Elektronische Rechnung in Luxemburg

Anforderungen, Formate und Übertragungswege für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Luxemburg.

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Überblick

Luxemburg hat die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor vollständig eingeführt und zählt damit zu den Vorreitern Europas im B2G-Bereich. Alle Lieferanten – inländische wie ausländische – müssen ihre Rechnungen an luxemburgische Behörden elektronisch übermitteln.

Anders als viele Nachbarländer hat Luxemburg kein zentrales staatliches Portal geschaffen, sondern setzt vollständig auf das Peppol-Netzwerk. Mit dem im Juli 2026 gebilligten Gesetzentwurf wird die Pflicht schrittweise auf den inländischen B2B-Bereich ausgeweitet.

Alle Lieferanten

im öffentlichen Auftragswesen, in- und ausländische

Peppol

als gesetzlich festgelegtes Liefernetzwerk statt Staatsportal

10 Jahre

Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchführungsbelege

Zeitplan

Der B2G-Bereich ist seit 2023 vollständig umgestellt. Für den B2B-Bereich hat der Regierungsrat am 17. Juli 2026 einen Gesetzentwurf gebilligt, der eine gestaffelte Einführung zwischen 2028 und 2029 vorsieht.

Bereits in Kraft

16. Mai 2019

Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU

Öffentliche Auftraggeber müssen normkonforme E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten: zentrale Stellen ab dem 18. April 2019, subzentrale Auftraggeber wie Gemeinden ab dem 18. April 2020.

13. Dezember 2021

Änderungsgesetz und großherzogliche Verordnung

Das Änderungsgesetz verpflichtet nun auch die Wirtschaftsteilnehmer zur elektronischen Rechnungsstellung. Die begleitende Verordnung bestimmt Peppol als gemeinsames Liefernetzwerk und legt die manuellen Alternativlösungen fest.

18. Mai 2022 – 18. März 2023

Gestaffelte Einführung im B2G-Bereich

Große Wirtschaftsteilnehmer ab dem 18. Mai 2022, mittlere ab dem 18. Oktober 2022, kleine und neu gegründete ab dem 18. März 2023. Seither gilt die Pflicht ausnahmslos.

17. Juli 2026

Regierungsrat billigt B2B-Gesetzentwurf

Der Ministerrat verabschiedet einen Gesetzentwurf samt großherzoglicher Verordnung, der die E-Rechnungspflicht auf inländische B2B-Umsätze ausweitet.

Geplante Fristen

1. Oktober 2026

XRechnung-Versionen unter 3.0 werden nicht mehr angenommen

Betrifft Rechnungen und Gutschriften in UBL und CII. Für deutsche Lieferanten, die noch XRechnung 2.2.0 oder 2.3.1 einsetzen, besteht Handlungsbedarf.

1. Januar 2028

B2B-Empfangspflicht für alle Unternehmen

Jedes Unternehmen muss elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können – unabhängig von der Größe.

1. Juli 2028

B2B-Versandpflicht für große und mittlere Unternehmen

Große und mittelgroße Unternehmen müssen ihre inländischen B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen.

1. Januar 2029

B2B-Versandpflicht für alle übrigen Unternehmen

Die Ausstellungspflicht wird auf alle verbleibenden Unternehmen einschließlich Kleinst- und Einzelunternehmen ausgeweitet.

1. Juli 2030

ViDA – grenzüberschreitende Meldepflicht

Die EU-weite Digital Reporting Requirement für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze tritt in Kraft und ersetzt die Zusammenfassenden Meldungen. Sie wird über ein separates Begleitgesetz umgesetzt.

Beim B2B-Teil handelt es sich bislang um einen Gesetzentwurf, nicht um geltendes Recht. Endgültiger Anwendungsbereich, Fristen und technischer Standard werden erst im parlamentarischen Verfahren festgeschrieben. Die Daten sind als klare Richtungsangabe zu verstehen, noch nicht als verbindliche Frist.

B2G-Pflicht heute

Rechtsgrundlage ist das Gesetz vom 16. Mai 2019 in der Fassung des Änderungsgesetzes vom 13. Dezember 2021. Es gilt für alle Rechnungen im Rahmen öffentlicher Aufträge und Konzessionsverträge – unabhängig von Rechnungshöhe und Vergabeverfahren.

