Elektronische Rechnung in Spanien
Ein praxisnaher Leitfaden zu den spanischen Vorschriften für elektronische Rechnungen im B2G- und künftigen B2B-Bereich – einschließlich Zeitplan, Formaten, AEAT-Meldung, Plattformanforderungen und Umsetzung.
Überblick
Spanien fährt zweigleisig. Die B2G-E-Rechnung ist seit dem 15. Januar 2015 verpflichtend, aufgebaut auf dem nationalen Format Facturae und staatlichen Eingangspunkten, allen voran FACe. Das inländische B2B-Mandat ist rechtlich beschlossen – Gesetz 18/2022 Crea y Crece und der Königliche Erlass 238/2026 vom 25. März, veröffentlicht am 31. März 2026 – aber es läuft noch nicht.
Der Grund ist ein einziges fehlendes Dokument. Die Fristen beginnen erst zu laufen, wenn eine Ministerialverordnung mit den technischen Spezifikationen in Kraft tritt – und die liegt bis heute nur im Entwurf vor. Diese Seite trennt deshalb konsequent, was rechtlich feststeht, von dem, was noch Prognose ist. Diese Unterscheidung ist in Spanien wichtiger als in fast jedem anderen Land.
Vier Formate
Facturae, UBL, UN/CEFACT CII und EDIFACT sind zugelassen
UBL an die AEAT
die Kopie an die Steuerverwaltung muss UBL sein
Kein Clearing
die AEAT erhält eine Kopie, genehmigt die Rechnung aber nicht vorab
Zeitplan
Zwei Pflichten laufen bereits, zwei stehen aus – und der entscheidende Startschuss hängt an einem Dokument, das noch nicht veröffentlicht ist.
Bereits in Kraft
15. Januar 2015
Die B2G-E-Rechnung wird verpflichtend
Lieferanten der im Gesetz 25/2013 genannten Kategorien müssen öffentlichen Auftraggebern elektronisch über einen allgemeinen Eingangspunkt fakturieren. Einzelne Behörden können Rechnungen unter 5.000 € ausnehmen.
2022
Gesetz 18/2022 Crea y Crece
Das allgemeine B2B-Mandat wird gesetzlich verankert, die technischen Details werden auf nachrangiges Recht verschoben. Neben der Steuerkontrolle ist die Überwachung von Zahlungsfristen ein ausdrückliches Ziel.
31. März 2026
Königlicher Erlass 238/2026 wird veröffentlicht
Die Verordnung regelt die Architektur, die zugelassenen Formate, die Statusmeldungen und die Anforderungen an Austauschplattformen. Sie trat zwanzig Tage später in Kraft, ihre praktische Anwendung ist jedoch aufgeschoben.
Noch offen
Noch nicht veröffentlicht
Die Ministerialverordnung mit den technischen Spezifikationen
Ein Entwurf ging im April 2026 in die öffentliche Anhörung, die am 8. Mai endete. Er sieht das Inkrafttreten zum 1. Oktober 2026 vor, womit die Frist zu laufen begänne. Solange der endgültige Text nicht im BOE steht, ist dieses Datum ein Vorschlag und nicht mehr.
Verordnung + 12 Monate
Unternehmen mit mehr als 8 Mio. € Umsatz
Das Mandat gilt zwölf Monate nach Inkrafttreten der Verordnung. Nach dem Datum des Entwurfs wäre das der Oktober 2027.
Verordnung + 24 Monate
Alle übrigen Unternehmen und Selbstständigen
Vierundzwanzig Monate nach Inkrafttreten – unter derselben Annahme Oktober 2028. Die AEAT muss ihre öffentliche Lösung mindestens zwei Monate vor dem ersten Pflichttermin bereitstellen.
1. Juli 2030
ViDA – digitale Meldepflichten
Die EU-weite Meldung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze beginnt. Nationale CTC-Systeme müssen bis zum 1. Januar 2035 an ViDA angeglichen sein.
