Eine Rechnung kann die Prüfung gegen die europäische Norm bestehen und vom Empfänger trotzdem zurückgewiesen werden. Das Anwendungshandbuch von EDEKA vom 15. Oktober 2026 zeigt, wo diese Lücke liegt. Hier die Kurzfassung, die vollständigen Anforderungen auf der zugehörigen Seite.
Am 15. Oktober 2026 hat EDEKA die Version 1.0 des E-Rechnungsguides für Lieferanten herausgegeben, ein Handbuch von 131 Seiten. Es beschreibt jedes Element, das die Gruppe in einer eingehenden Rechnung erwartet, beruht auf der EN 16931 und verwendet ZUGFeRD 2.xx sowie ZUGFeRD Extended in der CII-Syntax.
Das Dokument ist über die eigene Lieferantenbasis hinaus interessant, weil es die europäische Norm verschärft: Felder, die die Norm offen lässt, werden zur Pflicht. Genau dort verläuft die Grenze zwischen einer technisch gültigen und einer zahlbaren Rechnung, und die gesetzliche Pflicht in Deutschland schließt diese Lücke nicht.
Dazu gehört ein Datum. Der öffentlich abrufbare Leitfaden der EDEKA Nordwest vom 3. Juni 2026 nennt den 1. Januar 2027: Ab diesem Tag werden Rechnungen, die seinen Vorgaben nicht entsprechen, zur Korrektur zurückgegeben, mit einer automatischen Ablehnung unter Angabe des fehlenden oder falschen Inhalts.
Wer das Handbuch zum ersten Mal liest, findet den größten Teil des Aufwands in wenigen Elementen.
Das sind Stammdatenfragen, bevor es Mappingfragen werden. Eine GTIN je Artikel und eine GLN je Gesellschaft und Lieferadresse müssen vorhanden sein, bevor ein Feld gefüllt werden kann. Ihre Beschaffung und Pflege dauert länger als die Änderung einer Ausgabevorlage.
Neben der Feldliste nennt das Handbuch drei Regeln, die kein Konverter allein erfüllen kann.
Eine Belegnummer darf je Kalenderjahr nur einmal vergeben werden, eine wiederholte Nummer führt zur Ablehnung der Daten. Je Lieferschein wird in der Regel eine Rechnung erwartet, abweichende Verfahren sind bilateral zu vereinbaren. Und vereinbarte Artikelkonditionen sind als Abschläge auf Positionsebene auszuweisen, nicht still in den Preis einzurechnen.
Das Handbuch legt außerdem dort eigene Werte fest, wo die EN 16931 eine Wahl lässt: fünf Maßeinheiten, vier Belegarten, eine geschlossene Liste von Rabattgründen, Euro als einzige Währung sowie feste Schlüsselwörter für Pfand, Transporthilfsmittel und Öko-Kontrollnummer.
Eine Rechnung je Lieferschein betrifft den Rechnungslauf. Ein Lieferant, der mehrere Lieferungen zu einer Monatsrechnung zusammenfasst, löst bei dieser Umstellung keine Mappingaufgabe. Er ändert, wie und wann Rechnungen entstehen.
Wir haben das Handbuch Element für Element ausgewertet und das Ergebnis auf einer eigenen Seite zusammengestellt: die akzeptierten Formate und Profile, die Pflichtangaben mit ihren Business Terms, der Übermittlungsweg einschließlich der Regeln für die Transportmail, die festgelegten Codelisten, die Profilentscheidung zwischen ZUGFeRD BASIC und Extended sowie die Frist der EDEKA Nordwest.
Formate, Pflichtangaben, GS1-Kennungen, Übermittlungsweg und die Fragen, die Lieferanten am häufigsten stellen.
Zur AnforderungsseiteWir wandeln das, was Ihr ERP-System ausgibt, in das Profil und den Feldumfang um, den Ihr Empfänger erwartet, einschließlich der Kennungen und Referenzen außerhalb des Pflichtkerns der EN 16931. Was Ihre heutige Ausgabe enthält, prüfen Sie mit unserem kostenfreien E-Rechnungs-Validator für XRechnung, Peppol BIS Billing und ZUGFeRD.
Zu beachten: ein Konverter kann eine Kennung in das richtige Element stellen, aber keine erzeugen, die es nicht gibt. Fehlt eine GTIN oder eine GLN in den Stammdaten, wird diese Lücke im Quellsystem oder bei GS1 geschlossen, nicht in der Rechnungsausgabe.
Buchen Sie 30 Minuten, wir sehen uns Ihre Formate, Ihre Kennungen und die Anforderungen Ihrer Empfänger an.
Demo anfragenNein. Weder das deutsche Umsatzsteuerrecht noch die EN 16931 verlangen sie, und GS1 Germany weist darauf hin, dass die GLN für elektronische Rechnungen nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Verbindlich werden sie dort, wo ein Käufer sie verlangt, und im Handel ist das verbreitet.
Eine konforme Rechnung erfüllt die formalen Anforderungen. Ob der Empfänger sie verarbeiten kann, hängt von den Daten ab, die seine eigene Prüfung benötigt. GS1 Germany merkt an, dass fehlende Informationen ebenso zur Zurückweisung führen können wie falsche.
Nein. EDI-Rechnungen bleiben zulässig, wenn die Parteien es vereinbaren und das Format mit der EN 16931 interoperabel ist. Im Lebensmittelhandel bleibt der EDIFACT-basierte Austausch neben den neuen Formaten der vorherrschende Kanal.
GS1 Germany ordnet Erweiterungen der Kernrechnung der bilateralen Vereinbarung zu. In der Praxis ist diese Vereinbarung der Rechnungsleitfaden des Käufers, und ein Lieferant sollte die aktuelle Fassung anfordern, statt von der vorherigen auszugehen.
Das zentrale Anwendungshandbuch von EDEKA, auf das sich dieser Beitrag bezieht, ist ein Lieferantendokument und nicht öffentlich abrufbar. Lieferanten erhalten die aktuelle Fassung von der abrechnenden Gesellschaft. Der regionale Leitfaden der EDEKA Nordwest ist öffentlich zugänglich und oben verlinkt.
