Elektronische Rechnung in Belgien
Umfassender Leitfaden zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Belgien – Rechtsrahmen, Pflichten und praktische Umsetzung ab dem 1. Januar 2026
Überblick
Die verpflichtende strukturierte B2B-E-Rechnung ist in Belgien seit dem 1. Januar 2026 in Kraft. Jedes umsatzsteuerpflichtige, in Belgien ansässige Unternehmen muss für inländische B2B-Umsätze strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen. Rechtsgrundlage ist das Gesetz vom 6. Februar 2024 zur Änderung des Mehrwertsteuergesetzbuchs.
Belgien hat sich bewusst für ein dezentrales Modell entschieden: Die Rechnungen laufen über das Peppol-Netzwerk im Vier-Ecken-Modell – ohne staatliche Plattform im Übertragungsweg und ohne Clearing-Schritt. Eine Meldeschicht nahezu in Echtzeit folgt 2028.
In Belgien ansässig
ist das Kriterium – eine USt-IdNr. allein genügt nicht
Peppol BIS 3.0
gesetzlich vorgesehenes Standardformat und Standardweg
10 Jahre
Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchführungsbelege
Zeitplan
Anders als die meisten Länder hat Belgien die B2B-Pflicht in einem Schritt eingeführt, statt sie nach Unternehmensgröße zu staffeln. Das Entgegenkommen lag stattdessen bei der Durchsetzung: ein dreimonatiges Toleranzfenster, bevor die Bußgelder griffen.
Bereits in Kraft
2017 – 2023
Stufenweise B2G-Einführung
Flandern ging 2017 voran, Brüssel folgte im November 2020 und die Wallonie im Januar 2022. Auf Bundesebene staffelte der Königliche Erlass vom 9. März 2022 die Lieferantenpflicht nach Auftragswert.
6. Februar 2024
Gesetz zur Änderung des Mehrwertsteuergesetzbuchs
Die Rechtsgrundlage für die verpflichtende inländische B2B-E-Rechnung wird veröffentlicht und gibt den Unternehmen knapp zwei Jahre Vorbereitungszeit.
1. Januar 2026
Die B2B-E-Rechnung wird verpflichtend
Alle umsatzsteuerpflichtigen, in Belgien ansässigen Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen und empfangen. Ein PDF per E-Mail erfüllt die Pflicht nicht mehr.
1. April 2026
Ende der Toleranzphase
Die Durchsetzung beginnt. Ab diesem Datum verhängt die Steuerverwaltung gestaffelte Bußgelder, wenn die Pflicht nicht erfüllt wird.
Noch offen
1. Januar 2028
Meldung nahezu in Echtzeit
Über dem Rechnungsaustausch entsteht eine Meldeschicht, die Belgien zum Peppol-Fünf-Ecken-Modell führt. Sie löst schrittweise die jährliche Kundenliste ab.
1. Juli 2030
ViDA – grenzüberschreitende Meldung
Belgien setzt die EU-Vorgaben zur digitalen Meldung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze um und gleicht sie mit den bereits bestehenden nationalen Pflichten ab.
Der Schritt 2028 ist ein echter Qualitätssprung, nicht bloß eine neue Frist. Heute sieht die Steuerverwaltung von einer inländischen Rechnung nichts; ab 2028 erhält sie die Daten. Wer jetzt eine Anbindung baut, sollte seinen Dienstleister schon heute fragen, wie die fünfte Ecke abgebildet wird.
Anwendungsbereich
Der Anwendungsbereich hängt von drei Dingen ab: vom Lieferanten, vom Kunden und vom Umsatz. Alle drei sind zu prüfen – im Anwendungsbereich zu sein bedeutet nicht, dass jeder einzelne Umsatz erfasst ist.
Lieferanten mit Ausstellungspflicht
—In Belgien ansässige Steuerpflichtige
—Belgische feste Niederlassungen ausländischer Unternehmen
—Mitglieder belgischer Mehrwertsteuergruppen
—Steuerpflichtige belgische Einheiten unter der besonderen Landwirtschaftsregelung
Was außerhalb bleibt
Ausländische Unternehmen, die lediglich umsatzsteuerlich registriert sind, ohne feste Niederlassung
Einheiten, die ausschließlich nach Artikel 44 des belgischen Mehrwertsteuergesetzbuchs befreite Tätigkeiten ausüben
Insolvente Unternehmen sowie Betriebe unter der besonderen Pauschalregelung (die 2028 abgeschafft wird)
Umsätze mit Endverbrauchern (B2C)
Welche Umsätze erfasst sind
—Alle inländischen B2B-Umsätze, die der belgischen Mehrwertsteuer unterliegen – einschließlich Lieferungen im lokalen Reverse-Charge-Verfahren
—Nicht erfasst: innergemeinschaftliche Lieferungen und in einem anderen Mitgliedstaat steuerbare Dienstleistungen
—Nicht erfasst: nach Artikel 44 des Mehrwertsteuergesetzbuchs befreite Umsätze
Für ausländische Unternehmen
Eine belgische USt-IdNr. allein bringt Sie nicht in den Anwendungsbereich – maßgeblich ist eine feste Niederlassung in Belgien. Dennoch lohnt sich die Vorbereitung auf der Empfangsseite: Ihre belgischen Lieferanten stellen inzwischen standardmäßig strukturierte Rechnungen aus, und der Empfang auf Papier ist nicht mehr der Normalfall.
