E-Rechnung in Deutschland BMF 2026 XRechnung & ZUGFeRD

E-Rechnung 2026: Änderungen durch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 erläutert die umsatzsteuerliche Einordnung von E-Rechnungen mit Geschäftsregelfehlern, konkretisiert die Anforderungen an den strukturierten Rechnungsteil im UStAE und verlängert zwei Nichtbeanstandungsregelungen bis zum 30. Juni 2030.

20. Oktober 2026

9 Min. Lesezeit

Das Bundesministerium der Finanzen hat am 15. Oktober 2026 erneut ein Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Es ergänzt die Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Einführung der Regelungen und vom 15. Oktober 2025 zur Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Das neue Schreiben trägt das Geschäftszeichen III C 5 - S 7287-a/00019/021/017 und umfasst zehn Seiten.

Von besonderer praktischer Bedeutung sind die Klarstellungen in den Randnummern 22 und 23. Danach kann eine Datei mit einem Geschäftsregelfehler umsatzsteuerlich weiterhin als E-Rechnung gelten. Die technische Beurteilung allein ist für den Vorsteuerabzug nicht maßgebend. Ein negatives Validierungsergebnis bedeutet daher nicht automatisch, dass die Rechnung umsatzsteuerlich nicht ordnungsmäßig ist. Darüber hinaus konkretisiert das Schreiben die Anforderungen an den strukturierten Rechnungsteil und verlängert zwei Nichtbeanstandungsregelungen bis 2030.

Geschäftsregelfehler: technische und umsatzsteuerliche Beurteilung

Das Schreiben von 2025 definiert den Formatfehler in Randnummer 6a und den Geschäftsregelfehler in Randnummer 6b. Die jeweiligen Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug waren bislang nicht abschließend geklärt. Die Randnummern 22 und 23 des neuen Schreibens präzisieren diese Auswirkungen und unterscheiden zwischen der technischen und der umsatzsteuerlichen Beurteilung.

Die technische Sichtweise

Bereits die Verletzung einer Geschäftsregel des Kerndatenmodells führt dazu, dass die Datei der Normenreihe EN 16931 nicht entspricht. Dies gilt auch dann, wenn die betroffene Angabe nicht zu den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gehört. Aus technischer Sicht liegt damit keine normkonforme E-Rechnung vor.

Die umsatzsteuerliche Sichtweise

Dieselbe Datei stellt, sofern kein Formatfehler vorliegt, grundsätzlich weiterhin eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG dar. Ein Geschäftsregelfehler führt nur dann zu einem umsatzsteuerlich relevanten Inhaltsfehler, wenn er eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betrifft.

Das Schreiben stellt klar: Die technische Sichtweise ist für umsatzsteuerliche Fragen, zum Beispiel hinsichtlich des Vorsteuerabzugs, nicht maßgebend.

Technische Validierung und umsatzsteuerliche Ordnungsmäßigkeit sind getrennt zu beurteilen. Ein negatives Validierungsergebnis bedeutet nicht automatisch, dass die Rechnung umsatzsteuerlich fehlerhaft ist. Umgekehrt gewährleistet eine erfolgreiche Validierung allein nicht die umsatzsteuerliche Ordnungsmäßigkeit. Nach Randnummer 23 müssen die Pflichtangaben gemäß §§ 14, 14a UStG richtig und vollständig enthalten sein.

Anforderungen an den strukturierten Rechnungsteil

Der neue Satz 3 in Abschnitt 14.5 Absatz 15 UStAE konkretisiert die Anforderungen an die Leistungsbeschreibung. Im strukturierten Rechnungsteil müssen insbesondere Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls Leistungsort so eindeutig beschrieben sein, dass allein auf dieser Grundlage folgende Beurteilungen zweifelsfrei möglich sind:

die Abgrenzung zwischen Lieferung und sonstiger Leistung,

die Bestimmung des Orts der Leistung,

die Überprüfung des angewandten Steuersatzes,

die Beurteilung der grundsätzlichen Berechtigung zum Vorsteuerabzug.

