Dieser Beitrag erläutert die Unterschiede zwischen XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol BIS Billing. Er zeigt, welche Anforderungen bei der Auswahl des Rechnungsformats und des Übertragungswegs zu berücksichtigen sind.
XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol BIS Billing gehören zu den zentralen Begriffen der elektronischen Rechnungsstellung. Sie bezeichnen jedoch keine vier vollständig voneinander unabhängigen Alternativen: ZUGFeRD und Factur-X basieren auf einem gemeinsamen hybriden Rechnungsformat, während Peppol BIS Billing eine Spezifikation für den Rechnungsaustausch ist. Für die Umsetzung sind sowohl das Datenformat als auch der Übertragungsweg festzulegen.
Das Rechnungsformat legt die Datenstruktur fest. Der Übertragungsweg bestimmt die Übermittlung an den Empfänger.
XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X beschreiben Rechnungsformate beziehungsweise deren nationale Ausprägungen. Peppol bezeichnet ein Netzwerk zur Dokumentenübermittlung. Peppol BIS Billing 3.0 definiert die fachlichen und technischen Anforderungen an den Rechnungsaustausch auf Basis von UBL.
Eine XRechnung kann beispielsweise per E-Mail oder über Peppol übermittelt werden, sofern der Empfänger den jeweiligen Übertragungsweg und das entsprechende Dokumentenprofil unterstützt. Rechnungsformat und Übertragungsweg sind daher getrennt zu prüfen und auf die Anforderungen des Empfängers abzustimmen.
XRechnung konkretisiert die europäische Norm EN 16931 für Deutschland als Core Invoice Usage Specification (CIUS). Die Rechnungsdaten werden als XML übermittelt. Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist XRechnung grundsätzlich der vorgesehene Standard; andere Formate können zulässig sein, wenn sie die geltenden Anforderungen erfüllen. XRechnung 3.0 bleibt in Kraft. Seit September 2026 liegt eine Vorabversion der Spezifikation XRechnung 4.0 vor.
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat: Eine PDF/A-3-Datei enthält einen eingebetteten XML-Datensatz. Die PDF-Darstellung ermöglicht die visuelle Prüfung, während die XML-Daten automatisiert verarbeitet werden können. Für die Anerkennung als E-Rechnung in Deutschland sind insbesondere Version und Profil maßgeblich. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen diese Anforderungen nicht.
Factur-X ist die französische Bezeichnung des gemeinsam mit ZUGFeRD weiterentwickelten hybriden Rechnungsformats. Die aufeinander abgestimmten Versionen sind technisch identisch. Bei der Rechnungsstellung nach Frankreich sind zusätzlich die dort geltenden Vorgaben zu Dateninhalten, Übermittlung und gegebenenfalls zur Nutzung einer zugelassenen Plattform zu berücksichtigen.
Peppol BIS Billing 3.0 ist eine auf EN 16931 basierende Spezifikation für den Austausch von Rechnungen und Rechnungskorrekturen in UBL-Syntax. Für die Übermittlung über Peppol benötigen Sie die Teilnehmerkennung des Empfängers (Participant Identifier). Zusätzlich ist zu prüfen, welche Dokumententypen und Profile der Empfänger unterstützt.
Unterstützt der Empfänger XRechnung, können die Rechnungsdaten unmittelbar als XML übermittelt werden. Wird zusätzlich eine lesbare PDF-Darstellung benötigt, kann ZUGFeRD in einem geeigneten Profil eingesetzt werden. Klären Sie vorab, welche Formate, Profile und Versionen der Empfänger akzeptiert.
Je nach Empfängervorgabe erfolgt die Übermittlung per E-Mail, über ein Kundenportal oder über Peppol. Für den Empfang über Peppol ist eine entsprechende Registrierung erforderlich. Mit unserer Peppol-Teilnehmerprüfung können Sie vor dem Versand prüfen, ob die Teilnehmerkennung in der Produktionsumgebung erreichbar ist.
Die Formatbezeichnung allein reicht nicht aus. Prüfen Sie auch das verwendete Profil und die Version. ZUGFeRD-Dateien in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL gelten in Deutschland nicht als E-Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinne.
Eine einfache PDF-Datei enthält keine strukturierten Rechnungsdaten. Sie ist daher von einer E-Rechnung und von hybriden Formaten wie ZUGFeRD zu unterscheiden. Ob eine einfache PDF-Rechnung weiterhin zulässig ist, hängt vom Anwendungsfall sowie von geltenden Übergangs- und Ausnahmeregelungen ab.
