Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
Ein PDF mit der Rechnung als XML darin: welche Profile als Rechnung gelten, was seit 2025 zwischen PDF und XML gilt und wie ein Beispiel aussieht.
Format
ZUGFeRD-Rechnung: ein lesbares Dokument mit den Rechnungsdaten darin
Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Rechnungsformat: ein PDF/A-3-Dokument, das ein Mensch liest, mit einer strukturierten XML-Datei darin, die eine Software verarbeitet. Entwickelt wird es vom Forum elektronische Rechnung Deutschland, FeRD, mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie, und es ist kostenfrei nutzbar. Das Datenmodell folgt der EN 16931, die XML-Datei nutzt die Syntax UN/CEFACT CII.
Zwei Dinge haben die Bedeutung des Formats in der Praxis verändert. Seit dem 1. Januar 2025 ist die eingebettete XML-Datei die Rechnung und das sichtbare Dokument ihr Mehrstück, vorher war es umgekehrt. Und nicht jedes Profil gilt als Rechnung: Das Bundesministerium der Finanzen erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 an, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL.
2.5.2
Die aktuelle Version, Infopaket vom 4. August 2026
6 Profile
Fünf Datenprofile plus das Referenzprofil XRECHNUNG, vier davon sind in Deutschland eine Rechnung
8 Jahre
Aufbewahrungsfrist, mit der strukturierten Datei als Original
Wie eine ZUGFeRD-Datei aufgebaut ist
Eine Datei, zwei Teile. Der Behälter ist ein PDF/A-3-Dokument, die Archivvariante von PDF nach ISO 19005-3, die unter anderem verlangt, dass alle verwendeten Schriften eingebettet sind, damit das Dokument auch Jahre später gleich aussieht. Darin liegt die Rechnung als XML.
01
Der sichtbare Teil
Ein gewohntes Rechnungslayout, das jeder öffnen und lesen kann. Es ist ein Mehrstück der Daten, nicht die Rechnung selbst.
02
Die eingebettete XML-Datei
UN/CEFACT CII, konform zu einem gültigen Profil. Ein Rechnungsdokument je PDF, benannt als factur-x.xml oder xrechnung.xml.
03
Inhaltliche Identität
Beide Teile müssen dasselbe aussagen. Die Finanzverwaltung hat dafür keine Prüfpflicht festgelegt, deshalb empfiehlt sie Sender und Empfänger eigene Prüfmechanismen.
factur-x.xml. Die XML-Datei ist die Rechnung, die Seite darum ist das Mehrstück.Die XML-Datei führt. Bis zum 31. Dezember 2024 galt bei Abweichungen das sichtbare Dokument. Mit der obligatorischen E-Rechnung hat sich das Verhältnis umgekehrt: Der strukturierte Teil ist der führende, das PDF dient der Lesbarkeit, und für die Buchhaltung entscheidet die XML-Datei. Technische Mängel am PDF/A-Standard sind eher eine Warnung als ein Fehler, solange die XML-Datei gültig ist und sich auslesen lässt.
Beispiel einer ZUGFeRD-Rechnung
Von außen sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus wie ein gewöhnliches Rechnungs-PDF, und genau das ist der Sinn. Der Unterschied steckt in der Anlage: dieselbe Rechnung noch einmal als XML. Das Beispiel unten zeigt die Stellen, an denen ein Empfänger zuerst nachsieht, wenn er eine ZUGFeRD-XML prüft.
ZUGFeRD XML, Profil EN 16931factur-x.xml
rsm:CrossIndustryInvoice xmlns:rsm="..."
urn:cen.eu:en16931:2017
372026-R150
380
udt:DateTimeString format="102"20261112
1000.00
1190.00
1190.00
Woran man das Profil erkenntAn der Kennung im Kopf der Datei.
urn:cen.eu:en16931:2017 steht für das Profil EN 16931, auch COMFORT genannt. MINIMUM, BASIC und das Referenzprofil XRECHNUNG tragen jeweils eine eigene Kennung an derselben Stelle.Worauf der Empfänger schautRechnungsnummer, Typcode 380 für die Rechnung, Rechnungsdatum und die Summenzeilen. Genau diese Werte bucht sein System, unabhängig davon, was im sichtbaren PDF steht.
