Elektronische Rechnung in Polen
Umfassender Leitfaden zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Polen – Rechtsrahmen, KSeF-Plattform, Pflichten und praktische Umsetzung
Überblick
Polen betreibt mit KSeF (Krajowy System e-Faktur) eine zentrale staatliche Plattform für das Ausstellen, Übermitteln, Empfangen und Aufbewahren von Rechnungen. Die verpflichtende Nutzung im inländischen B2B-Bereich ist seit Februar 2026 in Kraft und wurde im April 2026 auf alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen ausgeweitet.
Rechtsgrundlage sind das Gesetz über das nationale E-Rechnungssystem sowie die EU-Ausnahmegenehmigung (Durchführungsbeschluss 2022/1003 des Rates). KSeF ist kein reiner Übertragungsweg, sondern ein System der kontinuierlichen Transaktionskontrolle: Jede Rechnung wird validiert, erhält eine eindeutige KSeF-Nummer samt Zeitstempel und steht der Finanzverwaltung unmittelbar zur Verfügung.
Alle USt-Pflichtigen
vom Konzern bis zum Einzelunternehmer, mit befristeten Erleichterungen
FA(3)
verbindliches XML-Schema des Finanzministeriums
10 Jahre
Aufbewahrung der Rechnungen direkt im KSeF
Zeitplan
Die Einführung erfolgte gestaffelt nach Unternehmensgröße. Das Jahr 2026 ist als Anpassungsphase ausgestaltet: Die Pflicht gilt, die Sanktionen greifen erst später.
Bereits in Kraft
April 2019
B2G-Empfangspflicht über PEF
Öffentliche Auftraggeber müssen strukturierte elektronische Rechnungen entgegennehmen können – über die Plattform PEF auf Basis von Peppol BIS Billing 3.0.
1. Februar 2026
KSeF-Pflicht für große Steuerpflichtige
Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 200 Mio. PLN im Referenzjahr müssen Rechnungen über KSeF ausstellen. Gleichzeitig wird das Schema FA(3) verbindlich.
1. April 2026
KSeF-Pflicht für alle übrigen USt-Pflichtigen
Alle in Polen umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen müssen Rechnungen über KSeF ausstellen und empfangen. Papier-, PDF- und sonstige unstrukturierte Rechnungen sind im inländischen B2B-Bereich nicht mehr zulässig.
Noch offene Fristen
31. Dezember 2026
Ende der Anpassungsphase
Bis Jahresende gilt eine Übergangsregelung: Der Offline-Modus steht offen, das Token-Verfahren bleibt nutzbar und Verstöße werden noch nicht mit KSeF-spezifischen Bußgeldern belegt.
1. Januar 2027
Kleinstunternehmen und Beginn der Sanktionen
Die letzte Gruppe – Kleinstunternehmen mit sehr geringem Rechnungsvolumen – wird einbezogen. Zeitgleich treten die KSeF-Sanktionen in Kraft.
Die Anpassungsphase ist kein Aufschub der Pflicht. Wer heute noch außerhalb von KSeF fakturiert, arbeitet bereits jetzt nicht regelkonform – lediglich die gesonderten Bußgelder setzen später ein. Zum Jahreswechsel entfallen zugleich mehrere Erleichterungen gleichzeitig.
So funktioniert KSeF
Der entscheidende Unterschied zu dezentralen Modellen wie Peppol: Rechnungen werden nicht mehr direkt zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht. Der Verkäufer übermittelt sie an die zentrale Plattform, der Käufer ruft sie dort ab.
01
Erstellung im eigenen System
Die Rechnung entsteht wie bisher im ERP- oder Buchhaltungssystem, muss aber dem Schema FA(3) entsprechen.
02
Übermittlung an KSeF
Die Rechnung wird an die Plattform gesendet und dort strukturell validiert. Rechtlich wirksam wird sie erst mit der erfolgreichen Aufnahme ins System.
03
KSeF-Nummer und Zeitstempel
Jede angenommene Rechnung erhält eine eindeutige Kennung. Sie ist der Nachweis dafür, dass die Rechnung formal existiert.
04
Abruf durch den Empfänger
Der Käufer erhält die Rechnung nicht mehr vom Verkäufer, sondern holt sie aus KSeF ab. Ein Zustellversagen im klassischen Sinn gibt es damit nicht mehr.