Auch die unterstützte Version ist zu berücksichtigen. Empfangsplattformen und Netzwerke aktualisieren ihre technischen Vorgaben und Validierungsregeln. Prüfen Sie deshalb regelmäßig, welche Versionen und Dokumentenprofile der jeweilige Empfänger akzeptiert.
Exportieren Sie eine repräsentative Rechnungsdatei aus Ihrem System und prüfen Sie diese mit unserem kostenlosen E-Rechnungs-Validator. Zur Prüfung stehen XRechnung 3.0.2, 2.3.1–2.0.1 und 1.2.2, Peppol BIS Billing 3.0.20 sowie ZUGFeRD 2.2 und 2.1.1 zur Verfügung. Die erfolgreiche Validierung mit einem älteren Regelwerk bestätigt nicht automatisch die Akzeptanz durch den aktuellen Rechnungsempfänger.
Für eine aussagekräftige Prüfung sind zwei Aspekte zu beachten:
380 steht für eine Rechnung, 381 für eine kaufmännische Gutschrift (Credit Note). In UBL unterscheiden sich die XML-Wurzelelemente für Rechnungen und Credit Notes. Eine unzutreffende Auswahl des Dokumententyps kann deshalb zu zusätzlichen Validierungsfehlern führen.Mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Validator prüfen Sie Ihre Rechnungsdatei anhand der für das ausgewählte Format hinterlegten technischen Regeln. Unterstützt werden XRechnung, Peppol BIS Billing und ZUGFeRD.
Kostenlose Prüfung · Ausgewählte Versionen von XRechnung 3.0.2 bis 1.2.2, Peppol BIS Billing 3.0.20 sowie ZUGFeRD 2.2 und 2.1.1
Unser Formatkonverter überführt Rechnungsdaten aus Ihrem ERP-System in das für den jeweiligen Empfänger benötigte Zielformat, beispielsweise XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X oder Peppol BIS Billing. Voraussetzung ist, dass die erforderlichen Rechnungsdaten vorliegen. Für den Versand über Peppol steht unser Access Point zur Verfügung. So lassen sich Konvertierung und Übermittlung in bestehende Prozesse integrieren.
Nutzen Sie die 14-tägige kostenlose Testphase, um die Konvertierung Ihrer Rechnungsdaten in die benötigten Zielformate zu erproben.
Kostenlose Testversion startenXRechnung übermittelt strukturierte Rechnungsdaten als XML-Datei. ZUGFeRD kombiniert im hybriden Format eine lesbare PDF/A-3-Darstellung mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Für den Einsatz von ZUGFeRD als E-Rechnung in Deutschland sind die verwendete Version und das Profil entscheidend.
ZUGFeRD und Factur-X werden gemeinsam weiterentwickelt und sind in den aufeinander abgestimmten Versionen technisch identisch. Die Unterstützung des Formats allein gewährleistet jedoch nicht die Erfüllung sämtlicher französischer Anforderungen. Auch Dateninhalte, Übermittlungsprozesse und gegebenenfalls die Anbindung an eine zugelassene Plattform sind zu prüfen.
Peppol ist ein Netzwerk für die elektronische Dokumentenübermittlung. Peppol BIS Billing 3.0 bezeichnet eine Spezifikation für Rechnungen und Rechnungskorrekturen in UBL-Syntax. Welche Dokumentenprofile über das Netzwerk an einen bestimmten Empfänger gesendet werden können, hängt von dessen registrierten Empfangsmöglichkeiten ab.
Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich XRechnung vorgesehen. Andere Formate können ebenfalls verwendet werden, wenn sie EN 16931, der E-Rechnungsverordnung des Bundes und den Nutzungsbedingungen der Empfangsplattform entsprechen. Die mitgeteilte Leitweg-ID ist im Feld BT-10 (Käuferreferenz) anzugeben. Bei Ländern und Kommunen sind die jeweiligen Vorgaben zu beachten.
Eine einfache PDF-Datei ohne strukturierten Rechnungsdatensatz ist keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne. Der Versand per E-Mail ändert daran nichts. Eine hybride ZUGFeRD-Datei ist davon zu unterscheiden. Für die Ausstellung einfacher PDF-Rechnungen können in Deutschland weiterhin Übergangs- oder Ausnahmeregelungen gelten; diese sind für den jeweiligen Umsatz zu prüfen.