Diese Angaben dienen der umsatzsteuerlichen Kontrollfunktion. Ein bloßer Verweis auf einen Vertrag erfüllt diese Anforderung nicht. Nach Randnummer 11 müssen die Leistungen jedoch nicht erschöpfend beschrieben werden; eine vollständige Darstellung sämtlicher Leistungsdetails ist nicht erforderlich. Der notwendige Umfang richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls.

Ergänzende Angaben, die für die umsatzsteuerliche Kontrollfunktion nicht erforderlich sind, können in einem eingebetteten Anhang bereitgestellt werden. Randnummer 12 nennt als Beispiel die Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei. Die für die umsatzsteuerliche Beurteilung erforderlichen Informationen müssen im strukturierten Rechnungsteil enthalten sein.

Für die Zuordnung der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben zu den Informationselementen (BT) und Informationsgruppen (BG) verweisen die Randnummern 8 und 9 auf die Tabellen von KoSIT und FeRD und empfehlen deren Verwendung in der jeweils aktuellen Fassung. Die entsprechenden Quellen sind am Ende dieses Beitrags verlinkt.

Dauerschuldverhältnisse: Einbettung des zugrunde liegenden Vertrags

In vier Bestimmungen des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses wird die Formulierung zur Einbindung eines Vertrags präzisiert. Abschnitt 14.1 Absatz 17 Satz 5, 14.1 Absatz 19 Satz 1, 14.5 Absatz 9 Satz 5 und 14.5 Absatz 17 Satz 4 verwendeten bisher die Bezeichnung enthalten. Diese wird durch eingebettet ersetzt. Die entsprechende Anpassung erfolgt auch im neu gefassten Satz zu den ergänzenden Angaben in Abschnitt 14.5 Absatz 15.

Die vier genannten Bestimmungen betreffen die Einbindung des zugrunde liegenden Vertrags als Anhang. Zwei davon beziehen sich auf Dauerschuldverhältnisse, beispielsweise Miet- und Wartungsverträge oder Pauschalverträge mit Steuerberatern. Hier genügt eine einmalige E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum, sofern der Vertrag in die Rechnungsdatei eingebettet ist. Die beiden weiteren Bestimmungen betreffen Verträge, die selbst als Rechnung dienen, jedoch die Anforderungen an das E-Rechnungsformat nicht erfüllen. In diesen Fällen ist zusätzlich eine berichtigende E-Rechnung auszustellen.

Die Änderung präzisiert die bestehende Anforderung. Bereits das Schreiben von 2025 stellte klar, dass ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage nicht genügt. Ein Link auf ein externes Dokument erfüllt weder die Voraussetzungen nach § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG noch nach § 31 Absatz 1 UStDV. Die ausdrückliche Bezeichnung als eingebetteter Anhang verdeutlicht, dass eine lediglich separat beigefügte Datei nicht ausreicht.

Die beiden Schreiben legen keine konkrete technische Position des eingebetteten Anhangs innerhalb der Rechnungsdatei fest. Abschnitt 14.1 Absatz 14 Satz 3 bestimmt für hybride Formate, dass beide Datenteile in einer Datei zusammengefasst sind. Damit kommen zwei technische Varianten in Betracht: Das Dokument kann unmittelbar in die XML-Datei eingebettet oder im PDF/A-3-Container einer hybriden Rechnung neben der XML-Datei enthalten sein. Eine Bereitstellung außerhalb der Rechnungsdatei ist ausgeschlossen. Bei einer reinen XRechnung erfolgt die Einbettung unmittelbar in die XML-Datei.

Nichtbeanstandungsregelungen und Geltungsfristen

Das Schreiben enthält mehrere Nichtbeanstandungsregelungen. Zwei dieser Regelungen gelten bis zum 30. Juni 2030 und sollten bei der Umsetzungsplanung berücksichtigt werden.

