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E-Rechnungen an Deutsche Telekom: Das Wichtigste im Überblick
Zuständig für die operative Rechnungsverarbeitung ist die Deutsche Telekom Services Europe AG. Jede Konzerngesellschaft hat eine eigene Eingangsadresse.
Welche Rechnungsformate akzeptiert Deutsche Telekom?
Die Telekom nimmt strukturierte und während der Übergangsfrist auch unstrukturierte Rechnungen über denselben Kanal entgegen.
Akzeptiert
- XRechnung als strukturiertes XML
- ZUGFeRD als hybride Rechnung im UBL- oder CII-Format
- PDF, solange es das Umsatzsteuergesetz für Ihr Unternehmen noch zulässt
Nicht akzeptiert
- Zusätzliche Anhänge wie JPG, GIF oder TXT, diese werden nicht berücksichtigt
- Rechnungsanhänge als separate Datei statt eingebettet in die Rechnungsdatei
- Mail2Scan-Einreichungen von elektronisch angebundenen Lieferanten
Welche Übergangsfrist für Ihr Unternehmen gilt, richtet sich nach dem Jahresumsatz. Einen Überblick gibt die Seite E-Rechnung in Deutschland.
Welche Angaben muss die Rechnung enthalten?
Nach den Allgemeinen Einkaufsbedingungen des Konzerns muss die Rechnung prüffähig sein. Fehlt eine der folgenden Angaben, wird sie zur Korrektur zurückgegeben und die Zahlungsfrist beginnt neu.
Allgemeine Rechnungsangaben
- Angaben nach § 14 UStG
- Rechnungspositionen, die den Bestellpositionen entsprechen
- Nettopreise, die Umsatzsteuer wird in gesetzlicher Höhe hinzugerechnet
- Bei Warenlieferungen Warennummer und Ursprungsland
Zusätzliche Anforderungen von Deutsche Telekom
- Bestellnummer auf jeder Rechnung
- Bestellende Einheit, also die Telekom-Einheit, die die Bestellung ausgelöst hat
- Empfangsstelle
- Leistungsnachweis bei Dienstleistungen
- Kennzeichnung und fortlaufende Nummerierung bei Voraus-, Teil-, Teilschluss- und Schlussrechnungen
Vereinfachte Musteransicht. Die Kennzeichnung zeigt typische Datenkategorien, nicht die rechtliche Pflicht jedes einzelnen Feldes.
Wie können E-Rechnungen an Deutsche Telekom übermittelt werden?
Welcher Weg gilt, hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen elektronisch angebunden ist. Angebundene Lieferanten dürfen Mail2Scan nicht nutzen.
Mail2Scan
E-Mail-Kanal für PDF- und strukturierte E-Rechnungen. Jede Telekom-Gesellschaft hat eine eigene Adresse, nachzuschlagen im Selfservice.
Post
An die in der Bestellung genannte Rechnungsanschrift der zahlenden Gesellschaft. Die Rechnung läuft über das Scan-Center ein.
Elektronische Anbindung
EDI, Anbindung über ein Beschaffungsnetzwerk oder das Gutschriftsverfahren ERS.
Regeln für die Transportmail und die Zahlung
Der größte Teil der Ablehnungen entsteht nicht in der Rechnungsdatei, sondern in der E-Mail, mit der sie ankommt.
Adresse im AN-Feld
E-Mails mit der Mail2Scan-Adresse in CC werden nicht prozessiert.
Anhänge in der Rechnungsdatei
Rechnungsanhänge dürfen nicht als separate Datei beigefügt werden, sie sind der Rechnungsdatei hinzuzufügen.
Größe und Betreff
Die Gesamtgröße der E-Mail darf 10 MB nicht übersteigen. Im Betreff sollte die Rechnungsnummer stehen. Mehrere Rechnungen dürfen an eine E-Mail angehängt werden.
Keine Eingangsbestätigung
Es gibt keine positive Rückmeldung. Die Validierung dauert 24 bis 48 Stunden, erst danach ist die Rechnung im PTP-Competence-Center sichtbar.
Zahlungsfrist
30 Kalendertage netto ab dem Tag nach Eingang der prüffähigen Rechnung, frühestens nach Leistung oder Abnahme. Bei Zahlung innerhalb von 14 Kalendertagen werden 3 Prozent Skonto abgezogen.
Ausländische Auftragnehmer
Bei in Deutschland steuerbaren Leistungen darf keine deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen werden, die Steuerschuld geht nach § 13b UStG über.
E-Rechnung an Deutsche Telekom mit Invoice Portal erstellen
Der Weg zur Telekom lässt sich vollständig im Invoice Portal abbilden, solange Ihr Unternehmen nicht elektronisch angebunden ist.
Rechnungsdaten erfassen
Rechnung anlegen oder den Export aus Ihrem ERP-System importieren, mit Bestellnummer und bestellender Einheit.
XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen
Die Datei erstellen, Anhänge einbetten und gegen EN 16931 validieren.
An Mail2Scan senden
An die Adresse der abrechnenden Telekom-Gesellschaft, mit der Rechnungsnummer im Betreff.
Die Mail2Scan-Adresse ist je Konzerngesellschaft verschieden und steht im Selfservice der Telekom. Invoice Portal kennt diese Zuordnung nicht und kann sie nicht automatisch ermitteln.
Häufige Fragen zur E-Rechnung an Deutsche Telekom
Nimmt die Telekom XRechnung an?
Warum wurde meine E-Mail nicht verarbeitet?
Bekomme ich eine Eingangsbestätigung?
Wo finde ich die richtige Adresse?
Wie lange ist die Zahlungsfrist?
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