E-Rechnung ERP-Integration XRechnung & ZUGFeRD

E-Rechnungen mit dem bestehenden ERP-System einführen: ein Leitfaden in fünf Schritten

Die Einführung elektronischer Rechnungen lässt sich in vielen Fällen auf Basis bestehender ERP- und Buchhaltungssysteme umsetzen. Dieser Leitfaden erläutert die wesentlichen Schritte: von der Prüfung der Ausgabeformate und Stammdaten über die Formatkonvertierung bis zum Rechnungsempfang und zur Archivierung.

23. September 2026

6 Min. Lesezeit

Für die Einführung elektronischer Rechnungen ist ein Austausch der bestehenden Buchhaltungssoftware nicht zwangsläufig erforderlich. Häufig können vorhandene Systeme weiterverwendet und durch geeignete Konvertierungs- und Übertragungsdienste ergänzt werden.

Im Mittelpunkt stehen die Verarbeitungsschritte, die nach der Rechnungserstellung erfolgen: Konvertierung, Validierung, Übermittlung und Archivierung. Die nachfolgenden Zeitangaben dienen der Orientierung. Der tatsächliche Aufwand hängt insbesondere von der Datenqualität, der Systemlandschaft und dem Integrationsumfang ab.

Schritt 1 – Bestehende Ausgabeformate prüfen

Exportieren Sie eine repräsentative Ausgangsrechnung in den von Ihrem System unterstützten Formaten. Je nach ERP- oder Buchhaltungssystem stehen beispielsweise XML, ZUGFeRD, CSV oder bei SAP ein IDoc zur Verfügung. Prüfen Sie, welche Rechnungsdaten der jeweilige Export enthält.

Prüfen Sie anschließend, ob der Export bereits dem benötigten E-Rechnungsformat entspricht und welche Anpassungen erforderlich sind. Für die technische Prüfung von E-Rechnungen können Sie unseren kostenfreien E-Rechnungs-Validator nutzen. Bereits vorhandene strukturierte Daten können die Grundlage für die weitere Integration bilden.

Orientierungswert: wenige Stunden für die erste Bestandsaufnahme.

Schritt 2 – Qualität der Stammdaten sicherstellen

Die Qualität der Stammdaten ist eine wesentliche Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung. Prüfen Sie insbesondere Unternehmenskennungen, Adressen, Umsatzsteuerkategorien und Zahlungsinformationen. Fehlende oder widersprüchliche Angaben können abhängig von den anzuwendenden Geschäftsregeln zu Validierungsfehlern oder Rückfragen des Rechnungsempfängers führen.

Prüfen und bereinigen Sie die Kunden- und Artikelstammdaten vor der technischen Anbindung. Der Aufwand für die Datenpflege kann einen wesentlichen Teil des Gesamtprojekts ausmachen und sollte frühzeitig eingeplant werden.

Orientierungswert: zwei bis sechs Wochen, abhängig von Datenumfang und Datenqualität.

Schritt 3 – Rechnungsformat und Übertragungsweg je Kundengruppe festlegen

Unterscheiden Sie bei der Festlegung der Anforderungen insbesondere zwischen folgenden Kundengruppen:

Öffentliche Auftraggeber in Deutschland – Berücksichtigen Sie die Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers zu Rechnungsformat und Einreichung. Prüfen Sie insbesondere die Verwendung von XRechnung, die Angabe der Leitweg-ID im Feld BT-10 und gegebenenfalls die Übermittlung über OZG-RE.
Geschäftskunden in Deutschland – XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD-Profil; Übermittlung über Peppol oder E-Mail entsprechend den Anforderungen des Empfängers.
Geschäftskunden im Ausland – Beispielsweise Peppol BIS Billing 3.0 oder landesspezifische Rechnungsformate und Plattformen. Maßgeblich sind die Anforderungen des jeweiligen Landes und Empfängers.

Legen Sie die Anforderungen je Kundengruppe fest und wählen Sie eine Lösung, die unterschiedliche Zielformate und Übertragungswege auf Basis gemeinsamer Quelldaten unterstützt.

Orientierungswert: ein bis zwei Wochen, abhängig vom Abstimmungsbedarf mit Ihren Geschäftspartnern.

Schritt 4 – Externe Formatkonvertierung integrieren

Ein externer Konverter verarbeitet die vom ERP-System bereitgestellten Rechnungsdaten und erzeugt daraus das benötigte Zielformat. Sofern das Quellsystem die erforderlichen Daten bereitstellen kann, lässt sich die Rechnungserstellung weiterhin im bestehenden System durchführen. Welche Anpassungen an Export, Freigabe und Versand erforderlich sind, wird im Rahmen der Integration festgelegt.