Fall	Gilt bis	Fundstelle
Endrechnungen mit Absetzung von Teilentgelten	30. Juni 2030	Rn. 3 und 4
Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben als sonstige Rechnung	30. Juni 2030	Rn. 27
Bruttopreisrechnungen, nur Gesamtsummen im strukturierten Teil	31. Dezember 2027	Rn. 19
Bauleistungen ohne strukturiertes Leistungsverzeichnis	keine Frist genannt	Rn. 13 und 14
Allgemeiner Hinweis auf eine Entgeltminderungsvereinbarung	keine Frist genannt	Rn. 15 und 16
Anzahlungsrechnungen vor Beginn der eigenen Pflicht	knüpft an das Ausstellungsdatum an	Rn. 2

Teilentgelte: zwei Verfahren zur Berücksichtigung bereits vereinnahmter Beträge

Randnummer 3 erlaubt bis zum 30. Juni 2030, die Summe der bereits vereinnahmten Teilentgelte im strukturierten Teil über das Feld BT-113 („Paid amount“) abzusetzen und die erforderlichen Details über das Freitextfeld BT-22 („Invoice note“) anzugeben. Randnummer 4 sieht als Alternative vor, dass die Absetzung in einem eingebetteten, unstrukturierten Anhang erfolgt, der die Anforderungen nach Abschnitt 14.8 Absatz 8 Nummer 2 UStAE erfüllt, sofern im strukturierten Teil ausdrücklich darauf hingewiesen wird. Das zweite Verfahren war bereits in Randnummer 48 des Schreibens von 2024 vorgesehen und ursprünglich bis zum 31. Dezember 2027 befristet. Seine Geltungsdauer wird durch das neue Schreiben bis zum 30. Juni 2030 verlängert.

Bruttopreisrechnungen: Übergangsregelung für XRechnung und ZUGFeRD

Randnummer 18 erläutert die Besonderheiten der Bruttopreisberechnung. Das Kerndatenmodell der Normenreihe EN 16931 basiert auf einer Berechnung ausgehend vom Entgelt. Bei Leistungen auf Bruttobasis kann dies zu Rundungsdifferenzen führen; als Beispiel nennt das Schreiben ein Buch mit Buchpreisbindung. Für solche Fälle wird die Verwendung eines Formats empfohlen, das auf einer Bruttopreisberechnung beruht. Die Auswahl eines zulässigen Bruttorechnungsformats ist eine zivilrechtliche Frage und zwischen den Vertragsparteien zu vereinbaren.

Randnummer 19 stellt fest, dass für die Formate XRechnung und ZUGFeRD derzeit noch kein Bruttorechnungs-Format verfügbar ist. Für bruttobasierte E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellt werden, darf der strukturierte Teil daher nur die nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselten Gesamtsummen, den jeweiligen Steuersatz und den Steuerbetrag beziehungsweise den Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten. Die eingebettete, menschenlesbare Anlage muss dann eine ordnungsmäßige Leistungsbeschreibung mit den Einzelpositionen enthalten, aus der sich die Gesamtsummen im strukturierten Teil ergeben, und auf die im strukturierten Teil eindeutig hinzuweisen ist.

Rabattvereinbarungen: ein allgemeiner Hinweis genügt

Steht die Höhe der Entgeltminderung bei Boni, Skonti und Rabatten im Zeitpunkt der Rechnungserstellung nicht fest, ist in der Rechnung eindeutig auf die Vereinbarung hinzuweisen. Randnummer 16 und die neuen Sätze 6 und 7 in Abschnitt 14.5 Absatz 19 akzeptieren dafür einen Hinweis in allgemeiner Form, sofern die Dokumente als Teil der Aufzeichnungen nach § 22 UStG innerhalb kurzer Zeit vorgelegt und leicht und eindeutig geprüft werden können. Ändert sich die Vereinbarung nach Ausstellung der Rechnung, ist keine Berichtigung erforderlich.

