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XRechnung ist ein deutscher Standard für elektronische Rechnungen.
Der Standard wurde im Rahmen der weltweiten Umstellung von Papierrechnungen auf elektronische, papierlose Rechnungen geschaffen.
Was ist falsch an Papierrechnungen? Nun, Papierrechnungen sind im Vergleich zu elektronischen Rechnungen extrem teuer, und sie sind auch schlecht für die Umwelt.
Es wird geschätzt, dass die Umstellung von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen der Weltwirtschaft jährlich bis zu 6,5 Milliarden Euro einsparen wird.
Außerdem ist die Menge an Bäumen, die für die Herstellung des für Rechnungen benötigten Papiers gefällt werden, einfach zu groß.
Aus diesem Grund verpflichten die meisten Länder ihre Unternehmen dazu, elektronische Rechnungen anstelle von Papierrechnungen zu verarbeiten.
Wenn Sie also noch nicht auf elektronische Rechnungen umgestellt haben und Rechnungen nach Deutschland versenden wollen, sollten Sie weiterlesen! Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie mehr über das Format XRechnung wissen müssen.
Was ist XRechnung?
Die XRechnung ist ein deutsches E-Rechnungsformat, das von der deutschen Koordinierungsstelle für IT-Normen (KoSIT) entwickelt wurde.
Die Entwicklung des Formats war eine Reaktion auf die Umsetzung der “Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates”.
Grundlegendes Ziel dieser europäischen Richtlinie war es, einen europaweiten E-Invoicing-Standard zu schaffen – und zwar die Norm “EN-16931”.
Vor der Einführung dieser Richtlinie verwendeten Dutzende von Ländern jeweils unterschiedliche Formate. Das bedeutete, dass Unternehmen international empfangene Rechnungen in den Standard umwandeln mussten, mit dem ihre eigenen Verwalter vertraut waren.
Solche Prozesse waren langwierig und anfällig für Verwaltungsfehler, was alle Beteiligten mehr Zeit und mehr Geld kostete.
Das ist der Hauptgrund, warum die “Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates” umgesetzt wurde.
Und eine XRechnung ist im Grunde ein deutscher Standard, der auf dieser neuen europäischen Gesetzgebung basiert und für die elektronische Rechnungsstellung deutscher Behörden konzipiert wurde.
Warum ist XRechnung notwendig, wenn die EU bereits einen Rechnungsstandard hat?
Jedes Land hat seine eigenen Anforderungen, wenn es um die Rechnungsstellung geht.
Das offensichtlichste Beispiel dafür ist die Steuer: Jedes Land hat sein eigenes, einzigartiges Steuersystem – und damit auch seine eigenen Steueridentifikationssysteme.
Aus diesen Gründen wäre es nicht möglich, dass ein einziger Rechnungsstandard die spezifischen Bedürfnisse jedes einzelnen Landes abdeckt.
Und deshalb ist die XRechnung trotz der EU-Norm für elektronische Rechnungen EN-16931 notwendig.
Bei der XRechnung handelt es sich um die deutsche Core Invoice Usage Specification (CIUS). Und jedes Land verwendet eine Art von CIUS, die mit EN-16931 kompatibel ist, als Rechnungsstandard.
Mit unserem Invoice-Portal können Sie schnell und einfach XRechnungen erstellen.
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Benötige ich XRechnung?
Sie müssen XRechnung verwenden, wenn Sie eine Rechnung an eine der deutschen Bundesregierungen oder öffentlichen Behörden senden – dies ist jetzt eine gesetzliche Vorschrift in Deutschland. Wenn Sie also Rechnungen an eine deutsche Behörde senden, haben Sie keine andere Wahl – es gibt keine Ausnahmen und Sie sollten Ihre Rechnungen jetzt umstellen!
Wenn Sie Rechnungen an ein deutsches Unternehmen senden, müssen Sie möglicherweise ebenfalls XRechnung verwenden. Es ist jedoch auch möglich, dass diese Sie auffordern, das Format “ZUGFeRD” zu verwenden. Weitere Informationen über den Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung finden Sie im Abschnitt “ZUGFeRD vs. XRechnung: Was ist der Unterschied?“.
In den allermeisten Fällen ist XRechnung das bevorzugte Format für den B2G-Rechnungsaustausch in Deutschland; und in den meisten Fällen ist ZUGFeRD das bevorzugte Format für den B2B-Rechnungsaustausch. Um herauszufinden, welche Rechnungsstandards Ihr Kunde akzeptiert, wenden Sie sich einfach an ihn. Er wird Ihnen die benötigten Informationen geben. Mehr über ZUGFeRD-Rechnungen erfahren Sie hier.
