Self-Billing mit XRechnung: Rechnungstyp 389 einfach erklärt
Das Self-Billing-Verfahren, im deutschen Umsatzsteuerrecht als Gutschrift bezeichnet, lässt sich auch als XRechnung abbilden. Diese Seite zeigt, was sich dabei in der Datei ändert: welcher Rechnungstyp zu setzen ist, wie die Kennzeichnung als Gutschrift erfolgt, wie sich das Dokument von einer gewöhnlichen Rechnung unterscheidet und wie Berichtigungen abgebildet werden.
Abschnitt 01
Rollen und Ablauf
Beim Self-Billing erstellt der Leistungsempfänger die Rechnung für die Leistung seines Lieferanten. Im deutschen Umsatzsteuerrecht heißt diese Abrechnung Gutschrift. Sie ist nicht mit einer kaufmännischen Gutschrift (Credit Note) zu verwechseln. Nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG ist dafür eine vorherige Vereinbarung zwischen beiden Seiten erforderlich. Der Lieferant bleibt der leistende Unternehmer, auch wenn der Kunde das Dokument erstellt. Widerspricht der Lieferant der erhaltenen Abrechnung, verliert sie die Wirkung einer Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 6 UStG).
Format und Übertragungsweg sind getrennte Entscheidungen. XRechnung ist ein Rechnungsstandard und kann über jeden mit dem Empfänger vereinbarten Kanal übermittelt werden, auch über das Peppol-Netzwerk.
Abschnitt 02
Der Dokumenttyp 389
Die reguläre Self-Billing-Abrechnung wird mit dem Rechnungstyp 389 abgebildet. Das Feld BT-3 trägt den Code 389. In der Visualisierung von Invoice-Portal erscheint dieser Typ als Self-Billed Rechnung.
Kennzeichnung als Gutschrift. Abschnitt 14.5 Abs. 24 UStAE hält fest, dass die nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG geforderte Kennzeichnung bei einer E-Rechnung beispielsweise durch die Auswahl des entsprechenden Rechnungstyps erfolgen kann. Ein zusätzliches Wort im Freitext ist damit nicht erforderlich. Die Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn (Code 389, Self-billed invoice) ist dabei von einer kaufmännischen Gutschrift (Code 381, Credit note) und einer Rechnungsberichtigung (Code 384, Corrected invoice) zu unterscheiden.
Abschnitt 03
Technische Einordnung
Abschnitt 04
Vergleich mit einer gewöhnlichen Rechnung
Bei einer gewöhnlichen Rechnung erstellt der Lieferant das Dokument. Beim Self-Billing erstellt es der Kunde. Welche Firma im Feld für den Lieferanten und welche im Feld für den Kunden steht, richtet sich jedoch nach ihrer wirtschaftlichen Rolle im jeweiligen Geschäftsvorfall. Der Rechnungstyp 389 ändert diese Rollen nicht, sondern kennzeichnet, dass der Kunde die Abrechnung erstellt.
In den beiden folgenden Abbildungen erstellt das Autohaus das Dokument. Mit dem Typ 380 rechnet es eine eigene Lieferung ab und steht im Lieferantenfeld. Mit dem Typ 389 rechnet es die Lieferung der Stadtwerke ab und steht im Kundenfeld. Die Felder selbst bleiben unverändert.
So sieht es in der Visualisierung aus
Die Pfeile zeigen den Rollenwechsel zwischen den beiden dargestellten Geschäftsvorfällen. In der gewöhnlichen Rechnung steht der Ersteller oben in der Absenderzeile, in der Self-Billing-Abrechnung steht er im Empfängerblock. Das zweite Merkmal ist die Zeile Self-Billed Rechnung unter der Rechnungsnummer.
Alle Angaben sind Testdaten. Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und IBAN sind frei erfunden. Die Spalte mit den Datumsangaben und die Positionstabelle sind in beiden Dokumenten gleich.
So sieht es in der XML-Datei aus
Die Feldnamen und ihre Bedeutung ändern sich nicht. Was wechselt, ist die Firma, die in dem jeweiligen Feld steht.
Die Felder im Überblick
| Merkmal | Rechnungstyp 380 | Rechnungstyp 389 |
|---|---|---|
| Wer erstellt das Dokument | Der Lieferant | Der Kunde |
| cbc:InvoiceTypeCode, BT-3 | 380 | 389 |
| Rolle des Dokumenterstellers im Beispiel | cac:AccountingSupplierParty | cac:AccountingCustomerParty |
| Die Gegenseite steht in | cac:AccountingCustomerParty | cac:AccountingSupplierParty |
| Bedeutung der beiden Felder | AccountingSupplierParty nennt den leistenden Unternehmer, AccountingCustomerParty den Empfänger | Unverändert |
| cbc:CustomizationID und cbc:ProfileID | Die Kennungen der XRechnung | In der XRechnung unverändert, in Peppol BIS Self-Billing tragen beide die Kennungen des Self-Billing-Profils |
| Positionen, Mengen, Preise, Steuerbeträge | Wie bei jeder Rechnung | Unverändert |
Abschnitt 05
Praxisbeispiele
Beide Beispiele zeigen eine typische Ausgangslage für das Gutschriftverfahren: Der Kunde kennt die abzurechnenden Mengen genauer als der Lieferant, weil er sie selbst erfasst. Statt auf eine Rechnung zu warten, erstellt er die Abrechnung und sendet sie an den Lieferanten.