—Wirtschaftsteilnehmer dürfen ausschließlich strukturierte XML-Rechnungen ausstellen und übermitteln

—Öffentliche Einrichtungen empfangen über Peppol; Ministerien und staatliche Verwaltungen über den Zugangspunkt des CTIE

—Keine Bagatellgrenze – die Pflicht gilt ab dem ersten Euro

—Eine gescannte oder als PDF versandte Papierrechnung ist keine elektronische Rechnung

Größenklassen nach dem Gesetz

Maßgeblich waren die Kennzahlen zum Bilanzstichtag 2019. Die Einstufung entschied über den jeweiligen Stichtag:

GroßBilanzsumme über 20 Mio. €, Umsatz über 40 Mio. € oder mehr als 250 Beschäftigte – Pflicht ab 18. Mai 2022

MittelBilanzsumme 4,4–20 Mio. €, Umsatz 8,8–40 Mio. €, 50–250 Beschäftigte – Pflicht ab 18. Oktober 2022

Klein / neuBilanzsumme unter 4,4 Mio. €, Umsatz unter 8,8 Mio. €, bis 50 Beschäftigte – Pflicht ab 18. März 2023

B2B-Pflicht ab 2028

Der am 17. Juli 2026 gebilligte Gesetzentwurf überträgt das im öffentlichen Sektor erprobte Modell auf den privatwirtschaftlichen Rechnungsverkehr. Betroffen sind inländische B2B-Umsätze zwischen in Luxemburg ansässigen Unternehmen. Rechnungen müssen dann strukturiert und maschinenlesbar ausgetauscht werden.

Die Reihenfolge ist bewusst gewählt: Zuerst wird die Empfangsfähigkeit flächendeckend hergestellt, erst danach greift die Ausstellungspflicht – gestaffelt nach Unternehmensgröße.

E-Rechnung – ja

Strukturierte Rechnungen werden direkt zwischen den Unternehmen über Peppol ausgetauscht. Die Steuerverwaltung ist an diesem Austausch nicht beteiligt.

Nationales E-Reporting – nein

Der Entwurf sieht keine laufende Meldung von Rechnungsdaten an die Steuerverwaltung vor. Das unterscheidet Luxemburg deutlich von Frankreich und Belgien.

Die einzige künftige Meldepflicht ergibt sich aus dem EU-Recht: die grenzüberschreitende Digital Reporting Requirement unter ViDA ab dem 1. Juli 2030 für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze. Für rein nationale Transaktionen bleibt es beim reinen Rechnungsaustausch. Für Unternehmen bedeutet das einen spürbar geringeren Umsetzungsaufwand als in den Nachbarländern.

Anwendungsbereich

B2G Vollständig verpflichtend. Jede Rechnung an eine luxemburgische öffentliche Einrichtung muss elektronisch übermittelt werden – für alle Lieferanten, unabhängig von Größe und Herkunftsland.

B2B Derzeit freiwillig, künftig verpflichtend. Viele Unternehmen nutzen Peppol bereits aus Effizienzgründen. Nach dem Gesetzentwurf greift die Pflicht ab 2028.

B2C Keine Verpflichtung. Die Rechnungsstellung an Verbraucher bleibt außerhalb des Geltungsbereichs; herkömmliche Belege und PDF-Rechnungen sind weiterhin zulässig.

Wichtig für ausländische Lieferanten

Wenn Sie als ausländisches Unternehmen eine luxemburgische öffentliche Einrichtung beliefern, unterliegen Sie derselben Verpflichtung wie inländische Anbieter. Das Gesetz knüpft an die Beteiligung am öffentlichen Auftrag an, nicht an den Sitz des Unternehmens. Über einen zertifizierten Peppol Access Point ist die Anbindung grenzüberschreitend unkompliziert möglich.

Formate und Standards

Jede elektronische Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931-1:2017 entsprechen und in einer der beiden zugelassenen Syntaxen vorliegen. Luxemburg verwendet den reinen europäischen Standard – ohne nationale CIUS oder lokale Abweichungen, was die grenzüberschreitende Kompatibilität erheblich vereinfacht.

XML UBL 2.1

Universal Business Language nach ISO/IEC 19845:2015, gepflegt von OASIS. In der Praxis über Peppol BIS Billing 3.0 das mit Abstand meistgenutzte Format.

XML UN/CEFACT CII

Cross Industry Invoice nach den XML-Schemas 16B (SCRDM – CII). Zulässig, aber deutlich seltener im Einsatz als UBL.

Ab dem 1. Oktober 2026 akzeptiert Luxemburg keine XRechnung-Versionen unterhalb 3.0 mehr – weder für Rechnungen noch für Gutschriften, weder in UBL noch in CII. Wer noch XRechnung 2.2.0 oder 2.3.1 erzeugt, sollte direkt auf eine aktuelle 3.0-Fassung umstellen.

Das Peppol-Modell

Die großherzogliche Verordnung vom 13. Dezember 2021 bestimmt Peppol als gemeinsames Liefernetzwerk. Der Austausch folgt dem Vier-Ecken-Modell: Der Aussteller übergibt die Rechnung seinem Access Point, dieser leitet sie über das Netzwerk an den Access Point des Empfängers weiter, der sie in dessen System zustellt. Eine staatliche Plattform sitzt nicht im Übertragungsweg.