Was passiert, wenn ich XRechnung nicht benutze?
Wenn Sie bei der Rechnungsstellung an eine deutsche Behörde nicht das Format XRechnung verwenden, wird Ihre Rechnung abgelehnt. Und das bedeutet, dass Sie nicht bezahlt werden.
Danach müssen Sie eine weitere Rechnung im XRechnung-Format einreichen.
Tun Sie sich also einen Gefallen! Und formatieren Sie Ihre Rechnung beim ersten Mal richtig.
Gibt es Alternativen?
Es ist nun technisch möglich, dass Sie bei einigen deutschen Behörden andere Formate als XRechnung einzureichen.
Einige Behörden akzeptieren ZUGFeRD 2.1.1 (da die XML-Datei dieser Rechnung mit XRechnung kompatibel ist), und einige akzeptieren andere XML-Formate (in UBL oder UN/CEFACT Cross Industry Invoice), wenn sie mit EN-16931 kompatibel sind.
Allerdings werden nicht alle Behörden diese Alternativen akzeptieren.
Viele Behörden ziehen es vor, Rechnungen in einem einzigen XML-Format einzureichen – wie es bei XRechnung der Fall ist – und akzeptieren nicht die ZUGFeRD-Rechnung mit zwei Dateien oder Ähnliches.
Wenn Sie also Rechnungen an deutsche Ämter, Bundes- oder Landesbehörden einreichen, dann benötigen Sie wahrscheinlich die Möglichkeit, Ihre Rechnungen in die XRechnung zu konvertieren.
Wenn Sie die XRechnung erstellen wollen, dann können Sie gerne unser Invoice-Portal kostenlos testen.
Mit dem Invoice-Portal können Sie Ihre Rechnungen auch in Peppol BIS konvertiert, um die Rechnungen international zu versenden.
Kann ich XRechnung kostenlos erstellen?
Hier gibt es drei Möglichkeiten:
1. ERP/CRM Systeme
Wenn Sie bereits ein ERP (Enterprise Resource Planning)-System/-Software oder ein CRM (Customer Relationship Management)-System/-Software haben, das Rechnungen für Sie verarbeitet, können Sie Ihre Rechnungen möglicherweise über diese Systeme in das entsprechende XML-Format konvertieren.
Vielen ERP- und CRM-Systemen fehlt jedoch derzeit diese Möglichkeit.
Angesichts der zunehmenden Notwendigkeit datengestützter elektronischer Rechnungen ist es wahrscheinlich, dass diese Systeme irgendwann aktualisiert werden… aber viele haben dies noch nicht getan. Halten Sie Ausschau nach Updates für Ihr aktuelles ERP-System!
2. Ersellen Sie direkt XRechnung im XML-Format
Wenn Sie XML beherrschen – insbesondere UBL oder UN/CEFACT Cross Industry Invoice (die beiden einzigen akzeptierten XML-Formate für XRechnungen) – dann können Sie natürlich Ihre eigenen Rechnungen im XML-Format schreiben.
Die meisten Menschen sind darin jedoch nicht geübt – und die meisten Unternehmer haben keine Zeit, solche Dinge zu lernen.
3. Invoice Portal
Eine weitere Möglichkeit, XRechnung zu erstellen, wenn Sie nur eine kleine Anzahl von Rechnungen versenden müssen, ist das 30-tägige KOSTENLOSE Testangebot unseres Invoice-Portals.
30 Tage sollten ausreichen, um die geringe Anzahl der zu erstellenden XRechnungen zu bearbeiten!
Wenn Sie eine kleine Anzahl von Rechnungen über einen längeren Zeitraum als die 30-tägige Testphase erstellen müssen, kontaktieren Sie uns – vielleicht können wir Ihnen auch helfen.
Mit unserem Invoice-Portal können Sie schnell und einfach XRechnungen erstellen.
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Wie sieht ein Beispiel für eine XRechnung Rechnung aus?
Hier sind ein paar Beispiele dafür, wie eine XRechnung für einen Menschen aussieht:
Wie in diesem Artikel bereits beschrieben, sind XRechnung-Rechnungen nicht dafür gedacht, von Menschen gelesen zu werden.
Aber für die richtige Software (die XRechnung-Empfänger immer verwenden) ist sie so einfach zu lesen wie ein Bilderbuch im Vorschulalter.
Wie kann ich eine XRechnung versenden?
Es gibt 5 Möglichkeiten, wie Sie XRechnung-Rechnungen versenden können – 3 davon können Sie automatisch über das Rechnungs-Portal erledigen.