05
Zugriff der Finanzverwaltung
Die polnische Steuerverwaltung KAS hat unmittelbaren Zugriff auf die Rechnungsdaten. Teile der bisherigen Umsatzsteuermeldung werden dadurch ersetzt.
Praktische Folge: Ein PDF darf weiterhin als Sichtbeleg erzeugt und versendet werden, ist aber keine Rechnung. Auch Anhänge im PDF-Format zählen nicht als Rechnungsbestandteil – anerkannt sind ausschließlich Daten, die dem Schema entsprechen.
Anwendungsbereich
B2B inländisch
Verpflichtend. Alle Rechnungen zwischen in Polen umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen laufen über KSeF.
B2G
Verpflichtend. Einreichung über KSeF oder über PEF; beide Wege sind miteinander verbunden.
B2C
Nicht erfasst. Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht unter die KSeF-Pflicht. Eine freiwillige Ausstellung über KSeF ist möglich.
Grenzüberschreitend
Rechnungen an ausländische Abnehmer sind in KSeF auszustellen, dem Geschäftspartner aber auf herkömmlichem Weg zuzustellen – etwa als Sichtbeleg mit KSeF-Nummer.
Für ausländische Unternehmen
Entscheidend ist, ob eine feste Niederlassung in Polen besteht, die an der Leistung beteiligt ist. Eine bloße umsatzsteuerliche Registrierung ohne feste Niederlassung löst die Ausstellungspflicht in der Regel nicht aus. Empfangsseitig ist die Anbindung dennoch sinnvoll: Polnische Lieferanten stellen ihre Rechnungen ausschließlich über KSeF aus.
B2G und PEF
Für Rechnungen an die öffentliche Hand bestand in Polen schon vor KSeF eine eigene Infrastruktur: die Plattform PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) auf Basis von Peppol. Seit April 2019 müssen öffentliche Auftraggeber strukturierte Rechnungen entgegennehmen.
—Einreichung ist über PEF (Peppol BIS Billing 3.0 nach EN 16931) oder über KSeF (Schema FA(3)) möglich
—Beide Wege sind verbunden: Über PEF eingereichte Rechnungen erhalten ebenfalls eine KSeF-Nummer
—Öffentliche Auftraggeber müssen strukturierte Rechnungen im jeweils vorgesehenen Format akzeptieren
—Für ausländische Lieferanten ist der Peppol-Weg meist der praktikablere, da keine polnische KSeF-Authentifizierung nötig ist
Polen verfolgt damit einen zweigleisigen Ansatz: national ein zentrales Clearing-System, international die Anbindung an das europäische Peppol-Netzwerk.
Formate und Standards
FA(3) – das KSeF-Schema
Eine vom polnischen Finanzministerium definierte XML-Struktur, verbindlich für alle über KSeF übermittelten Rechnungen. Sie löste das frühere Schema FA(2) ab und enthält zusätzliche Felder für die Datenauswertung.
Peppol BIS Billing 3.0
Für den B2G-Weg über PEF und für den grenzüberschreitenden Verkehr. Die Spezifikation dient in Polen zugleich als nationale CIUS und stellt die Anschlussfähigkeit an EN 16931 sicher.
Für Unternehmen mit Geschäft in mehreren Ländern bedeutet das: Die inhaltliche Datenbasis ist dieselbe, nur die Zielsyntax unterscheidet sich. Eine saubere Datenhaltung im ERP vorausgesetzt, lässt sich beides aus derselben Quelle erzeugen.
Zugang und Vollmachten
Ein KSeF-Konto wird automatisch auf Grundlage der Steuernummer NIP angelegt – eine gesonderte Registrierung entfällt. Zu klären ist jedoch, wer im Namen des Unternehmens handeln darf und womit er sich authentifiziert.
Authentifizierungsmittel
—Qualifiziertes elektronisches Siegel – der übliche Weg für juristische Personen
—Qualifizierte elektronische Signatur oder vertrauenswürdiges Profil für natürliche Personen
—KSeF-Zertifikat – seit Februar 2026 verfügbar, für die Systemanbindung vorgesehen
—Token – noch bis Ende 2026 nutzbar, danach durch das Zertifikatsverfahren ersetzt
Formular ZAW-FA
Juristische Personen erteilen über das Formular ZAW-FA die Berechtigung, Rechnungen im Namen des Unternehmens auszustellen und abzurufen – etwa an Mitarbeiter, das Steuerbüro oder einen Dienstleister. Ohne eingerichtete Vollmachten kann trotz technischer Anbindung niemand handeln. Dieser Schritt wird in Projekten regelmäßig unterschätzt.
