REWE Group
Die REWE Group nimmt Lieferantenrechnungen per E-Mail oder über EDI entgegen. Der E-Mail-Kanal arbeitet mit gesellschaftsspezifischen Adressen und setzt eine Registrierung voraus — vor dem zugewiesenen Starttermin eingereichte Rechnungen werden automatisch abgewiesen. Jede Konzerngesellschaft hat eine eigene Rechnungs-E-Mail-Adresse; diese steht in der von REWE bereitgestellten Kundenliste.
Einreichungswege
PDF oder ZUGFeRD, gesendet an die Adresse der jeweiligen REWE-Gesellschaft von einer registrierten Absenderadresse.
Registrierung vor der ersten Rechnung erforderlich
EDI
EDIFACT EANCOM INVOIC. Standard ist die papierlose EDI-INVOIC ohne digitale Signatur. Gutschriften laufen über dieselbe Nachricht mit Qualifier 381 statt 380.
Einrichtung über das REWE Group Supplier Portal
Onboarding für den E-Mail-Kanal
- Registrierung mit einem vollständig ausgefüllten Anmeldeformular. Eine formlose E-Mail mit den Adressen genügt nicht — das Formular wird gescannt und elektronisch verarbeitet.
- Anzugeben sind die Absenderadresse und eine Antwortadresse. Rechnungen dürfen ausschließlich von der registrierten Absenderadresse versendet werden; fehlerhafte Rechnungen gehen an die Antwortadresse zurück.
- Die Bearbeitung dauert drei bis vier Werktage; anschließend bestätigt REWE einen individuellen Starttermin.
- Vor dem Starttermin eingereichte Rechnungen werden automatisch abgewiesen und nicht gebucht.
- Änderungen an Absender- oder Antwortadresse sind auf demselben Weg zu melden.
Zulässige Formate
- PDF — eine Rechnung oder eine Gutschrift je Datei.
- ZUGFeRD — wird vom System empfangen und verarbeitet.
- EDIFACT EANCOM INVOIC — für per EDI angebundene Lieferanten.
Anforderungen an die E-Mail
- Ein Vorgang je E-Mail: eine Rechnung mit Anlagen oder eine Gutschrift mit Anlagen.
- Eine Rechnung bzw. Gutschrift je PDF-Datei. Rechnung und Anlage dürfen nicht in einer Datei zusammengefasst werden.
- Anlagen sind als separate PDF-Datei oder Excel-Tabelle beizufügen. Eine E-Mail darf höchstens zwei PDF-Dateien enthalten — die Rechnung und eine Anlage.
- Maximale Gesamtgröße der E-Mail: 30 MB.
- Es ist die in der Kundenliste hinterlegte Rechnungsadresse der jeweiligen Gesellschaft zu verwenden.
- Die Rechnung muss den gesetzlichen Anforderungen des § 14 UStG entsprechen.
Pflichtangaben
| Angabe | Anforderung |
|---|---|
| Kostenstelle | 10-stellig, Pflichtangabe |
| GLN des Rechnungsempfängers | Pflichtangabe |
| GLN des Warenempfängers | Pflichtangabe |
| Kundennummer | Für die korrekte Zuordnung zur REWE-Region erforderlich; wird über das Onboarding-Postfach angefragt |
In der Kundenliste ist der juristische Firmensitz hinterlegt. Die Rechnung muss nicht auf diese Adresse angepasst werden — die gewohnte Rechnungsanschrift bleibt bestehen, lediglich die E-Mail-Adresse muss zur Gesellschaft passen.
Automatische Abweisung
- Rechnungen vor dem zugewiesenen Starttermin
- Rechnungen von einer anderen als der registrierten Absenderadresse
- Rechnung und Anlage in einer PDF-Datei zusammengefasst
- Mehr als zwei PDF-Dateien in einer E-Mail
- Rechnungen an das Onboarding-Postfach — sie werden nicht an die zuständige Gesellschaft weitergeleitet
