Gilt die Pflicht für Sie?
Die Pflicht hängt am einzelnen Umsatz, nicht am Unternehmen als Ganzem. Drei Bedingungen müssen zusammen erfüllt sein, und dasselbe Unternehmen kann bei einer Rechnung darunterfallen und bei der nächsten nicht.
Beide Seiten sind in Deutschland ansässig
Verkäufer und Käufer haben Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland. Ein Unternehmen mit bloßer umsatzsteuerlicher Registrierung ist ein Fall für die steuerliche Beratung.
Es ist ein Umsatz zwischen Unternehmen
Der Käufer handelt als Unternehmer. Rechnungen an Verbraucher bleiben vollständig außerhalb der Pflicht, unabhängig von der Höhe, und auch die Empfangspflicht trifft Privatkunden nicht.
Der Umsatz steht nicht auf der Ausnahmeliste
Rechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise bleiben außen vor. Ebenso grenzüberschreitende Umsätze, für die die Regeln des jeweiligen Landes gelten und nicht die deutschen.
Sind alle drei erfüllt, muss die Rechnung strukturiert sein. Welche Formate dafür in Frage kommen, worin sich XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden und warum ein bloßes PDF keine E-Rechnung ist, steht auf der Seite Was ist eine elektronische Rechnung.
Die drei Fristen
Empfangspflicht und Ausstellungspflicht sind zwei verschiedene Dinge und greifen zu verschiedenen Zeitpunkten. Für das eigene Projekt zählt die zweite.
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E-Rechnungen empfangen
Jedes in Deutschland ansässige Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze empfangen können. Das gilt unabhängig von der Größe und auch für Kleinunternehmer.
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Ausstellen ab Umsatzgrenze
Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr müssen strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Maßgeblich ist der Umsatz 2026, und diese Zahl steht vor dem Beginn der Pflicht fest.
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Ausstellen im inländischen B2B
Die Ausstellungspflicht gilt für alle übrigen Unternehmen im inländischen B2B.
Außerhalb der Pflicht
- Rechnungen bis 250 Euro
- Fahrausweise
- Rechnungen an Verbraucher
- Grenzüberschreitende Umsätze, für die eigene Regeln gelten
Häufig falsch verstanden
- Kleinunternehmer müssen nicht ausstellen, aber empfangen können, und das gilt bereits seit Januar 2025.
- Die Grenze gilt je Rechtsträger, nicht je Konzern. Eine kleine Tochter eines großen Mutterunternehmens kann 2027 noch nicht verpflichtet sein.
- Die Ausnahme von der Ausstellungspflicht ist vorübergehend. Ab 2028 stellen alle aus, die Unterscheidung entscheidet also über ein Jahr, nicht über das Projekt.
Welches Format in Frage kommt
Das Gesetz nennt die europäische Norm, kein Produkt. Zwei Formate decken die deutsche Praxis nahezu vollständig ab, und welches davon ankommt, entscheidet der Empfänger.
XRechnung
Reines XML in der Syntax UBL oder CII. Gegenüber deutschen Behörden verpflichtend und von vielen Unternehmen akzeptiert. Produktiv ist die Version 3.0.2, welche Version gilt, gibt der Empfänger vor.
ZUGFeRD und Factur-X
Ein PDF/A-3-Dokument mit eingebettetem XML. Menschen lesen das PDF, Systeme lesen das XML, und verbindlich ist das XML. Zwischen Unternehmen weit verbreitet.
An wen versenden Sie?
Das Gesetz ist die Untergrenze. Ob eine Rechnung bezahlt wird, entscheiden die Anforderungen, die der Empfänger darauf setzt, und die unterscheiden sich zwischen Behörden und Großunternehmen erheblich.
Behörden
XRechnung, eine Leitweg-ID zur Identifikation der empfangenden Stelle und die Einreichung über ZRE, OZG-RE, das Portal des Bundeslandes oder das Peppol-Netzwerk. Die Vorgaben unterscheiden sich je Land.
Großunternehmen
Was Volkswagen, Siemens, Deutsche Telekom, BMW, REWE, EDEKA und Deutsche Bahn auf einer Rechnung erwarten: zugelassene Formate, die Referenzen zur Zuordnung der Bestellung und der jeweils vorgesehene Übermittlungsweg.
Anforderungen nach Unternehmen
Eine Rechnung kann der EN 16931 entsprechen und trotzdem zurückgewiesen werden, weil der Käufer Referenzen braucht, die die Norm offen lässt.
Typische Validierungsregeln in Deutschland
Unabhängig vom Empfänger muss eine Rechnung die Regeln der EN 16931 und der deutschen Ausgestaltung bestehen. Jeder dieser Punkte ist ein häufiger Grund dafür, dass eine Datei zurückkommt.