Offline-Modus und Ausfälle
Da eine Rechnung erst mit der Aufnahme in KSeF wirksam wird, braucht es eine Regelung für den Fall, dass das System nicht erreichbar ist. Vorgesehen ist die Ausstellung im Offline-Modus mit anschließender Nachreichung.
Die Rechnung wird außerhalb des Systems ausgestellt und nach Wiederherstellung der Verbindung an KSeF übermittelt
Sie trägt einen QR-Code, über den der Empfänger sie verifizieren kann, bevor sie im System registriert ist
Die erweiterte Offline-Nutzung ist bis zum 31. Dezember 2026 zugelassen; danach gelten engere Voraussetzungen
Der Offline-Modus ist als Notlösung gedacht, nicht als Dauerbetrieb. Wer ihn regelmäßig nutzt, verlagert das Problem nur – die Nachreichungsfristen laufen weiter.
Aufbewahrung
Eine Besonderheit gegenüber allen dezentralen Modellen: KSeF archiviert die Rechnungen selbst, und zwar für zehn Jahre ab dem Ende des Jahres der Ausstellung. Eine separate Archivierung der über KSeF ausgestellten Rechnungen ist umsatzsteuerlich nicht erforderlich.
Authentizität, Integrität und Lesbarkeit werden systemseitig gewährleistet
Für B2C-Rechnungen und Belege außerhalb von KSeF bleibt die eigene Aufbewahrungspflicht bestehen
Für die eigene Revision und die Buchhaltung empfiehlt sich dennoch eine lokale Kopie der XML-Dateien
Wer sich vollständig auf das staatliche Archiv verlässt, gibt die Kontrolle über die eigenen Belege ab. Eine gespiegelte Ablage im eigenen DMS kostet wenig und erspart im Prüfungsfall Abhängigkeiten.
Sanktionen
Für das gesamte Jahr 2026 gilt eine Anpassungsphase ohne KSeF-spezifische Bußgelder. Ab dem 1. Januar 2027 greifen die Sanktionen, durchgesetzt durch die polnische Steuerverwaltung KAS.
—Ausstellung von Rechnungen außerhalb von KSeF, obwohl die Pflicht besteht
—Nichtübermittlung innerhalb der vorgesehenen Frist nach einer Offline-Ausstellung
—Ausstellung in einem Format, das nicht dem geltenden Schema entspricht
Wirtschaftlich schwerer als das Bußgeld wiegt oft die Folgewirkung: Ein Beleg ohne KSeF-Nummer ist keine ordnungsgemäße Rechnung. Das betrifft unmittelbar den Vorsteuerabzug des Kunden – und damit die Geschäftsbeziehung.
Wie wir Sie unterstützen
Als zertifizierter Peppol Access Point und E-Rechnungsdienstleister decken wir beide polnischen Wege ab – KSeF für den nationalen Verkehr, Peppol für B2G und grenzüberschreitend:
Konvertierung Ihrer Rechnungsdaten in das Schema FA(3) oder Peppol BIS Billing 3.0
Übermittlung an KSeF sowie Abruf eingehender Rechnungen
Authentifizierung über qualifiziertes Siegel beziehungsweise KSeF-Zertifikat
Rückführung von KSeF-Nummer und Status in Ihr ERP-System
Validierung vor dem Versand – Fehler fallen vor der Übermittlung auf, nicht danach
B2G-Einreichung über PEF und Peppol
Anbindung über API, SFTP und CSV
Laufende Anpassung an Schema-Änderungen und neue Vorgaben
Häufige Fragen
Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen verwenden?
Im inländischen B2B-Bereich nicht mehr als Rechnung. Rechtlich maßgeblich ist allein die strukturierte XML-Datei in KSeF. Ein PDF darf ergänzend als Sichtbeleg erzeugt und versendet werden – etwa für ausländische Partner oder zur internen Ablage –, es ersetzt die KSeF-Rechnung aber nicht. Auch PDF-Anhänge gelten nicht als Rechnungsbestandteil. Für B2C-Rechnungen bleibt PDF zulässig.
Was gilt, wenn mein Geschäftspartner nicht auf KSeF vorbereitet ist?
