Elektronische Rechnung in Schweiz

Gesetzliche Anforderungen, Normen und bewährte Verfahren

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Überblick

Die Schweiz ist in diesem Teil Europas der Ausreisser. Es gibt kein Clearing, keine kontinuierliche Transaktionskontrolle, keine Echtzeitmeldung und kein B2B-Mandat — und nichts davon ist angekündigt. Verpflichtend ist die E-Rechnung nur gegenüber der Bundesverwaltung, und selbst dort bleibt ein PDF per E-Mail zulässig. Das Schweizer Mehrwertsteuerrecht ist bewusst technologieneutral: Es definiert die Rechnung über ihre Funktion, nicht über ein Dateiformat.

Was die Schweiz dagegen hat, ist eine eigene Zahlungsebene, die Ausländer regelmässig für ein Rechnungsregime halten — die QR-Rechnung, die sich mitten in einem Übergang mit Frist im September 2026 befindet. Diese Unterscheidung richtig zu treffen ist hier wichtiger als jede Frage nach XML.

CHF 5'000

die Bundesschwelle — auf den Vertragswert ohne MWST, nicht auf die Rechnung

0183 und 9927

UID und MWST-Kennung — die UID ist normalerweise die primäre

10 Jahre

die übliche Aufbewahrungsfrist für Schweizer Buchungsbelege

Zeitplan

Die Schweizer Termine betreffen Zahlungsinfrastruktur und Bundesbeschaffung, nicht Steuerkontrolle. Eine Mandats-Roadmap, der man folgen müsste, gibt es nicht.

Bereits in Kraft

1. Januar 2016

Die E-Rechnung wird für Bundeslieferanten verpflichtend

Lieferanten der zentralen Bundesverwaltung müssen elektronisch fakturieren, sofern der Vertragswert CHF 5'000 ohne MWST übersteigt. Siehe B2G beim Bund.

1. Oktober 2022

Die QR-Rechnung ersetzt die Einzahlungsscheine vollständig

Die alten Einzahlungsscheine werden zurückgezogen, die QR-Rechnung wird zum Schweizer Zahlungsstandard.

30. Juni 2023

PDF verlässt den Dienstleisterkanal des Bundes

PDFs werden über den ordentlichen E-Rechnungs-Dienstleisterkanal nicht mehr an die Bundesverwaltung weitergeleitet — per E-Mail werden sie aber weiterhin akzeptiert.

21. November 2025

Neue Anforderungen an die QR-Rechnung treten in Kraft

Im Swiss QR Code dürfen nur noch strukturierte Adressen verwendet werden, zusätzliche Sonderzeichen kommen hinzu. Siehe Die QR-Rechnung.

Noch bevorstehend

30. September 2026

Die Übergangsfrist der QR-Rechnung endet

QR-Rechnungen mit unstrukturierten Adressen wurden während einer Übergangsfrist bis zu diesem Datum akzeptiert; danach steigt das Risiko abgelehnter Zahlungen. Das ist die einzige echte Frist, die die Schweiz derzeit kennt.

1. Juli 2030

ViDA-Meldepflichten — in der EU, nicht in der Schweiz

Für Schweizer Gruppen nur über EU-Niederlassungen oder EU-Mehrwertsteuerregistrierungen relevant. Siehe Grenzüberschreitend und ViDA.

Ein Schweizer B2B-Mandat existiert nicht und ist nicht angekündigt. Kein Gesetz, kein Entwurf mit bestätigtem Inkrafttreten, kein gestaffelter Fahrplan nach Grösse oder Umsatz und keine Pflicht, B2B-Rechnungen an die Steuerverwaltung zu übermitteln. Der Bundesrat hat die E-Rechnung als mögliche Folge einer künftig engeren Verzahnung mit europäischen Mehrwertsteuermechanismen behandelt — nicht als bereits getroffene Entscheidung.

