Bundeswehr / BAAINBw
Die Bundeswehr und das BAAINBw gehören zur unmittelbaren Bundesverwaltung. Für sie gilt die E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV): Rechnungen sind als strukturierte E-Rechnung nach EN 16931 einzureichen, im Regelfall im Standard XRechnung. Zentrales Steuerungsmerkmal ist die Leitweg-ID, die mit der Auftragserteilung mitgeteilt wird.
Plattformwechsel — die ZRE gibt es nicht mehr. Am 19. September 2025 wurde die gesamte unmittelbare Bundesverwaltung auf die OZG-RE migriert, die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) wurde gleichzeitig abgeschaltet. Rechnungen an die Bundeswehr laufen seitdem ausschließlich über die OZG-RE. Wer noch auf ZRE-Zugänge oder ZRE-Adressen eingerichtet ist, muss umstellen.
Zulässige Formate
- XRechnung in der jeweils gültigen Fassung — der Regelstandard.
- Jeder andere Standard, der EN 16931, der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Plattform entspricht. ZUGFeRD 2.2.0 im Profil XRECHNUNG erfüllt diese Anforderungen ausdrücklich.
- Formate, die der europäischen Norm nicht entsprechen, werden nicht berücksichtigt.
Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Im Sinne der Richtlinie 2014/55/EU ist die E-Rechnung ein strukturierter Datensatz. Eine PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht — auch dann nicht, wenn sie digital versendet wird.
Übertragungswege
Weberfassung
Manuelle Erfassung der Rechnung direkt auf der Plattform. Geeignet, wenn kein Rechnungsausgangssystem im Einsatz ist.
Upload
Hochladen einer extern erstellten E-Rechnung im XML-Format.
Versand der fertigen XML-Datei an die Plattform. Massentauglich.
Peppol
Versand direkt aus der erstellenden Software über das Peppol-Netzwerk. Massentauglich.
Die Nutzung setzt eine Registrierung auf der Plattform und die Freischaltung des gewünschten Übertragungskanals voraus. Der Zugang ist auch über das ELSTER-Unternehmenskonto möglich. Für Rechnungssteller ist die Nutzung kostenlos. Wer über Peppol versendet, sollte sich zusätzlich registrieren, um den Status eingereichter Rechnungen einsehen zu können.
Pflichtangaben nach § 5 E-RechV
Zusätzlich zu den umsatzsteuerrechtlichen Bestandteilen nach § 14 UStG muss die E-Rechnung mindestens Folgendes enthalten.
| Angabe | Feld | Hinweis |
|---|---|---|
| Leitweg-ID | BT-10 (Käuferreferenz) | Wird bei der Auftragserteilung mitgeteilt. Nach deutschem Recht Pflichtangabe |
| Zahlungsbedingungen | BT-9 oder BT-20 | Fälligkeitsdatum oder Textbeschreibung |
| Bankverbindung | BG-17 (BT-84 bis 86) bei Überweisung, BG-19 (BT-89 bis 91) bei Lastschrift | Daten des Zahlungsempfängers |
| E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers | BT-43 | Pflichtangabe |
Bedingte Pflichtangaben
| Angabe | Feld | Wann verpflichtend |
|---|---|---|
| Lieferantennummer | BT-29 | Sofern bei der Beauftragung übermittelt |
| Bestellnummer | BT-13 | Sofern bei der Beauftragung übermittelt |
Diese beiden Felder sind nicht generell Pflicht. Sie werden es erst, wenn der Auftraggeber sie mit dem Auftrag mitgeteilt hat — dann sind sie für die interne Zuordnung entscheidend.
Rechnungsbegründende Unterlagen
- Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht separat als E-Mail-Anhang versendet werden. Bei extern erstellten Rechnungen erfolgt die Einbettung Base64-codiert im XML.
- Zugelassene Dateitypen: PDF, PNG, JPG, JPEG, XLSX, ODS, CSV sowie XML bei Verwendung der Extension XRechnung.
- Maximal 200 eingebettete Dokumente je Rechnung.
- Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte enthalten, etwa Makros.
- Umfangreiche Unterlagen können über die Funktion „Große Anlagen“ als Verweis beigefügt werden, bis zu einer Gesamtsumme von 200 MB.
- Die zulässige Rechnungsgröße hängt vom Übertragungskanal ab und wird auf der Plattform bekannt gegeben. Belege, die nach anderen Rechtsvorschriften papiergebunden zu versenden sind — Ausfuhrnachweise, Zolldokumente —, bleiben davon unberührt.
Prüfung und Status
- Die Plattform prüft technisch: Rechnungsgröße, Anzahl und Typ der Anhänge, Virenprüfung und Vollständigkeit der Pflichtangaben. Anschließend wird die Rechnung anhand der Leitweg-ID an den Empfänger geleitet.
- Bei Weberfassung und Upload lässt sich die Rechnung vor dem Versand validieren; formale Fehler werden in einem Prüfbericht angezeigt.
- Der Bearbeitungsstatus eingereichter Rechnungen ist auf der Plattform einsehbar.
- Aus Datenschutzgründen werden Rechnungen 28 Tage nach Bereitstellung bzw. letztem Statuswechsel vollständig von der Plattform gelöscht. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren nach § 14b UStG bleibt davon unberührt — laden Sie Ihre Belege rechtzeitig herunter.
