Elektronische Rechnung in den USA

Marktorientierter Ansatz mit Bundesmandat über die IPP-Plattform

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Überblick

Die Vereinigten Staaten haben kein nationales Pflichtsystem für die E-Rechnung, und der strukturelle Grund dafür sollte zuerst genannt werden: Es gibt keine bundesweite Mehrwertsteuer (VAT) oder Waren- und Dienstleistungssteuer (GST). Ohne eine bundesweite Vor- und Umsatzsteuer, die überwacht werden müsste, gibt es keine Steuerbehörde, die Rechnungen einsehen oder genehmigen muss. Der IRS ist nicht am Rechnungsaustausch beteiligt, es gibt kein behördliches Freigabeverfahren, keine kontinuierliche Transaktionskontrolle und kein Echtzeit-Reporting.

Was es stattdessen gibt, ist eine Beschaffungspflicht auf Bundesebene – real, vertraglich und oft streng – sowie ein freiwilliges Branchennetzwerk, die DBNAlliance, das auf einem Peppol-ähnlichen Vier-Ecken-Modell basiert. Keines davon ist ein Steuersystem. Die USA als "Land ohne E-Rechnung" zu betrachten, ist genauso falsch wie die Annahme, es gäbe eine gesetzliche Pflicht.

EAS 9959

die EIN – eine bundesweite Unternehmenskennnummer und ausdrücklich keine USt-IdNr.

UBL 2.3

das Netzwerkformat der DBNAlliance – nicht UBL 2.1 und nicht EN 16931

3 Jahre+

die reguläre Verjährungsfrist des IRS, in bestimmten Fällen gelten längere Fristen

Zeitplan

Die relevanten Daten in den USA betreffen die öffentliche Beschaffung auf Bundesebene und freiwillige Infrastrukturen. Es gibt keinen Fahrplan für eine steuerliche Pflicht – und auch kein angekündigtes Datum dafür.

Bereits in Kraft

17. Juli 2015

OMB Memorandum M-15-19

Das Office of Management and Budget weist die Bundesbehörden an, bis zum Ende des Geschäftsjahres 2018 für entsprechende öffentliche Beschaffungen auf die elektronische Rechnungsstellung umzusteigen. Eine E-Rechnung wird dabei als strukturierte Daten definiert, die mit minimalem manuellem Aufwand durch einen elektronischen Workflow geleitet werden.

Ende des Geschäftsjahres 2018

Die Umsetzungsfrist für die Behörden

Das Datum, bis zu dem die Behörden den Umstieg vollzogen haben sollten. Beachten Sie, dass dies die Behörden verpflichtete, nicht jeden Lieferanten – siehe Bundes-B2G.

Ab Sommer 2023

Das Austausch-Framework geht an den Start

Der Marktpilot der Business Payments Coalition wird zum Austausch-Framework der DBNAlliance – das erste landesweit standardisierte E-Rechnungs-Austauschnetzwerk in den USA, und es ist völlig freiwillig.

Noch ausstehend

1. Juli 2030

ViDA – in der EU, für US-Konzerne nur über ihre EU-Niederlassungen relevant

Nichts in ViDA verpflichtet ein US-Unternehmen als solches. Siehe Grenzüberschreitend und ViDA.

Zu sagen, "B2G-E-Rechnungen sind in den USA seit 2018 Pflicht", ist zu pauschal. Bundesbehörden waren verpflichtet, bis zum Ende des Geschäftsjahres 2018 auf die elektronische Verarbeitung entsprechender Beschaffungen umzusteigen – aber der Kanal, den ein Lieferant nutzen muss, wird durch den jeweiligen Vertrag, das FAR und DFARS, die Behördenergänzung und die Ausschreibung festgelegt. Es gibt kein einheitliches Bundesformat oder -portal.

Warum es kein Freigabeverfahren gibt

Dies ist der strukturelle Punkt, der die USA nicht nur graduell, sondern grundlegend unterscheidet. Auf Bundesebene gibt es keine allgemeine Mehrwertsteuer (VAT) oder GST. Der IRS verwaltet Körperschaft- und Einkommensteuern, Lohn- und Selbständigensteuern, Verbrauchssteuern, Quellensteuern und andere. Verkaufssteuern (Sales Taxes) werden hauptsächlich von Bundesstaaten und Kommunen erhoben, die jeweils ihre eigenen Systeme verwalten.

Ohne einen bundesweiten Mechanismus für Vor- und Umsatzsteuer gibt es für eine Steuerbehörde keinen Grund, jede Rechnung zu erhalten oder zu genehmigen. Für gewöhnliche B2B- und B2C-Transaktionen gilt daher:

Zentrale Freigabe (Clearance)Nein

Rechnung wird vor dem Käufer an den IRS gesendetNein

Eine eindeutige behördliche Rechnungs-IDNein

Eine behördliche digitale Signatur auf der RechnungNein

Ein Fünf-Ecken-Modell der SteuerbehördeNein

Echtzeit-Reporting auf RechnungsebeneNein

Ein obligatorisches behördliches ValidierungsschemaNein

Die B2G-Plattformen des Bundes ändern daran nichts. IPP und WAWF sind Beschaffungs-, Genehmigungs-, Eingangs- und Zahlungs-Workflowsysteme – keine Steuerfreigabesysteme. Sie existieren, damit eine Behörde einen Lieferanten korrekt bezahlt, nicht um eine kommerzielle Rechnung für Steuerzwecke zu validieren. Das US-Modell basiert auf nachträglicher Prüfung und Archivierung, nicht auf Vorabgenehmigung.