Wer betroffen ist

Lieferanten der BundesverwaltungMüssen elektronisch fakturieren, sofern der Vertragswert CHF 5'000 ohne MWST übersteigt. Unterhalb der Schwelle kann Papier weiterhin akzeptiert werden

Kantone und GemeindenKein einheitliches Bundesmandat. Die Anforderungen ergeben sich aus Ausschreibungsunterlagen, Vertrag und Weisungen des einzelnen Bestellers — die Bundesschwelle darf nicht unterstellt werden

Inländisches B2BFreiwillig. Kein veröffentlichtes Mandatsdatum

B2CFreiwillig. Papier, PDF, Kundenportale und eBill sind alle in Gebrauch

Ausländische Lieferanten des BundesDie Bundesbedingungen schaffen keine Ausnahme nach Registrierungsland — die Pflicht knüpft am Vertrag an. Prüfen Sie in der konkreten Beschaffung, welche Übermittlungswege offenstehen

Die Schwelle ist das Detail, das am häufigsten falsch umgesetzt wird. Sie bemisst sich am Vertragswert, nicht am Betrag der einzelnen Rechnung, und wird ohne MWST berechnet. Ein Rahmenvertrag über CHF 40'000, monatlich in Tranchen von CHF 3'300 fakturiert, fällt mit jeder einzelnen dieser Rechnungen in den Anwendungsbereich.

B2G beim Bund

Die Bundesverwaltung unterstützt mehrere Zugangswege — und genau hier reicht blosse Peppol-Fähigkeit unter Umständen still und leise nicht aus.

DienstleisterStrukturierte Rechnungsdaten über einen E-Rechnungs-Dienstleister übermittelt

ERP-IntegrationDirekt aus dem ERP über einen angebundenen Anbieter

Webportal des BundesRechnung online erfasst, für Lieferanten ohne eigenes System

PDF per E-MailWeiterhin an einer eigenen E-Mail-Adresse akzeptiert — das Bundesmandat bedeutet also nicht, dass EN-16931-XML die einzig zulässige Rechnung wäre

Bundesempfänger arbeiten primär über die Infrastruktur von PostFinance und Swisscom. Andere Dienstleister erreichen diese Empfänger über Interconnect-Vereinbarungen. Ein Peppol-Zertifikat garantiert für sich genommen nicht, dass ein bestimmter Bundesbesteller in einem Peppol-SMP registriert und über Peppol BIS Billing erreichbar ist — prüfen Sie den Weg, nicht die Zertifizierung.

B2B und B2C

Die inländische B2B-Fakturierung ist vollständig Vereinbarungssache. Papier, PDF, EDI, swissDIGIN, Peppol — was die Parteien wählen. Über die periodische Mehrwertsteuerabrechnung hinaus besteht keine Pflicht, der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) etwas zu übermitteln.

B2C und eBill

Konsumentinnen und Konsumenten können auf Papier, per PDF, über ein Kundenportal oder über eBill fakturiert werden — den Schweizer Bankenkanal, bei dem die Kundin den Rechnungssteller im E-Banking freischaltet und die Rechnung direkt in der Bankoberfläche erhält.

eBill lohnt sich vor allem in der Abgrenzung. Es ist weder Peppol noch ein steuerliches CTC-System, sondern ein freiwilliger, von Banken betriebener Zustellkanal. Die Nutzung von eBill erfüllt oder verändert keine mehrwertsteuerliche Pflicht, und sie macht eine Rechnung nicht «strukturiert» im Sinne von EN 16931.

Die QR-Rechnung

Die QR-Rechnung hat die alten Schweizer Einzahlungsscheine am 1. Oktober 2022 vollständig ersetzt. Sie ist ein Zahlungsmittel, kein Rechnungsformat: eine Papier- oder PDF-Rechnung mit einem standardisierten QR-Code, der die Zahlungsinformationen trägt. Sie mit E-Rechnung zu verwechseln ist die häufigste ausländische Fehldeutung des Schweizer Marktes.

Sie ist zugleich der einzige Teil der Schweizer Rechnungsstellung mit einer laufenden Frist. Am 21. November 2025 traten neue Anforderungen in Kraft, die Version 2.2 der Swiss Implementation Guidelines durch Version 2.3 ersetzen. Die beiden materiellen Änderungen: Im Swiss QR Code dürfen nur noch strukturierte Adressen verwendet werden, und zusätzliche Sonderzeichen werden unterstützt.