Unsere Lösung bietet Anbindungen an folgende ERP- und Buchhaltungssysteme:

SAP Microsoft Dynamics 365 Oracle NetSuite sevDesk weclapp Scopevisio Individuelle API-Anbindung

Orientierungswert: wenige Tage bei einer Standardintegration; der konkrete Aufwand hängt von den technischen Voraussetzungen ab.

Schritt 5 – Rechnungsempfang und Archivierung organisieren

Neben der Rechnungsausstellung sind auch die Prozesse für den Empfang und die Archivierung elektronischer Rechnungen festzulegen:

Empfang

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Definieren Sie dafür einen durchgängigen Prozess, der den Eingang, die Prüfung, die Freigabe und die Verbuchung der Rechnungen umfasst.

Archivierung

Bewahren Sie die elektronischen Rechnungen im ursprünglichen Format so auf, dass Authentizität, Integrität und Lesbarkeit erhalten bleiben. Eine aus den Rechnungsdaten erzeugte PDF-Visualisierung allein ersetzt die Aufbewahrung der strukturierten Rechnungsdaten nicht.

Orientierungswert: etwa eine Woche für die organisatorische Festlegung; technische Anpassungen sind gesondert einzuplanen.

Umsetzungsaufwand und Planung

Kleine und mittlere Unternehmen

Bei vollständigen Stammdaten und geeigneten Exportmöglichkeiten kann die Umsetzung innerhalb weniger Wochen möglich sein. Dabei lässt sich häufig das bestehende Buchhaltungssystem weiterverwenden. Der konkrete Anpassungsbedarf ist im Projekt zu prüfen.

Gewachsene Datenumgebung

Bei umfangreichen oder uneinheitlichen Stammdaten ist zusätzlicher Aufwand für die Datenbereinigung einzuplanen. Die Einführung einer neuen Software ersetzt nicht die Prüfung und Vervollständigung der zugrunde liegenden Daten.

Ausgangssituation anhand einer Rechnungsdatei prüfen

Die Prüfung einer repräsentativen Rechnungsdatei ermöglicht eine erste Beurteilung Ihrer Ausgangssituation. Nutzen Sie den Validator für die technische Prüfung oder testen Sie im Rahmen einer kostenfreien Testphase den vollständigen Ablauf von der Datenübernahme bis zur Übermittlung an den Empfänger.

E-Rechnung vor dem Versand validieren

Nutzen Sie unseren kostenfreien E-Rechnungs-Validator, um Rechnungen in den Formaten XRechnung, Peppol BIS und ZUGFeRD vor dem Versand auf Verstöße gegen die Geschäftsregeln zu prüfen.

Kostenfreies Prüfwerkzeug • Ohne Benutzerkonto nutzbar • Direkte Prüfergebnisse

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist für die Erstellung von E-Rechnungen ein Austausch des ERP-Systems erforderlich?

Ein Austausch ist nicht zwangsläufig erforderlich. Wenn Ihr bestehendes System die benötigten Rechnungsdaten beispielsweise als XML, CSV oder IDoc bereitstellen kann, kann ein externer Konverter daraus das erforderliche Zielformat erzeugen. Die Eignung der Quelldaten und der konkrete Integrationsbedarf sind im Einzelfall zu prüfen.

Welche Faktoren bestimmen den Umstellungsaufwand?

Wesentliche Einflussfaktoren sind die Qualität und Vollständigkeit der Stammdaten, die verfügbaren Exportformate und die Anforderungen der Empfänger. Fehlende oder widersprüchliche Angaben können eine Datenbereinigung erforderlich machen. Der dafür benötigte Aufwand kann den Umfang der technischen Anbindung übersteigen.

Reicht es für die Archivierung aus, eine PDF-Datei auf einem Netzlaufwerk zu speichern?

Eine bloße PDF-Visualisierung ersetzt die Aufbewahrung der strukturierten Rechnungsdaten nicht. Die elektronische Rechnung ist im ursprünglichen Format so aufzubewahren, dass Authentizität, Integrität und Lesbarkeit erhalten bleiben. Ob eine konkrete Speicherlösung diese Anforderungen erfüllt, hängt von ihrer technischen und organisatorischen Ausgestaltung ab.

Wie werden Rechnungsformat und Übertragungsweg festgelegt?

Maßgeblich sind die Anforderungen des Rechnungsempfängers und die jeweils geltenden Vorgaben. Für öffentliche Auftraggeber in Deutschland sind insbesondere das geforderte Rechnungsformat, die Leitweg-ID und der Einreichungsweg zu klären. Im deutschen B2B-Bereich kommen beispielsweise XRechnung oder geeignete ZUGFeRD-Profile in Betracht. Bei internationalen Geschäftsbeziehungen sind zusätzlich landesspezifische Anforderungen und die Nutzung von Peppol oder nationalen Plattformen zu prüfen.

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