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Als Reaktion auf die europäische Richtlinie 2014/55/EU definiert der deutsche Gesetzgeber im Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz – EgovG) eine elektronische Rechnung wie folgt:
Der einfache Versand von Rechnungen als PDF-Dateien erfüllt diese Anforderungen nicht, da die Empfänger solche PDF-Dateien nicht automatisch verarbeiten können. Stattdessen erwarten die Empfänger, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten, und maschinenlesbaren Format vorliegen, das automatisch verstanden werden kann.
Die deutsche Bundesregierung akzeptiert nur elektronische Rechnungen, die die XML-Sprache verwenden.
Genauer gesagt, akzeptiert sie eine von zwei XML-Sprachen:
Die Fakturierungssoftware großer Verwaltungen kann XML-Dateien automatisch verarbeiten. Das ist der Zweck einer elektronischen Rechnung.
Die deutsche Bundesregierung akzeptiert derzeit zwei E-Rechnungsformate: XRechnung und ZUGFeRD. Beide Rechnungsformate enthalten eine XML-Datei entweder in UBL oder CII (explained in the ‘What Exactly Is An E-Invoice?’ abschnitt dieses Artikels).
Hier finden Sie eine kleine Erklärung zu den Rechnungsformaten XRechnung und ZUGFeRD:
Das Format XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) der deutschen Bundesregierung entwickelt.
Der Zweck der Entwicklung war es, sicherzustellen, dass deutsche Regierungsstellen Rechnungen auf korrekte Weise verarbeiten.
Nach der Einführung der europäischen “Richtlinie 2014/55/EU” musste Deutschland seine Rechnungsstellungsstandards aktualisieren.
Deshalb hat KoSIT die XRechnung entwickelt. (Klicken Sie hier für weitere Informationen über die Richtlinie 2014/55/EU).
Das XRechnung-Format enthält NUR eine XML-Datei, wodurch es sich vom ZUGFeRD-Format unterscheidet.
Es ist die bevorzugte Option für die deutsche Bundesregierung sowie für deutsche Behörden und Verwaltungen. (wie zum Beispiel Bund und Länder und die Deutsche Bahn).
Die Empfänger von XRechnung-Rechnungen müssen sowohl die UBL- als auch die CII-Sprache verarbeiten können, so dass die Absender von Rechnungen beide Sprachen senden können.
Weitere Informationen über das Format XRechnung – einschließlich der Erstellung und Versendung – finden Sie auf unserer XRechnung guide.
Das ZUGFeRD-Format wurde vom FeRD (“Forum Elektronische Rechnung Deutschland”) entwickelt. Ziel der Entwicklung war es, ein umfassendes und einheitliches Rechnungsformat für ganz Europa zu schaffen.
Frühere Versionen von ZUGFeRD (Versionen 1.0; 2.0; 2.0.1; und 2.1) werden von der deutschen Bundesregierung nicht anerkannt. Die Version 2.1.1 ist jedoch vollständig kompatibel mit dem Format XRechnung.
Die hybrid-formatierte Rechnungsstruktur ist vor allem für Unternehmen interessant, die Rechnungen automatisiert verarbeiten wollen (mit XML-Rechnungen), aber auch einige Rechnungen selbst lesen möchten (im PDF-Format).
Weitere Informationen über ZUGFeRD-Rechnungen (und wie man sie versendet oder erstellt) finden Sie in unserer ZUGFeRD guide.
XRechnung verwendet eine einzige Datei: eine XML-Datei.
ZUGFeRD verwendet zwei Dateien: eine XML-Datei und eine PDF-Datei.
Die XML-Datei von ZUGFeRD 2.1.1 ist mit dem XRechnung-Standard kompatibel.
Es ist möglich, Ihre Rechnung manuell über die Website der Bundesregierung zu erstellen ZRE, die sie automatisch für Sie formatieren werden. Dazu müssen Sie sich im Portal anmelden, das ZRE-Webformular ausfüllen und Ihre Rechnung kostenlos ausstellen.
Das ist jedoch eine langwierige und mühsame Arbeit. Vor allem, wenn Sie mehr als nur ein paar Rechnungen zu bearbeiten haben. Um Ihre bestehenden Rechnungen schnell und einfach zu konvertieren, können Sie eine Software zur Rechnungserstellung verwenden, wie z. B. Invoice-Portal.
Mit einer Software wie Invoice-Portal können Sie alle Ihre Rechnungen direkt aus dem Portal heraus erstellen, konvertieren und versenden (per E-Mail, Peppol usw.).
Laut der Website der Bundesregierung eigenen Website, sind die folgenden Inhalte erforderlich:
1) Käuferreferenz (oder die Leitweg-ID/Routing Identification Number)
2) Das Fälligkeitsdatum der Zahlung
3) Bankverbindung des zu zahlenden Kontos
4) Die E-Mail (oder De-Mail) Adresse des Rechnungsausstellers
5) Bestellnummer (oder die “Bestellnummer”). Diese steht auf Ihrem Vertrag
Sie können Rechnungen manuell über das ZRE-Einreichungsportal an die Bundesregierung senden. Diese Methode kann jedoch zeitaufwändig sein. Sie müssen alle Daten Ihrer Rechnungen manuell und in separaten Einzelrechnungen eingeben.
Um Zeit (und damit Geld) zu sparen, können Sie stattdessen eine E-Invoicing-Lösung wie das Invoice-Portal nutzen. Mit dem Invoice-Portal können Sie Rechnungen automatisch in die richtigen Formate umwandeln und direkt aus der Software heraus an Kunden – auch an die Bundesregierung – versenden.
Die neuen Regeln für die elektronische Rechnungsstellung sind vielleicht etwas gewöhnungsbedürftig, aber sie werden letztendlich die Rechnungsstellung für alle billiger und einfacher machen. Die Rechnungsstellung an die deutsche Bundesregierung ist einfach, wenn Sie erst einmal herausgefunden haben, welcher Rechnungsstellungsansatz für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Tun Sie es jetzt! Und dann können Sie Ihre Energie auf die wichtigen Dinge in Ihrem Unternehmen konzentrieren. Wenn Sie eine einfache Lösung für die Rechnungsstellung wünschen, dann sollten Sie das Rechnungsportal in Betracht ziehen.
Tel: +49 561-56014568
Email: info@invoice-portal.de