Strukturiert (Typ S)Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort als getrennte Felder — die einzige noch zulässige Form im QR-Code, sowohl für Kreditor- als auch für Debitoradressen

Unstrukturiert (Typ K)Freitext-Adresszeilen — zurückgezogen, während des Übergangs aber geduldet

Übergang endet30. September 2026, danach steigt das Risiko abgelehnter Zahlungen

Schreibt ein System noch Freitext-Adressen in den QR-Code, ist das der Punkt, der zuerst behoben gehört. Die Folge ist keine Busse, sondern fehlschlagende Zahlungen — ein langsameres und teureres Problem in der Diagnose. Und weil Adressen meist aus den Stammdaten und nicht aus der Fakturierungsebene stammen, liegt die Korrektur in der Regel vor der Stelle, an der die QR-Rechnung erzeugt wird.

Das Modell

Die Schweiz kennt kein nationales Clearing-Modell. Die Rechnung wird vom Lieferanten erstellt, direkt oder über einen Dienstleister an den Käufer übermittelt, von beiden Parteien aufbewahrt und der Steuerverwaltung im Prüfungsfall vorgelegt. Die ESTV vergibt keine staatliche Kennung, bestätigt die Rechnung nicht vor dem Versand und ist kein zwingender Zwischenknoten.

Was gilt und was nicht

Zentrales Clearing über die SteuerverwaltungNein

Pflicht zur Echtzeitübermittlung von RechnungsdatenNein

Steuerliches Fünf-Ecken-ModellNein

Verpflichtendes Peppol-Vier-Ecken-ModellNein

Freiwilliges Peppol-Vier-Ecken-ModellJa

B2G über kommerzielle Anbieter und InterconnectJa

PDF per E-Mail an die BundesverwaltungJa

Die Mehrwertsteuer wird aggregiert deklariert — in der Regel quartalsweise, halbjährlich bei der Saldosteuersatzmethode, in besonderen Fällen monatlich und für berechtigte kleine Unternehmen mit Bewilligung jährlich. Die Abrechnung erfolgt und die Steuer wird innert sechzig Tagen nach Periodenende bezahlt. Seit dem 1. Januar 2025 werden Abrechnungen über das ESTV-Portal eingereicht — das ist aber die elektronische Einreichung einer Steuerabrechnung, nicht die Übermittlung einzelner Rechnungen.

Formate und PDF

Das Schweizer Mehrwertsteuerrecht definiert die Rechnung weit — als das Dokument, mit dem gegenüber einer Drittperson über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird. Es bestimmt nicht, dass nur ein XML-Dokument rechtsgültig sein könne. Die ESTV akzeptiert elektronische Dokumente ohne qualifizierte elektronische Signatur; entscheidend ist stattdessen:

—Nachweisbare Herkunft und unveränderter Inhalt

—Ein nachvollziehbarer Prüfpfad

—Das Dokument ist lesbar und kann auf Verlangen vorgelegt werden

—Der zugrunde liegende Geschäftsvorfall lässt sich als tatsächlich erfolgt nachweisen

Strukturierte, maschinenlesbare Formate werden empfohlen; andere Formate sind zulässig, sofern sie die Überprüfung erlauben und keine veränderbaren dynamischen Elemente enthalten.

Die Formatlandschaft

swissDIGIN / eCH-0069Der nationale empfohlene Inhaltsstandard, aktuelle Version 4.2.0, genehmigt am 30. Januar 2024, betreut von GS1 Schweiz über die swissDIGIN-Fachgruppe. eCH-Standards sind Empfehlungen — kein Bundesrecht, das eine verbindliche B2B-Syntax vorschreibt

swissDIGIN UBL 2.1Die veröffentlichte lokale XML-Umsetzung, mit Dokumentgenerator und Validator

Peppol BIS Billing 3.0Freiwillig und EN-16931-konform, da Peppol BIS Billing eine CIUS des europäischen Standards ist

UN/CEFACT CIINicht als verbindliche nationale Syntax etabliert

ZUGFeRD / Factur-XNach Vereinbarung zwischen den Parteien nutzbar, aber kein Schweizer Pflichtformat

PDF und PapierZulässig, ausserhalb der Fälle, die von der B2G-Pflicht des Bundes erfasst sind

EN 16931 ist kein verbindlicher Universalstandard für Schweizer B2G-, B2B- oder B2C-Rechnungen. Konformität ergibt sich vor allem als Nebeneffekt der freiwilligen Wahl von Peppol BIS Billing 3.0.

