EDEKA anforderungen

Die EDEKA verlangt von ihren Lieferanten E-Rechnungen nach einem eigenen Anwendungshandbuch. Es setzt auf der EN 16931 auf, lässt aber nur die CII-Syntax zu, schreibt GS1-Kennungen für alle Beteiligten vor und legt für Konditionen, Pfand und Beleganlagen eigene Schlüssel fest. Diese Seite fasst zusammen, welche Felder Pflicht sind, welche Werte zulässig sind und welche Verstöße zur Ablehnung des Belegs führen.

Abschnitt 01

Einordnung des Anwendungshandbuchs

Das maßgebliche Dokument heißt „Anwendungshandbuch E-Rechnungsguide auf Basis EN16931 (ZUGFeRD 2.xx und Extended im CII-Format)“, liegt in der Version 1.0 mit Herausgabedatum 15. Oktober 2026 vor und wird vom Bereich DL-Rechnungseingang herausgegeben. Es beschreibt auf 131 Seiten jedes einzelne Element, das die EDEKA in einer eingehenden Rechnung erwartet, verarbeitet oder ignoriert.

Das Handbuch ist keine eigene Rechnungsnorm. Es ist eine Einschränkung der EN 16931 auf die Felder und Werte, die im Rechnungseingang der EDEKA tatsächlich ausgewertet werden. Wer heute eine valide ZUGFeRD-Datei erzeugt, erfüllt damit nicht automatisch die Anforderungen des Handbuchs: es fordert zusätzlich Felder, die die Norm optional lässt, und es schränkt Codelisten auf wenige zulässige Werte ein.

Jedes Element trägt im Handbuch einen Status. Diese vier Kürzel entscheiden darüber, was in der Datei stehen muss.

Als fachlicher Rahmen darüber steht die Anwendungsempfehlung der GS1 Germany zur Umsetzung der EN 16931 und ZUGFeRD/Factur-X, Teil 1, in der Version 2.0 vom Dezember 2025. Sie erklärt die Grundprinzipien der europäischen Kernrechnung im Handelsumfeld, während das EDEKA-Handbuch die konkrete Feldbelegung für einen einzelnen Rechnungsempfänger festlegt.

Die Statusangaben des Handbuchs sind an zwei Stellen nicht deckungsgleich. Beim Artikelpreis netto (BT-146) steht in der Elementtabelle „C“, im Statustext darunter „MUSS“. Bei der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten (BT-31) steht „M“, der Hinweistext erlaubt aber alternativ die Steuernummer. In beiden Fällen ist der jeweils strengere Weg der sichere: den Nettopreis immer übertragen und mindestens eine der beiden Steuerkennungen führen.

Abschnitt 02

Format, Syntax und Testbetrieb

Das Handbuch beschreibt ausschließlich die CII-Syntax, also UN/CEFACT Cross Industry Invoice, wie sie ZUGFeRD und Factur-X verwenden. Alle Beispiele sind in CII-Elementen notiert: rsm:ExchangedDocument für den Belegkopf, rsm:SupplyChainTradeTransaction für Positionen, Lieferung und Abrechnung. UBL kommt im Handbuch nicht vor. Der Verweis auf „ZUGFeRD 2.xx“ schließt die vom FeRD gepflegten Versionen der Reihe 2 ein, zuletzt ZUGFeRD 2.5.2 vom 4. August 2026.

Zwei Kennungen im Belegkontext entscheiden über die Verarbeitung.

Daraus ergibt sich eine Entscheidung, die vor der Umsetzung zu treffen ist. Wer nur die Felder des Profils BASIC benötigt, kommt ohne Extended aus. Wer Pfandkennzeichen über ram:TypeCode, ein Bestelldatum oder ein Lieferscheindatum übertragen will, braucht Extended, und die Nutzung des Extended-Profils ist nach der GS1-Empfehlung bilateral mit dem Empfänger abzustimmen.

Abschnitt 03

Die Identifikation der Beteiligten

Hier liegt der größte Unterschied zu einer gewöhnlichen B2B-Rechnung. Die EDEKA identifiziert alle drei Parteien über die Global Location Number, jeweils 13-stellig und mit der Schemakennung 0088. Name und Adresse treten daneben, ersetzen die GLN aber nicht.

