mit Standort in Kolumbien schließt einen reinen Remote-Einstieg aus Europa faktisch aus. Es bedeutet nicht notwendigerweise, dass die gesamte Infrastruktur und alle Daten in Kolumbien gehostet werden müssen – aber der Antragsteller muss eine lokale physische und technologische Basis dokumentieren. Ein nationales offizielles Postfach vom Typ der slowakischen E-schránka ist nicht erforderlich.

Archivierung

Was in Kolumbien aufbewahrt werden muss, ist nicht eine Datei, sondern ein Satz, und hier scheitern Implementierungen am häufigsten.

Das signierte Rechnungs-XML – das rechtliche Original

Die DIAN-Validierungsantwort – ohne sie ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß ausgestellt

Die elektronischen Ereignisse bei Kredittransaktionen – Bestätigung des Erhalts der Rechnung und der Waren oder Dienstleistungen

Die grafische Darstellung, wenn sie die Version war, die tatsächlich an einen nicht-elektronischen Käufer geliefert wurde

Die Aufbewahrung folgt den allgemeinen kolumbianischen Steuer- und Handelsgesetzen und nicht einer einzigen E-Rechnungs-Zahl, und der Zeitraum kann sich verlängern, wenn eine Erklärung noch zur Überprüfung offen ist. Die sichere Betriebsregel ist, den gesamten Satz so lange aufzubewahren, wie die DIAN den betreffenden Zeitraum noch prüfen kann, und die genaue Frist für die beteiligten Steuern mit einem kolumbianischen Berater zu bestätigen. Was nicht sicher ist, ist die ausschließliche Archivierung des PDFs.

Sanktionen

NichtausstellungGemäß Artikel 657 des Estatuto Tributario kann die DIAN die Geschäftsräume für drei Tage schließen. In den vom Gesetz vorgesehenen Fällen kann die Schließung durch eine Geldsanktion ersetzt werden, die auf der Grundlage der Betriebseinnahmen des vorangegangenen Zeitraums berechnet wird

Fehlende PflichtfelderArtikel 652 sieht 1 % des Wertes der durch Rechnungen ohne bestimmte Pflichtangaben dokumentierten Transaktionen vor, gedeckelt auf 950 UVT

Nichtübermittlung an die DIANWenn keine spezifische Sanktion gilt, können Fehler bei der Übermittlung elektronischer Dokumente gemäß Artikel 651 bewertet werden, der die Nichtbereitstellung von Informationen, die verspätete Bereitstellung und die Bereitstellung mit Fehlern abdeckt

Nicht jede technische Abweichung zieht dieselbe Sanktion nach sich: Es muss festgestellt werden, ob der Fehler eine Pflichtangabe, eine DIAN-Validierungsregel oder ein zusätzliches optionales Feld betrifft.

Sanktionen für den Anbieter

Ein Proveedor Tecnológico trägt sein eigenes eskalierendes Risiko für wiederholte Verstöße:

—Ein einjähriges Verbot, Verträge mit neuen Kunden abzuschließen

—Bei der nächsten Wiederholung ein zweijähriges Verbot

—Bei einem dritten Rückfall Stornierung der Habilitación

—In definierten Fällen Schließung der Tätigkeit für bis zu 30 Kalendertage und/oder eine Geldstrafe von bis zu 1 % des Wertes der betroffenen Rechnungen

Nach der Stornierung wird der Anbieter aus dem DIAN-Register entfernt, und seine Kunden müssen ihre registrierte Betriebsart ändern oder zu einem anderen autorisierten Anbieter wechseln. Für jeden, der einen kolumbianischen Partner bewertet, ist das Register daher keine einmalige Prüfung – es ist eine Überwachungspflicht.

MwSt-Vorsteuerabzug

Bei einem gewöhnlichen inländischen Einkauf bei einem Lieferanten, der zur Ausstellung einer FEV verpflichtet ist, ist die korrekte validierte elektronische Rechnung der Hauptnachweis. Bei Kredit- oder Zahlungsaufschub-Transaktionen muss der Käufer zusätzlich die vorgeschriebenen elektronischen Ereignisse senden – Bestätigung des Erhalts der Rechnung und Bestätigung des Erhalts der Waren oder Dienstleistungen. Diese Ereignisse können notwendig sein, damit die Rechnung als ordnungsgemäßer Nachweis für Kosten, Abzüge und Vorsteuer dient.

Aber die Gesetzgebung erkennt auch andere Dokumente an: konforme Documentos Equivalentes Electrónicos, das elektronische Documento Soporte für Einkäufe bei Personen, die nicht zur Rechnungsausstellung verpflichtet sind, die Importerklärung für Waren und Dokumente, die für bestimmte Sektoren und Vorgänge spezifisch sind.