Kennungen

0183CH:UIDB — die Schweizer Unternehmens-Identifikationsnummer (UID). Formatiert auf der UID, zum Beispiel CHE gefolgt von neun Ziffern ohne Trennzeichen

9927CH:VAT — die Schweizer MWST-Kennung

0088 / 0209GLN und GS1-Identifikationsschlüssel, für Parteien, die ohnehin mit GS1 arbeiten

Verwenden Sie standardmässig 0183 mit der UID als primäre Unternehmenskennung für die Peppol-Registrierung. 9927 nutzen Sie dort, wo die Identifikation ausdrücklich an die Steuernummer gebunden sein muss. Das ist die Umkehrung der Gewohnheit der meisten EU-orientierten Plattformen, bei denen die Umsatzsteuernummer die natürliche erste Wahl ist.

Peppol in der Schweiz

Peppol ist verfügbar und nützlich, aber nicht der Hauptkanal. Die offiziellen Hinweise des Bundes verweisen zuerst auf PostFinance, Swisscom, Interconnect mit anderen Schweizer Dienstleistern, PDF per E-Mail und das Webportal des Bundes. Behandeln Sie Peppol als ergänzenden freiwilligen Kanal — besonders wertvoll für den internationalen Austausch und für Unternehmen, die ohnehin im europäischen Peppol-Umfeld tätig sind.

Keine nationale Peppol Authority

In den OpenPeppol-Listen wurde keine eigene Schweizer Peppol Authority identifiziert; Schweizer Access Points erscheinen als unter OpenPeppol als ihrer Peppol Authority operierend. OpenPeppol übernimmt diese Rolle in Jurisdiktionen ohne nationale Stelle — es gibt also keine Schweizer Instanz, bei der man sich bewerben müsste, und keine schweizspezifischen Anforderungen an Dienstleister.

Anforderungen an Anbieter

Eine eigene staatliche Schweizer Lizenz vergleichbar dem slowakischen digitálny poštár wurde nicht identifiziert. Der Betrieb als Peppol Access Point bedeutet, die üblichen OpenPeppol-Anforderungen zu erfüllen: das Service Provider Agreement, das Bestehen der verbindlichen Konformitätstests, Bezug und Verwendung von Peppol-PKI-Zertifikaten, Einhaltung der technischen Spezifikationen, Service-Level-Anforderungen und Sicherheitsregeln sowie Unterstützung der einschlägigen Versionen der Transport- und Geschäftsspezifikationen.

Ein in Deutschland, Belgien, den Niederlanden oder anderswo zertifizierter Access Point kann Schweizer Peppol-Teilnehmer ohne gesonderten Schweizer Status registrieren und betreuen

Keine Pflicht zur Gründung in der Schweiz, zu einem Schweizer Aktionär, zum ausschliesslichen Hosting in der Schweiz, zu einem staatlichen «offiziellen elektronischen Postfach» oder zur Bestellung eines lokalen E-Rechnungs-Vertreters

Schweizer E-Rechnungs-Systeme adressieren Teilnehmer über Teilnehmernummer, Rechnungsadresse, E-Mail oder technischen Endpoint — ein staatliches Postfach als Gegenstück gibt es nicht

Peppol-Anbindung ist nicht dasselbe wie das Erreichen der Bundesverwaltung. Ein ausländischer Access Point kann einen Schweizer Kunden ans Peppol-Netz anbinden — die Zustellung in die traditionelle E-Rechnungs-Infrastruktur des Bundes kann jedoch einen Interconnect mit PostFinance, Swisscom oder einem anderen Anbieter erfordern, der diesen Empfänger bereits erreicht.

Eine Abgrenzung, die man davon strikt trennen sollte: Ein ausländisches Unternehmen, das selbst in der Schweiz steuerpflichtig wird, muss in der Regel einen in der Schweiz ansässigen Steuervertreter bestellen. Das ist eine mehrwertsteuerliche Pflicht des ausländischen Unternehmens, keine Zulassungsvoraussetzung für einen Peppol Access Point.

Grenzüberschreitend und ViDA

ViDA wurde am 11. März 2025 vom EU-Rat angenommen, mit verpflichtender digitaler Meldung für die einschlägigen innergemeinschaftlichen B2B-Umsätze ab 1. Juli 2030. Die Schweiz ist kein EU-Mitgliedstaat: ViDA begründet daher kein Mandat für gewöhnliche Schweizer B2B-Umsätze, verpflichtet die Schweiz nicht zum Aufbau einer Clearing-Plattform und macht aus einer direkten Ausfuhr aus der Schweiz in die EU keine innergemeinschaftliche Lieferung.