Beispielrechnungen zum DownloadDas FeRD veröffentlicht ZUGFeRD-Beispielrechnungen als Musterbelege, darunter Dauermietrechnung, Bau-, Teil- und Schlussrechnung, Kleinunternehmer ohne USt-ID und Storno-Gutschrift. Weitere Beispiele liegen im Infopaket zur Version 2.5.2.
Das PDF ist nicht die Rechnung
Beide Ebenen sollen denselben Inhalt tragen, erzwungen wird das in der Datei aber nirgends. Ein Dokument kann auf der Seite einen Betrag zeigen und in der eingebetteten XML-Datei einen anderen führen, und beide Teile öffnen sich ohne Beanstandung. Seit dem 1. Januar 2025 wird die XML-Datei gebucht, deshalb ist die sichtbare Seite der Teil, bei dem ein Fehler am längsten unentdeckt bleibt.
PDF-Ebene
800,00 €
was der Mensch sieht
XML-Ebene
1.000,00 €
was gebucht wird
Nur eine Ansicht, die die eingebettete XML-Datei darstellt statt der PDF-Seite, zeigt den Unterschied, bevor die Rechnung gebucht ist.
Welcher Teil zähltDie eingebettete XML-Datei. Die sichtbare Seite ist ihr Mehrstück, und technische Mängel am PDF/A-Standard sind eine Warnung, solange die XML-Datei gültig ist und sich auslesen lässt.
Wo Anlagen liegenIn der XML-Datei oder als weitere eingebettete Dateien im PDF/A-3-Behälter, nicht im sichtbaren Layout. Wer nur die Seite ausdruckt, verliert sie.
Was zu vergleichen istRechnungsnummer, Summen, Steuersätze und Zahlungsbedingungen in beiden Ebenen. Die Finanzverwaltung schreibt dafür keine Prüfung vor, also führen Sender und Empfänger eine eigene ein.
Die sechs Profile
Das Profil legt fest, wie viel vom Datenmodell die XML-Datei trägt, von der Buchungshilfe bis zur vollständigen Rechnung mit Erweiterungen. Fünf sind Datenprofile, das sechste ist ein Referenzprofil. Entscheidend ist in Deutschland die Frage, ob das Profil eine vollständige Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist.
EN 16931 (COMFORT)Rechnung nach UStG Bildet die EN 16931-1 vollständig ab und konzentriert sich auf die Kernelemente. Empfang und Verarbeitung sind für den Käufer verpflichtend. Dieses Profil nimmt man, wenn nichts anderes vereinbart ist.
EXTENDEDRechnung nach UStG Baut auf der EN 16931-1 auf und deckt komplexere Abläufe ab: mehrere Lieferungen oder Lieferorte in einer Rechnung, strukturierte Zahlungsbedingungen, mehr Details auf Positionsebene. Der Austausch ist bilateral zu vereinbaren.
BASICRechnung nach UStG Eine Teilmenge der EN 16931-1 für einfache Rechnungen. Empfang und Verarbeitung sind Sache einer bilateralen Vereinbarung.
Referenzprofil XRECHNUNGRechnung nach UStG Trägt eine XRechnung im PDF. Hier ist nur die CII-Syntax zulässig, obwohl die XRechnung selbst auch UBL erlaubt. Empfang und Verarbeitung sind für den Käufer verpflichtend.
BASIC WLKeine Rechnung Enthält keine Rechnungspositionen und kann deshalb keine Rechnung nach UStG darstellen. Auf Dokumentebene trägt es alles, was zum Buchen des Betrags nötig ist, also eine Buchungshilfe.