Für einen Einkauf bei einem kolumbianischen Lieferanten innerhalb des FEV-Regimes ist die validierte elektronische Rechnung normalerweise der obligatorische steuerliche Nachweis. Sie ist jedoch nicht das einzig mögliche Dokument für jede Transaktion und jedes MwSt-Abzugsszenario.

Unsere Unterstützung

Die UBL 2.1-Syntax macht Kolumbien näher an Europa aussehen, als es ist. Was die Arbeit tatsächlich beinhaltet:

Konvertierung zwischen Peppol BIS oder EN 16931 UBL und dem DIAN-Profil – Semantik, Kataloge und Steuerfelder, nicht nur Syntax

Anexo Técnico FEV 1.9 und DEE 1.0, mit CUFE-Berechnung und digitaler Signatur

Handhabung der DIAN-Validierungsantwort, Ablehnungen und der Kontingenzregeln

Die bei Kredittransaktionen erforderlichen elektronischen Ereignisse

Zweisprachige und doppelwährungsige grafische Darstellungen für Exportrechnungen

Das europäische Format, das der EU-Geschäftspartner auf der anderen Seite des Handels benötigt

Anbindung per API, SFTP und CSV, mit ERP- und IDoc-Quelldaten

Häufig gestellte Fragen

Ist die E-Rechnungsstellung in Kolumbien verpflichtend?

Ja, und der Rollout wurde am 1. November 2020 abgeschlossen. Die Verpflichtung knüpft an den Status des Verkäufers als Person an, die zur Ausstellung einer Factura de Venta verpflichtet ist, nicht an die Art des Geschäftspartners – sie deckt also B2B, B2G, B2C und Exporte gleichermaßen ab. Für Verbraucherverkäufe kann stattdessen eines der erlaubten elektronischen gleichwertigen Dokumente verwendet werden, deren eigene Umstellungsphase bis zum 1. November 2024 lief.

Kolumbien verwendet UBL 2.1 – bedeutet das, dass meine EN 16931-Rechnung funktioniert?

Nein, und das ist die teuerste Fehlinterpretation des kolumbianischen Systems. UBL 2.1 ist eine Syntax; EN 16931 ist ein semantisches Modell. Die DIAN wendet ihre eigene Semantik, Kataloge, Steuerfelder, Codes, Signaturen und Validierungsregeln unter dem Anexo Técnico FEV 1.9 an, und Kolumbien hat sein System nie als nationale Implementierung des europäischen Standards deklariert. Peppol BIS Billing 3.0 oder Standard-EN 16931 UBL müssen vor der Einreichung in das kolumbianische Profil konvertiert werden.

Kann ich kolumbianische Kunden von Europa aus bedienen?

Nicht als Proveedor Tecnológico ohne lokale Präsenz. Die Habilitación erfordert eine Gründung in Kolumbien oder eine Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmens, RUT-Registrierung, buchhalterisches Kapital von mindestens 20.000 UVT, Anlagevermögen von mindestens 10.000 UVT mit Standort in Kolumbien, ISO 27001-Zertifizierung, Kontinuitätsplanung, qualifiziertes Personal, Bestehen des DIAN-Testsets und Akzeptanz eines DIAN-Vor-Ort-Besuchs. Die Alternative ist die Bereitstellung von Software, während der Kunde sich als direkter Facturador Electrónico registriert und die Verantwortung trägt – eine Struktur, die sorgfältig von der Erbringung der regulierten Dienstleistungen abgegrenzt werden muss.

Wie lange gilt die Akkreditierung?

Fünf Jahre. Sie ist persönlich und nicht übertragbar, die Verlängerung muss mindestens drei Monate vor Ablauf beantragt werden, und die DIAN hat ab einem vollständigen Antrag zwei Monate Zeit für eine Entscheidung. Beachten Sie auch die eskalierenden Sanktionen für Anbieter: Wiederholte Verstöße bringen ein einjähriges und dann ein zweijähriges Verbot, neue Kunden anzunehmen, und bei einem dritten Rückfall die Stornierung der Habilitación – woraufhin der Anbieter das DIAN-Register verlässt und seine Kunden wechseln müssen.

Ist eine PDF-Rechnung akzeptabel?

Nur als Representación Gráfica. Das XML hat die Rechtswirkung; das PDF ist eine Darstellung seiner Daten. Ein elektronischer Käufer erhält normalerweise ein Paket aus Rechnungs-XML, DIAN-Validierungsantwort und grafischer Darstellung. Ein nicht-elektronischer Käufer kann die grafische Darstellung per E-Mail oder auf einem anderen vereinbarten Weg erhalten – aber das Archiv muss immer noch das XML und die Validierungsantwort enthalten.

Was passiert, wenn das System der DIAN ausfällt?