Schweizer Lieferant → EU-UnternehmenKeine Schweizer Pflicht zur strukturierten Rechnung. Die Regeln des Empfängerstaates können aber greifen — insbesondere bei einer EU-Betriebsstätte, einer lokalen Umsatzsteuerregistrierung, einem dort als inländisch behandelten Umsatz, einem Mandat, das auch nicht ansässige registrierte Lieferanten erfasst, oder einem öffentlichen Auftraggeber in der EU

Schweizer Gruppe mit EU-BinnenhandelLäuft der Umsatz über eine EU-Gesellschaft, -Betriebsstätte oder -Registrierung, gilt das Mandat des Mitgliedstaates — und ab 1. Juli 2030 zusätzlich die ViDA-Meldepflichten

Ausländischer Lieferant → Schweizer UnternehmenDie ESTV hat klargestellt, dass die Formvorschriften des Schweizer MWSTG auf Rechnungen ausländischer Lieferanten nicht unmittelbar anwendbar sind. Das Dokument muss die Leistung dennoch so klar beschreiben, dass der Empfänger wirtschaftlichen Gehalt und steuerliche Behandlung feststellen kann

Die Prüfung für einen Schweizer Kunden lautet also nicht «in welchem Land sitzt der Lieferant». Sie lautet: wo ist die Betriebsstätte, wo die Umsatzsteuerregistrierung, und wo wird der Umsatz besteuert — drei Fragen, die jeweils auf eine andere Jurisdiktion zeigen können.

Folgen und Vorsteuerabzug

In den Bundesvorschriften wurde keine feste Verwaltungsbusse eigens dafür identifiziert, eine Rechnung über den falschen Kanal zu senden. Die Folge ist vertraglich und operativ: Die Rechnung entspricht möglicherweise nicht den Vertragsbedingungen, der Empfänger kann Korrektur oder erneute Einreichung verlangen, und Verarbeitung wie Zahlungsfrist beginnen unter Umständen erst mit Eingang einer ordnungsgemäss ausgestellten Rechnung.

Die Bundesbedingungen knüpfen die Zahlung an den Eingang einer ordnungsgemäss ausgestellten Rechnung und begründen daneben die Pflicht zur elektronischen Fakturierung oberhalb der Schwelle. Das realistische Ergebnis eines Fehlers ist deshalb verzögerte Zahlung bis zur Behebung des Mangels — keine automatische E-Rechnungs-Busse. Einzelne Verträge können selbstverständlich allgemeine Bestimmungen zu Vertragsverletzung, Schadenersatz oder Konventionalstrafen hinzufügen.

Mehrwertsteuerdelikte

Das Schweizer MWSTG sieht allgemeine Sanktionen für Steuerhinterziehung, unrichtige Angaben, unberechtigten Vorsteuerabzug sowie Verletzung der Aufbewahrungs- und Vorlagepflichten vor. Je nach Tatbestand können Bussen bis zu CHF 400'000 und in den vom Gesetz vorgesehenen qualifizierten Fällen bis zu CHF 800'000 erreichen. Sie knüpfen am Steuerergebnis, an falschen Angaben oder an der Unfähigkeit an, den Vorgang zu belegen — nicht an der Wahl von PDF statt XML.

Vorsteuerabzug

Eine elektronische Rechnung ist nicht die einzige zulässige Grundlage für den Vorsteuerabzug. Die Vorsteuer kann durch die Rechnung und durch andere Nachweise belegt werden, dass eine steuerbare Leistung tatsächlich erbracht wurde. Die Haltung der ESTV: Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht erforderlich, eine nicht signierte elektronische Rechnung kann den Abzug tragen, und entscheidend sind der Prüfpfad zusammen mit Buchhaltung, Verträgen, Zahlungsbelegen und weiteren Nachweisen.

Eine Papierrechnung oder ein PDF verliert nicht deshalb an Rechtswirkung, weil kein strukturiertes XML vorliegt. Formmängel schaffen Prüfungsrisiko — der Schweizer Vorsteuerabzug beruht aber nicht auf dem aus Clearing-Systemen bekannten Grundsatz «keine staatliche E-Rechnung, kein Abzug».