MINIMUMKeine Rechnung Käufer, Verkäufer, Gesamtbetrag und Steuerbetrag, auf Positionsebene nur die Käuferreferenz. Keine Aufschlüsselung der Umsatzsteuer. Ebenfalls eine Buchungshilfe.
EXTENDED heißt nicht außerhalb der EN 16931. Das Profil trägt den vollen EN-16931-Inhalt und ergänzt ihn um strukturierte Geschäftsinformationen, weshalb das FeRD Empfänger und Dienstleister bittet, es korrekt zu erkennen und zu prüfen, statt es gegen XRechnung-Regeln zu halten.
Rechtlicher Status in Deutschland
Nach § 14 UStG ist eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen, zu übermitteln und zu empfangen, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Bundesministerium der Finanzen nennt das hybride Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1 unter den zulässigen Formaten, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL.
Daraus folgen drei Dinge. Eine ZUGFeRD-Datei unterhalb von 2.0.1 ist in diesem Sinne keine E-Rechnung. MINIMUM und BASIC WL bleiben als Buchungshilfe nützlich, können eine Rechnung aber nicht ersetzen. Und EXTENDED, oft für einen Sonderfall gehalten, ist zulässig, allerdings müssen die Beteiligten die Verwendung vorher vereinbaren, was bei den übrigen Profilen nicht nötig ist.
Die Pflicht selbst folgt dem deutschen Zeitplan: Empfang seit dem 1. Januar 2025, Ausstellung ab dem 1. Januar 2027 oberhalb von 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Die Einzelheiten stehen auf E-Rechnung in Deutschland.
Versionen
Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5.2, das Infopaket dazu wurde am 4. August 2026 veröffentlicht. Es ist kostenfrei und enthält die Schema-Dateien, die XSLT-Dateien und die Codelisten, auf denen Implementierungen und Prüfwerkzeuge aufsetzen.
Mit Versionen geht ZUGFeRD anders um als die XRechnung, und das wird am häufigsten missverstanden. XRechnung-Versionen werden zurückgezogen, es gilt immer nur die gültige Fassung. ZUGFeRD-Spezifikationen laufen nicht ab, eine ältere Version bleibt also nutzbar, solange sie mindestens 2.0.1 ist und das Profil als Rechnung gilt.
Die Ausnahme ist das Referenzprofil XRECHNUNG. Weil es eine XRechnung trägt, müssen Form und Inhalt der jeweils gültigen XRechnung-Spezifikation folgen, es erbt also die Versionsregeln der XRechnung.
ZUGFeRD und Factur-X
Factur-X ist der französische Name desselben Formats. Das FeRD entwickelt es gemeinsam mit dem französischen Forum FNFE-MPE, und seit Version 2.0 vom 24. März 2020 sind ZUGFeRD und Factur-X inhaltlich identisch. Eine als ZUGFeRD erzeugte Datei ist als Factur-X lesbar und umgekehrt.
Die Profilnamen tragen beide Herkünfte, deshalb erscheint dasselbe Profil im einen Dokument als EN 16931 und im anderen als COMFORT. Gemeint ist dasselbe.
ZUGFeRD oder XRechnung
Beide entsprechen der EN 16931 und beide sind in Deutschland zulässig. Der Unterschied liegt darin, was beim Empfänger ankommt und wer darüber entscheidet.
ZUGFeRD
Eine Datei mit lesbarem Dokument und den Daten darin. Sinnvoll, wo der Empfänger nicht vollständig automatisiert ist oder wo ein Mensch die Rechnung vor der Buchung ansieht. Zwischen Unternehmen weit verbreitet.
XRechnung
Reines XML in UBL oder CII, mit deutschen Prüfregeln über der europäischen Norm. Gegenüber öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verpflichtend, dort gilt zusätzlich die Leitweg-ID.