Seien Sie vorsichtig mit Daten, die als gesichert präsentiert werden. Oktober 2027 und Oktober 2028 kursieren breit, beruhen aber auf einer Entwurfsbestimmung, die sich noch ändern kann. Rechtlich belastbar ist derzeit nur die Formulierung „zwölf bzw. vierundzwanzig Monate nach Inkrafttreten der endgültigen Ministerialverordnung“.
B2G heute
Spanien gehörte zu den ersten EU-Ländern mit einer verpflichtenden E-Rechnung im öffentlichen Sektor – ein System, das in seinen Grundzügen seit über einem Jahrzehnt unverändert läuft.
FACe
Der zentrale staatliche Eingangspunkt für elektronische Rechnungen. Autonome Gemeinschaften und Kommunen können eigene Eingangspunkte betreiben oder sich FACe anschließen; ein öffentliches Verzeichnis listet sie alle auf.
Facturae 3.2.x
Das nationale XML-Format, üblicherweise mit einer elektronischen XAdES-Signatur. Die aktuell veröffentlichte Version ist 3.2.2; FACe akzeptiert 3.2, 3.2.1 und 3.2.2.
—Erfasst sind unter anderem sociedades anónimas und sociedades de responsabilidad limitada, ausländische juristische Personen, feste Niederlassungen und Zweigniederlassungen von Nichtansässigen, temporäre Unternehmenszusammenschlüsse sowie bestimmte Pensions-, Investment- und Wagniskapitalfonds
—Eine Behörde kann Rechnungen bis 5.000 € ausnehmen, ebenso bestimmte Rechnungen ausländischer Dienstleister
—Rechnungen sind in der Regel binnen 30 Tagen nach Lieferung oder Leistungserbringung im Verwaltungsregister einzureichen
—Bei Vergaben nach europäischen Regeln müssen öffentliche Auftraggeber Rechnungen nach EN 16931 annehmen können; die Umwandlung in Facturae erfolgt auf staatlicher Seite
Die Annahme durch FACe bestätigt den technischen und administrativen Eingang. Sie bedeutet nicht, dass die Leistung als vertragsgemäß anerkannt ist, und sie gibt die Zahlung nicht automatisch frei – ein Unterschied, den man kennen sollte, wenn ein öffentlicher Kunde verspätet zahlt.
Anwendungsbereich B2B
Die B2B-Pflicht greift nur, wenn vier Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sind. Fehlt eine davon, liegt der Umsatz außerhalb des Mandats.
1Der Lieferant ist nach spanischen Rechnungsstellungsvorschriften zur Rechnungsausstellung verpflichtet
2Der Empfänger ist Unternehmer oder Freiberufler, kein Verbraucher
3Der Empfänger hat seinen Geschäftssitz, eine feste Niederlassung, seinen steuerlichen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Spanien
4Der Umsatz steht im Zusammenhang mit dieser spanischen Tätigkeit oder festen Niederlassung
Der Punkt, der am häufigsten übersehen wird
Eine spanische USt-IdNr. auf Kundenseite bringt einen Umsatz für sich genommen nicht in den Anwendungsbereich. Maßgeblich ist, ob der Lieferant nach spanischem Recht zur Rechnungsausstellung verpflichtet ist und ob der Umsatz der spanischen Niederlassung des Kunden zuzurechnen ist.