Bundes-B2G — IPP und WAWF

B2G auf Bundesebene in den USA ist kein zentralisiertes System, sondern eine Reihe von behördenspezifischen Entscheidungen. In der Praxis wird ein Lieferant mit einem der folgenden Systeme konfrontiert:

IPPDie Invoice Processing Platform des Finanzministeriums, die von vielen zivilen Behörden genutzt wird. Die Plattform meldet über 220 Bundesbehörden, mehr als 200.000 Lieferanten und ein Rechnungsvolumen von über 122 Milliarden US-Dollar – und sie wird für Behörden und Lieferanten gleichermaßen kostenlos bereitgestellt

WAWFWide Area WorkFlow, für das Verteidigungsministerium

BehördensystemeIndividuelle ERP-Portale und abteilungsspezifische Plattformen

E-MailIn einigen Verträgen: PDF oder TIFF per E-Mail

PapierIn Ausnahmefällen

Wie streng das gehandhabt wird

Einzelne Behörden sind wesentlich strenger, als das allgemeine Bild vermuten lässt. Verträge des Finanzministeriums verlangen Zahlungsanforderungen über IPP, es sei denn, der Contracting Officer hat schriftlich eine Alternative genehmigt. Die EPA verlangt IPP und stellt ausdrücklich klar, dass eine E-Mail mit einem gescannten Dokument an sich keine elektronische Form der Zahlungsanforderung darstellt.

Das Verteidigungsministerium ist noch strenger

DFARS 252.232-7003 verlangt von Auftragnehmern, Zahlungsanforderungen und Eingangsberichte elektronisch über WAWF einzureichen, mit wenigen Ausnahmen. Erlaubte Methoden sind EDI, sichere Dateiübertragung oder direkte Eingabe über die WAWF-Weboberfläche – und das DFARS stellt separat klar, dass Fax, E-Mail und gescannte Dokumente keine akzeptable elektronische Form der primären Zahlungsanforderung sind. Sie dürfen nur als unterstützende Dokumentation beigefügt werden.

Beachten Sie, worauf diese Verpflichtung beruht: Bundesbeschaffungsrecht und Vertragsbedingungen, nicht Steuerrecht. Deshalb kann es gleichzeitig wahr sein, dass die USA keine E-Rechnungspflicht haben und dass ein Verteidigungsauftragnehmer keine Wahl hat, wie er seine Rechnungen stellt.

Bundesstaaten und Kommunen

Es gibt keine bundesweite Frist, die die Beschaffung aller Bundesstaaten, Landkreise, Städte und anderen lokalen Körperschaften erreicht. Öffentliche Auftraggeber unterhalb der Bundesebene betreiben ihre eigenen Lieferantenportale, ERP-Systeme, EDI-Vereinbarungen, E-Mail-Prozesse oder Papier-Workflows.

Bevor ein Lieferant für den öffentlichen Sektor eingebunden wird, müssen jedes Mal fünf Dinge geprüft werden:

Die Beschaffungsregeln des jeweiligen Bundesstaates oder der Kommune

Die Bedingungen der Ausschreibung und des Vertrags

Registrierung im entsprechenden Lieferantenportal

Die obligatorische Lieferanten-ID, Bestellnummer und Routing-Codes

Welche Methoden zur Rechnungsübermittlung tatsächlich erlaubt sind

Das ist undankbare Arbeit, und sie stellt die wahren Kosten des US-amerikanischen öffentlichen Sektors dar. Es gibt kein nationales Verzeichnis, das diese Fragen beantwortet.

B2B und B2C

Kein Bundesgesetz oder genehmigter Zeitplan verlangt von US-Unternehmen, B2B-Rechnungen elektronisch auszustellen, strukturiertes XML zu verwenden, Rechnungen über eine Regierungsplattform zu übermitteln, eine Rechnung beim IRS vorzuregistrieren oder Transaktionsdaten in Echtzeit zu melden. Es wurde kein verbindliches Datum angekündigt.

Die DBNAlliance selbst beschreibt den US-Markt als fragmentiert und weist auf das Fehlen einer gemeinsamen Infrastruktur hin, wie sie in Teilen Europas und Asiens mit Peppol vergleichbar wäre. Ihr Netzwerk positioniert sich als freiwillige Standardisierung des B2B-Austauschs, nicht als Regierungssystem.

B2C

Auch hier keine bundesweite Pflicht. Ein Unternehmen kann einen Papierbeleg oder eine Rechnung, ein PDF per E-Mail, eine elektronische Quittung, ein Dokument in einem Kundenportal, strukturierte Daten oder alles andere ausstellen, was nach geltendem Bundes- und Landesrecht zulässig ist. Der bundesweite E-SIGN Act bestimmt, dass einem Vertrag, einer Unterschrift oder Aufzeichnung die Rechtswirksamkeit nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil sie elektronisch ist – während spezifische Verbraucherschutzanforderungen an den Inhalt von Hinweisen und an die Fähigkeit, das Dokument aufzubewahren und zu reproduzieren, weiterhin gelten.