Die Rechnung kann ohne vorherige Validierungsantwort an den Käufer zugestellt werden, und die Dokumente müssen bei der DIAN eingereicht werden, sobald der Dienst wiederhergestellt ist. Bei bestimmten Ausfallszenarien auf der Seite des Verkäufers selbst müssen Informationen über vorübergehend auf Papier ausgestellte Dokumente innerhalb von 48 Stunden nach der Fehlerbehebung übermittelt werden. Außerhalb dieser offiziellen Kontingenzszenarien ist eine nicht validierte Rechnung nicht ordnungsgemäß ausgestellt und sollte nicht als vollständiger steuerlicher Nachweis verwendet werden.

Welche Daten darf ich von einem Verbraucher verlangen?

Sehr wenige. Wenn ein Verbraucher eine FEV oder ein elektronisches POS-Dokument auf seinen eigenen Namen verlangt, darf der Verkäufer den Namen, die Art und Nummer des Ausweises und eine E-Mail-Adresse anfordern, wenn der Käufer das Dokument per E-Mail wünscht. Die DIAN hat das Verlangen von Zusatzdaten wie Adresse, Telefonnummer oder einer Kopie des RUT ausdrücklich verboten. Wenn der Verbraucher kein personalisiertes Dokument verlangt, gelten die gewöhnlichen Regeln für dieses B2C-Dokument, ohne dass übermäßige personenbezogene Daten erhoben werden.

Muss ich auch eine separate MwSt-Erklärung einreichen?

Keine, die dieselben Rechnungsdaten dupliziert. Jedes Dokument wird einzeln übermittelt, bevor es den Käufer erreicht, und die DIAN validiert es im Rahmen der Ausstellung – das ist eine kontinuierliche Kontrolle auf Transaktionsebene, sodass keine separate periodische Erklärung, die den europäischen digitalen Meldepflichten entspricht, für dieselben Daten erforderlich ist. Was Kredittransaktionen jedoch erfordern, sind die elektronischen Ereignisse: Bestätigung des Erhalts der Rechnung und der Waren oder Dienstleistungen.

Zusammenfassung

Kolumbien ist ein abgeschlossenes Mandat mit einer unvollendet wirkenden Oberfläche. Rechnungen werden seit 2020 über die DIAN gecleart, die gleichwertigen Dokumente schlossen ihre Umstellung im November 2024 ab, und die Resolución 000227 vom September 2025 fasste etwa siebzig verstreute Resolutionen in einem einzigen Instrument zusammen. Der geltende technische Anhang ist FEV 1.9.

Das Modell ist die vorherige Validierung: Signieren, CUFE berechnen, einreichen, Documento validado por la DIAN erhalten und dann an den Käufer zustellen. Eine Rechnung gilt nur dann als ausgestellt, wenn sie sowohl validiert als auch zugestellt wurde – und bei Kreditbedingungen sind die elektronischen Bestätigungen des Käufers Teil dessen, was sie zu einem brauchbaren Nachweis macht.

Zwei Dinge zum Mitnehmen. UBL 2.1 ist nicht EN 16931, und die vertraute Syntax verbirgt ein völlig lokales semantisches Modell. Und Kolumbien reguliert, anders als Brasilien, Chile oder China, den Anbieter direkt – 20.000 UVT Kapital, 10.000 UVT Vermögenswerte in Kolumbien, ISO 27001 und ein DIAN-Vor-Ort-Besuch. Die Erweiterung eines bestehenden europäischen Peppol Access Points erfüllt das nicht; der Markteintritt bedeutet eine kolumbianische Entität oder Zweigniederlassung oder eine Partnerschaft mit einem bereits autorisierten Proveedor Tecnológico.

Ressourcen

DIAN — Sistema de Factura Electrónica Die offizielle Microsite, die die Rechnung, die gleichwertigen Dokumente, die elektronische Lohnabrechnung und RADIAN abdeckt Resolución DIAN 000227 de 2025 — konsolidierter Text Das einzige Instrument, das nun die Rechnungsstellungsregeln und den technischen Anhang unter dem Code T5.1 enthält – zitieren Sie dieses anstelle der abgelösten Resolutionen Proveedores Tecnológicos — das autorisierte Register Der öffentliche Katalog der von der DIAN autorisierten Anbieter, mit NIT und Firmennamen – prüfen Sie einen Partner hier vor der Vertragsschließung und danach erneut Schrittweise Habilitación als Proveedor Tecnológico Der eigene Leitfaden der DIAN für den Antrag, den Dokumenten-Upload, den Verifizierungsbesuch und die Resolution Registrierung und Habilitación als Facturador Electrónico Was Ihr kolumbianischer Kunde in eigenem Namen tun muss – der Weg, der ohne lokale Akkreditierung offen bleibt DIAN — ¿Cómo facturar? Der praktische Leitfaden zur Ausstellung, einschließlich der eigenen kostenlosen Lösung der DIAN für Steuerpflichtige, die keinen Anbieter nutzen

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