Aufbewahrung

Schweizer Buchungsbelege sind grundsätzlich mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig, sofern Integrität, Verfügbarkeit und Lesbarkeit der Unterlagen sichergestellt sind.

Der Schweizer Prüfmassstab ist beweisrechtlich statt formell: Sie müssen das Originaldokument in lesbarer Form vorlegen, seine inhaltliche Unverändertheit zeigen und es einem realen Geschäftsvorfall zuordnen können

War die Rechnung strukturiert, bewahren Sie das XML zusammen mit einer lesbaren Darstellung auf — entscheidend ist hier der Prüfpfad, und er sollte beides verbinden

Dokumente dürfen keine veränderbaren dynamischen Elemente enthalten — eine Darstellung, die beim Öffnen Live-Daten nachlädt, erfüllt die Anforderung nicht

Weil es weder eine Clearing-Plattform noch ein staatliches Archiv gibt, liegt alles bei den Parteien. Das ist der Handel eines technologieneutralen Regimes: weniger Formatvorschriften, dafür entsprechend mehr Gewicht auf der Fähigkeit, den Vorgang zu beweisen.

Unsere Leistungen

Die Schweiz braucht keine Lizenz und keine lokale Gesellschaft. Sie braucht die richtige Kennung, den richtigen Weg und eine korrekte QR-Rechnung:

Adressierung über 0183 mit der UID als primärer Kennung und 9927, wo die Steuernummer verlangt ist

Peppol BIS Billing 3.0 neben swissDIGIN UBL 2.1, mit Konvertierung zwischen beiden

Ein realistischer Weg zu Bundesempfängern — Interconnect mit PostFinance oder Swisscom, ein Partner oder der PDF-per-E-Mail-Rückfall, wenn der Besteller genau das akzeptiert

QR-Rechnungsdaten mit strukturierten Adressen, rechtzeitig vor der Übergangsfrist zum 30. September 2026

Erzeugung einer menschenlesbaren PDF-Darstellung neben dem strukturierten Dokument

Aufbewahrung und Prüfpfad, die das Original zehn Jahre lang in lesbarer Form vorlegbar halten

Grenzüberschreitende Analyse nach Betriebsstätte und Umsatzsteuerregistrierung, nicht allein nach dem Land des Lieferanten

Anbindung per API, SFTP und CSV, mit ERP- und IDoc-Quelldaten

Häufige Fragen

Ist die E-Rechnung in der Schweiz verpflichtend?

Nur gegenüber der zentralen Bundesverwaltung und nur, wenn der Vertragswert CHF 5'000 ohne MWST übersteigt — in Kraft seit 1. Januar 2016. Es gibt kein inländisches B2B-Mandat, kein B2C-Mandat und keine einheitliche Anforderung für Kantone und Gemeinden. Selbst im Bundes-B2G bleibt ein PDF an die dafür vorgesehene E-Mail-Adresse zulässig.

Wie wird die Schwelle von CHF 5'000 gemessen?

Am Wert des Vertrags, nicht der einzelnen Rechnung, und ohne MWST. Ein Rahmenvertrag über CHF 40'000, monatlich in Tranchen von CHF 3'300 fakturiert, fällt damit mit jeder Tranche in den Anwendungsbereich. Unterhalb der Schwelle können Papierrechnungen weiterhin akzeptiert werden.

Kommt ein Schweizer B2B-Mandat?

Veröffentlicht ist nichts: kein Gesetz über eine allgemeine inländische B2B-E-Rechnung, kein Entwurf mit bestätigtem Inkrafttreten, kein gestaffelter Fahrplan nach Grösse oder Umsatz und keine Pflicht, B2B-Rechnungen an die ESTV zu übermitteln. Der Bundesrat hat festgehalten, dass das Schweizer Mehrwertsteuerrecht keine Formvorschriften vergleichbar der EU kennt, und die E-Rechnung als mögliche Folge einer künftig engeren Verzahnung mit europäischen Mehrwertsteuermechanismen behandelt — nicht als getroffene Entscheidung.

Ist die QR-Rechnung eine elektronische Rechnung?

