Deutsche Telekom
Die Deutsche Telekom nimmt Rechnungen zentral über ihr Scan-Center entgegen. Rechnungen gehen an die in der Bestellung genannte Rechnungsanschrift — per Post oder als Datei an die Mail2Scan-E-Mail-Adresse der jeweiligen Telekom-Gesellschaft. Strukturierte E-Rechnungen, XRechnung und ZUGFeRD, werden über dieselben Mail2Scan-Adressen empfangen. Zuständig für die operative Rechnungsverarbeitung ist die Deutsche Telekom Services Europe AG.
Einreichungswege
Post
An die in der Bestellung genannte Rechnungsanschrift der zahlenden Telekom-Gesellschaft. So läuft die Rechnung über das Scan-Center in das Buchhaltungssystem ein.
Mail2Scan
E-Mail-Kanal für PDF- und strukturierte E-Rechnungen. Nur für Lieferanten, die nicht elektronisch angebunden sind.
Jede Telekom-Gesellschaft hat eine eigene Adresse — siehe Selfservice
Elektronische Anbindung
EDI, Anbindung über ein Beschaffungsnetzwerk oder ERS/Gutschriftsverfahren. Angebundene Lieferanten dürfen Mail2Scan nicht nutzen.
Zulässige Formate
- XRechnung — strukturiertes XML.
- ZUGFeRD — hybride Rechnung im UBL- oder CII-Format.
- PDF — nur solange die gesetzliche Übergangsfrist läuft.
Die Telekom nimmt PDF-Rechnungen über Mail2Scan so lange entgegen, wie es das UStG zulässt. Welche Frist für Ihr Unternehmen gilt, richtet sich nach dem Jahresumsatz — siehe E-Rechnung in Deutschland.
Anforderungen an Mail2Scan
- Die Mail2Scan-Adresse muss im „AN“-Feld stehen. E-Mails mit der Adresse in CC werden nicht prozessiert.
- Die Rechnungsdatei muss als Anhang beigefügt und mit der Originalrechnung identisch sein. Es gelten dieselben steuerrechtlichen Anforderungen wie bei Papierrechnungen.
- Rechnungsanhänge dürfen nicht als separate Datei beigefügt werden — sie sind der Rechnungsdatei hinzuzufügen.
- Mehrere Rechnungen können an eine E-Mail angehängt werden.
- Die Gesamtgröße der E-Mail darf 10 MB nicht übersteigen.
- Im Betreff sollte die Rechnungsnummer stehen — dies dient der besseren Identifikation.
Rechnungsinhalt
Nach den Allgemeinen Einkaufsbedingungen des Konzerns Deutsche Telekom muss die Rechnung prüffähig sein und folgende Angaben enthalten.
| Anforderung | Detail |
|---|---|
| Bestellende Einheit | Die Telekom-Einheit, die die Bestellung ausgelöst hat |
| Bestellnummer | Pflichtangabe auf jeder Rechnung |
| Empfangsstelle | Pflichtangabe auf jeder Rechnung |
| Leistungsnachweis | Bei Dienstleistungen erforderlich |
| Rechtsgrundlage | Die Rechnung muss § 14 UStG entsprechen |
| Positionen | Die Rechnungspositionen müssen den Bestellpositionen entsprechen |
- Für jede Bestellung ist eine separate Rechnung erforderlich. Sammelrechnungen über mehrere Bestellungen sind nicht zulässig.
- Rechnungen werden erst nach vollständiger Leistungserbringung gestellt und dürfen nicht vor dem Tag der Leistung ausgestellt werden.
- Voraus- und Teilrechnungen sind grundsätzlich unzulässig. Ist eine Teilabrechnung vereinbart, sind Voraus-, Teil-, Teilschluss- und Schlussrechnung als solche zu kennzeichnen und fortlaufend zu nummerieren.
- Änderungen und Ergänzungen des Vertrags sind auf der Rechnung deutlich zu kennzeichnen und werden nur vergütet, wenn sie zuvor schriftlich vereinbart wurden.
- Die Preise sind Nettopreise; die Umsatzsteuer wird in gesetzlicher Höhe hinzugerechnet.
- Ausländische Auftragnehmer mit in Deutschland steuerbaren Leistungen dürfen keine deutsche Umsatzsteuer ausweisen — die Steuerschuld geht nach § 13b UStG auf die Telekom über.
- Bei Warenlieferungen sind Warennummer und Ursprungsland vor dem Versand oder spätestens als Vermerk auf der Rechnung anzugeben.
Zahlungsbedingungen
- Die Zahlungsfrist beträgt 30 Kalendertage netto, beginnend am Tag nach Eingang der prüffähigen Rechnung, frühestens jedoch nach Leistung bzw. Abnahme.
- Bei Zahlung innerhalb von 14 Kalendertagen ab Beginn der Zahlungsfrist werden 3 % Skonto abgezogen.
- Eine nicht den Anforderungen entsprechende Rechnung kann zur Korrektur zurückgegeben werden; die Zahlungsfrist beginnt dann mit Eingang der korrigierten Rechnung neu.
Automatische Abweisung oder Rücksendung
- E-Mails, die den Mail2Scan-Konventionen nicht entsprechen
- Mail2Scan-Adresse in CC statt im AN-Feld
- Zusätzliche Anhänge wie JPG, GIF oder TXT — diese werden nicht berücksichtigt
- Einreichung über Mail2Scan durch elektronisch angebundene Lieferanten
- Sammelrechnungen über mehrere Bestellungen
- Rechnungen ohne Bestellnummer, bestellende Einheit, Empfangsstelle oder Leistungsnachweis
Verarbeitung
- Es gibt keine positive Rückmeldung über den Rechnungseingang. Mail2Scan ist eine rein technische Adresse; sonstige Anfragen werden dort nicht beantwortet.
- Die Validierung dauert 24 bis 48 Stunden. Erst danach ist die Rechnung für das PTP-Competence-Center einsehbar.
- Rückfragen zu Rechnungen sollten frühestens zwei Arbeitstage nach Versand über den PTP-Selfservice oder telefonisch an das PTP-Competence-Center gerichtet werden.
