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E-Rechnungen an BMW: Das Wichtigste im Überblick
Die Belegübertragung über die Standardlösungen ist für BMW-Partner kostenfrei. Voraussetzung ist ein Zugang zum B2B-Partnerportal.
Welche Rechnungsformate akzeptiert BMW?
BMW veröffentlicht je Format einen eigenen Umsetzungsleitfaden. Für Lieferanten in Deutschland sind vier Formate relevant.
Akzeptiert
- ZUGFeRD ab Version 2.1 als PDF/A-3 mit XML, Profile Comfort oder Extended
- XRechnung in UBL 2.1
- Peppol BIS 3 auf Basis UBL 2.1, die Peppol-IDs von BMW stehen im Peppol Directory
- VDA 4938 und VDA 4983 als Branchenstandard der Automobilindustrie
Nicht akzeptiert
- ZUGFeRD-Versionen unter 2.1 für Neuanbindungen, sie nehmen die Anforderungen der EN 16931 nicht in sich auf
- E-Mail-Versand ohne vorherige Freischaltung der Absenderadresse
- Mehr als eine Datei je E-Mail bei Übertragung über SMTP
VDA 4938 und VDA 4983 sind Formate des Empfängers. Invoice Portal unterstützt sie nicht. Für Lieferanten, die diesen Weg nutzen, führt die Anbindung über den Integrationsdienstleister von BMW.
Welche Angaben muss die Rechnung enthalten?
BMW nennt vier Angaben, die in jeder Rechnung stehen müssen. Entscheidend ist dabei nicht nur der Wert, sondern auch das Segment, in dem er steht.
Allgemeine Rechnungsangaben
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Belegart
- Verkäufer und Erwerber mit vollständiger Anschrift
- Rechnungspositionen, Steuersätze und Summen
Zusätzliche Anforderungen von BMW
- Lieferantennummer, achtstellige BMW-Lieferantennummer
- Umsatzsteuernummer des Lieferanten
- Buchungskreis des Rechnungsempfängers, also der Code der berechneten BMW-Gesellschaft, etwa A1 für die BMW AG
- USt-IdNr. von BMW
Vereinfachte Musteransicht. Die Kennzeichnung zeigt typische Datenkategorien, nicht die rechtliche Pflicht jedes einzelnen Feldes.
Wie können E-Rechnungen an BMW übermittelt werden?
BMW unterscheidet drei Wege. Für Lieferanten mit kleinem Rechnungsvolumen ist die Erfassung im Portal der schnellste Einstieg.
eCAP im eDocument Portal
Manuelle Erfassung über eine Eingabemaske, Anlagen können hochgeladen werden. Sofort nach Freischaltung des Portalzugangs nutzbar.
EDI
Strukturierte Übertragung in VDA, ZUGFeRD, XRechnung oder Peppol BIS 3. Erfordert ein förmliches Onboarding über den Integrationsdienstleister von BMW.
E-Mail für EN 16931
Für Lieferanten, die EN-16931-Rechnungen schlicht per Mail senden wollen. Setzt die Freischaltung der Absenderadressen voraus.
Für den E-Mail-Weg wird die Empfängeradresse erst nach der Freischaltung mitgeteilt. Es ist nicht die Adresse, an die Sie die Anfrage gerichtet haben.
Zugang, Onboarding und Buchungskreise
Ohne Portalzugang und ohne den richtigen Buchungskreis lässt sich keine Rechnung zuordnen.
Zugang zum B2B-Partnerportal
Die Zulassung hängt an der achtstelligen Lieferantennummer. Existiert bereits ein Master-Administrator, werden Sie als normaler Benutzer registriert und der Master-Admin bestätigt den Antrag.
EDI-Onboarding
Im eDocument Portal unter Mein Onboarding die Survey ausfüllen, nur für Buchungskreise mit tatsächlichem Geschäft. Der Integrationsdienstleister meldet sich innerhalb von ein bis zwei Werktagen.
Buchungskreis
Jede abrechnende BMW-Gesellschaft hat einen eigenen Code, etwa A1 für die BMW AG. Ein falscher Buchungskreis verhindert die Zuordnung.
Ausgehende Belege
BMW versendet Gutschriften, Belastungen, Korrekturen und Zahlungsavise ebenfalls elektronisch, in denselben Formaten.
E-Rechnung an BMW mit Invoice Portal erstellen
BMW gehört zu den Empfängern, die Peppol BIS 3 und XRechnung annehmen. Damit lässt sich der Weg über das Peppol-Netzwerk oder per E-Mail vollständig im Invoice Portal abbilden.
Rechnungsdaten erfassen
Rechnung anlegen oder den ERP-Export importieren, mit Lieferantennummer und Buchungskreis im Kundenstammsatz.
XRechnung oder Peppol BIS erzeugen
Die Datei im geforderten Format erstellen und gegen EN 16931 validieren.
Über Peppol oder E-Mail zustellen
Als zertifizierter Access Point über das Peppol-Netzwerk oder per E-Mail an die freigeschaltete Adresse.
VDA 4938 und 4983 sowie die Übertragung über AS2 und OFTP2 unterstützt Invoice Portal nicht. Wer diesen Weg nutzen muss, bindet sich über den Integrationsdienstleister von BMW an.
Häufige Fragen zur E-Rechnung an BMW
Kann ich die Rechnung über Peppol senden?
Welche ZUGFeRD-Version brauche ich?
Was ist der Buchungskreis?
Brauche ich einen Portalzugang?
Darf ich mehrere Rechnungen in einer E-Mail senden?
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