Das DBNAlliance-Netzwerk

Die Digital Business Networks Alliance ging aus dem Marktpiloten der Business Payments Coalition hervor und steuert heute das US-Austausch-Framework. Architektonisch wird es jedem vertraut vorkommen, der Peppol kennt – und die Unterschiede sind wichtiger als die Gemeinsamkeiten.

Vertraute Architektur

Ein Vier-Ecken-Modell – Lieferant, Access Point des Lieferanten, Access Point des Käufers, Käufer – unter Verwendung von AS4, SML und SMP, digitalen Zertifikaten und dynamischer Erkennung des Empfängers und seiner Fähigkeiten.

Wesentliche Unterschiede

Keine fünfte Ecke für Steuern, keine Verpflichtung, eine Kopie einer Rechnung an den IRS oder eine staatliche Steuerbehörde zu senden, und keine staatliche Peppol-Behörde. Durchgehend branchengeführt und freiwillig.

Zwei Dinge, die man unterscheiden muss. Das Netzwerkformat ist OASIS UBL 2.3 für die Core Invoice und Credit Note – nicht UBL 2.1, nicht EN 16931. Und die DBNAlliance ist nicht die US-Peppol-Behörde: Es ist ein separates Netzwerk mit eigenen Regeln, Zertifikaten, SML und SMP sowie einer eigenen Akkreditierung. Ein Peppol-Zertifikat ist hier nicht übertragbar.

Formate und PDF

Das US-Bundesrecht verlangt weder EN 16931, eine Core Invoice Usage Specification, Peppol BIS Billing 3.0, UBL 2.1, UN/CEFACT CII, Factur-X noch ZUGFeRD. Regierungslösungen verwenden ihre eigenen Datenmodelle, Beschaffungsformulare, EDI-Implementierungsleitfäden und Webformulare.

IPPWebeintrag, PO-Flip, Batch-Rechnungsdateien, ERP-Integration, Anhänge, Genehmigungs- und Zahlungsstatus. Die automatisierte Integration verwendet EDI 810 und EDI 210 über SecureTransport und wird intern in ein eFile-XML konvertiert. Bestellungen können als EDI 850, XML oder CSV versendet werden

WAWFDirekte Webeingabe, EDI und SFTP oder Dateiübertragung, mit Dokumenttypen wie Rechnung, Invoice 2-in-1, Combo, Eingangsbericht, Kostenvoucher und Abschlagszahlung. Das obligatorische Objekt sind die Daten, nicht eine PDF-Datei

DBNAllianceOASIS UBL 2.3 zwischen Access Points. Ein Teilnehmer kann mit seinem eigenen Anbieter in einem ERP-nativen Format austauschen, aber das Dokument, das das Netzwerk durchläuft, muss den DBNAlliance-Regeln folgen

Ein Punkt, der Integratoren oft überrascht

IPP und WAWF sind separate Systeme und werden nicht zusammengeführt. Das IPP stellt klar, dass Rechnungen im Rahmen der meisten DoD-Verträge über WAWF abgewickelt werden und dass es keine Pläne gibt, die beiden Plattformen zu kombinieren. Entwickeln Sie für beide oder beschränken Sie sich bewusst auf eine.

Die Rolle des PDFs

Ein PDF ist für kommerzielle Dokumente rechtlich zulässig, sofern es den Vertrag und das geltende Recht erfüllt – der E-SIGN Act erkennt elektronische Aufzeichnungen an, vorausgesetzt, sie können aufbewahrt und genau reproduziert werden. Sein Status hängt jedoch vollständig vom Prozess ab:

—Das Arbeitsministerium akzeptiert elektronische Rechnungen als PDF oder TIFF und in einigen Fällen den Empfang per E-Mail

—Das HUD (Ministerium für Wohnungsbau und Stadtentwicklung) hat Verträge, im Rahmen derer Rechnungen per E-Mail versendet werden

—Das Verteidigungsministerium erkennt in WAWF PDFs, Scans oder E-Mails nicht als elektronische Form der primären Zahlungsanforderung an

—Die EPA akzeptiert ein gescanntes Dokument nur als Anhang zu einer strukturierten IPP-Einreichung

Das PDF ist also erlaubt, aber keine universelle strukturierte E-Rechnung und garantiert keinesfalls die Einhaltung eines spezifischen B2G-Vertrags.

