XRechnung Self-Billing und Peppol BIS Self-Billing im Vergleich
Beim Self-Billing erstellt der Kunde die Abrechnung für die Leistung seines Lieferanten. Dieser Geschäftsprozess lässt sich sowohl mit XRechnung als auch mit Peppol BIS Self-Billing umsetzen. Unterschiede bestehen bei den Dokumentprofilen, den verwendeten Codes und dem elektronischen Austausch.
1 Gleicher Geschäftsprozess, unterschiedliche Standards
In Deutschland wird Self-Billing als umsatzsteuerliches Gutschriftverfahren bezeichnet. Voraussetzung ist, dass Kunde und Lieferant das Verfahren vorab vereinbaren.
Die Aufgaben sind klar verteilt:
- Der Lieferant erbringt die Leistung und erhält die Vergütung.
- Der Kunde erstellt und übermittelt die Abrechnung.
- Der Lieferant prüft das erhaltene Dokument und verarbeitet es in seiner Buchhaltung.
Die wirtschaftlichen Rollen bleiben unverändert: Der Lieferant bleibt der leistende Unternehmer, auch wenn der Kunde das Dokument erstellt.
Format und Übertragung sind getrennt zu betrachten: XRechnung ist ein Rechnungsstandard, der unabhängig vom Übertragungsweg verwendet werden kann. Peppol BIS Self-Billing definiert Dokumentprofile und einen Geschäftsprozess für den Austausch über das Peppol-Netzwerk.
2 Dokumenttypen und ihre Bedeutung
Die Dokumentcodes kennzeichnen die Funktion einer Abrechnung. Ähnlich klingende Bezeichnungen sind dabei nicht automatisch gleichbedeutend.
| Standard | Code | Bezeichnung | Funktion |
|---|---|---|---|
| XRechnung | 389 |
Umsatzsteuerliche Gutschrift (Self-billed Invoice) | Der Kunde rechnet die Leistung seines Lieferanten ab. |
| XRechnung | 381 |
Kaufmännische Gutschrift (Credit Note) | Kaufmännische Gutschrift, beispielsweise für einen Umsatzbonus; von der umsatzsteuerlichen Gutschrift zu unterscheiden. |
| XRechnung | 384 |
Rechnungsberichtigung (Corrected Invoice) | Berichtigung einer bestehenden Rechnung oder Gutschrift mit Bezug auf den ursprünglichen Beleg. |
| Peppol BIS Self-Billing | 389 |
Self-billed Invoice | Abrechnung durch den Kunden für die Leistung des Lieferanten. |
| Peppol BIS Self-Billing | 261 |
Self-billed Credit Note | Gutschrift im Self-Billing-Prozess, beispielsweise zur Reduzierung einer vorherigen Abrechnung. |
| Peppol BIS Self-Billing | 527 |
Self-billed Debit Note | Nachbelastung im Self-Billing-Prozess. |
Eine direkte Umrechnung der Codes ist nicht möglich. Insbesondere sind 381 und 261 sowie 384 und 527 keine pauschalen Entsprechungen. Die Auswahl richtet sich nach der konkreten Dokumentfunktion und dem verwendeten Profil.
Bei XRechnung bezeichnet 389 die umsatzsteuerliche Gutschrift. Eine Berichtigung mit 384 verweist über die Gruppe BG-3 – Referenz auf eine vorausgegangene Rechnung auf die ursprüngliche Rechnung oder Gutschrift.
3 Zwei Branchenbeispiele
Getränkelieferant: Abrechnung nach bestätigten Liefermengen
Ein Getränkelieferant beliefert eine Supermarktkette. Beide vereinbaren das Gutschriftverfahren. Für 1.000 bestätigte Getränkekisten zu jeweils 12,00 € erstellt die Supermarktkette eine Abrechnung über 12.000,00 € netto.
Später wird festgestellt, dass tatsächlich nur 950 Kisten angenommen wurden. Der korrekte Abrechnungsbetrag beträgt somit 11.400,00 € netto.
Mit XRechnung:
Die ursprüngliche Gutschrift trägt Code 389. Wird eine korrigierte Gesamtabrechnung erstellt, kennzeichnet Code 384 die Berichtigung. Diese verweist auf die ursprüngliche Gutschrift.
Mit Peppol BIS Self-Billing:
Die ursprüngliche Abrechnung verwendet ebenfalls Code 389. Die Differenz von 600,00 € netto kann durch eine Self-billed Credit Note mit Code 261 gutgeschrieben werden.
Energielieferant: Stromabrechnung anhand bestätigter Messwerte
Ein Stromerzeuger liefert Energie an einen Energiehändler. Der Energiehändler erstellt die vereinbarte Abrechnung anhand der bestätigten Messwerte. Bei 100 MWh zu 80,00 €/MWh beträgt sie 8.000,00 € netto.
Die Messwerte werden anschließend auf 105 MWh korrigiert. Daraus ergibt sich ein Abrechnungsbetrag von 8.400,00 € netto.
Mit XRechnung:
Die ursprüngliche Gutschrift verwendet Code 389. Eine korrigierte Gesamtabrechnung mit Code 384 weist den berichtigten Betrag aus und bezieht sich auf den ursprünglichen Beleg.
Mit Peppol BIS Self-Billing:
Die ursprüngliche Abrechnung verwendet ebenfalls Code 389. Die zusätzliche Forderung von 400,00 € netto kann durch eine Self-billed Debit Note mit Code 527 abgerechnet werden.
4 Worauf kommt es bei der Umsetzung an?
01
Vereinbarung und Zuständigkeiten
Vereinbaren Sie das Gutschriftverfahren vorab. Legen Sie fest, wer die Abrechnungsdaten bereitstellt, die Dokumente prüft und Korrekturen bearbeitet.
02
Dokumentprofil und Format
Stimmen Sie mit dem Geschäftspartner ab, welcher Standard verwendet wird. XRechnung unterstützt UBL und UN/CEFACT CII, Peppol BIS Self-Billing verwendet UBL. Eine Formatumstellung erfordert mehr als die Änderung des Dokumentcodes.
03
Validierung und Empfang
Prüfen Sie die vollständige Datei gegen das aktuelle Regelwerk. Bei Peppol muss der Empfänger den jeweiligen Self-Billing-Dokumenttyp empfangen können.
04
Berichtigung und Buchung
Unterscheiden Sie zwischen einer korrigierten Gesamtabrechnung und einem Differenzbeleg. Eine Abrechnung über 8.400,00 € und eine Nachbelastung über 400,00 € haben unterschiedliche Funktionen. Bereits gebuchte oder gezahlte Beträge müssen entsprechend berücksichtigt werden.
Quellen und weiterführende Informationen
KoSIT – Zusammenhang zwischen XRechnung und Peppol BIS Billing ↗KoSIT – XRechnung: Gutschriften und Rechnungsberichtigungen ↗OpenPeppol – Peppol BIS Self-Billing 3.0 ↗§ 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen ↗
