Volkswagen Group
Der Volkswagen Konzern wickelt den Rechnungseingang über die Konzern-Geschäftsplattform vwgroupsupply.com und die Finanzanwendung FIN 3.0 ab. Rechnungen können ausschließlich elektronisch oder per Post eingereicht werden — PDF-Rechnungen per E-Mail sind aus steuerlichen Gründen nicht zulässig. Die Anforderungen unterscheiden sich je Empfängergesellschaft im Konzern; maßgeblich ist stets das Handbuch der jeweiligen Gesellschaft.
Einreichungswege
Webformular FIN 3.0
Hauptkanal. Manuelle Erfassung der Rechnungsdaten auf der Konzern-Geschäftsplattform in fünf Schritten. Kostenfrei.
Registrierung: B2Bteam@vwgroupsupply.com mit Lieferantennummer und DUNS
Zugelassene Dienstleister
Volkswagen akzeptiert Rechnungen über von ihm zugelassene Dienstleister. Je nach Anbieter erfolgt die Übermittlung als PDF oder im EN-16931-Format (ZUGFeRD, XML).
Konditionen und Kosten je nach Anbieter unterschiedlich
EDI
EDIFACT VDA 4938 Global INVOIC, entwickelt gemeinsam mit dem Verband der Automobilindustrie (VDA).
Setzt eine abgeschlossene EDI-Vereinbarung voraus
Nicht zulässig
- PDF-Rechnungen direkt an eine Volkswagen-E-Mail-Adresse
- Postversand einer Rechnung, die bereits über FIN eingereicht wurde
- EDI-Übertragung ohne abgeschlossene EDI-Vereinbarung
Zulässige Formate
- Webformular (FIN 3.0) — strukturierte Erfassung im Portal; ein PDF kann als Bildkopie angehängt werden.
- EN 16931 — ZUGFeRD und XML über einen zugelassenen Dienstleister.
- PDF — ausschließlich über einen Dienstleister, niemals per direkter E-Mail.
- EDIFACT VDA 4938 Global INVOIC — für Rechnungen, Gutschriften und Frachtrechnungen (Subsets T2 und T4).
Pflichtfelder
| Feld-ID | FIN-Feld | Inhalt | Status |
|---|---|---|---|
| BT-1 | Belegnummer | Rechnungsnummer | Pflicht |
| BT-2 | Belegdatum | Rechnungsdatum | Pflicht |
| BT-13 | Bestellnummer | Volkswagen-Bestellnummer, ausschließlich numerisch | Pflicht |
| BT-13 | Abrufnummer | Abrufnummer bei Rahmenverträgen | Bedingt |
| BT-16 | Lieferscheinnummer | Erforderlich bei der Bestellart „Produktionsmaterial“ | Bedingt |
| BT-11 | Besteller | Name des Bestellers — erforderlich, wenn keine Bestellung vorliegt | Bedingt |
| BT-19 | Bestellende Abteilung | Anfordernde Fachabteilung — erforderlich, wenn keine Bestellung vorliegt | Bedingt |
| BT-31 | USt-IdNr. / Steuernummer | USt-IdNr. des Lieferanten, hinterlegt in der Lieferantendatenbank | Pflicht |
| BT-120 | Grund der Steuerbefreiung | Erforderlich, sobald eine Position mit 0,00 % Steuersatz erfasst wird | Bedingt |
Pflichtfelder sind in FIN mit einem Sternchen gekennzeichnet und akzeptieren ausschließlich numerische Eingaben — keine Buchstaben oder Sonderzeichen.
Bestellarten
| Art | Verhalten |
|---|---|
| Bestellnummer | Bestellpositionen werden automatisch aus der Bestellung übernommen |
| Baurechnung | Positionen werden automatisch übernommen; PDF-Upload ist als Leistungsnachweis verpflichtend |
| Produktionsmaterial | Lieferscheinnummer ist einzutragen; Positionen werden manuell erfasst |
| Ohne Bestellung | Nur in Ausnahmefällen; Besteller und bestellende Abteilung sind Pflichtangaben |
Rechnungsregeln
- Das elektronische Verfahren gilt ausschließlich für Rechnungen mit deutscher Umsatzsteuer sowie für Nettorechnungen, etwa bei Steuerbefreiung oder Reverse-Charge.
- Die Erfassung der Rechnungspositionen im Portal ist in jedem Fall verpflichtend, auch wenn ein PDF angehängt wird.
- Anhänge sind ausschließlich im PDF-Format zulässig, maximal 9 MB.
- Ein Steuersatz von 0,00 % erfordert eine schriftliche Begründung der Steuerbefreiung.
- Rabatte, Versand- und Verpackungskosten werden auf Rechnungsebene erfasst; die Gesamtsumme berechnet das System automatisch.
- Skonto wird entweder je Rechnung angeboten oder aus den vertraglich vereinbarten Sätzen übernommen.
- USt-IdNr. und lokale Steuernummer werden zentral in der Lieferantendatenbank gepflegt und in alle künftigen Rechnungen übernommen.
- Eine über FIN eingereichte Rechnung darf nicht zusätzlich per Post versendet werden.
Ablauf in FIN 3.0
| Schritt | Inhalt |
|---|---|
| 1 | Empfängergesellschaft auswählen; USt-IdNr. und Steuernummer prüfen; optional abweichenden Absender wählen |
| 2 | Belegnummer, Belegdatum, Bestellnummer und Abrufnummer eingeben; Bestellart auswählen |
| 3 | Rechnungspositionen, Steuersätze, Rabatt, Versand und Verpackung erfassen |
| 4 | Zusatztexte, PDF-Anhang, Begründung der Steuerbefreiung |
| 5 | Prüfen, bestätigen und absenden |