Käufer und Warenempfänger sind getrennt zu führen. Der Käufer ist die EDEKA-Gesellschaft, die die Rechnung erhält und bezahlt, der Warenempfänger die Einheit, die die Ware tatsächlich angenommen hat, im Handbuch beispielhaft ein einzelner Markt. Beide tragen eine eigene GLN und eine eigene vollständige Adresse mit Postleitzahl, Straße, Ort und Länderkennung.

Die Käuferreferenz BT-10

Die Käuferreferenz trägt bei der EDEKA keine freie Zeichenkette, sondern eine von drei festgelegten GLNs. Sie benennt die Vertragsebene, auf der abgerechnet wird.

Steuerkennungen und elektronische Adresse

Abschnitt 04

Artikeldaten und Artikelattribute

Auf Positionsebene sind vier Angaben verpflichtend: eine numerische, aufsteigende Positionsnummer ohne Nachkommastelle (BT-126), die Artikel-GTIN (BT-157), die Artikelbezeichnung (BT-153) und der Gesamtpositionsbetrag netto (BT-131). Die Artikelnummern von Lieferant und Käufer sowie die detaillierte Artikelbezeichnung sind optional.

Die GTIN trägt die Schemakennung 0160 und darf 8, 12, 13 oder 14 Stellen haben. Das Handbuch verweist dafür ausdrücklich auf den Standard der GS1 Germany.

Die vorgeschriebenen Schlüsselwörter

Pfand, Transporthilfsmittel, Öko-Kontrollnummer und Chargenangaben werden über die Artikelattribute der Gruppe BG-32 übertragen. Dabei sind feste Schlüsselwörter zu verwenden: die Produkteigenschaft steht im Feld Description, bei Extended zusätzlich im TypeCode, die Kategorie im Feld Value. Freie Formulierungen sind an dieser Stelle nicht vorgesehen.

Die Werte sind aus dem Anwendungshandbuch übernommen. DE-ÖKO-999 ist eine Beispielnummer.

Abschnitt 05

Preise, Mengen und Konditionen

Preise und Mengen tragen jeweils eine Maßeinheit, und die zulässigen Codes sind auf fünf begrenzt: H87 für Stück, EA für jedes einzelne, KGM für Kilogramm, MTR für Meter und LTR für Liter.

Für Nachkommastellen gelten zwei verschiedene Grenzen. Bei Preisen erwartet die EDEKA höchstens vier Nachkommastellen, bei Beträgen höchstens zwei. Wer vertraglich mehr Stellen vereinbart hat, muss mit einem Preisteiler arbeiten, und zulässig sind dafür nur die Werte 1, 10, 100 und 1000.

Zuschläge und Abschläge werden technisch über dieselbe Gruppe abgebildet und nur über den ChargeIndicator unterschieden: „true“ für einen Zuschlag, „false“ für einen Abschlag. Das gilt auf Positions- wie auf Belegebene.

Für Abschläge auf Belegebene schreibt das Handbuch feste Codes im Rabattgrund (BT-97) vor, sobald die jeweilige Kondition vereinbart ist. Als Konditionsart (BT-98) ist dabei 95 für Rabatt vorgesehen, für Zuschläge (BT-145) ZZZ für Zuschlag allgemein.

Rechnungsvermerke und ihre Codes

Belegbezogene Textinformationen (BG-1) sind nicht frei, sondern über einen Betreffcode in BT-21 zu typisieren. Zulässig sind AAI und ZZZ für gegenseitig Vereinbartes, SUR für Lieferantenhinweise, AAK für Preiskonditionen, REG für regulatorische Informationen und AAJ für den Eigentumsvorbehalt. AAK ist ausschließlich in Verbindung mit einem Entgeltminderungssatz zulässig.

Für die Preiskonditionen und den Eigentumsvorbehalt gibt es zusätzlich codierte Inhalte: ST1, ST2 und ST3 beschreiben Entgeltminderungen aus Rabatt-, Bonus-, Rahmen- und Konditionsvereinbarungen, EEV, VEV und WEV die drei Stufen des Eigentumsvorbehalts. Die 11-stellige Aktionsnummer der Netto Marken-Discount AG & Co. KG wird als Freitext mit dem Betreffcode ZZZ übertragen.

