Self-Billing Peppol BIS: Gutschriftverfahren einfach erklärt
1 Was ist Self-Billing?
Beim Self-Billing erstellt der Leistungsempfänger die Rechnung für die Lieferung oder Dienstleistung seines Lieferanten. In Deutschland heißt diese Abrechnung umsatzsteuerliche Gutschrift.
- Der Lieferant erbringt die Leistung und erhält die Vergütung.
- Der Kunde erstellt und übermittelt das Abrechnungsdokument.
- Beide Parteien vereinbaren das Verfahren vorab.
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Gutschrift bedeutet hier Abrechnung. Eine Self-Billing Invoice ist keine automatische Rückerstattung und keine kaufmännische Credit Note.
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Weniger Aufwand
Abrechnung direkt aus den beim Kunden vorhandenen Leistungsdaten.
⇄
Bessere Abstimmung
Ein gemeinsam vereinbarter Prozess für Mengen, Preise und Korrekturen.
✓
Digitaler Austausch
Strukturierte Daten ermöglichen die automatisierte Verarbeitung.
2 Wie funktioniert der Ablauf?
Die Leistung fließt vom Lieferanten zum Kunden. Das Abrechnungsdokument geht in die andere Richtung.
LEISTUNGSEMPFÄNGER
Kunde / Käufer
Erstellt die Self-Billing Invoice
und bezahlt die Leistung.
Abrechnung →
← Lieferung / Leistung
LEISTENDER UNTERNEHMER
Lieferant / Verkäufer
Erbringt die Leistung und
prüft die erhaltene Abrechnung.
- VereinbarenVerfahren, Preise und Prüfprozess festlegen.
- LeistenLieferung oder Dienstleistung dokumentieren.
- AbrechnenKunde erstellt das strukturierte Dokument.
- ÜbermittelnÜber den vereinbarten Kanal versenden.
- Prüfen & buchenLieferant prüft; beide Parteien buchen.
3 Welche Dokumenttypen gibt es?
Peppol BIS Self-Billing unterscheidet diese drei Dokumentfunktionen. Wählen Sie einen Typ für weitere Details.
Die ursprüngliche Abrechnung
Der Kunde erstellt die Rechnung für die erbrachte Leistung des Lieferanten. Dies ist die umsatzsteuerliche Gutschrift im deutschen Gutschriftverfahren.
Reduzierung einer Abrechnung
Der Kunde erstellt eine Self-billed Credit Note, um eine frühere Self-Billing-Abrechnung ganz oder teilweise gutzuschreiben. Dieser Peppol-Dokumenttyp ist von der ursprünglichen umsatzsteuerlichen Gutschrift zu unterscheiden.
Eine zusätzliche Nachbelastung
Die Self-billed Debit Note bildet im Peppol-Self-Billing-Profil eine Nachbelastung ab. Die Verwendung muss mit dem vereinbarten Prozess und dem Empfängersystem übereinstimmen.
4 XRechnung und Peppol richtig unterscheiden
XRechnung ist ein Rechnungsstandard. Peppol ist ein Netzwerk für den Dokumentenaustausch; Peppol BIS Self-Billing definiert dafür einen eigenen Geschäftsprozess und eigene Dokumentprofile.
| Dokumentfunktion | Code in BT-3 | Einordnung |
|---|---|---|
| Self-billed Invoice | 389 |
In XRechnung vorgesehen; auch in Peppol BIS Self-Billing. |
| Self-billed Credit Note | 261 |
In Peppol BIS Self-Billing vorgesehen; außerhalb der von XRechnung BR-DE-17 empfohlenen Codeliste. |
| Self-billed Debit Note | 527 |
In Peppol BIS Self-Billing vorgesehen; außerhalb der von XRechnung BR-DE-17 empfohlenen Codeliste. |
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Für die gewöhnliche Self-Billing-XRechnung ist 389 der passende Code. Für 261 und 527 sind das gewählte Profil, die aktuelle Validierung und die Annahmebedingungen des Empfängers zu prüfen. BR-DE-17 ist als Warnregel formuliert.
In UBL steht der Typ in cbc:InvoiceTypeCode beziehungsweise cbc:CreditNoteTypeCode. In CII wird BT-3 über ram:TypeCode abgebildet. Der Dokumentcode allein macht eine Datei noch nicht profilkonform.
Auch die Empfangsfähigkeit für den konkreten Self-Billing-Dokumenttyp muss im Peppol-Prozess passen. Eine Registrierung für gewöhnliche Rechnungen genügt dafür nicht automatisch.