Im Referenzprofil treffen sich beide: Ein ZUGFeRD-Dokument kann eine XRechnung tragen und behält die lesbare Ebene, während ein Empfänger bedient wird, der XRechnung verlangt. Was ein Prüfwerkzeug kontrolliert, unterscheidet sich jedoch. Eine gültige ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931 oder EXTENDED kann Fehler erzeugen, wenn sie allein gegen XRechnung-Regeln geprüft wird, ohne fehlerhaft zu sein. Jedes Format ist gegen sein eigenes Regelwerk zu prüfen.
Anlagen und Skonto
Zwei Details verursachen mehr Nacharbeit, als ihnen zusteht.
Rechnungsbegründende UnterlagenUnterlagen, die zur Rechnung gehören, sind in der XML-Datei einzubetten, base64-kodiert. Das ist nur in den Profilen EN 16931 und EXTENDED möglich. Zusätzlich an das PDF anzuhängen ist optional und in jedem Profil möglich, aber der PDF-Anhang ist nicht die Rechnungsanlage.
Eine Rechnung je DateiDie aktuelle Spezifikation erlaubt genau ein Rechnungsdokument je PDF/A-3, referenziert als
factur-x.xml oder xrechnung.xml.SkontoIn BASIC und EN 16931 lässt sich Skonto nur als Freitext in den Zahlungsbedingungen ausdrücken. EXTENDED hat strukturierte Felder für Zeitraum, Basisbetrag und Prozentsatz. Das Profil XRECHNUNG nutzt die Schreibweise
#SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00#.ÜbertragungDas Format sagt nichts darüber, wie die Datei zum Empfänger kommt. E-Mail, ein Upload, ein Rechnungsportal oder das Peppol-Netzwerk sind gleichermaßen möglich.
Prüfung
Eine gesetzliche Pflicht, eine ZUGFeRD-Rechnung zu validieren, gibt es nicht. Das Bundesministerium der Finanzen nennt es in seinen FAQ dennoch sinnvoll und empfiehlt die Prüfung bei Erstellung und Versand. Sein Schreiben vom 15. Oktober 2025 ergänzt in Randziffer 35a, dass ein Unternehmer, der die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns anwendet, auf das technische Ergebnis einer Prüfung durch eine geeignete Anwendung vertrauen darf und das Prüfprotokoll aufbewahren sollte.
Unser kostenloser E-Rechnungs-Validator nimmt eine ZUGFeRD-Datei entgegen, extrahiert die XML-Datei und prüft sie gegen das Schema, die europäischen Geschäftsregeln und die Regeln des Profils. Das Protokoll nennt zu jedem Befund die Regel und das Element.
Aufbewahrung
Rechnungen sind nach § 14b Abs. 1 S. 1 UStG acht Jahre aufzubewahren. Eine elektronische Rechnung wird in der Form aufbewahrt, in der sie empfangen wurde, und muss maschinell auswertbar bleiben, entsprechend den GoBD. Für ZUGFeRD heißt das: die Datei so, wie sie angekommen ist, PDF und eingebettete XML zusammen, nicht einer der beiden Teile.
Kam die Rechnung per E-Mail, ist die E-Mail der Briefumschlag und grundsätzlich nicht aufzubewahren, es sei denn, sie enthält zur Rechnung gehörende Informationen, die selbst aufbewahrungspflichtig sind.
Wie wir helfen
Invoice-Portal erzeugt ZUGFeRD in den Profilen, die als Rechnung gelten, wandelt zwischen ZUGFeRD, XRechnung und Peppol BIS und prüft die Datei, bevor sie das Haus verlässt.
- Ausgabe als PDF/A-3-Dokument mit eingebetteten CII-Daten, im Profil, das der Empfänger erwartet
- Umwandlung aus einer vorhandenen XRechnung, einer CSV, einem IDoc oder Ihrem eigenen Layout, ohne Daten neu zu erfassen
- Prüfung gegen die Profilregeln, mit dem Protokoll beim Dokument abgelegt
- Zustellung per E-Mail oder über das Peppol-Netzwerk als zertifizierter Zugangspunkt
Häufige Fragen
Welche ZUGFeRD-Version sollten wir verwenden?