Auf Positionsebene (BT-127) sind nur AAI und ZZZ zulässig.

Abschnitt 06

Belegarten und Korrekturen

Die Belegart steht in BT-3. Das Handbuch lässt vier Codes zu und benennt sie nach der eigenen Prozesssicht, die von den amtlichen Bezeichnungen der UNTDID-Codeliste 1001 abweicht. Beim Mapping ist deshalb auf die Bedeutung zu achten und nicht auf den Namen.

Das Handbuch unterscheidet zwei Vorgänge, die im Sprachgebrauch leicht verschwimmen. Eine Rechnungskorrektur ist nach seiner Definition eine mengenbezogene kaufmännische Gutschrift des Lieferanten, also eine Entgeltminderung zum Ursprungsbeleg. Eine steuerliche Gutschrift ist eine vom Leistungsempfänger ausgestellte Rechnung, im Handbuch als Abrechnung sonstiger Leistungen wie etwa Provisionen bei Telefonkarten beschrieben und ausdrücklich als Sonderfall im EDEKA-Geschäftsmodell bezeichnet.

Korrekturbelege verweisen über die Gruppe BG-3 auf den Ursprungsbeleg: BT-25 trägt die ursprüngliche Rechnungsnummer, BT-26 das ursprüngliche Belegdatum. Abweichende Nummern oder Informationen sind bilateral abzustimmen. Auch im Korrekturbeleg ist das tatsächliche Liefer- oder Leistungsdatum zu führen.

Als Grundsatz nennt das Handbuch die 1:1-Fakturierung, also ein Beleg je Geschäftsvorfall. Andere Fakturierungsformen sind bilateral zu vereinbaren.

Abschnitt 07

Termine, Referenzen und Beleganlagen

Beim Zeitbezug gilt eine Entweder-oder-Regel, die in der Praxis häufig übersehen wird.

Alle Datumsangaben sind im Format 102 zu übertragen, also als JJJJMMTT.

Zwei Referenzen sind unverändert zu übernehmen, wenn sie vorliegen. Hat der Besteller bei der Bestellung eine Auftrags- oder Bestellnummer vergeben, muss diese unverändert in BT-13 stehen. Weitere Bestellnummern gehören zusätzlich in einen Freitext. Gehört zum Beleg ein Lieferschein, muss dessen Nummer unverändert angegeben werden, und in der Regel wird eine Rechnung je Lieferschein erwartet. Das Handbuch beschreibt dafür zwei Wege: BT-16 in ram:DespatchAdviceReferencedDocument und BT-X-202 in ram:DeliveryNoteReferencedDocument, letzteres nur in Extended.

Die Namenskonvention für Beleganlagen

Rechnungsbegründende Unterlagen werden über die Gruppe BG-24 referenziert, mit dem Typcode 916 für Referenzpapier. Der Dokumentenname (BT-123) folgt einer festen Konvention, und der Dateiname des PDF muss mit der Bezeichnung in der E-Rechnung identisch sein.

Das Handbuch stellt den Namen als SBPROD_GLN_JJJJMMTT_123456 dar. Die Einbettung erfolgt über BT-125 mit MIME-Code und Dateiname.

Abschnitt 08

Steuer, Währung und Zahlung

Steuerinformationen sind auf Positions- und auf Belegebene zu führen, mit derselben Codeliste: S für den Einheitssteuersatz, E für steuerbefreit, AE für Reverse Charge, K für die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung, G für die steuerfreie Ausfuhrlieferung und O für nicht steuerbar. Auf Belegebene gehören Steuerbasisbetrag (BT-116) und Steuerbetrag (BT-117) dazu.

Bei einer Steuerbefreiung ist der Grund zusätzlich codiert anzugeben (BT-121), und zwar ausschließlich in Verbindung mit dem Umsatzsteuermerkmal: VATEX-EU-IC für die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung, VATEX-EU-G für die steuerfreie Ausfuhrlieferung, VATEX-EU-AE für Reverse Charge und VATEX-EU-O für nicht steuerbar. Der Freitext in BT-120 tritt daneben und ersetzt den Code nicht.