Grenzüberschreitende Konstellationen
Spanisch → spanischErfasst, sobald der jeweilige Termin erreicht ist
Spanisch → spanische Betriebsstätte eines ausländischen KonzernsErfasst, soweit der Umsatz dieser Betriebsstätte zuzurechnen ist
Ausländisch mit spanischer Betriebsstätte → spanischer KundeIn der Regel erfasst, wenn die Rechnung aus der Tätigkeit der spanischen Betriebsstätte stammt
Ausländisch ohne Betriebsstätte → spanischer KundeNicht automatisch erfasst; die spanische Rechnungsstellungspflicht ist zuerst zu prüfen
Spanisch → anderer EU-MitgliedstaatIn der Regel außerhalb des inländischen Mandats; das Mandat des Bestimmungslandes kann greifen
Spanisch → DrittlandAußerhalb des inländischen Mandats; Ausfuhr- und Zollvorschriften gelten gesondert
Die meisten gewöhnlichen vereinfachten Rechnungen – facturas simplificadas, das spanische Pendant zum Kassenbon – sind ausgenommen. Die Ausnahme ist die qualifizierte vereinfachte Rechnung mit dem erweiterten Satz an Empfängerdaten.
Wie das System funktioniert
Spanien hat sich weder für klassisches Clearing noch für ein reines Peppol-Vier-Ecken-Netz entschieden. Unternehmen können die öffentliche AEAT-Lösung nutzen, eine oder mehrere konforme private Plattformen oder eine Kombination aus beidem. Das Besondere am Modell ist, was parallel zum Austausch geschieht.
Der Austausch in einer Zeile
Lieferant → Plattform des Lieferanten → Plattform des Käufers → Käufer
und gleichzeitig übermittelt die Plattform des Lieferanten eine exakte Kopie der Rechnung im UBL-Format an die öffentliche AEAT-Lösung.
Dieser zusätzliche Zweig macht das Modell funktional zu einem Fünf-Ecken-Meldemodell, auch wenn das spanische Recht den Begriff nie verwendet. Der Unterschied zum italienischen oder polnischen Clearing ist real und wichtig:
Die AEAT muss die Rechnung nicht vorab genehmigen
Es ist kein steuerlicher Freigabecode erforderlich, bevor die Rechnung den Kunden erreicht
Eine ausbleibende Antwort der AEAT blockiert den geschäftlichen Austausch nicht
Die Steuerverwaltung erhält jedoch praktisch im Moment der Ausstellung eine vollständige Kopie
Am treffendsten ist die Beschreibung als hybrides dezentrales CTC-Modell mit zentralem staatlichem Repositorium und ohne vorherige Freigabe. Nutzt ein Unternehmen die öffentliche Lösung unmittelbar, wird das Modell zentraler: Die AEAT ist dann zugleich Übertragungspunkt, Empfänger und Speicher.
Interoperabilität zwischen den Plattformen
—Jede private Plattform muss sich an die öffentliche AEAT-Lösung anbinden
—Plattformen müssen Anfragen anderer Plattformen zur Verbindung annehmen und diese binnen eines Monats herstellen
—Für Interconnection oder Interoperabilität darf kein gesondertes Entgelt erhoben werden
—Rechnungen und ihre Status sind zu übermitteln, unabhängig davon, welche Plattform der Geschäftspartner gewählt hat
Hat ein Empfänger keine Adresse einer privaten Plattform veröffentlicht, wird die öffentliche AEAT-Lösung zum Standardzustellpunkt. Bis die Direktverbindungen vollständig aufgebaut sind, kann das öffentliche System außerdem als Brücke zwischen Plattformen dienen.
Formate und Standards
Das neue System baut auf dem semantischen Modell EN 16931 auf, lässt aber ungewöhnlich viele Syntaxen zu – darunter eine, die gar kein XML ist.
UBL / EN 16931Zugelassen und verpflichtend für die Kopie an die öffentliche AEAT-Lösung
UN/CEFACT CIIAls EN-16931-Syntax zugelassen
FacturaeDas nationale XML-Format bleibt zugelassen
EDIFACT INVOICZwischen privaten Plattformen zugelassen, obwohl es kein XML ist
Peppol BIS BillingIn privater Infrastruktur nutzbar, da UBL-basiert und EN-16931-konform
Was das für Ihren Dienstleister bedeutet
Eine private Plattform muss jede zugelassene Syntax verarbeiten und konvertieren können, nicht nur ihre bevorzugte. Ein Anbieter, der UBL gut beherrscht, aber Facturae oder EDIFACT nicht lesen kann, erfüllt die spanischen Anforderungen nicht – genau deshalb steht die Formatkonvertierung im Zentrum jedes Spanien-Projekts.