Bei inländischen B2B-Umsätzen spielt das keine Rolle: Die Rechnung gilt mit der Aufnahme in KSeF als ausgestellt und zugestellt, unabhängig davon, ob der Empfänger sie abruft. Eine Zustimmung des Käufers ist nicht erforderlich – die Pflicht folgt aus dem Gesetz. In der Praxis empfiehlt es sich dennoch, dem Partner zusätzlich einen Sichtbeleg zu senden, solange dessen Prozesse noch nicht eingespielt sind.
Sind auch kleine Unternehmen verpflichtet?
Ja. Die Pflicht gilt seit April 2026 für alle umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen – einschließlich Kleinstunternehmen und Einzelunternehmern. Lediglich für die kleinste Gruppe mit sehr geringem Rechnungsvolumen läuft eine Übergangsregelung bis Anfang 2027. Für Unternehmen mit wenigen Rechnungen stellt das Finanzministerium kostenlose Werkzeuge bereit, darunter die Anwendung e-mikrofirma, die KSeF-Anwendung für Steuerpflichtige und eine mobile App.
Sind ausländische Unternehmen betroffen?
Maßgeblich ist, ob eine an der Leistung beteiligte feste Niederlassung in Polen besteht. Ist das nicht der Fall, greift die Ausstellungspflicht in der Regel nicht – die Konstellation sollte im Einzelfall steuerlich geprüft werden. Empfangsseitig ist eine Vorbereitung in jedem Fall ratsam, da polnische Lieferanten nur noch über KSeF fakturieren.
Was passiert bei einem Ausfall von KSeF?
Die Rechnung darf im Offline-Modus ausgestellt und dem Empfänger mit QR-Code übergeben werden. Sobald das System wieder erreichbar ist, muss sie innerhalb der vorgeschriebenen Frist nachgereicht werden. Die erweiterte Offline-Nutzung ist bis Ende 2026 zugelassen; danach gelten engere Voraussetzungen.
Muss ich Rechnungen zusätzlich selbst archivieren?
Umsatzsteuerlich nicht: KSeF bewahrt die Rechnungen zehn Jahre auf. Für Belege außerhalb des Systems – etwa B2C-Rechnungen – bleibt die eigene Aufbewahrungspflicht bestehen. Unabhängig davon ist eine lokale Kopie der XML-Dateien für Buchhaltung und interne Revision empfehlenswert.
Zusammenfassung
Polen gehört zu den Vorreitern der verpflichtenden B2B-E-Rechnung in der EU. KSeF ist seit Februar 2026 in Kraft und gilt seit April 2026 für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Papier- und PDF-Rechnungen sind im inländischen Geschäftsverkehr nicht mehr zulässig.
Das Modell ist ein zentrales Clearing-System und damit deutlich eingriffsintensiver als die dezentralen Peppol-Ansätze in Luxemburg oder der Slowakei: Die Rechnung entsteht rechtlich erst mit der Aufnahme in die staatliche Plattform, und der Empfänger ruft sie dort ab. Zugleich hält Polen über PEF und Peppol BIS Billing 3.0 die Anschlussfähigkeit an den europäischen Standard aufrecht.
Zum 1. Januar 2027 endet die Schonfrist: Sanktionen treten in Kraft, der Offline-Modus wird eingeschränkt und das Token-Verfahren läuft aus. Wer bisher mit Übergangslösungen gearbeitet hat, sollte die verbleibenden Monate für die saubere Systemanbindung nutzen.
Ressourcen
KSeF – offizielles Portal des Finanzministeriums
Zentrale Anlaufstelle mit Zeitplan, Anleitungen, technischen Mitteilungen und Login
Kalendarium – Etappen der KSeF-Einführung
Amtliche Übersicht der Stichtage und der jeweils erforderlichen Schritte
KSeF 2.0 – Fragen und Antworten
Amtliche FAQ, gegliedert nach Zielgruppen von Kleinunternehmen bis Integratoren
Unterstützung für IT-Integratoren
Technische Dokumentation, Schnittstellen und Testumgebung
PEF – Plattform für elektronische Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen
Der B2G-Weg auf Peppol-Basis
Europäische Kommission – eInvoicing in Poland
Länderfactsheet mit Rechtslage, Betriebsmodell und Umsetzungsstand
OpenPeppol
Netzwerk, Spezifikationen und zertifizierte Access Points