Identifikatoren

Die aktuelle Peppol-Codeliste enthält ein US-spezifisches Schema, neben internationalen Schemata, die je nach Spezifikation und Registrierung des Teilnehmers technisch nutzbar sind:

9959Employer Identification Number (EIN) – die bundesweite Unternehmenskennnummer, die vom IRS zur Identifizierung einer juristischen Person verwendet wird

0060D-U-N-S-Nummer

0088Global Location Number / EAN Location Code

0209GS1-Identifikationsschlüssel

Die EIN ist keine USt-IdNr., da es keine bundesweite Mehrwertsteuer gibt – und eine Plattform, die beide als gleichwertig behandelt, wird bei der Validierung und im Reporting Unsinn produzieren. Die DBNAlliance verwendet ebenfalls DUNS, GLN und US:EIN, wobei SML- und SMP-Abfragen eine Schema-ID und Teilnehmer-ID tragen, die eine von ihnen sein kann. Nehmen Sie nicht an, dass ein einziger Identifikatortyp für einen US-Geschäftspartner ausreicht.

Peppol in den USA

Peppol ist kein obligatorischer Bundeskanal, keine gesetzliche B2B-Infrastruktur, nicht für die öffentliche Beschaffung vorgeschrieben, kein Mittel zur Steuerfreigabe und kein B2C-Kanal. OpenPeppol veröffentlicht kein separates Länderprofil für die Vereinigten Staaten – obwohl zertifizierte Access Points, die in den USA registriert sind, in der OpenPeppol-Liste erscheinen, sodass amerikanische Organisationen technisch teilnehmen können, ohne dass es ein nationales Mandat gibt.

Keine Peppol-Behörde für die Vereinigten Staaten

Es wurde keine veröffentlicht. Halten Sie die beiden Welten streng getrennt: das OpenPeppol-Netzwerk, das durch OpenPeppol-Vereinbarungen und die jeweilige Behörde oder Koordinierungsstelle geregelt wird; und die DBNAlliance, ein separates US-amerikanisches Branchennetzwerk mit eigenen Regeln, Zertifikaten, SML und SMP sowie einer eigenen Akkreditierung. Die DBNAlliance sollte nicht als US-Peppol-Behörde bezeichnet werden.

Anforderungen an Dienstleister

Es gibt keine bundesweite Access-Point-Lizenz, die mit dem slowakischen digitálny poštár für normale E-Rechnungsdienste für US-B2B- und B2C-Kunden vergleichbar wäre. Ein Anbieter kann Rechnungserstellung, ERP-Integration, EDI, PDF-Zustellung, Archivierung, AP-Automatisierung, Peppol-Konnektivität und DBNAlliance-Konnektivität anbieten, vorbehaltlich der üblichen vertraglichen, datenschutzrechtlichen, cybersicherheitsrelevanten, steuerlichen Aufbewahrungs- und branchenspezifischen Anforderungen.

Die DBNAlliance-Zertifizierung ist separat und verbindlich

Der Betrieb innerhalb der DBNAlliance erfordert unabhängig von einer eventuellen Peppol-Zertifizierung eine eigene Zertifizierung, da es sich um unterschiedliche Vertrauensdomänen mit unterschiedlichen Zertifizierungsstellen handelt. Der Prozess läuft wie folgt ab:

—Mitgliedschaft und Onboarding

—Registrierung im SML und Erlangung digitaler Zertifikate

—Nutzung eines eigenen oder gemeinsamen SMP und Konfiguration von AS4

—Interoperabilitätstests – eine zweimonatige Testphase

—Erfolgreicher Core-Invoice-Austausch mit mindestens drei zertifizierten Dienstleistern und drei Bestätigungsschreiben

—Ausstellung eines Produktionszertifikats und Status als Certified Service Provider

Ausländische Dienstleister

Im nationalen Recht wurde kein allgemeines Verbot für ausländische E-Rechnungsdienstleister gefunden, die US-Kunden bedienen. Es gibt drei praktische Wege:

Normale kommerzielle DiensteSaaS, API, EDI, PDF oder ERP-Integration, ohne Verbindung zu einem regulierten US-Netzwerk

OpenPeppolEin zertifizierter Access Point kann sich registrieren und US-Organisationen unter Verwendung eines erlaubten Teilnehmer-Identifikationsschemas wie 9959:EIN bedienen, gemäß seiner eigenen Service-Provider-Vereinbarung und den Regeln seiner Behörde

DBNAllianceOffen für US-amerikanische und internationale Organisationen, erfordert jedoch eine separate Mitgliedschaft, Onboarding und Zertifizierung. Internationale Unternehmen sind bereits unter den zertifizierten Anbietern vertreten

In den veröffentlichten DBNAlliance-Regeln wurde keine allgemeine Anforderung an eine US-Rechtspersönlichkeit, einen US-amerikanischen Anteilseigner, ein physisches Büro, einen lokalen Geschäftsführer, einen lokalen Steuervertreter, ein US-amerikanisches "offizielles elektronisches Postfach" oder ein US-Bankkonto gefunden. Die veröffentlichten Anforderungen sind Mitgliedschaft, technische Kompatibilität, SML und SMP, Zertifikate, AS4 und Interoperabilitätstests – kommerzielle, steuerliche, datenschutzrechtliche und sanktionsrechtliche Anforderungen müssen jedoch je nach Dienstleistung und den beteiligten Bundesstaaten separat geprüft werden.