Bei der Zahlung sind drei Zahlungsarten zugelassen: 30 für Überweisung, 58 für SEPA-Überweisung und 59 für SEPA-Lastschrift. Der Code in BT-81 und der Text zur Zahlungsart in BT-82 sind beide Pflicht. Wird 58 verwendet, muss die IBAN angegeben werden. Der Verwendungszweck (BT-83) ist in jedem Fall Pflicht.

Bei den Summen auf Belegebene sind vier Werte verpflichtend.

Abschnitt 09

Der Leitfaden der EDEKA Nordwest

Neben dem zentralen Anwendungshandbuch veröffentlichen Regionalgesellschaften eigene Leitfäden. Der „Leitfaden zum elektronischen Rechnungsversand an EDEKA Nordwest Stiftung & Co. KG“ liegt in der Version 1.0 vom 3. Juni 2026 vor, gilt auch für weitere Gesellschaften im EDEKA Nordwest Verbund und ist öffentlich abrufbar. Er beantwortet zwei Fragen, die das zentrale Handbuch offen lässt: welche Formate angenommen werden und über welchen Weg die Datei ankommt.

In den Formaten ist er weiter gefasst als das zentrale Handbuch. Angenommen werden XRechnung in der jeweils gültigen Version und ZUGFeRD in einem EN-16931-konformen Profil. Eine reine PDF-Rechnung ohne eingebettete strukturierte Daten gilt nicht als E-Rechnung.

Als regionalspezifische Pflichtangaben nennt der Leitfaden die Bestellnummer (BT-13), die Lieferscheinnummer (BT-16), die GLN des Rechnungsempfängers (BT-46), die Kennung und den Namen des Warenempfängers (BT-71 und BT-70), das tatsächliche Lieferdatum (BT-72) und die Lieferanschrift (BT-75). Das deckt sich inhaltlich mit dem zentralen Handbuch, auch wenn die Darstellung dort über GLN-Schemakennungen und hier über die Feldnamen der EN 16931 läuft.

Einen Punkt führt der Leitfaden deutlicher aus als das zentrale Handbuch: Beim hybriden ZUGFeRD-Format darf der menschenlesbare Teil nicht von den strukturierten Daten abweichen. Enthält er abweichende Angaben, etwa einen anderen Umsatzsteuerbetrag, stellt dieser Teil nach dem Leitfaden eine weitere, sonstige Rechnung dar, für die § 14c UStG zur Anwendung gelangen kann.

Abschnitt 10

Die kritischen Punkte in der Umsetzung

Die folgenden Anforderungen fallen in der Praxis am häufigsten auf, weil sie entweder über die EN 16931 hinausgehen oder weil sie Stammdaten betreffen, die in einem ERP-System erst angelegt werden müssen.

Dazu kommt die Frage, welches Dokument überhaupt gilt. Das zentrale Anwendungshandbuch und der Leitfaden der EDEKA Nordwest sind nicht in allem deckungsgleich, am deutlichsten bei den zugelassenen Formaten. Welche Vorgaben für Ihre Lieferbeziehung maßgeblich sind, ergibt sich aus dem Vertrag und der Mitteilung der abrechnenden Gesellschaft, und die jeweils aktuelle Fassung ist dort anzufordern.

Quellen

EDEKA, DL-Rechnungseingang: Anwendungshandbuch E-Rechnungsguide auf Basis EN16931 (ZUGFeRD 2.xx und Extended im CII-Format), Version 1.0, Herausgabedatum 15. Oktober 2026. Nicht öffentlich abrufbar, Bezug über die abrechnende EDEKA-Gesellschaft.

EDEKA Nordwest: Leitfaden zum elektronischen Rechnungsversand, Version 1.0 vom 3. Juni 2026 (PDF)

GS1 Germany: Anwendungsempfehlung zur Umsetzung der EN 16931 und ZUGFeRD/Factur-X, Teil 1, Version 2.0, Dezember 2025 (PDF)

GS1 Germany: E-Rechnung mit GS1 Standards

FeRD: ZUGFeRD, Spezifikation und Profile

OpenPeppol: Invoice type code, Teilmenge der UNTDID 1001 in der Version D.16B

OpenPeppol: Credit note type code, Teilmenge der UNTDID 1001 in der Version D.16B