B2G und Mercurius
Belgien war bei der E-Rechnung im öffentlichen Sektor früh dran. Das Bundesgesetz über das öffentliche Auftragswesen vom 7. April 2019 setzte die Richtlinie 2014/55/EU um, der Königliche Erlass vom 9. März 2022 staffelte die Lieferantenpflicht nach Auftragswert.
Ab 215.000 €E-Rechnung erforderlich für Ausschreibungen, die ab dem 1. November 2022 veröffentlicht wurden
Ab 30.000 €ab 1. Mai 2023
Unter 30.000 €ab 1. November 2023
Unter 3.000 €von der E-Rechnungspflicht ausgenommen
Mercurius
Die zentrale Poststelle des öffentlichen Sektors, vollständig auf Peppol ausgerichtet. Sie erspart Lieferanten bilaterale Verbindungen zu jeder einzelnen Behörde und bietet Nachverfolgung sowie manuelle Einreichung über ein Webportal.
Hermes
Ein befristetes Auffangnetz: Es wandelt strukturierte E-Rechnungen in eine lesbare Form für Empfänger um, die technisch noch nicht so weit sind. Vorgesehen ist, dass es mit wachsender digitaler Reife wieder verschwindet.
Beide Plattformen laufen ausschließlich über das Peppol-Interoperabilitätsmodell – deshalb laufen der B2G- und der B2B-Weg technisch zusammen. Wer bereits über Peppol an belgische Behörden fakturiert, brauchte für das B2B-Mandat kaum neue Infrastruktur.
Formate und Standards
Maßgeblich ist die Norm EN 16931. Belgien verwendet die CIUS von Peppol BIS Billing 3.0 und hat bewusst keine eigene nationale CIUS geschaffen – eine Entscheidung, die den grenzüberschreitenden Austausch einfach hält.
Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1)
Standardformat und Standardweg. Eine vorherige Vereinbarung zwischen den Parteien ist nicht erforderlich – jedes Unternehmen im Anwendungsbereich ist auf diesem Weg erreichbar.
Alternative Formate
Andere Formate sind nur bei beiderseitiger Vereinbarung und nur dann zulässig, wenn sie EN 16931 entsprechen. Die Syntax UN/CEFACT CII wird über Peppol ebenfalls unterstützt.
Ein Detail, das man kennen sollte
Niemand darf einem Geschäftspartner ein alternatives Format aufzwingen. Selbst bei vereinbarter Alternative muss der Peppol-Weg als Rückfalloption möglich bleiben. Praktisch heißt das: Im Zweifel Peppol – und ein Geschäftspartner, der auf einem proprietären Format besteht, kann das nicht durchsetzen.
Ein PDF ist in diesem Zusammenhang keine elektronische Rechnung. Es darf die strukturierte Datei als menschenlesbare Darstellung begleiten, erfüllt die Pflicht aber nicht.
Das Peppol-Modell
Belgien nutzt das klassische Vier-Ecken-Modell: Der Lieferant übergibt die Rechnung seinem Access Point, dieser leitet sie über das Peppol-Netzwerk an den Access Point des Kunden weiter, der sie in dessen System zustellt. Es gibt keine staatliche Plattform im Übertragungsweg und keinen Clearing-Schritt – ein spürbar leichterer Aufbau als die zentralen Systeme in Polen oder Italien.
Austausch mit europäischen Partnern
Dieselbe Anbindung bedient jedes Peppol-Land – keine separate Verbindung je Geschäftspartner.
Automatische Formatprüfung
Access Points prüfen die Rechnung gegen die Spezifikation, bevor sie ins Netzwerk gelangt.
Gesicherte Übertragung
Verschlüsselte Kommunikation zwischen den Zugangspunkten und Nichtabstreitbarkeit der Zustellung.
Ein Weg für B2B und B2G
Behörden und private Kunden werden über dieselbe Anbindung erreicht.
Adressiert wird über die Peppol-Kennnummer des Empfängers, üblicherweise abgeleitet aus der belgischen Unternehmensnummer oder USt-IdNr. Ob ein Partner erreichbar ist, lässt sich vor dem Versand im Peppol-Verzeichnis prüfen.