Bauleistungen: Gewerke im XML, Leistungsverzeichnis eingebettet

Das Kerndatenmodell ermöglicht keine vollständige Abbildung eines Leistungsverzeichnisses. Solange diese Einschränkung besteht, darf die Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil auf die einzelnen Gewerke und die zugehörigen Summen beschränkt werden. Voraussetzung ist, dass eine eingebettete, menschenlesbare Anlage die detaillierte Aufschlüsselung enthält und im strukturierten Teil eindeutig darauf verwiesen wird. Zusätzlich kann das Leistungsverzeichnis als strukturierte Datei übermittelt werden, beispielsweise im GAEB-Standard. Die Vertragsparteien können zivilrechtlich auch eine andere geeignete Methode vereinbaren, etwa eine Extension zur Abbildung des Leistungsverzeichnisses im strukturierten Teil.

Rechnungsberichtigung: aktueller Stand der technischen Vorgaben

Das Schreiben enthält keine abschließende technische Festlegung zu den Rechnungstypen für Berichtigungen. Randnummer 20 bestätigt, dass bei bestehender E-Rechnungspflicht auch die Berichtigung nach § 31 Absatz 5 UStDV als E-Rechnung unter Verwendung des Rechnungstyps für eine Berichtigung erfolgen muss. Zugleich weist sie darauf hin, dass die technische Zuordnung der drei in der Praxis gebräuchlichen Vorgänge noch nicht festgelegt ist: ersetzende Berichtigung, kumulierende Berichtigung und kaufmännische Gutschrift.

Randnummer 21 konkretisiert den daraus folgenden Handlungsspielraum. Solange sich in der Gesamtschau von ursprünglicher Rechnung und Berichtigungen die letztlich zu berücksichtigenden Rechnungsangaben klar und eindeutig ergeben, kann derzeit jede in der Praxis taugliche Art der Rechnungskorrektur mit einem tauglichen Rechnungstyp übermittelt werden.

Der neue Satz 7 in Abschnitt 14.11 Absatz 2 präzisiert die Berichtigung durch den Leistungsempfänger. Bei Verwendung einer E-Rechnung kann die Berichtigung oder Ergänzung auch in Form einer Gutschrift durch den Leistungsempfänger erfolgen. Voraussetzung sind eine vorherige Vereinbarung sowie eine spezifische und eindeutige Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung.

Bußgeldrechtliche Einordnung und Risiken beim Vorsteuerabzug

Randnummer 28 erläutert die bußgeldrechtliche Einordnung. Wird anstelle einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausgestellt, obwohl die Pflicht zur E-Rechnung besteht, stellt dies keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Absatz 2 Nummer 1 UStG dar.

Das Risiko liegt beim Leistungsempfänger

Der neu gefasste Abschnitt 15.11 Absatz 3 UStAE konkretisiert die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug. Nach Satz 2 berechtigen Rechnungen, die die Angaben gemäß § 14 Absatz 4 Satz 1 Nummern 1 bis 8 und 10 UStG nicht vollständig enthalten, grundsätzlich erst nach ihrer Vervollständigung zum Vorsteuerabzug. Die Vervollständigung erfolgt grundsätzlich durch den Rechnungsaussteller. Satz 6 beschränkt den Nachweis der Menge oder des Zeitpunkts des Umsatzes anhand sonstiger Geschäftsunterlagen, beispielsweise eines Lieferscheins, ausdrücklich auf sonstige Rechnungen. Für E-Rechnungen ist diese Nachweismöglichkeit nicht vorgesehen.

Anwendungs- und Übergangsfristen

Umsätze nach dem 31. Dezember 2024

Die Grundsätze sind anzuwenden

Dabei sind die Übergangsregelungen bis zum 31. Dezember 2027 zu beachten. Das Schreiben verweist hierzu auf die Randnummern 62 bis 65 des Schreibens von 2024. Für zuvor ausgeführte Umsätze gilt der Anwendungserlass in der am 31. Dezember 2024 gültigen Fassung.