Nein — sie ist ein Zahlungsmittel. Eine QR-Rechnung ist eine Papier- oder PDF-Rechnung mit einem standardisierten QR-Code, der die Zahlungsinformationen trägt; sie hat die alten Einzahlungsscheine am 1. Oktober 2022 vollständig ersetzt. Sie ist keine strukturierte E-Rechnung und hat mit EN 16931 nichts zu tun. eBill ist wiederum etwas anderes: ein freiwilliger Bankenkanal, der Rechnungen ins E-Banking zustellt — weder Peppol noch ein Steuersystem.

Was hat sich bei der QR-Rechnung geändert, und bis wann?

Am 21. November 2025 traten neue Anforderungen in Kraft, die Version 2.2 der Swiss Implementation Guidelines durch Version 2.3 ersetzen. Im Swiss QR Code dürfen nur noch strukturierte Adressen — Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort als getrennte Felder — verwendet werden, für Kreditor wie Debitor, und zusätzliche Sonderzeichen werden unterstützt. QR-Rechnungen mit unstrukturierten Freitextadressen werden während einer Übergangsfrist bis zum 30. September 2026 geduldet; danach steigt das Risiko abgelehnter Zahlungen. Die Folge sind fehlschlagende Zahlungen, keine Busse.

Verwendet die Schweiz EN 16931?

Nicht als verbindlichen Universalstandard für B2G, B2B oder B2C. Konformität entsteht hauptsächlich dort, wo ein Unternehmen freiwillig Peppol BIS Billing 3.0 wählt, eine CIUS von EN 16931. Der nationale empfohlene Inhaltsstandard ist swissDIGIN, veröffentlicht als eCH-0069 — aktuelle Version 4.2.0, genehmigt am 30. Januar 2024 — mit einer UBL-2.1-Umsetzung. eCH-Standards sind Empfehlungen, kein Bundesrecht, das eine verbindliche B2B-Syntax festlegt.

Welche Kennung soll ich für einen Schweizer Teilnehmer verwenden?

EAS 0183 (CH:UIDB) mit der Schweizer UID ist normalerweise die primäre Unternehmenskennung für die Peppol-Registrierung — formatiert auf der UID, zum Beispiel CHE gefolgt von neun Ziffern ohne Trennzeichen. EAS 9927 (CH:VAT) wird verwendet, wo die Identifikation an die Steuernummer gebunden sein muss. GLN 0088 und GS1-Schlüssel 0209 stehen Parteien offen, die ohnehin mit GS1 arbeiten. Beachten Sie, dass dies die übliche EU-Gewohnheit umkehrt, standardmässig die Umsatzsteuernummer zu nehmen.

Kann ein ausländischer Peppol Access Point Schweizer Kunden betreuen?

Ja, innerhalb von Peppol. Eine eigene Schweizer Peppol Authority wurde nicht identifiziert — Schweizer Access Points operieren unter OpenPeppol — und weder eine Schweizer Gründung noch ein Aktionär, lokales Hosting, ein staatliches Postfach oder ein lokaler E-Rechnungs-Vertreter sind erforderlich. Zwei Dinge sind aber zu unterscheiden: einen Schweizer Kunden ans Peppol-Netz anzubinden, und in die traditionelle Bundesinfrastruktur zuzustellen, wofür ein Interconnect mit PostFinance, Swisscom oder einem anderen Anbieter nötig sein kann, der den Empfänger bereits erreicht. Ein Peppol-Zertifikat garantiert nicht, dass ein bestimmter Bundesbesteller in einem SMP registriert ist.

Was passiert, wenn ich dem Bund auf dem falschen Weg fakturiere?

In den Bundesvorschriften wurde keine feste Verwaltungsbusse für die Nutzung des falschen Kanals identifiziert. Die Folgen sind vertraglich und operativ: Die Rechnung entspricht möglicherweise nicht den Vertragsbedingungen, der Empfänger kann Korrektur oder erneute Einreichung verlangen, und Verarbeitung wie Zahlungsfrist beginnen unter Umständen erst mit Eingang einer ordnungsgemäss ausgestellten Rechnung. Verzögerte Zahlung ist das realistische Ergebnis. Davon getrennt knüpfen die allgemeinen Sanktionen des MWSTG — bis CHF 400'000, in qualifizierten Fällen bis CHF 800'000 — an Hinterziehung, falsche Angaben oder unbelegte Vorgänge an, nicht an die Formatwahl.

