Self-Billing XRechnung: Gutschriftverfahren einfach erklärt
Wenn der Kunde die Rechnung erstellt: So funktioniert das Gutschriftverfahren – von der Vereinbarung bis zur strukturierten XRechnung.
1 Was ist Self-Billing?
Beim Self-Billing erstellt der Leistungsempfänger die Rechnung für die Lieferung oder Dienstleistung seines Lieferanten. In Deutschland heißt diese Abrechnung umsatzsteuerliche Gutschrift.
- Der Lieferant erbringt die Leistung und erhält die Vergütung.
- Der Kunde erstellt und übermittelt das Abrechnungsdokument.
- Beide Parteien vereinbaren das Verfahren vorab.
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Gutschrift bedeutet hier Abrechnung. Eine Self-Billing Invoice ist keine automatische Rückerstattung und keine kaufmännische Credit Note.
↘
Weniger Aufwand
Abrechnung direkt aus den beim Kunden vorhandenen Leistungsdaten.
⇄
Bessere Abstimmung
Ein gemeinsam vereinbarter Prozess für Mengen, Preise und Korrekturen.
✓
Digitaler Austausch
Strukturierte Daten ermöglichen die automatisierte Verarbeitung.
2 Wie funktioniert der Ablauf?
Die Leistung fließt vom Lieferanten zum Kunden. Das Abrechnungsdokument geht in die andere Richtung.
LEISTUNGSEMPFÄNGER
Kunde / Käufer
Erstellt die Self-Billing Invoice
und bezahlt die Leistung.
Abrechnung →
← Lieferung / Leistung
LEISTENDER UNTERNEHMER
Lieferant / Verkäufer
Erbringt die Leistung und
prüft die erhaltene Abrechnung.
- VereinbarenVerfahren, Preise und Prüfprozess festlegen.
- LeistenLieferung oder Dienstleistung dokumentieren.
- AbrechnenKunde erstellt das strukturierte Dokument.
- ÜbermittelnÜber den vereinbarten Kanal versenden.
- Prüfen & buchenLieferant prüft; beide Parteien buchen.
3 Gutschrift und Berichtigung in XRechnung
Diese drei Dokumentfunktionen sind zu unterscheiden. Nur Code 389 bezeichnet die ursprüngliche Self-Billing-Abrechnung. Wählen Sie einen Typ für weitere Details.
Umsatzsteuerliche Gutschrift (Self-billed Invoice)
Der Kunde erstellt die Abrechnung für die Leistung seines Lieferanten. Das ist die umsatzsteuerliche Gutschrift im Self-Billing-Verfahren.
Kaufmännische Gutschrift (Credit Note)
Dieser Typ bezeichnet eine kaufmännische Gutschrift, beispielsweise einen Umsatzbonus. Er ist keine weitere Art der ursprünglichen Self-Billing-Rechnung.
Rechnungsberichtigung (Corrected Invoice)
Dieser Typ kennzeichnet die Berichtigung einer bereits ausgestellten Rechnung oder Gutschrift. Die ursprüngliche Abrechnung wird über BG-3 referenziert.
4 Self-Billing als XRechnung umsetzen
XRechnung bildet die Abrechnung als strukturierte XML-Datei ab. Die unterstützten Syntaxen sind UBL und UN/CEFACT CII. Der Kunde bleibt der Leistungsempfänger; der Lieferant bleibt der leistende Unternehmer.
| Angabe | Umsetzung |
|---|---|
| Dokumenttyp | BT-3: 389 für die umsatzsteuerliche Gutschrift. |
| UBL | cbc:InvoiceTypeCode innerhalb des Invoice-Dokuments. |
| CII | ram:TypeCode im ExchangedDocument. |
| Berichtigung | Code 384 mit Referenz auf die ursprüngliche Rechnung oder Gutschrift in BG-3. |
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Ein Dokumentcode allein genügt nicht. Die XML-Datei muss insgesamt die XRechnung-Anforderungen erfüllen. Die aktuelle Validierung und die Annahmebedingungen des Empfängers sind zu berücksichtigen.
Format und Übertragungsweg sind getrennte Entscheidungen: Eine XRechnung kann über den mit dem Empfänger vereinbarten Kanal übermittelt werden.
5 Was müssen Unternehmen beachten?
01
Vorherige Vereinbarung
Self-Billing muss zwischen Kunde und Lieferant vorher vereinbart sein. Eine dokumentierte Vereinbarung schafft einen klaren Nachweis.
02
Vollständige Rechnungsangaben
Unter anderem: Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-ID des Lieferanten, Datum, eindeutige Nummer, Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und zutreffende steuerliche Angaben.
03
Kennzeichnung und Prüfung
Die deutsche umsatzsteuerliche Gutschrift ist als „Gutschrift“ zu kennzeichnen. Widerspricht der Lieferant dem übermittelten Dokument, verliert es die Wirkung einer Rechnung.
04
E-Rechnung und saubere Prozesse
Die deutschen E-Rechnungsregeln gelten grundsätzlich auch im Gutschriftverfahren, soweit der Umsatz erfasst ist. Ausnahmen und Übergangsregelungen sind zu berücksichtigen. Doppelte Abrechnungen sollten vermieden werden.
6 Self-Billing in der Praxis: zwei Branchenbeispiele
Getränkelieferant: Abrechnung nach bestätigten Liefermengen
Ein Getränkelieferant beliefert regelmäßig eine Supermarktkette. Beide vereinbaren das Gutschriftverfahren. Die Supermarktkette erfasst die angenommenen Mengen und erstellt die XRechnung anhand der vereinbarten Preise.
Ursprüngliche Abrechnung · Code 389: 1.000 Getränkekisten zu 12,00 € ergeben eine umsatzsteuerliche Gutschrift über 12.000,00 € netto. Der Lieferant prüft die Abrechnung und erhält die Zahlung.
Berichtigung · Code 384: Stellt sich heraus, dass nur 950 Kisten angenommen wurden, beträgt die korrigierte Abrechnung 11.400,00 € netto. Die Reduzierung beträgt 600,00 €. Die Berichtigung verweist auf die ursprüngliche Gutschrift.
Wurden stattdessen 1.020 Kisten angenommen, ergibt sich ein korrigierter Betrag von 12.240,00 € netto und damit eine Erhöhung um 240,00 €.
Energielieferant: Stromabrechnung anhand bestätigter Messwerte
Ein Stromerzeuger liefert Energie an einen Energiehändler. Beide vereinbaren, dass der Energiehändler die XRechnung anhand der bestätigten Messwerte und Vertragspreise erstellt. Der Stromerzeuger prüft Mengen, Preise und Abrechnungszeiträume.
Ursprüngliche Abrechnung · Code 389: 100 MWh zu 80,00 €/MWh ergeben eine umsatzsteuerliche Gutschrift über 8.000,00 € netto.
Berichtigung · Code 384: Werden die Messwerte auf 95 MWh korrigiert, beträgt die korrigierte Abrechnung 7.600,00 € netto. Die Differenz beträgt 400,00 €. Die Berichtigung verweist auf die ursprüngliche Gutschrift.
Bei einer Korrektur auf 105 MWh ergibt sich ein korrigierter Betrag von 8.400,00 € netto und damit eine Erhöhung um 400,00 €.
Quellen & weiterführende Informationen
§ 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen ↗KoSIT – XRechnung 3.0.2: Dokumenttypen und Berichtigungen ↗BMF – Fragen und Antworten zur E-Rechnung ↗