Aktuell ist 2.5.2. Ältere Spezifikationen laufen nicht ab, eine Datei nach einer früheren 2.x-Version bleibt also nutzbar, sofern sie mindestens 2.0.1 ist und ein Profil nutzt, das als Rechnung gilt. Neue Implementierungen setzt man besser auf der aktuellen Version auf.
Ist ZUGFeRD 1.0 noch erlaubt?
Nein. Als E-Rechnung anerkannt ist ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1, und auch dann ohne MINIMUM und BASIC WL. Version 1.0 stammt aus der Zeit vor der Angleichung an die EN 16931.
Welches Profil senden wir, wenn nichts vereinbart ist?
EN 16931, also COMFORT. Empfang und Verarbeitung sind für den Käufer verpflichtend, das Profil kommt also ohne Absprache durch. EXTENDED ist vorher zu vereinbaren, BASIC ebenfalls Sache einer Vereinbarung.
Wie sieht eine ZUGFeRD-Rechnung als Beispiel aus?
Wie ein gewöhnliches Rechnungs-PDF, mit der XML-Datei als Anlage darin. Den Aufbau der XML-Datei zeigt das Beispiel weiter oben, vollständige Musterbelege als PDF veröffentlicht das FeRD unter ZUGFeRD-Beispielrechnungen, weitere liegen im Infopaket zur Version 2.5.2.
Was gilt, wenn PDF und XML voneinander abweichen?
Seit dem 1. Januar 2025 ist die XML-Datei der führende Teil und entscheidet für die Buchhaltung. Vorher galt das sichtbare Dokument. Der Sender sollte vor dem Versand prüfen, dass beide übereinstimmen, der Empfänger die XML-Datei visualisieren und validieren, statt nur das PDF zu lesen.
Können wir Unterlagen mitschicken?
Ja, eingebettet in der XML-Datei als base64 und nur in den Profilen EN 16931 und EXTENDED. Zusätzlich an das PDF anzuhängen ist in jedem Profil möglich, ein Empfänger, der nur die XML-Datei liest, sieht sie dort aber nicht.
Nehmen Behörden ZUGFeRD an?
Das entscheidet die empfangende Stelle. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen in der Regel die XRechnung, und das Referenzprofil XRECHNUNG ist der Weg, eine solche in einem ZUGFeRD-Dokument zuzustellen. Prüfen Sie die Anforderung der Behörde vor dem Versand, und denken Sie in beiden Fällen an die Leitweg-ID.
Ist ZUGFeRD eine Software?
Nein. Es ist eine Spezifikation, die beschreibt, wie das Dokument aufgebaut ist. Erzeugt, versendet, empfangen und geprüft wird es von Software, die diese Spezifikation umsetzt, deshalb tragen viele Produkte das ZUGFeRD-Logo.
Quellen
FeRD: ZUGFeRD und Factur-XDer Standard selbst, mit dem aktuellen Infopaket zur Version 2.5.2 FeRD: ZUGFeRD-Beispielrechnungen
Musterbelege zum Download, von der Dauermietrechnung bis zur Storno-Gutschrift FeRD: Fragen zu ZUGFeRD
Profile, rechtlicher Status, Anlagen, Zahlungsbedingungen und Prüfung, von der Stelle, die das Format pflegt KoSIT: Versionen und Bundles der XRechnung
Maßgeblich für das Referenzprofil XRECHNUNG, das der gültigen XRechnung-Spezifikation folgt
ZUGFeRD-Rechnung prüfen, bevor sie rausgeht
Laden Sie das PDF hoch, der Validator holt die XML-Datei heraus und prueft sie gegen das Profil, das sie angibt.
- XML automatisch aus dem PDF/A-3-Dokument geholt
- Gegen das angegebene Profil geprüft, nicht gegen fremde Regeln
- Ein klares Protokoll: die Regel, das Element und seine Stelle
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