IPP und WAWF funktionieren anders

Ein europäischer Anbieter wird für diese Plattformen nicht zu einem nationalen Access Point im Peppol-Sinne. Typischerweise registriert die Behörde den Lieferanten im IPP; der Lieferant kann dann seinem externen Abrechnungsdienstleister Zugang gewähren, welcher die IPP Vendor Participation and Rules of Behavior Agreement akzeptiert. Für WAWF benötigt der Lieferant eine SAM- und PIEE/WAWF-Registrierung, und bei hochvolumigen Integrationen können EDI oder SFTP verwendet werden. Ein Anbieter kann technisch viel unterstützen – aber der Zugang zur Bundesplattform bleibt an ein bestimmtes Lieferantenkonto und einen bestimmten Vertrag gebunden.

Grenzüberschreitend und ViDA

ViDA ist EU-Gesetzgebung und schafft als solche keine Verpflichtung für ein US-Unternehmen. Es müssen drei Situationen unterschieden werden, und nur zwei davon betreffen überhaupt ViDA:

Direkte Lieferung USA → EU-KundeEine Drittlandstransaktion. Sie wird nicht zu einer innergemeinschaftlichen Lieferung, und die digitalen EU-Berichtspflichten knüpfen nicht allein aufgrund des Bestimmungsortes daran an

Über eine EU-Niederlassung oder USt-RegistrierungEs gelten die Regeln des jeweiligen Mitgliedstaats – und ab dem 1. Juli 2030 die ViDA-Anforderungen für Transaktionen im Anwendungsbereich

Verkauf innerhalb eines einzelnen EU-LandesDie nationale E-Rechnungspflicht dieses Landes gilt zu ihren eigenen Bedingungen, unabhängig von US-amerikanischen Regelungen

Die praktische Konsequenz für einen US-Konzern ist, dass seine europäischen Tochtergesellschaften mit Pflichten konfrontiert werden, Jahre bevor im Inland überhaupt etwas passiert – Polen, Frankreich, Belgien, Kroatien und andere sind bereits live oder stehen kurz davor. Das E-Rechnungsprojekt für einen US-Multinationalen ist in der Regel ein europäisches Projekt mit einer US-amerikanischen Muttergesellschaft, nicht umgekehrt.

Konsequenzen

Im inländischen B2B- und B2C-Bereich gibt es kein Sanktionssystem für E-Rechnungen, da es keine Pflicht gibt, gegen die man verstoßen könnte. Was existiert, ist das allgemeine Vertragsrecht sowie die steuerlichen Konsequenzen einer unzureichenden Buchführung.

Im B2G-Bereich des Bundes

Die Konsequenzen sind beschaffungsrechtlicher Natur und können schärfer sein als eine Geldstrafe. Eine Zahlungsanforderung, die außerhalb des vorgeschriebenen Kanals eingereicht wird, mag einfach keine gültige Zahlungsanforderung sein: Sie wird nicht bearbeitet, die Zahlungsfrist beginnt nicht zu laufen, sie muss korrekt erneut eingereicht werden, und wiederholtes Versäumnis ist ein Problem der Vertragstreue. Im Umfeld des Verteidigungsministeriums, wo Fax, E-Mail und Scans ausdrücklich keine akzeptable elektronische Form darstellen, ist dies ein vorhersehbarer und vermeidbarer Fehler.

Ist die E-Rechnung die einzige Grundlage für den Vorsteuerabzug?

Die Frage lässt sich nicht direkt übersetzen. Es gibt keine bundesweite Mehrwertsteuer und daher auch keine bundesweite Vorsteuer, die auf Grundlage einer Rechnung erstattet wird. Die Abzugsfähigkeit von Geschäftsausgaben für Einkommensteuerzwecke hängt davon ab, ob die Ausgabe gewöhnlich und notwendig ist und ob sie nachgewiesen werden kann – mit Rechnungen, Verträgen, Zahlungsnachweisen und dem Rest der Buchhaltung, in welcher Form auch immer.

Die Sales and Use Tax (Verkaufs- und Nutzungssteuer) ist Ländersache mit eigenen Befreiungszertifikaten und Dokumentationsregeln, die von Bundesstaat zu Bundesstaat variieren. Sie ist das nächstliegende US-amerikanische Äquivalent zur europäischen Frage nach dem Rechnunsnachweis – und sie wird von Bundesstaat zu Bundesstaat beantwortet, nicht auf Bundesebene.

Aufbewahrung

Das US-Modell basiert auf Aufbewahrung und späterer Prüfung anstatt auf Vorabfreigabe. Der Grundsatz des IRS ist, dass Aufzeichnungen so lange aufbewahrt werden müssen, wie sie von Bedeutung sein können für die Verwaltung des Internal Revenue Code – was im Allgemeinen bedeutet, bis die Verjährungsfrist für diese Steuererklärung abläuft.

