Rechnungsanforderungen nach Unternehmen
Jede Anleitung beschreibt die zugelassenen Formate, die Pflichtangaben und den vorgesehenen Übermittlungsweg des jeweiligen Empfängers.
7 Anleitungen
Die Anleitungen folgen den öffentlich zugänglichen Vorgaben der jeweiligen Organisationen und dienen der Orientierung. Verbindlich sind die Unterlagen, die Sie von Ihrem Auftraggeber erhalten. Invoice-Portal steht in keiner geschäftlichen Verbindung zu den genannten Organisationen.
Welche Anforderungen gelten für E-Rechnungen an Unternehmen?
Neben den gesetzlichen Vorgaben gelten bei vielen Unternehmen zusätzliche Anforderungen an Rechnungsformat, Referenzen und Übermittlungsweg. Diese sind häufig im Lieferantenleitfaden des Empfängers beschrieben.
Gesetzliche Anforderungen
Die gesetzlichen Vorgaben bilden die Grundlage für eine strukturierte, maschinenlesbare E-Rechnung.
Gelten gegenüber jedem Empfänger gleich.
Anforderungen des Empfängers
Ergänzen die gesetzliche Grundlage und unterscheiden sich je Organisation.
Rechnungsformat
Zugelassenes Format und Version.
Pflichtangaben und Referenzen
Bestellnummer, Kennungen, Empfängerdaten.
Übermittlungsweg
Peppol, Portal oder feste Eingangsadresse.
Zusätzliche Prozessvorgaben
Besondere Regeln zur Rechnungsstellung.
Typische Stolperfallen beim Rechnungsversand
Bestellreferenz fehlt
Rechnung kann nicht zugeordnet werden.
Format nicht akzeptiert
Rechnung kann nicht verarbeitet werden.
Falscher Versandweg
Rechnung erreicht den vorgesehenen Eingang nicht.
Aufbau einer E-Rechnung
So sind die wichtigsten Rechnungsangaben im Invoice Portal aufgebaut. Neben den allgemeinen Angaben können Unternehmen zusätzliche Referenzen für die Verarbeitung verlangen.
Vereinfachte Musteransicht des Invoice Portal. Die Kennzeichnung zeigt typische Datenkategorien, nicht die rechtliche Pflicht jedes einzelnen Feldes.
In 3 Schritten zur richtigen E-Rechnung
Der Ablauf ist bei jedem Empfänger derselbe. Nur die Anforderungen aus Schritt eins unterscheiden sich.
Anforderungen prüfen
Format, Pflichtangaben und Übermittlungsweg des Empfängers klären und mit dem Lieferantenleitfaden abgleichen.
Zu den AnleitungenE-Rechnung erstellen
Rechnung im Invoice-Portal erfassen oder vorhandene Daten aus Ihrem System in das geforderte Format konvertieren.
Zum FormatkonverterValidieren und versenden
Die Datei gegen EN 16931 prüfen und über den vereinbarten Kanal zustellen, etwa über das Peppol-Netzwerk, per E-Mail, SFTP oder API.
Rechnung prüfenVerlangt ein Empfänger die Erfassung in seinem eigenen Portal, erfolgt die Zustellung über diesen Weg. Die Erstellung und Prüfung der Rechnungsdaten lässt sich trotzdem im Invoice-Portal abbilden.
Häufige Fragen
Was beim Versand an große Empfänger am häufigsten offen bleibt.
Kann ich eine XRechnung an jeden Empfänger senden?
Nein. Gegenüber öffentlichen Auftraggebern ist sie vorgeschrieben, im Geschäftsverkehr gilt sie dort, wo der Empfänger sie zugelassen hat. Prüfen Sie das Format vor dem ersten Versand im Lieferantenleitfaden.
Warum wird eine formal korrekte Rechnung abgelehnt?
Die Validierung prüft die Struktur der Datei, nicht die Angaben, die der Empfänger zur Zuordnung braucht. Fehlt die Bestellreferenz oder geht die Rechnung an die falsche Adresse, bleibt sie liegen, obwohl die Datei korrekt ist.
Kann ich über das Peppol-Netzwerk zustellen?
Nur wenn der Empfänger dort registriert ist und diesen Weg vorgesehen hat. Ob eine Peppol-ID vorliegt, zeigt der Peppol-ID-Prüfer. Eine Registrierung allein ist noch keine Zusage.
Wo finde ich die Anforderungen meines Auftraggebers?
Im Lieferantenleitfaden des Empfängers. Viele Organisationen veröffentlichen ihn, andere geben ihn erst im Onboarding heraus. Liegt keiner vor, fragen Sie beim Einkauf oder der Kreditorenbuchhaltung der abrechnenden Gesellschaft nach.
Gelten diese Vorgaben zusätzlich zur gesetzlichen Pflicht?
Ja. Die Anforderungen eines Empfängers treten neben die gesetzlichen und ersetzen sie nicht. Einen Überblick über Fristen und Pflichten gibt die Seite E-Rechnung in Deutschland.
E-Rechnungen einfach erstellen und versenden
Rechnungen in den geforderten Formaten erzeugen, gegen EN 16931 prüfen und über das Peppol-Netzwerk, per E-Mail, SFTP oder API zustellen.
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Weitere Informationen zur E-Rechnung
Rechnungen über Peppol versenden
Wie die Zustellung über Access Points funktioniert und wofür die Peppol-ID gebraucht wird.
E-Mail oder Peppol im Vergleich
Was die beiden Übermittlungswege unterscheidet, von der Zustellung bis zur Rückmeldung.
E-Rechnung in Deutschland
Empfangspflicht, Ausstellungspflicht und die gesetzlichen Grundlagen im Überblick.
E-Rechnungen an Bund und Länder
Was bei Rechnungen an öffentliche Empfänger zusätzlich zu beachten ist.