Signaturen und PDF
Über private Plattformen ausgetauschte Rechnungen müssen die geforderten Mechanismen für Authentizität und Integrität unterstützen, einschließlich fortgeschrittener elektronischer Signaturen oder Siegel nach nationalem Recht und eIDAS. Die öffentliche Lösung nutzt eigene Authentifizierungs- und NIF-Prüfmechanismen.
Ein PDF ersetzt die strukturierte Rechnung im B2G nicht – und wird es im B2B nach Beginn des Mandats ebenfalls nicht tun. Es gibt eine Übergangsausnahme: In den ersten zwölf Monaten ihrer Pflicht müssen große Unternehmen der strukturierten Rechnung eine lesbare PDF-Kopie beilegen, sofern der Empfänger nicht vorab ausdrücklich zugestimmt hat, nur die strukturierte Datei zu erhalten. Diese Kopie ist ein Service, sie geht nicht an die AEAT und ersetzt nichts.
Status, SII und VERI*FACTU
Spanien hat inzwischen drei getrennte Meldesysteme mit unterschiedlichen rechtlichen Zwecken. Sie zu verwechseln ist die häufigste Quelle von Missverständnissen – es lohnt sich also, genau zu sein.
B2B-E-Rechnung
Stellt dem Kunden die rechtsgültige Rechnung zu und der AEAT eine exakte Kopie im Moment der Ausstellung.
SII
Übermittelt der AEAT die Aufzeichnungen der Umsatzsteuerbücher. Es stellt dem Käufer nie die Rechnung zu.
VERI*FACTU / RRSIF
Regelt das Verhalten Ihrer Rechnungssoftware: unveränderbare Datensätze, verkettete Hashes, Ereignisprotokolle, QR-Codes.
Rechnungsstatus im B2B-Mandat
Der Empfänger nimmt die Rechnung nicht nur entgegen – er muss zu ihr zurückmelden. Diese Status erreichen die AEAT unabhängig davon, über welchen Kanal ausgetauscht wurde:
—Annahme oder Ablehnung der Rechnung
—Vollständige Zahlung samt Zahlungsdatum
—Optional Teilzahlungen und weitere zusätzliche Status
—Die Kernstatus sind binnen vier Kalendertagen zu melden, ohne Samstage, Sonntage und landesweite Feiertage
Hier wird das Ziel von Crea y Crece sichtbar: Die Zahlungsdaten dienen der Überwachung von Zahlungsfristen zwischen Unternehmen, nicht allein der Umsatzsteuerkontrolle.
SII
Suministro Inmediato de Información gilt für Großunternehmen, Mehrwertsteuergruppen und Teilnehmer am Register für monatliche Erstattungen, mit einer allgemeinen Übermittlungsfrist von vier Tagen. SII und das B2B-Mandat werden nebeneinander bestehen – keines ersetzt das andere, auch wenn der Gesetzgeber eine Abstimmung zur Vermeidung unnötiger Doppelmeldungen vorsieht.
VERI*FACTU
Die Anforderungen an Rechnungssoftware nach dem Königlichen Erlass 1007/2023 folgen einem eigenen Kalender, der durch das Königliche Gesetzesdekret 15/2025 verschoben wurde:
1. Januar 2027Körperschaftsteuerpflichtige
1. Juli 2027Übrige betroffene Unternehmen und Selbstständige
Im VERI*FACTU-Modus werden die Rechnungsdatensätze automatisch bei ihrer Entstehung an die AEAT übermittelt. Im alternativen Nicht-VERI*FACTU-Modus muss die Software unveränderbare Datensätze erzeugen und gesichert vorhalten, sie aber nicht sofort übermitteln. So oder so handelt es sich um eine Anforderung an Software – nicht um einen Ersatz für die B2B-E-Rechnung.