3 JahreDie reguläre Frist im Normalfall

4 JahreLohnsteueraufzeichnungen, ab dem Datum, an dem die Steuer fällig wird oder bezahlt wird, je nachdem, was später eintritt

6 JahreWenn Einkünfte, die hätten gemeldet werden müssen, nicht angegeben wurden und 25 % des in der Erklärung ausgewiesenen Bruttoeinkommens übersteigen

7 JahreFür einen Anspruch im Zusammenhang mit einem Verlust aus wertlosen Wertpapieren oder einem Forderungsausfall

Elektronische Aufzeichnungen

Der IRS erlaubt EDI und elektronische Aufzeichnungen, verlangt aber maschinenlesbare Aufzeichnungen, die alle Informationen enthalten, die in buchhalterischen Papierdokumenten erforderlich gewesen wären. Elektronische Daten müssen bei Bedarf durch Verträge, Preislisten, Lieferantenstammdaten und andere Aufzeichnungen ergänzt werden. Die Revenue Procedure 98-25 legt die Anforderungen fest, wenn Aufzeichnungen in einem automatisierten Datenverarbeitungssystem geführt werden – einschließlich der Dokumentation des Formats und Layouts der Aufzeichnungen und der Bereitstellung von Felddefinitionen und Dateibeschreibungen für die Steuerbehörde.

Zwei Implikationen, die man bei der Gestaltung beachten sollte. Die elektronische Buchführung befreit einen Steuerpflichtigen nicht von der Verpflichtung, Papierdokumente aufzubewahren, die im normalen Geschäftsverlauf erstellt oder empfangen wurden, wenn das geltende Recht dies verlangt. Und ein Archiv, das Dokumente ohne die Felddefinitionen und Dateilayouts speichert, die sie interpretierbar machen, ist nicht ausreichend – der IRS erwartet, die Struktur lesen zu können, nicht nur die Datei. Die Aufbewahrungsfristen für die Sales Tax der Bundesstaaten sind wiederum separat und variieren.

Wie wir helfen

Die USA sind kein Compliance-Problem, sondern ein Integrationsproblem – und in der Regel eine Hälfte eines transatlantischen Projekts:

Peppol BIS Billing 3.0 und EN 16931 für die europäische Seite der Geschäfte eines US-Konzerns, wo die echten Pflichten bestehen

Adressierung mit 9959 für die EIN, plus DUNS und GLN, wenn Geschäftspartner diese verwenden – ohne die EIN als USt-IdNr. zu behandeln

Konvertierung zwischen EN 16931, UBL 2.1 und dem UBL 2.3, das das US-Netzwerk erwartet

Verarbeitung von EDI 810 und EDI 850 für Bundes- und kommerzielle Flüsse, die seit Jahrzehnten auf EDI basieren

Eine realistische Einschätzung zu IPP und WAWF: Was ein Anbieter automatisieren kann und was an das eigene Konto des Lieferanten gebunden bleibt

PDF-Visualisierung neben strukturierten Daten, da ein Großteil des US-Marktes immer noch darauf basiert

Archivierung, die den strukturierten Datensatz zusammen mit seinen Felddefinitionen und Layouts aufbewahrt

Anbindung per API, SFTP und CSV, mit ERP- und IDoc-Quelldaten

Häufig gestellte Fragen

Ist die E-Rechnung in den Vereinigten Staaten Pflicht?

Nicht im Sinne des Steuerrechts, und es wurde kein Datum angekündigt. Es gibt kein Bundesgesetz, das Unternehmen verpflichtet, elektronisch zu fakturieren, strukturiertes XML zu verwenden, Rechnungen über eine Regierungsplattform zu leiten, sich beim IRS vorzuregistrieren oder Transaktionen in Echtzeit zu melden. Was oft Pflicht ist, ist die E-Rechnung bei öffentlicher Beschaffung auf Bundesebene – aber das ergibt sich aus dem Vertrag, dem FAR und DFARS, nicht aus der Steuergesetzgebung.

Warum gibt es in den USA kein Freigabesystem?

Weil es keine bundesweite Mehrwertsteuer oder GST gibt. Der IRS verwaltet Einkommen-, Lohn-, Selbständigen-, Verbrauch- und Quellensteuern; Verkaufssteuern werden hauptsächlich von Bundesstaaten und Kommunen erhoben. Ohne einen bundesweiten Mechanismus für Vor- und Umsatzsteuer gibt es keinen Grund für eine Steuerbehörde, jede Rechnung zu erhalten oder zu genehmigen – daher gibt es keine Vorab-Freigabe, keine eindeutige behördliche Rechnungs-ID, keine fünfte Ecke für Steuern und kein Echtzeit-Reporting auf Rechnungsebene.

Sind IPP und WAWF Steuersysteme?

Nein. Die Invoice Processing Platform des Finanzministeriums und Wide Area WorkFlow des Verteidigungsministeriums sind Beschaffungs-, Genehmigungs-, Eingangs- und Zahlungs-Workflowsysteme. Sie existieren, damit eine Behörde einen Lieferanten korrekt bezahlt, nicht um kommerzielle Rechnungen für Steuerzwecke zu validieren. Es sind zudem separate Systeme: Das IPP stellt klar, dass Rechnungen im Rahmen der meisten DoD-Verträge über WAWF laufen und dass es keine Pläne gibt, die Plattformen zusammenzuführen.

Kann ich eine PDF-Rechnung an eine US-Bundesbehörde senden?