5 Was müssen Unternehmen beachten?
01
Vorherige Vereinbarung
Self-Billing muss zwischen Kunde und Lieferant vorher vereinbart sein. Eine dokumentierte Vereinbarung schafft einen klaren Nachweis.
02
Vollständige Rechnungsangaben
Unter anderem: Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-ID des Lieferanten, Datum, eindeutige Nummer, Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und zutreffende steuerliche Angaben.
03
Kennzeichnung und Prüfung
Die deutsche umsatzsteuerliche Gutschrift ist als „Gutschrift“ zu kennzeichnen. Widerspricht der Lieferant dem übermittelten Dokument, verliert es die Wirkung einer Rechnung.
04
E-Rechnung und saubere Prozesse
Die deutschen E-Rechnungsregeln gelten grundsätzlich auch im Gutschriftverfahren, soweit der Umsatz erfasst ist. Ausnahmen und Übergangsregelungen sind zu berücksichtigen. Doppelte Abrechnungen sollten vermieden werden.
6 Ein einfaches Praxisbeispiel
Ein Dienstleister arbeitet für einen Kunden. Beide haben Self-Billing vereinbart. Der Kunde erstellt die Abrechnung anhand der bestätigten Stunden.
ILLUSTRATIVES BEISPIEL
Gutschrift · Self-Billing Invoice
389
ERSTELLT DURCHKunde / Leistungsempfänger
LEISTUNG ERBRACHT DURCHDienstleister / Lieferant
Vereinfachte Darstellung eines in Deutschland mit 19 % steuerpflichtigen Umsatzes; kein vollständiges Rechnungsdokument.
7 Self-Billing in der Praxis: zwei Branchenbeispiele
Getränkelieferant: Abrechnung nach bestätigten Liefermengen
Ein Getränkelieferant beliefert regelmäßig eine Supermarktkette. Beide Unternehmen vereinbaren vorab das Gutschriftverfahren. Die Supermarktkette erfasst die tatsächlich angenommenen Mengen und erstellt die Abrechnung auf Grundlage der vereinbarten Preise.
Ursprüngliche Abrechnung · Code 389: Für 1.000 angenommene Getränkekisten zu jeweils 12,00 € erstellt die Supermarktkette eine Self-Billing Invoice über 12.000,00 € netto. Der Lieferant prüft die Mengen und Preise und erhält die Zahlung.
Reduzierung · Code 261: Werden 50 bereits abgerechnete Kisten zurückgegeben und zum ursprünglichen Preis gutgeschrieben, erstellt die Supermarktkette im Peppol-Self-Billing-Verfahren eine Self-billed Credit Note über 600,00 € netto.
Nachbelastung · Code 527: Werden zusätzlich 20 gelieferte Kisten nachträglich bestätigt, kann eine Self-billed Debit Note über 240,00 € netto erstellt werden.
Illustratives Beispiel. Pfand, Rabatte und Umsatzsteuer sind in den genannten Nettobeträgen nicht berücksichtigt.
Energielieferant: Stromabrechnung anhand bestätigter Messwerte
Ein Stromerzeuger liefert Energie an einen Energiehändler. Beide vereinbaren, dass der Energiehändler die Abrechnung anhand der bestätigten Messwerte und der vertraglich festgelegten Preise erstellt. Der Stromerzeuger prüft die Mengen, Preise und Abrechnungszeiträume.
Ursprüngliche Abrechnung · Code 389: Bei einer Lieferung von 100 MWh zu 80,00 €/MWh erstellt der Energiehändler eine Self-Billing Invoice über 8.000,00 € netto.
Reduzierung · Code 261: Werden die Messwerte später auf 95 MWh korrigiert, reduziert sich die Abrechnung um 400,00 € netto. Die Differenz kann im Peppol-Self-Billing-Verfahren über eine Self-billed Credit Note abgebildet werden.
Nachbelastung · Code 527: Bei einer Korrektur auf 105 MWh entsteht eine zusätzliche Forderung von 400,00 € netto, die über eine Self-billed Debit Note abgerechnet werden kann.
Vereinfachtes Beispiel bei unverändertem Preis. Die steuerliche Behandlung richtet sich nach dem konkreten Umsatz. Die Codes 261 und 527 beziehen sich hier auf Peppol BIS Self-Billing; die Abgrenzung zu XRechnung bleibt zu beachten.
Quellen & weiterführende Informationen
§ 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen ↗OpenPeppol – BIS Self-Billing 3.0 und Dokumentcodes ↗KoSIT – Spezifikation XRechnung 3.0.2, BR-DE-17 ↗BMF – Fragen und Antworten zur E-Rechnung ↗