Bevor Sie sich entscheiden, sollten Sie sich jedoch vergewissern, dass Sie die Präferenzen Ihres Empfängers kennen.
Hier finden Sie Informationen über die deutsche Behörde, an die Sie eine Rechnung senden möchten.
1. Email
Wenn Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers haben, können Sie das Dokument direkt an diesen senden.
Sie können diese Option in den “Einstellungen” des Rechnungsportals oben rechts auswählen und dort die Option “E-Mail” wählen:
Dies ist manchmal die bevorzugte Methode für kleinere Organisationen, die nicht so viele Rechnungen bearbeiten.
Größere Behörden ziehen es jedoch oft vor, ihre Rechnungen über eine stärker automatisierte Plattform zu versenden (wie z.B. PEPPOL, was wir als nächstes behandeln werden…)
Auch hier können Sie in unserer Liste der Behörden nachsehen, wie sie ihre Rechnungen verschicken möchten.
2. PEPPOL
Öffentliche Behörden nutzen zunehmend das PEPPOL-Netz für den Rechnungsaustausch.
Registrierte Nutzer des PEPPOL-Netzwerks können sich gegenseitig einfach und sicher Rechnungen senden und empfangen.
Wenn Sie unser Invoice-Portal nutzen, haben Sie automatisch einen PEPPOL-Zugang.
Und wenn Sie das Invoice-Portal nutzen, können Sie die PEPPOL-Option einfach im Dropdown-Menü oben rechts im Portal (unter dem Symbol “Einstellungen”) auswählen:
PEPPOL bietet eine Reihe von Vorteilen. Zum Beispiel:
Das Netz bietet weit mehr Sicherheit als E-Mails.
Rechnungen können automatisch verarbeitet werden (was die Stellen, die eine große Anzahl von Rechnungen bearbeiten, sehr schätzen).
Und es scheint, dass das PEPPOL-Netz trotz seines langsamen Wachstums die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung sein könnte.
Webware24, die Muttergesellschaft von Invoice-Portal, ist ein zertifizierter PEPPOL Access Point.
Wenn Sie die Vorteile von PEPPOL selbst testen wollen, nutzen Sie unser Portal. Zur Anmeldung
3. ERP – oder CRM-System
Sie können Rechnungen über Ihr ERP- oder CRM-System versenden, wenn die Software diese Funktion enthält.
Leider bieten viele dieser Systeme nicht die Möglichkeit, Rechnungen in den entsprechenden Standards sowohl zu versenden als auch zu empfangen.
Um herauszufinden, ob Ihr System über eine solche Funktion verfügt, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Lieferanten, um weitere Informationen zu erhalten.
Wenn nicht, dann kontaktieren Sie uns! Wir können Ihnen dabei helfen, Ihre Rechnungen korrekt zu verarbeiten UND sie automatisch über Ihr ERP/CRM-System zu versenden.
4. Web-Formular
Einige der deutschen Behörden boten früher die Möglichkeit, Rechnungen direkt über die Formulare ihrer Websites einzureichen.
Aufgrund des mit der Erstellung von XRechnung verbundenen Prozesses ist diese Methode heute jedoch weit weniger verbreitet.
5. Manuelles Hochladen von Dateien
Einige wenige deutsche Behörden bieten die Möglichkeit, Dokumente direkt über ihr Webportal hochzuladen.
Dies ist in der Regel eine Option neben der Möglichkeit, Ihre Rechnung über PEPPOL und/oder per E-Mail zu versenden, und wird daher von den Erstellern und Versendern von XRechnungen weit weniger häufig gewählt.
Was ist eine ‘Leitweg ID’?
Eine Leitwig-ID identifiziert Absender und Empfänger von elektronischen Rechnungen in Deutschland.
In die Struktur der ID sind Firmen-/Behördenadressen eingebaut:
Wie Sie sehen können…
Die ersten beiden Ziffern geben das Bundesland an;
Die dritte Ziffer steht für den Regierungsbezirk;
Die 4. und 5. Ziffer geben den Bezirk an;
Die 6., 7. und 8. Ziffer steht für die Gemeinde;
Das ‘-‘ ist die 9. Stelle;
Die 10., 11., 12., 13. und 14. Ziffer steht für die Feinadressierung;
Die 15. und 16. Stelle schließlich sind “Prüfziffern”.
Eine Leitweg-ID ist für deutsche Rechnungen nicht vorgeschrieben. Das kann aber in Zukunft der Fall sein.
Und natürlich ist die Leitweg-ID für nicht-deutsche Unternehmen/Institutionen nicht erforderlich.
Wenn Sie eine PEPPOL-ID haben, brauchen Sie auch keine Leitweg-ID.