Grenzüberschreitend nutzbar

Dieselbe Anbindung funktioniert für alle Peppol-Länder – ohne separate Verbindung je Geschäftspartner.

Gesicherte Übertragung

Verschlüsselte Kommunikation zwischen den Zugangspunkten und Nichtabstreitbarkeit der Zustellung.

Offen und interoperabel

Wer im Netzwerk ist, kann mit jedem anderen Teilnehmer austauschen – auch privatwirtschaftlich und international.

Mehr als Rechnungen

Über dieselbe Verbindung lassen sich auch Bestellungen, Kataloge und weitere strukturierte Dokumente austauschen.

Für die Adressierung wird die Peppol-Kennnummer (EndpointID) des Empfängers benötigt – in Luxemburg die Identifikationsnummer aus dem Handelsregister oder übergangsweise die Mehrwertsteuernummer. Öffentliche Einrichtungen sind in einer amtlichen Liste verzeichnet.

Übermittlungswege

Für den Zugang zum Peppol-Netzwerk gibt es mehrere Wege. Welcher passt, hängt vor allem vom Rechnungsvolumen und der vorhandenen Systemlandschaft ab.

Zertifizierter Peppol Access Point

Anbindung über einen spezialisierten Dienstleister, gekoppelt an ERP oder Rechnungssoftware. Der Anbieter muss nicht in Luxemburg ansässig sein. Der geeignete Weg für regelmäßiges Rechnungsaufkommen und für den Empfang.

ERP- oder Buchhaltungssoftware mit Peppol-Modul

Zahlreiche Systeme bringen den Versand über Peppol bereits mit. Zu prüfen ist, ob das Modul aktiviert ist und ob auch der Empfang unterstützt wird.

Online-Formulare auf Guichet.lu

Als nicht automatisierte Alternative stehen zwei Formulare bereit: manuelle Eingabe der Rechnungsdaten oder Hochladen einer bereits konformen Datei. Gedacht als Übergangslösung für sehr kleine Volumina – möglich ist damit nur der Versand, nicht der Empfang.

Eigener Access Point

Technisch möglich, aber nur für größere Organisationen mit eigener IT-Abteilung und entsprechenden Ressourcen sinnvoll.

Aufbewahrung

Rechnungen und Buchführungsunterlagen sind in Luxemburg zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sie sich beziehen. Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig, sofern Authentizität der Herkunft, Integrität des Inhalts und Lesbarkeit über den gesamten Zeitraum gewährleistet sind.

Die strukturierte XML-Datei ist das rechtlich maßgebliche Original und muss unverändert archiviert werden – ein PDF-Sichtbild genügt nicht

Die Verantwortung bleibt beim Unternehmen, auch wenn ein Dienstleister die Aufbewahrung technisch übernimmt

Ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung, Leistung und Zahlung muss dokumentiert und nachvollziehbar sein

Da die Rechnung ohnehin bereits elektronisch vorliegt, entfällt der Umweg über Papier- oder Scan-Archive. Das ist einer der Nebeneffekte der Umstellung, der in der Praxis am schnellsten spürbar wird.

Wie wir Sie unterstützen

Als zertifizierter Peppol Access Point verbinden wir Ihr System mit dem luxemburgischen Empfängerkreis – und mit dem übrigen Peppol-Netzwerk gleich mit:

Versand und Empfang über zertifizierten Peppol Access Point

Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1) und UN/CEFACT CII

Unterstützung aktueller XRechnung-3.0-Versionen

Formatkonvertierung aus ERP-, CSV- und IDoc-Daten

Validierung gegen EN 16931 vor dem Versand

Anbindung über API, SFTP und CSV

Nachvollziehbare Status- und Fehlerrückmeldungen

Vorbereitung auf die kommende B2B-Pflicht ab 2028

Häufige Fragen

Ist die elektronische Rechnungsstellung in Luxemburg verpflichtend?

Im B2G-Bereich ja: Seit dem 18. März 2023 müssen alle Lieferanten ihre Rechnungen an öffentliche Einrichtungen elektronisch übermitteln. Im B2B-Bereich ist sie derzeit freiwillig – nach dem im Juli 2026 gebilligten Gesetzentwurf soll die Pflicht ab 2028 schrittweise greifen. Für B2C ist keine Verpflichtung vorgesehen.

Welche Formate werden akzeptiert?

XML-Rechnungen nach EN 16931-1:2017 in der Syntax UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII. In der Praxis dominiert Peppol BIS Billing 3.0 auf UBL-Basis. Ein PDF gilt nicht als elektronische Rechnung – auch dann nicht, wenn es per E-Mail versandt wird.

Wie sende ich eine E-Rechnung an eine luxemburgische öffentliche Stelle?