Anforderungen an Plattformen
Eine häufige Frage ausländischer Unternehmen: Genügt die Peppol-Zertifizierung für Spanien? Nein. Peppol deckt Transport und Format ab; für die Teilnahme am spanischen Pflichtsystem muss ein Anbieter zusätzlich die nationalen Anforderungen an eine plataforma privada de intercambio de facturas electrónicas erfüllen.
Was der Königliche Erlass 238/2026 von einer Plattform verlangt
—Anbindung an die öffentliche AEAT-Lösung
—Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder einem gleichwertigen Standard
—Unterstützung von AS2 oder AS4 als Transportprotokoll
—Unterstützung fortgeschrittener elektronischer Signaturen oder Siegel
—Verarbeitung und Konvertierung aller zugelassenen Formate
—Betriebskontinuität, Verfügbarkeit und Support
—Vertraulichkeit, Sicherheit und Governance der Daten
—Kostenlose Interconnection und Interoperabilität mit anderen konformen Plattformen
Keine spanische Gesellschaft erforderlich
Die veröffentlichten Anforderungen verlangen nicht, dass ein Anbieter eine spanische juristische Person ist, spanische Eigentümer hat, ein Büro oder Personal in Spanien unterhält oder allein wegen des Plattformbetriebs einen spanischen Fiskalvertreter bestellt. Ein EU-Anbieter kann spanische Kunden grundsätzlich bedienen, sofern er die inhaltlichen Anforderungen erfüllt und das nationale Onboarding durchläuft.
Der zutreffende Begriff ist nationale Konformität und technisches Onboarding in das B2B-System der AEAT – keine Lizenz nach Art des slowakischen digitálny poštár und keine spanische Peppol-Akkreditierung. Die genauen Verfahren zu Identifikation, Authentifizierung und Vertretung muss gerade die ausstehende Ministerialverordnung festlegen. Deshalb kann heute kein Anbieter seriös behaupten, ein vollständig definiertes spanisches Onboarding bereits abgeschlossen zu haben.
Die Rolle von Peppol und der EAS-Code
Peppol ist in Spanien nicht der verpflichtende nationale Kanal. Eine private Plattform kann es als Transportnetz und Format nutzen, doch das spanische Recht verlangt nicht, dass inländische Rechnungen über Peppol laufen. In der veröffentlichten OpenPeppol-Liste gibt es zudem keine eigene spanische Peppol Authority – Peppol-Betreiber in Spanien arbeiten daher nach den allgemeinen OpenPeppol-Regeln und nicht nach länderspezifischen Zusatzanforderungen.
Für spanische Steuernummern verwendet Peppol EAS 9920, Schemaname ES:VAT, mit der AEAT als ausgebender Stelle, aufgebaut auf der spanischen NIF. Das gilt beim Einsatz von Peppol-Transport; das nationale System wird ein eigenes Verzeichnis und eigene Endpunkte betreiben.
Aufbewahrung
Spanien kennt keine einzelne Aufbewahrungsfrist – was mehr Unternehmen stolpern lässt, als es sollte. Auf dieselbe Rechnung können drei verschiedene Fristen anwendbar sein, und die längste ist maßgeblich.