31. Dezember 2026

Die Übergangsfrist für dieses Schreiben endet

Es wird, auch für den Vorsteuerabzug, nicht beanstandet, wenn eine bis zu diesem Datum ausgestellte E-Rechnung den Schreiben von 2024 und 2025 entspricht, nicht aber den zusätzlichen Vorgaben aus diesem Schreiben. Die zusätzlichen Vorgaben sind daher bei der Umsetzungsplanung bis zum Jahresende zu berücksichtigen.

31. Dezember 2027

Ende der Übergangsregelungen und der Nichtbeanstandungsregelung für Bruttopreisrechnungen

Beide Fristen enden am selben Tag. Dies ist insbesondere für Unternehmen relevant, die auf Bruttobasis abrechnen und die Übergangsregelungen vollständig ausschöpfen möchten.

30. Juni 2030

Ende der bis 2030 geltenden Nichtbeanstandungsregelungen

Zu diesem Datum enden die Nichtbeanstandungsregelungen für Endrechnungen mit Absetzung von Teilentgelten sowie für Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben als sonstige Rechnung. Nach Randnummer 1 sollen die Regelungen im Hinblick auf die dann bestehenden Anforderungen des Meldesystems überprüft werden. Diese Überprüfung ist bei der weiteren Planung zu berücksichtigen.

Was Sie bis Jahresende prüfen sollten

Unterscheidet Ihre Validierung zwischen den drei Fehlerkategorien?

Unterscheiden Sie zwischen Formatfehlern, Geschäftsregelfehlern ohne steuerliche Auswirkungen und Geschäftsregelfehlern bei umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Eine pauschale Fehlermeldung bietet keine ausreichende Grundlage für eine differenzierte Beurteilung.

Erfüllt Ihr strukturierter Teil die Kontrollfunktion?

Prüfen Sie, ob Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls Leistungsort im strukturierten Rechnungsteil ausreichend beschrieben sind. Die Angabe „Leistungen gemäß Vertrag“ kann die technische Validierung bestehen, ohne diese inhaltliche Anforderung zu erfüllen.

Ist bei Dauerschuldverhältnissen der Vertrag eingebettet?

Bei Miet-, Wartungs- und Pauschalverträgen muss der zugrunde liegende Vertrag in die Rechnungsdatei eingebettet sein. Eine separate E-Mail-Anlage oder ein externer Link genügt hierfür nicht.

Legen Sie das Verfahren zur Berücksichtigung von Teilentgelten fest

Wählen Sie zwischen der Angabe über BT-113 in Verbindung mit BT-22 und einem eingebetteten Anhang, auf den im strukturierten Teil ausdrücklich verwiesen wird. Beide Verfahren sind bis zum 30. Juni 2030 vorgesehen.

Vergleichen Sie Ihr Mapping mit den Tabellen von KoSIT und FeRD

Die Finanzverwaltung empfiehlt ausdrücklich die Verwendung der jeweils aktuellen Tabellen. Diese dienen als Grundlage für die Zuordnung der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben.

So unterstützen wir Sie

Für die technische Umsetzung sind insbesondere zwei Punkte maßgeblich: Der strukturierte Rechnungsteil muss die für die umsatzsteuerliche Beurteilung erforderlichen Angaben enthalten. Ergänzende Unterlagen sind, soweit vorgeschrieben, in die Rechnungsdatei einzubetten. Beide Anforderungen sollten bereits bei der Erstellung der Rechnung berücksichtigt werden.

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Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar.

Quellen

BMF: Schreiben vom 15. Oktober 2026, III C 5 - S 7287-a/00019/021/017 (PDF) BMF: Schreiben vom 15. Oktober 2025, III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 (PDF) KoSIT: Pflichtangaben nach UStG und EN 16931 FeRD: Pflichtangaben in E-Rechnungen

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