Über eine Peppol-fähige Software oder einen zertifizierten Access Point. Kleine Lieferanten können übergangsweise die Online-Formulare auf Guichet.lu nutzen. In allen Fällen benötigen Sie die Peppol-Kennnummer des Empfängers – die Identifikationsnummer aus dem Handelsregister oder übergangsweise die Mehrwertsteuernummer.

Müssen ausländische Unternehmen die Vorgaben einhalten?

Ja. Wer als ausländisches Unternehmen an einem luxemburgischen öffentlichen Auftrag beteiligt ist, unterliegt derselben Pflicht. Die Anbindung über einen zertifizierten Peppol-Anbieter macht die grenzüberschreitende Einhaltung unkompliziert – dieselbe Verbindung lässt sich für weitere Länder mitnutzen.

Gibt es eine Bagatellgrenze für kleine Rechnungsbeträge?

Nein. Jede Rechnung, die im Rahmen eines schriftlichen Vertrags an eine öffentliche Einrichtung geht, fällt unter das Gesetz – unabhängig von der Höhe und von der Art des Vergabeverfahrens.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung sende?

Öffentliche Einrichtungen verarbeiten Papier- und PDF-Rechnungen nicht mehr, was die Zahlung erheblich verzögern kann. Auch wenn das Gesetz keine gesonderten Bußgelder vorsieht, kann die Nichteinhaltung die Geschäftsbeziehung und die Eignung für künftige Aufträge beeinträchtigen.

Muss ich Rechnungsdaten an die Steuerverwaltung melden?

Für rein nationale Umsätze nein. Luxemburg plant – anders als Frankreich oder Belgien – kein nationales E-Reporting. Die einzige künftige Meldepflicht ist die EU-weite grenzüberschreitende Digital Reporting Requirement unter ViDA ab dem 1. Juli 2030 für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze.

Wie lange muss ich elektronische Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre ab dem Ende des betreffenden Geschäftsjahres. Aufzubewahren ist die strukturierte XML-Datei als Original; Authentizität, Integrität und Lesbarkeit müssen über den gesamten Zeitraum sichergestellt sein.

Zusammenfassung

Luxemburg gehört zu den europäischen Vorreitern der B2G-E-Rechnung. Seit März 2023 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle Lieferanten des öffentlichen Sektors verpflichtend – inländische wie ausländische, ohne Betragsgrenze und ohne Ausnahme nach Unternehmensgröße.

Im Gegensatz zu vielen anderen Ländern wurde kein zentrales staatliches Portal geschaffen. Stattdessen setzt Luxemburg vollständig auf das dezentrale Peppol-Netzwerk und den reinen europäischen Standard EN 16931 ohne nationale Abweichungen. Das macht die grenzüberschreitende Umsetzung deutlich einfacher als in Ländern mit eigenem Clearing-Portal.

Mit dem Gesetzentwurf vom Juli 2026 wird dieses Modell auf den inländischen B2B-Bereich ausgeweitet – gestaffelt zwischen 2028 und 2029 und weiterhin auf Peppol-Basis. Bemerkenswert ist, was der Entwurf nicht enthält: eine nationale Meldepflicht für Rechnungsdaten. Damit bleibt Luxemburg im westeuropäischen Vergleich der Weg mit dem geringsten Umsetzungsaufwand.

Wer heute bereits über Peppol an den öffentlichen Sektor fakturiert, verfügt über den Großteil der Infrastruktur, die ab 2028 im B2B-Bereich verlangt wird. Die Umstellung erweitert eine vorhandene Leitung, statt eine neue zu verlegen.

Ressourcen

Ministerium für Digitalisierung – Die elektronische Rechnungsstellung in Luxemburg Amtliche Gesamtdarstellung: Rechtsrahmen, Fristen, technische Lösungen, Glossar efacturation.public.lu – nationales Informationsportal Gemeinsames Portal von Ministerium, Handels- und Handwerkskammer Liste der über Peppol adressierbaren öffentlichen Einrichtungen Amtliches Verzeichnis mit den jeweiligen Peppol-Kennnummern (EndpointID) Legilux – Gesetz vom 16. Mai 2019 (konsolidierte Fassung) Rechtsgrundlage der E-Rechnung im öffentlichen Auftragswesen Legilux – Großherzogliche Verordnung vom 13. Dezember 2021 Bestimmt Peppol als gemeinsames Liefernetzwerk und die Alternativlösungen Guichet.lu – E-Rechnung manuell erfassen Online-Formular für die manuelle Eingabe; ergänzend das Formular zum Hochladen einer fertigen Datei Handelskammer – Praktischer Leitfaden Elektronische Rechnung (PDF) Umsetzungsleitfaden mit Größenklassen, Lösungsvergleich und Fördermitteln Peppol Directory Verzeichnis der im Netzwerk veröffentlichten Teilnehmer und ihrer Kennnummern

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