E-Reporting ab 2028
Ab dem 1. Januar 2028 legt Belgien eine Meldeschicht über den Rechnungsaustausch. Die Rechnungsdaten fließen nahezu in Echtzeit an die Steuerverwaltung (FÖD Finanzen) und führen das Land vom Vier- zum Fünf-Ecken-Modell – mit der Steuerverwaltung als fünfter Ecke.
Die Meldung ist auf beiden Seiten des Umsatzes vorgesehen, bei Lieferant und Kunde
Die jährliche Kundenliste soll mit der Zeit durch die neue Meldung ersetzt werden
Das System baut erneut auf Peppol-Spezifikationen auf, was den Aufwand für bereits angebundene Unternehmen begrenzt
Der letzte Punkt ist der beruhigende: Wenn die Anbindung, die Sie jetzt bauen, eine echte Peppol-Integration ist und keine Behelfslösung, wird der Schritt 2028 eine Erweiterung – und kein zweites Projekt.
Sanktionen
Bis zum 31. März 2026 galt eine Toleranzphase. Seit dem 1. April 2026 setzt die Steuerverwaltung gestaffelte Bußgelder durch, wenn strukturierte Rechnungen trotz bestehender Pflicht nicht ausgestellt werden.
1.500 €
Erster Verstoß
3.000 €
Zweiter Verstoß
5.000 €
Dritter Verstoß
Die Staffelung greift bei Wiederholungsverstößen innerhalb von drei Monaten – die Beträge summieren sich also schnell, wenn ein Unternehmen weiterhin außerhalb des Systems fakturiert. Hinzu kommen die praktischen Folgen: Eine Rechnung, die den Anforderungen nicht genügt, gefährdet den Vorsteuerabzug Ihres Kunden.
Steuerliche Anreize
Parallel zur Pflicht hat Belgien finanzielle Unterstützung für die Umstellung eingeführt. Beide Maßnahmen sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung prüfen – sie werden häufig übersehen.
120 %
Erhöhter Betriebsausgabenabzug
Für kleine Unternehmen und Selbstständige mit Abonnementmodell, für die Steuerjahre 2024 bis 2027. Die zusätzlichen E-Rechnungskosten müssen auf der Softwarerechnung gesondert ausgewiesen sein.
20 %
Investitionsabzug für Digitales
Der Investitionsabzug für digitale Investitionen wurde zum 1. Januar 2025 angehoben und erfasst Hard- und Software, die für die E-Rechnungspflicht angeschafft wird.
Für einen Kleinbetrieb kann die Kombination einen spürbaren Teil der Kosten des ersten Jahres ausgleichen. Der gesonderte Ausweis auf der Softwarerechnung ist dabei das Detail, an dem der Abzug am häufigsten scheitert.
Aufbewahrung
Rechnungen sind in Belgien zehn Jahre aufzubewahren. Da das Mandat dezentral ist, speichert kein staatliches System sie für Sie – die Aufbewahrung liegt vollständig in Ihrer Verantwortung, ob im Haus oder bei einem Dienstleister.
Die strukturierte XML-Datei ist das Original und muss unverändert archiviert werden – ein PDF-Sichtbild ersetzt sie nicht
Authentizität der Herkunft, Integrität des Inhalts und Lesbarkeit müssen über den gesamten Zeitraum gewahrt bleiben
Rechnungen müssen bei einer Prüfung kurzfristig in lesbarer Form vorgelegt werden können
Hier unterscheidet sich das belgische Modell etwa von Polen, wo die staatliche Plattform stellvertretend archiviert. In Belgien gehört die Entscheidung, wer die Dateien vorhält – Ihr Dienstleister, Ihr DMS oder ein spezialisierter Archivdienst – zur Umsetzung und nicht in den Nachgang.
Wie wir Sie unterstützen
Als zertifizierter Peppol Access Point verbinden wir Ihre Systeme mit dem belgischen Mandat – und über dieselbe Anbindung mit dem übrigen Europa:
Versand und Empfang über zertifizierten Peppol Access Point
Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1) und UN/CEFACT CII
Validierung gegen EN 16931 vor dem Versand
Formatkonvertierung aus ERP-, CSV- und IDoc-Daten
B2G-Einreichung bei belgischen Behörden über Mercurius und Peppol
Anbindung über API, SFTP und CSV
Nachvollziehbare Status- und Fehlerrückmeldungen
Eine Anbindung, die sich auf die Meldeschicht 2028 erweitern lässt
Häufige Fragen
Darf ich weiterhin PDF-Rechnungen senden?