Getränkelieferant: Abrechnung nach bestätigten Liefermengen
Ein Getränkelieferant beliefert regelmäßig eine Supermarktkette. Die Filialen nehmen die Ware an und erfassen die tatsächlich angenommenen Mengen im Warenwirtschaftssystem. Beide Unternehmen vereinbaren deshalb das Gutschriftverfahren.
| Merkmal | Wert |
|---|---|
| Wer erstellt die Abrechnung | Die Supermarktkette als Leistungsempfänger |
| Grundlage | Die in den Filialen bestätigten Annahmemengen und die vereinbarten Preise |
| Rechnungstyp in BT-3 | 389, Self-Billed Rechnung |
| Lieferant in der Datei | Der Getränkelieferant in cac:AccountingSupplierParty |
| Position | 1.000 Getränkekisten zu je 12,00 € |
| Betrag netto | 12.000,00 € |
| Was der Lieferant tut | Er prüft Mengen und Preise und erhält die Zahlung |
Illustratives Beispiel. Pfand, Rabatte und Umsatzsteuer sind in den Nettobeträgen nicht berücksichtigt.
Energielieferant: Abrechnung anhand bestätigter Messwerte
Ein Stromerzeuger liefert Energie an einen Energiehändler. Die abgenommene Menge steht erst nach der Messung fest, und die Messwerte liegen beim Energiehändler. Beide vereinbaren, dass er die Abrechnung erstellt.
| Merkmal | Wert |
|---|---|
| Wer erstellt die Abrechnung | Der Energiehändler als Leistungsempfänger |
| Grundlage | Die bestätigten Messwerte und die vertraglich festgelegten Preise |
| Rechnungstyp in BT-3 | 389, Self-Billed Rechnung |
| Lieferant in der Datei | Der Stromerzeuger in cac:AccountingSupplierParty |
| Position | 100 MWh zu 80,00 € je MWh |
| Betrag netto | 8.000,00 € |
| Was der Lieferant tut | Er prüft Mengen, Preise und Abrechnungszeitraum |
Vereinfachtes Beispiel bei unverändertem Preis. Die steuerliche Behandlung richtet sich nach dem konkreten Umsatz.
Abschnitt 06
Wenn die Abrechnung korrigiert werden muss
Die Korrektur erfolgt als neue Abrechnung des Leistungsempfängers mit dem Code 389 über die korrigierten Werte. Damit bleibt die Kennzeichnung als Gutschrift über den Rechnungstyp erhalten. Der Verweis auf die ursprüngliche Abrechnung gehört in die Gruppe BG-3, die Referenz auf eine vorausgegangene Rechnung.
Im Beispiel des Energielieferanten werden die Messwerte nachträglich auf 95 MWh korrigiert. Die neue Abrechnung lautet dann über 7.600,00 € netto und verweist auf die ursprüngliche Abrechnung über 8.000,00 €.
Dieser Weg ist ausdrücklich vorgesehen. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 fügt in Abschnitt 14.11 Abs. 2 UStAE einen neuen Satz 7 ein. Danach kann die Berichtigung oder Ergänzung einer E-Rechnung in Form einer Gutschrift durch den Leistungsempfänger erfolgen, vorausgesetzt, dies wurde vorher vereinbart und es wird spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug genommen.
Zugleich hält Randnummer 20 desselben Schreibens fest, dass technisch noch nicht festgelegt ist, mit welchem Rechnungstyp die in der Praxis gebräuchlichen Berichtigungsvorgänge darzustellen sind. Nach Randnummer 21 kann derzeit jede in der Praxis taugliche Art der Rechnungskorrektur verwendet werden, solange sich aus der Gesamtschau von ursprünglicher Abrechnung und Berichtigung die tatsächlich zu berücksichtigenden Rechnungsangaben klar und eindeutig ergeben. Die Einzelheiten gehören deshalb in die Vereinbarung zwischen den Beteiligten.
Achtung bei der Buchung. Die berichtigte Abrechnung lautet über den vollständigen korrigierten Betrag, nicht über die Differenz. Eine korrigierte Gesamtabrechnung und ein Differenzbeleg haben unterschiedliche Funktionen. Bereits gebuchte oder gezahlte Beträge sind entsprechend zu berücksichtigen.
Quellen
KoSIT: Spezifikation Standard XRechnung 3.0.2
KoSIT: Versionen und Bundles der XRechnung
BMF: Schreiben vom 15. Oktober 2026 zur obligatorischen elektronischen Rechnung
BMF: Schreiben vom 15. Oktober 2025, Neufassung von Abschnitt 14.5 Abs. 24 UStAE