Das hängt vollständig von der Behörde und dem Vertrag ab, und die Bandbreite ist groß. Das Arbeitsministerium akzeptiert PDFs oder TIFFs und in einigen Fällen E-Mails. Das HUD hat Verträge, bei denen Rechnungen per E-Mail gehen. Die EPA verlangt das IPP und behandelt ein gescanntes Dokument nur als Anhang zu einer strukturierten Einreichung. Das Verteidigungsministerium erkennt in WAWF PDFs, Scans oder E-Mails nicht als elektronische Form der primären Zahlungsanforderung an – nur EDI, sichere Dateiübertragung oder direkte Webeingabe, wobei PDFs rein als unterstützende Dokumentation erlaubt sind.

Was ist die DBNAlliance und ist sie die US-Peppol-Behörde?

Sie ist die Digital Business Networks Alliance, die aus dem Marktpiloten der Business Payments Coalition hervorging und das US-Austausch-Framework steuert – ein freiwilliges, branchengeführtes Vier-Ecken-Netzwerk unter Verwendung von AS4, SML, SMP, digitalen Zertifikaten und dynamischer Erkennung. Sie ist nicht die US-Peppol-Behörde: Es ist ein separates Netzwerk mit eigenen Regeln, Zertifikaten, SML und SMP sowie einer eigenen Akkreditierung, und es wurde überhaupt keine Peppol-Behörde für die Vereinigten Staaten veröffentlicht.

Gilt meine Peppol-Zertifizierung auch für die DBNAlliance?

Nein – das sind unterschiedliche Vertrauensdomänen mit unterschiedlichen Zertifizierungsstellen. Die DBNAlliance-Zertifizierung ist separat erforderlich: Mitgliedschaft und Onboarding, SML-Registrierung, digitale Zertifikate, ein eigenes oder gemeinsames SMP, AS4-Konfiguration, Interoperabilitätstests über zwei Monate, erfolgreicher Core-Invoice-Austausch mit mindestens drei zertifizierten Dienstleistern und drei Bestätigungsschreiben, dann ein Produktionszertifikat und der Status als Certified Service Provider.

Welches Format verwendet das US-Netzwerk?

OASIS UBL 2.3 für die Core Invoice und Credit Note zwischen Access Points – nicht UBL 2.1 und nicht EN 16931. Ein Teilnehmer kann mit seinem eigenen Anbieter in einem ERP-nativen Format austauschen, aber das Dokument, das das Netzwerk durchläuft, muss den DBNAlliance-Regeln folgen. Das US-Bundesrecht verlangt weder EN 16931, eine CIUS, Peppol BIS Billing 3.0, UBL 2.1, UN/CEFACT CII, Factur-X noch ZUGFeRD.

Welchen Identifikator verwende ich für ein US-Unternehmen?

EAS 9959, die Employer Identification Number, ist das US-spezifische Schema in der Peppol-Codeliste, wobei D-U-N-S 0060, GLN 0088 und GS1-Schlüssel 0209 je nach Spezifikation und Registrierung ebenfalls nutzbar sind. Entscheidend ist, dass die EIN keine USt-IdNr. ist – es gibt keine bundesweite Mehrwertsteuer –, daher wird jede Plattform, die die beiden zusammenführt, Fehler produzieren. Die DBNAlliance verwendet ebenfalls DUNS, GLN und US:EIN, also nehmen Sie nicht an, dass ein einziger Identifikatortyp für Ihre US-Geschäftspartner ausreicht.

Kann ein europäischer Dienstleister US-Kunden bedienen?

Ja. Es gibt keine bundesweite Access-Point-Lizenz und es wurde kein allgemeines Verbot gefunden. Drei Wege: normale kommerzielle Dienste ohne reguliertes Netzwerk; OpenPeppol, wo ein zertifizierter Access Point sich registrieren und US-Organisationen unter Verwendung eines Schemas wie 9959:EIN bedienen kann; oder die DBNAlliance, die für internationale Organisationen offen ist, aber eine eigene Mitgliedschaft und Zertifizierung erfordert – internationale Unternehmen sind bereits unter ihren zertifizierten Anbietern vertreten. Es wurde keine Anforderung an eine US-Rechtspersönlichkeit, einen Anteilseigner, ein Büro, einen Geschäftsführer, einen Steuervertreter, ein offizielles Postfach oder ein Bankkonto gefunden, obwohl kommerzielle, steuerliche, datenschutzrechtliche und sanktionsrechtliche Regeln separat geprüft werden müssen.

Kann mein Dienstleister Rechnungen für mich bei IPP oder WAWF einreichen?

Teilweise. Ein europäischer Anbieter wird für diese Plattformen nicht zu einem nationalen Access Point. Typischerweise registriert die Behörde den Lieferanten im IPP, und der Lieferant kann dann seinem externen Abrechnungsdienstleister Zugang gewähren, welcher die IPP Vendor Participation and Rules of Behavior Agreement akzeptiert. Für WAWF benötigt der Lieferant eine SAM- und PIEE/WAWF-Registrierung, und bei hochvolumigen Integrationen können EDI oder SFTP verwendet werden. Ein Anbieter kann also viel automatisieren – aber der Zugang bleibt an das eigene Konto und den Vertrag des Lieferanten gebunden.

Betrifft ViDA US-Unternehmen?