4 JahreDie allgemeine steuerliche Verjährungsfrist nach dem Allgemeinen Steuergesetz, in der die Steuerverwaltung prüfen kann und Unterlagen vorzulegen sind
6 JahreDie handelsrechtliche Frist für Bücher, Korrespondenz und Buchungsbelege, gerechnet ab der letzten Eintragung
LängerFür Investitionsgüter mit umsatzsteuerlichem Berichtigungszeitraum sowie überall dort, wo eine längere branchenspezifische Regel gilt
Die strukturierte Datei ist das Original. Eine PDF-Darstellung der elektronischen Rechnung ersetzt sie nicht
Authentizität der Herkunft, Integrität des Inhalts und Lesbarkeit sind durchgehend zu wahren – einschließlich einer an eine Facturae-Rechnung angebrachten elektronischen Signatur
Rechnungen müssen zugänglich und lesbar bleiben und bei einer Prüfung vorgelegt werden können
Die bei der AEAT liegende Kopie ist nicht Ihr Archiv. Die öffentliche Lösung speichert das Empfangene für die Zwecke der Verwaltung; die Pflicht, einen vollständigen, lesbaren und überprüfbaren Rechnungsbestand vorzuhalten, bleibt beim Unternehmen – ob im Haus oder bei einem Dienstleister.
Sanktionen
Der Königliche Erlass 238/2026 führt keinen eigenen Bußgeldkatalog für die B2B-E-Rechnung ein. Stattdessen gelten die allgemeinen Rechnungsvorschriften des spanischen Allgemeinen Steuergesetzes – die Beträge bemessen sich also am Umsatzvolumen und nicht als Festbetrag je Verstoß.
1 %des Werts der betroffenen Umsätze – bei Verstößen gegen Anforderungen an Ausstellung, Übermittlung, Berichtigung oder Aufbewahrung von Rechnungen
2 %des Werts der Umsätze – bei Nichtausstellung oder Nichtaufbewahrung einer Rechnung
300 €je Umsatz, wenn dessen Betrag nicht bestimmbar ist
75 %des Umsatzwerts – bei falschen oder gefälschten Rechnungen
+100 %Erhöhung der berechneten Sanktion bei einem wesentlichen Verstoß gegen die Rechnungspflichten
Getrennte Systeme, getrennte Sanktionen
SIIVerspätete Übermittlung wird in der Regel mit 0,5 % des Rechnungsbetrags geahndet, mit einem Quartalsminimum von 300 € und einem Maximum von 6.000 €
RRSIF150.000 € je Geschäftsjahr und Typ eines nicht konformen Systems für Hersteller oder Vertrieb; 1.000 € je System ohne die erforderliche Zertifizierung; 50.000 € je Geschäftsjahr für einen Nutzer, der ein nicht konformes System einsetzt
B2C-BranchenpflichtenWird einem Verbraucher die geschuldete elektronische Rechnung nicht bereitgestellt, drohen eine Verwarnung oder ein Bußgeld bis 10.000 €
Prozentuale Sanktionen verhalten sich völlig anders als die festen Bußgelder in Belgien oder der Slowakei. Ein systematischer Fehler – etwa ein ERP, das die Kopie nie an die AEAT sendet – wird am Umsatz gemessen. Das Risiko wächst also mit der Unternehmensgröße und nicht mit der Zahl der Einzelfälle.
Wie wir Sie unterstützen
Spanien verlangt einem Dienstleister mehr ab als die meisten Märkte: mehrere Formate, zwei Transportprotokolle, Signaturen, Statusverarbeitung und eine parallele Kopie an die Steuerverwaltung. Als zertifizierter Peppol Access Point decken wir die europäische Seite heute ab und bereiten das spanische nationale Onboarding vor, sobald die Ministerialverordnung es definiert:
Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1) und UN/CEFACT CII
Facturae 3.2.x für die Rechnungsstellung an spanische Behörden
Konvertierung zwischen den national zugelassenen Formaten, einschließlich EDIFACT INVOIC
Validierung gegen EN 16931 vor dem Versand
Verarbeitung der spanischen NIF und Adressierung über Peppol EAS 9920
Anbindung über API, SFTP und CSV, mit ERP- und IDoc-Quelldaten
Nachvollziehbare Status- und Fehlerrückmeldungen für jedes Dokument
Eine Anbindung für Spanien und das übrige Europa, wenn weitere Mandate in Kraft treten
Häufige Fragen
Ab wann gilt die B2B-E-Rechnung genau?