Verliere ich ohne strukturierte Rechnung den Vorsteuerabzug?

Nein. Die Vorsteuer kann durch die Rechnung und durch andere Nachweise belegt werden, dass eine steuerbare Leistung tatsächlich erbracht wurde. Die ESTV verlangt keine qualifizierte elektronische Signatur, akzeptiert, dass eine nicht signierte elektronische Rechnung den Abzug tragen kann, und betrachtet Prüfpfad, Buchhaltung, Verträge und Zahlungsbelege als entscheidend. Eine Papierrechnung oder ein PDF verliert nicht mangels XML ihre Rechtswirkung — Formmängel schaffen Prüfungsrisiko, nicht den automatischen Verlust des Abzugs.

Betrifft ViDA Schweizer Unternehmen?

Nicht unmittelbar. Die Schweiz ist kein EU-Mitgliedstaat: ViDA begründet kein Mandat für Schweizer B2B-Umsätze, verpflichtet die Schweiz nicht zum Aufbau einer Clearing-Plattform und macht aus einer direkten Ausfuhr aus der Schweiz in die EU keine innergemeinschaftliche Lieferung. Es greift dort, wo eine Schweizer Gruppe über eine EU-Gesellschaft, Betriebsstätte oder Umsatzsteuerregistrierung tätig ist und der Umsatz unter die innergemeinschaftlichen Regeln fällt — für die Meldepflichten ab 1. Juli 2030. Massgebend sind Betriebsstätte, Registrierung und Ort der Besteuerung, nicht das Land des Lieferanten.

Zusammenfassung

Die Schweiz ist der am wenigsten regulierte Rechnungsmarkt der Region und dürfte es bleiben. Bundeslieferanten oberhalb von CHF 5'000 Vertragswert müssen elektronisch fakturieren; alles andere ist freiwillig. Das Mehrwertsteuerrecht ist technologieneutral, ein nicht signiertes elektronisches Dokument genügt, und der Vorsteuerabzug hängt am Prüfpfad statt am Dateiformat.

Zwei Dinge bringen ausländische Anbieter dennoch regelmässig aus dem Tritt. Peppol ist hier ein Nebenkanal — die Zustellung an den Bund läuft primär über PostFinance und Swisscom, und die Zertifizierung allein erreicht nicht jeden Besteller. Und die Kennung der Wahl ist die UID im Schema 0183, nicht die Mehrwertsteuernummer.

Das einzige Datum, das in den Kalender gehört, ist gar keine Steuerfrist: der 30. September 2026, an dem der QR-Rechnungs-Übergang endet und unstrukturierte Adressen nicht Bussen, sondern Zahlungen kosten.

Ressourcen

SIX — QR-Rechnung, Swiss Payment Standards Die massgebliche Quelle für Implementation Guidelines, strukturierte Adressen und den Übergang SIX — Übergangsfrist QR-Rechnung 2025–2026 (PDF) Das Factsheet dazu, was sich ändert, was geduldet wird und bis wann ESTV — Eidgenössische Steuerverwaltung Mehrwertsteuerregeln, Rechnungsanforderungen, das Portal für Abrechnungen und die Hinweise zu elektronischen Dokumenten swissDIGIN — der Standard Der Inhaltsstandard und die unterstützten Formate, betreut von GS1 Schweiz über die swissDIGIN-Fachgruppe swissDIGIN — Dienstleisterverzeichnis Eine neutrale Liste Schweizer E-Rechnungs-Dienstleister — nützlich bei der Suche nach einem Interconnect-Partner eCH — Schweizer E-Government-Standards Wo eCH-0069, der swissDIGIN-Inhaltsstandard, veröffentlicht und versioniert wird eBill Der Schweizer Bankenkanal — freiwillig und sowohl von Peppol als auch von jedem Steuersystem zu unterscheiden Peppol Electronic Address Scheme — Codeliste Wo 0183 für die Schweizer UID und 9927 für die Schweizer MWST-Kennung stehen OpenPeppol — Peppol Authorities Bestätigt, dass die Schweiz keine nationale Authority hat und OpenPeppol die Rolle übernimmt Peppol Directory Prüfen Sie, ob ein Schweizer Teilnehmer — oder ein Bundesempfänger — über Peppol tatsächlich erreichbar ist

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