Rechnungsstellung an die Deutsche Bahn

Seit dem 27.11.2020 verpflichtet die E-Rechnungsverordnung öffentliche Auftraggeber, wie die DB, von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen im XRechnungs-Format einzufordern.

Deutsche Bahn verwendet XRechnung als bevorzugtes elektronisches Rechnungsformat.

Rechnungsstellung für die Deutsche Bahn

Die Übermittlung der Rechnung an die Deutsche Bahn umfasst folgende Schritte:

Sie erstellen die Rechnung im Portal
Wir senden die Rechnung direkt an die Deutsche Bahn
Der Versandstatus wird im Portal angezeigt
Wir erhalten eine Rückmeldung von der Deutschen Bahn zurück
Empfangsbestätigung wird importiert, Status der Rechnung wird im Portal entsprechend geändert
Sie werden zusätzlich per Email benachrichtigt

Anforderungen der Deutschen Bahn an die Rechnungsstellung

Die Anforderungen an die Rechnungsstellung sind auf der Website der Deutschen Bahn ausführlich beschrieben.

Die Anforderungen sind:

1. Jede Rechnung muss sich auf genau einen Auftrag beziehen

Ja, das bedeutet, dass Sammelrechnungen für zahlreiche Aufträge NICHT akzeptiert werden. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Rechnungen Sie an sie schicken müssen. Die gleiche Regel gilt auch, wenn Sie 2 Bestellungen oder 100 Bestellungen an die Deutsche Bahn schicken müssen.

Jede Rechnung muss sich nur auf einen Auftrag beziehen.

2. Jede Rechnung muss elektronisch übermittelt werden

Darüber hinaus muss jede Rechnung im XRechnung-Format übermittelt werden.

3. Jede Rechnung muss die folgenden Informationen enthalten

Name Anschrift des Empfängers (vollständig);
Name und Anschrift des Waren-/Dienstleistungsempfängers (vollständig);
E-Mail Adresse des Bestellers;
Gültige Bestellnummer (falls vorhanden);
Datum/Zeitraum der erbrachten Dienstleistung;
Nummer des Rechnungspostens (fortlaufend);
Beschreibung der Lieferung und/oder der erbrachten Dienstleistung

Die Lieferscheinnummer
Menge mit einer Maßeinheit
Preis pro Einzelstück sowie die Gesamtkosten des Pakets/der Artikel
Währung über ISO-Code (z. B. EUR, GBP, USD)
Zahlungsbedingungen und IBAN (BIC)
Lieferbedingungen
Angaben des Auftraggebers zum Auftrag (falls zutreffend)

XRechnung-Format für Rechnungen der Deutschen Bahn

Das XRechnung-Format ist ein deutsches E-Invoicing-Format. Es ist kompatibel mit der europäischen Norm “EN-16931”, die inzwischen für Regierungen in ganz Europa gesetzlich vorgeschrieben ist.

Das Hauptmerkmal der XRechnung – wie auch der europäischen Norm EN-16931 – ist, dass sie von Computersystemen automatisch verarbeitet werden kann.

XRechnung-Rechnungen erfordern eine von zwei XML-Sprachen:

Universelle Geschäftssprache (UBL) oder
UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).

Menschen können (normalerweise) keine XML-Dokumente lesen. Computer/Software sind jedoch in der Lage, XML automatisch zu verarbeiten.

Schließlich verarbeiten solche riesigen internationalen Unternehmen enorme Mengen an Rechnungen. Die Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses spart ihnen also eine Menge Zeit.

Rechnungen im XRechnung-Format erstellen

Mit der richtigen Software konvertieren Sie Ihre menschenlesbaren Rechnungen ganz einfach in das XRechnung-Format.

Es ist nämlich möglich, Ihre Rechnungen mit der Software der Deutschen Bahn Plattform zu erstellen.

Die Verwendung dieses Webformulars kann jedoch sehr zeitaufwändig sein, wenn Sie mehr als nur ein paar kleine Rechnungen einreichen müssen.

Wenn auch Ihnen Ihre Zeit wichtig ist, sollten Sie über die Investition in eine geeignete E-Invoicing-Software wie das Invoice-Portal.de nachdenken.

Rechnungen über ein ERP- oder CRM-System an die Deutsche Bahn übermitteln

Leider konvertieren viele ERP- und CRM-Systeme die Rechnungen nicht in XRechnung um. Das hat zur Folge, dass seit der Einführung der E-Invoicing-Anforderungen die Rechnungsstellungsprozesse vieler Unternehmen nicht mehr funktionieren.

Fragen Sie Ihre ERP/CRM-Anbieter, ob sie Rechnungen in XRechnung konvertieren können.

Sie können XRechnung aber auch mit Hilfe des Invoice-Portals erstellen und versenden.

Eine Schnittstelle zur automatischen Rechnungsübernahme zwischen ERP- oder CRM-System und Invoice-Portal ist ebenfalls möglich.

Rechnungsstellung über das Invoice-Portal.de

Die Lieferanten der Deutschen Bahn machen einen großen Teil der Nutzer des Rechnungsportals aus. Das Invoice-Portal macht auch die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen einfach.

Innerhalb des Portals können Sie:

Alte Rechnungsvorlagen kopieren und daraus neue Rechnungen erstellen
Eine neue Rechnungsvorlage erstellen
Listen von Waren/Produkten/Dienstleistungen erstellen
mehrerer Kunden verwalten
mehrerer Kundenadressen verwalten

Rechnungs­­stellung an die Deutsche Bahn

Rechnungs­­stellung für die Deutsche Bahn

Anforderungen der Deutschen Bahn an die Rechnungs­stellung

1. Jede Rechnung muss sich auf genau einen Auftrag beziehen

2. Jede Rechnung muss elektronisch übermittelt werden

3. Jede Rechnung muss die folgenden Informationen enthalten

XRechnung-Format für Rechnungen der Deutschen Bahn

Rechnungen im XRechnung-Format erstellen

Rechnungen über ein ERP- oder CRM-System an die Deutsche Bahn übermitteln

Rechnungs­­stellung über das Invoice-Portal.de

Rechnungsstellung an die Deutsche Bahn

Rechnungsstellung für die Deutsche Bahn

Anforderungen der Deutschen Bahn an die Rechnungsstellung

Rechnungsstellung über das Invoice-Portal.de