Nicht als solche. Eine direkte Lieferung aus den USA an einen EU-Kunden ist eine Drittlandstransaktion und wird nicht zu einer innergemeinschaftlichen Lieferung. ViDA greift, wenn der Konzern über eine EU-Niederlassung oder USt-Registrierung agiert – ab dem 1. Juli 2030 für Transaktionen im Anwendungsbereich – und ein Verkauf innerhalb eines einzelnen EU-Landes unterliegt dem eigenen Mandat dieses Landes. In der Praxis wird das E-Rechnungsprogramm eines US-Multinationalen meist von seinen europäischen Tochtergesellschaften vorangetrieben, die Jahre vor irgendwelchen Entwicklungen im Inland mit echten Pflichten konfrontiert sind.

Wie lange müssen Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

So lange sie für die Verwaltung des Internal Revenue Code von Bedeutung sein können – im Allgemeinen, bis die Verjährungsfrist für die Steuererklärung abläuft. Das sind drei Jahre im Normalfall, vier Jahre für Lohnsteueraufzeichnungen ab Fälligkeit oder Zahlung, sechs Jahre, wenn nicht gemeldete Einkünfte 25 % des ausgewiesenen Bruttoeinkommens übersteigen, und sieben Jahre für Ansprüche aus wertlosen Wertpapieren oder Forderungsausfällen. Elektronische Aufzeichnungen müssen maschinenlesbar sein und alles enthalten, was Papierdokumente enthalten hätten; die Revenue Procedure 98-25 verlangt die Dokumentation von Formaten und Layouts sowie die Bereitstellung von Felddefinitionen. Elektronische Speicherung entbindet nicht von der Pflicht, Papierdokumente aufzubewahren, wenn das geltende Recht dies verlangt. Die Fristen für die Sales Tax der Bundesstaaten sind separat und variieren.

Zusammenfassung

Die Vereinigten Staaten sind kein Pflichtmarkt und haben mangels einer bundesweiten Mehrwertsteuer keinen strukturellen Grund, bald einer zu werden. Es gibt keine Vorab-Freigabe, keine kontinuierliche Transaktionskontrolle, kein Echtzeit-Reporting, keine nationale B2B- oder B2C-Pflicht und kein angekündigtes Datum. Was verpflichtend ist, ist die Rechnungsstellung bei öffentlicher Beschaffung auf Bundesebene – über IPP, WAWF oder ein behördeneigenes System – und das ergibt sich aus dem Vertrags- und Beschaffungsrecht.

Parallel dazu baut die DBNAlliance ein echtes Vier-Ecken-Netzwerk auf Basis von AS4, SML, SMP und UBL 2.3 auf. Es sieht aus wie Peppol und ist doch nicht Peppol: separate Regeln, separate Zertifikate, separate Akkreditierung und keine Steuerbehörde weit und breit.

Für ein europäisches Unternehmen ist die nützliche Perspektive folgende: Ihre US-amerikanischen Verpflichtungen ergeben sich aus Verträgen, nicht aus dem Steuerrecht – und die wichtigsten E-Rechnungsfristen Ihrer US-amerikanischen Muttergesellschaft liegen mit ziemlicher Sicherheit in Europa.

Ressourcen

DBNAlliance – das offene US-Austauschnetzwerk Das Austausch-Framework: Richtlinien, Standards, Zertifizierungsprozess und die Liste der zertifizierten Dienstleister DBNAlliance – wie man sich zertifizieren lässt Der Zertifizierungspfad im Detail: Onboarding, SML, Zertifikate, SMP, AS4, Tests und die Drei-Anbieter-Anforderung DBNAlliance – technische Implementierungsdokumente Die veröffentlichten Spezifikationen auf GitHub, einschließlich des UBL 2.3 Core Invoice Profils Invoice Processing Platform (IPP) Die Plattform des Finanzministeriums, die von vielen zivilen Behörden genutzt wird – Registrierung, EDI-Optionen und die Lieferantenvereinbarung PIEE / Wide Area WorkFlow (WAWF) Die Umgebung des Verteidigungsministeriums: Registrierung, Dokumenttypen und Einreichungsmethoden DFARS 252.232-7003 Die Klausel, die die elektronische Einreichung von Zahlungsanforderungen und Eingangsberichten verlangt, und was nicht als elektronisch gilt IRS – wie lange sollte ich Aufzeichnungen aufbewahren? Die Verjährungsfristen, die die Aufbewahrung bestimmen: drei, vier, sechs und sieben Jahre IRS Revenue Procedure 98-25 (PDF) Anforderungen an Aufzeichnungen in einem automatisierten Datenverarbeitungssystem, einschließlich Formate, Layouts und Felddefinitionen IRS – automatisierte Aufzeichnungen Die Anforderung an maschinenlesbare Aufzeichnungen und wie elektronische Daten ergänzt werden müssen Peppol-Codeliste für Electronic Address Scheme Wo 9959 für die EIN steht, neben D-U-N-S, GLN und den GS1-Schlüsseln Europäische Kommission – Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) Die europäischen Verpflichtungen, die einen US-Konzern über seine EU-Niederlassungen und -Registrierungen erreichen

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