Es gibt noch kein rechtlich fixiertes Kalenderdatum. Das Mandat gilt zwölf Monate nach Inkrafttreten der endgültigen Ministerialverordnung für Unternehmen mit mehr als 8 Mio. € Umsatz und vierundzwanzig Monate danach für alle übrigen. Der Verordnungsentwurf sieht das Inkrafttreten zum 1. Oktober 2026 vor, was Oktober 2027 und Oktober 2028 ergäbe – die Verordnung ist jedoch nicht im BOE veröffentlicht. Behandeln Sie diese Daten daher als Prognose, nicht als Zusage.
Genügt die Peppol-Zertifizierung für Spanien?
Nein. Peppol deckt Transport und das Peppol-BIS-Format ab, doch eine Plattform im spanischen B2B-System muss zusätzlich die nationalen Anforderungen erfüllen: Anbindung an die öffentliche AEAT-Lösung, ISO/IEC 27001 oder Gleichwertiges, AS2 oder AS4, fortgeschrittene Signaturen oder Siegel, Konvertierung aller zugelassenen Formate, Betriebskontinuität und kostenlose Interconnection mit anderen Plattformen. Peppol kann Teil der Antwort sein; die ganze Antwort ist es nicht.
Bringt eine spanische USt-IdNr. meine Umsätze in den Anwendungsbereich?
Für sich genommen nicht. Das Mandat verlangt, dass der Lieferant nach spanischen Rechnungsvorschriften zur Ausstellung verpflichtet ist und dass der Umsatz dem spanischen Sitz, der festen Niederlassung, dem steuerlichen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt des Kunden zuzurechnen ist. Ein ausländischer Lieferant ohne spanische Betriebsstätte sollte nicht davon ausgehen, erfasst zu sein, nur weil der Käufer eine spanische Steuernummer hat.
Worin unterscheidet sich das von SII und VERI*FACTU?
Drei getrennte Systeme mit drei verschiedenen Zwecken. Das B2B-Mandat stellt Ihrem Kunden die rechtsgültige Rechnung und der AEAT eine Kopie zu. SII meldet Aufzeichnungen der Umsatzsteuerbücher und stellt einem Käufer nie eine Rechnung zu. VERI*FACTU und die weiteren RRSIF-Regeln bestimmen, wie Ihre Rechnungssoftware Datensätze erzeugt und sichert – mit Fristen zum 1. Januar 2027 für Körperschaftsteuerpflichtige und zum 1. Juli 2027 für die übrigen. Keines der drei ersetzt eines der anderen.
Muss ich weiterhin ein PDF zur strukturierten Rechnung mitsenden?
Nur in einem Übergangsfall: In den ersten zwölf Monaten der Pflicht für die Gruppe der großen Unternehmen ist der strukturierten Rechnung eine lesbare PDF-Kopie beizufügen, sofern der Empfänger nicht vorab ausdrücklich zugestimmt hat, nur die strukturierte Datei zu erhalten. Dieses PDF geht nicht an die AEAT und gilt nie selbst als Rechnung. Außerhalb dieses Zeitfensters sowie im B2C und bei Umsätzen außerhalb des Mandats kann ein PDF weiterhin elektronische Rechnung sein, wenn der Empfänger zustimmt und Authentizität, Integrität und Lesbarkeit gewährleistet sind.
Gibt es eine allgemeine B2C-E-Rechnungspflicht?
Eine allgemeine Pflicht, Verbrauchern strukturiertes XML auszustellen, besteht nicht. Es gelten jedoch Branchenpflichten nach dem Gesetz 56/2007 – für elektronische Kommunikation, Finanzdienstleistungen, Wasser, Gas und Strom, Reisebüros, Personenverkehr und Einzelhandel: Verbrauchern, die eine elektronische Rechnung wünschen oder ihr zustimmen, ist sie bereitzustellen. Sie müssen die Rechnung kostenlos abrufen, lesen, herunterladen, kopieren und ausdrucken sowie ihre Zustimmung einfach und kostenfrei widerrufen können. Der Zugang muss auch nach Vertragsende bestehen bleiben.