Die Summen müssen exakt stimmen
Die Summe der Positionsbeträge zuzüglich Umsatzsteuer ergibt den Rechnungsbetrag. Ein Rundungsunterschied von einem Cent lässt die Prüfung scheitern.
Datumsangaben nach ISO 8601
JJJJ-MM-TT in den strukturierten Daten, unabhängig davon, was das sichtbare Dokument zeigt.
Die Belegnummer muss eindeutig sein
Eine doppelt vergebene Nummer wird als Dublette abgewiesen, manche Empfänger lassen sie nur einmal je Kalenderjahr zu.
Kennungen brauchen eine Schemakennung
Eine Endpunkt- oder Parteikennung braucht ihr Schema, eine GLN etwa mit 0088.
Die Adressfelder müssen vollständig sein
Straße oder Postfach, Ort, Postleitzahl und Ländercode, auf beiden Seiten der Rechnung.
Fehlende Pflichtreferenzen führen zur Ablehnung
Eine Bestellnummer beim Unternehmen, eine Leitweg-ID bei der Behörde. In der Norm formal optional, in der Praxis Pflicht.
So bereiten Sie eine Rechnung für Deutschland vor
Fünf Schritte, in der Reihenfolge, in der sie sich gegenseitig blockieren. Für die Einzelheiten einen Schritt aufklappen.
BT-10, im B2B gilt das Format, das der Käufer vorgibt, mit der Bestellnummer in BT-13. Klären Sie zugleich, welche Pflicht für Sie gilt: die Grenze wird je Rechtsträger auf das Vorjahr gemessen.BT-13, Käuferreferenz BT-10, Kostenstelle des Käufers BT-19 sowie vollständige Steuersummen. Kennungen brauchen ihr Schema, eine GLN etwa mit 0088.Woran es in der Praxis hängt, ist selten das Format. Es sind Stammdaten ohne Kennungen, ungetestete Korrekturen und eine Absprache mit dem Empfänger, die nie schriftlich festgehalten wurde.
Häufige Fragen
Was zu den deutschen Vorgaben am häufigsten gefragt wird.
Wie wird die Grenze von 800.000 Euro gemessen?
Am Umsatz des vorangegangenen Kalenderjahres, je Rechtsträger und nicht je Konzern. Für die Pflicht ab dem 1. Januar 2027 entscheidet der Umsatz 2026, und diese Zahl steht vorher fest.
Ist eine PDF-Rechnung noch zulässig?
Nur solange die Ausstellungspflicht Sie noch nicht trifft, und nur mit Zustimmung des Empfängers. Ein bloßes PDF ist nach diesen Regeln keine E-Rechnung. Eine ZUGFeRD-Datei schon, weil die strukturierten Daten im Dokument stecken.
Müssen Kleinunternehmer etwas tun?
Sie müssen keine strukturierten Rechnungen ausstellen, aber sie müssen welche empfangen können, und das gilt seit dem 1. Januar 2025.
Welchen Übermittlungsweg schreibt das Gesetz vor?
Keinen. Die deutschen Regeln betreffen das Format, nicht den Transport. E-Mail, ein Portal und das Peppol-Netzwerk sind zulässig, soweit der Empfänger zustimmt, und diese Zustimmung gehört schriftlich festgehalten.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Acht Jahre. Die strukturierte Datei ist das Original, eine PDF-Ansicht davon aufzubewahren genügt nicht.
Gilt das auch für Rechnungen ins Ausland?
Nein. Die deutsche Pflicht betrifft inländische Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Für grenzüberschreitende Rechnungen gelten die Regeln des jeweiligen Landes, die die Länderübersicht zeigt.
Bereit für die deutsche Pflicht werden
Der Empfang ist seit Januar 2025 Pflicht, die Ausstellung folgt 2027 und 2028. Sagen Sie uns, wo Sie stehen, und wir sagen Ihnen, was fehlt und was es braucht.
- Antwort in der Regel innerhalb eines Werktages
- Kostenfreier Testzugang mit 14 Tagen vollem Funktionsumfang
- Kein ERP-Wechsel, wir richten uns nach Ihrem Export
Wie es weitergeht
- 01Sie senden das Formular, wir antworten innerhalb eines Werktages.
- 02Ein kurzes Gespräch: welche Pflicht für Sie gilt, wer Ihre Empfänger sind und wie Rechnungen heute Ihr System verlassen.
- 03Testzugang und eine erste Rechnung durchgängig versendet, mit Ihren eigenen Daten.
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