Nicht für inländische B2B-Umsätze im Anwendungsbereich. Ein PDF per E-Mail oder über ein Portal erfüllt die Pflicht nicht, auch nicht mit digitaler Signatur. Sie dürfen weiterhin ein PDF als menschenlesbare Darstellung neben der strukturierten Datei erzeugen. Für B2C-Rechnungen und für Umsätze außerhalb des Anwendungsbereichs bleibt PDF zulässig.
Was gilt, wenn mein Geschäftspartner keine E-Rechnungen empfangen kann?
Seit dem 1. Januar 2026 ist jedes Unternehmen im Anwendungsbereich gesetzlich verpflichtet, strukturierte Rechnungen empfangen zu können – die fehlende Vorbereitung ist dessen Compliance-Problem und kein Grund, auf PDF zurückzufallen. Als befristetes Auffangnetz existiert die Plattform Hermes, die strukturierte Rechnungen für noch nicht ausgerüstete Empfänger in eine lesbare Form umwandelt. Sie ist ausdrücklich eine Übergangsmaßnahme und soll wieder verschwinden.
Sind auch kleine Unternehmen erfasst?
Ja. Belgien hat das Mandat nicht nach Unternehmensgröße gestaffelt – es gilt für jedes umsatzsteuerpflichtige, in Belgien ansässige Unternehmen, Selbstständige eingeschlossen. Außerhalb des Anwendungsbereichs stehen Betriebe unter der besonderen Pauschalregelung und solche, die ausschließlich nach Artikel 44 befreite Tätigkeiten ausüben. Für sehr kleine Volumina gibt es günstige und kostenlose Peppol-Zugänge, und der 120-%-Abzug richtet sich genau an diese Gruppe.
Gilt die Pflicht für ausländische Unternehmen mit belgischer USt-IdNr.?
Nein – eine belgische USt-Registrierung allein bringt Sie nicht in den Anwendungsbereich. Maßgeblich ist eine feste Niederlassung in Belgien, die an dem Umsatz beteiligt ist. Belgische feste Niederlassungen ausländischer Gesellschaften sind vollständig erfasst. Die Empfangsfähigkeit lohnt sich dennoch, da belgische Lieferanten inzwischen standardmäßig strukturierte Rechnungen ausstellen.
Sind grenzüberschreitende Umsätze erfasst?
Nein. Innergemeinschaftliche Lieferungen und in einem anderen Mitgliedstaat steuerbare Dienstleistungen fallen nicht unter das belgische Mandat. Lieferungen im lokalen Reverse-Charge-Verfahren dagegen schon. Ab Juli 2030 gilt die EU-weite ViDA-Meldung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze.
Kann ein Kunde ein anderes Format als Peppol verlangen?
Vorschlagen ja, durchsetzen nein. Alternative Formate sind nur bei beiderseitiger Vereinbarung und nur dann zulässig, wenn sie EN 16931 entsprechen. Unabhängig von jeder Vereinbarung muss der Peppol-Weg als Standard verfügbar bleiben. Kommt keine Einigung zustande, gilt Peppol.
Wer muss die Rechnungen archivieren?
Sie selbst. Das dezentrale belgische Modell bedeutet, dass keine staatliche Plattform stellvertretend archiviert. Die Frist beträgt zehn Jahre, aufzubewahren ist die strukturierte XML-Datei als Original. Übernimmt ein Dienstleister die Speicherung technisch, bleibt die rechtliche Verantwortung bei Ihrem Unternehmen.
Zusammenfassung
Belgien gehört zu den ersten EU-Ländern, in denen die verpflichtende B2B-E-Rechnung tatsächlich läuft. Die Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2026 für alle umsatzsteuerpflichtigen, im Land ansässigen Unternehmen; die Durchsetzung begann am 1. April 2026 mit dem Ende der Toleranzphase.
Die gewählte Architektur ist bemerkenswert leichtgewichtig: ein dezentrales Peppol-Netz im Vier-Ecken-Modell, der unveränderte europäische Standard, keine nationale CIUS und kein Clearing-Schritt. Für Unternehmen, die ohnehin über Peppol austauschen, bedeutete das Mandat vor allem, eine vorhandene Fähigkeit zu aktivieren statt eine neue aufzubauen.
Der nächste Meilenstein ist 2028, wenn die Meldung nahezu in Echtzeit eine fünfte Ecke hinzufügt und die jährliche Kundenliste ablöst. Weil sie auf denselben Peppol-Spezifikationen aufsetzt, steht Unternehmen mit sauberer Anbindung eine Erweiterung bevor – kein zweites Umsetzungsprojekt.
Ressourcen
einvoice.belgium.be – das offizielle E-Rechnungsportal
Amtliche Hinweise und ausführliche FAQ zu den B2B- und B2G-Pflichten
Mercurius – das Portal des öffentlichen Sektors
Nachverfolgung und manuelle Einreichung von Rechnungen an belgische Behörden
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