Wird die E-Rechnung die alleinige Grundlage für den Vorsteuerabzug?
Nicht ganz. Das spanische Mehrwertsteuerrecht verlangt einen ordnungsgemäßen Nachweis, in der Regel die originale, vorschriftsgemäße Rechnung – daneben sind aber auch bestimmte andere Dokumente wie Zollunterlagen anerkannt. Sobald das Mandat für einen Umsatz gilt, wird die strukturierte E-Rechnung zur rechtlich vorgeschriebenen Form; ein PDF oder Papierdokument genügt dann nicht. Ein mangelhaftes Dokument muss meist berichtigt oder ersetzt werden, statt das Abzugsrecht endgültig entfallen zu lassen – der Abzug kann sich aber verzögern, bis eine korrekte Rechnung vorliegt.
Was gilt im Baskenland und in Navarra?
Die foralen Gebiete País Vasco und Navarra haben eigene Steuerverwaltungen. Die Umsetzung erfordert dort eine Abstimmung zwischen der AEAT und der jeweiligen Hacienda Foral. Wenn Ihre spanischen Aktivitäten in diesen Regionen liegen, sollten Sie das früh klären – hier müssen die ausstehende Ministerialverordnung und nachfolgende regionale Entscheidungen noch Details ergänzen.
Zusammenfassung
Spaniens B2B-Mandat ist inhaltlich entschieden und zeitlich offen. Der Königliche Erlass 238/2026 hat die Architektur festgelegt: ein hybrides dezentrales Modell, in dem Rechnungen zwischen privaten Plattformen oder über die öffentliche AEAT-Lösung laufen, während eine exakte UBL-Kopie im Moment der Ausstellung die Steuerverwaltung erreicht. Es gibt keine vorherige Freigabe, aber vollständige Transparenz.
Offen ist die Ministerialverordnung, die die Zwölf- und Vierundzwanzig-Monats-Fristen auslöst und definiert, wie sich Plattformen tatsächlich anbinden. Bis sie im BOE erscheint, ist jedes kursierende Kalenderdatum eine Prognose – auch die viel zitierten Termine Oktober 2027 und Oktober 2028.
Der praktische Rat lautet, mit der Vorbereitung nicht auf die Verordnung zu warten. Strukturierte Rechnungsdaten, saubere Stammdaten, eine korrekt verarbeitete spanische NIF und ein ERP, das EN 16931 erzeugen kann, werden unabhängig vom Termin gebraucht – und wer bereits über Peppol austauscht, hat einen erheblichen Teil der Arbeit hinter sich.
Ressourcen
AEAT – verpflichtende elektronische Rechnungsstellung
Die Mitteilung der Steuerverwaltung zum Königlichen Erlass 238/2026 und zur öffentlichen Lösung
Königlicher Erlass 238/2026 im BOE
Der vollständige Rechtstext der B2B-E-Rechnungsverordnung
facturae.gob.es
Die offizielle Seite zum Facturae-Format mit Schemata, Versionen und Signaturrichtlinien
FACe – der allgemeine Eingangspunkt
Rechnungen an spanische Behörden einreichen, mit Verzeichnis aller Eingangspunkte
AEAT – Rechnungssoftware und VERI*FACTU
Anforderungen an Abrechnungssysteme nach RRSIF, mit den Terminen 2027
Europäische Kommission – eInvoicing in Spain
Länderfactsheet zu Rechtsgrundlage, Betriebsmodell und Anwendungsbereich
Peppol Directory
Prüfen, ob ein Geschäftspartner im Netzwerk erreichbar ist
