XRechnung ist ein deutscher Standard für elektronische Rechnungen. Der Standard wurde im Rahmen der weltweiten Umstellung von Papierrechnungen auf elektronische, papierlose Rechnungen geschaffen.
Was ist falsch an Papierrechnungen? Papierrechnungen sind im Vergleich zu elektronischen Rechnungen extrem teuer, und sie sind auch schlecht für die Umwelt. Es wird geschätzt, dass die Umstellung von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen der Weltwirtschaft jährlich bis zu 6,5 Milliarden Euro einsparen wird. Außerdem ist die Menge an Bäumen, die für die Herstellung des für Rechnungen benötigten Papiers gefällt werden, einfach zu groß.
Aus diesem Grund verpflichten die meisten Länder ihre Unternehmen dazu, elektronische Rechnungen anstelle von Papierrechnungen zu verarbeiten. Wenn Sie also noch nicht auf elektronische Rechnungen umgestellt haben und Rechnungen nach Deutschland versenden wollen, sollten Sie weiterlesen! Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie mehr über das Format XRechnung wissen müssen.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein deutsches E-Rechnungsformat, das von der deutschen Koordinierungsstelle für IT-Normen (KoSIT) entwickelt wurde. Die Entwicklung des Formats war eine Reaktion auf die Umsetzung der “Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates”.
Das grundlegende Ziel dieser europäischen Richtlinie bestand darin, einen europaweiten E-Invoicing-Standard zu schaffen – nämlich die Norm “EN-16931”. Vor der Einführung dieser Richtlinie verwendeten Dutzende von Ländern jeweils unterschiedliche Formate. Das bedeutete, dass Unternehmen international empfangene Rechnungen in das Format umwandeln mussten, mit dem ihre eigenen Verwalter vertraut waren. Solche Prozesse waren langwierig und anfällig für Verwaltungsfehler, was alle Beteiligten mehr Zeit und mehr Geld kostete.
Dies ist der Hauptgrund, warum die “Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates” umgesetzt wurde. Die XRechnung ist im Grunde genommen ein deutscher Standard, der auf dieser neuen europäischen Gesetzgebung basiert und für die elektronische Rechnungsstellung deutscher Behörden konzipiert wurde.
Was bedeutet XRechnung?
XRechnung ist ein deutscher Begriff, der ins Englische mit “x-invoice/e-invoice” übersetzt werden kann.
Aber wenn wir über “XRechnung” sprechen (auf Englisch, Deutsch oder in einer anderen Sprache), meinen wir nicht irgendeine Art von E-Rechnung oder E-Invoice. Wir sprechen über eine bestimmte Art von E-Rechnungsformat.
Das Format XRechnung ist ein Standard, den die deutsche Bundesregierung im November 2020 eingeführt hat. Seit November 2020 ist es für alle, die Rechnungen an deutsche Behörden stellen, verpflichtend, den Rechnungsstandard (oder das Format) “XRechnung” zu verwenden.
Warum ist XRechnung notwendig, wenn die EU bereits einen Rechnungsstandard hat?
In Bezug auf die Rechnungsstellung haben verschiedene Länder ihre individuellen Anforderungen, insbesondere im Hinblick auf Steuersysteme und Steueridentifikationssysteme. Es ist offensichtlich, dass ein universeller Rechnungsstandard nicht in der Lage wäre, die spezifischen Bedürfnisse jedes einzelnen Landes zu berücksichtigen. Daher ist die XRechnung trotz der EU-Norm für elektronische Rechnungen EN-16931 unerlässlich.
Die XRechnung repräsentiert die deutsche Core Invoice Usage Specification (CIUS) und stellt einen spezifischen Rechnungsstandard dar, der mit EN-16931 kompatibel ist. Jedes Land verwendet eine Form von CIUS, die den europäischen Normen entspricht und gleichzeitig die nationalen Anforderungen berücksichtigt.
Was sind die Anforderungen an das XRechnung-Format?
Der XRechnung-Standard verlangt, dass Ihre elektronische Rechnung in einem von zwei XML-Formaten strukturiert ist: UBL (Universal Business Language) oder CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice).
Lassen Sie sich von den technischen Begriffen nicht abschrecken, wir erklären es Ihnen gerne. Die Verwendung von UBL und CII mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, insbesondere wenn Sie nicht mit diesen Formaten vertraut sind. Jedoch sind diese XML-Formate lediglich strukturierte Datensätze, die Ihre Rechnungsinformationen in einem standardisierten Format darstellen.
XML
Die Extensible Markup Language (dt. Erweiterbare Auszeichnungssprache), abgekürzt XML, ist eine Auszeichnungssprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten im Format einer Textdatei, die sowohl von Menschen als auch von Maschinen lesbar ist. XML wird auch für den plattform- und implementationsunabhängigen Austausch von Daten zwischen Computersystemen eingesetzt, insbesondere über das Internet, und wurde vom World Wide Web Consortium (W3C) am 10. Februar 1998 veröffentlicht.
XML-formatierte Rechnungen sind also Rechnungen, die für bestimmte Computersysteme lesbar sind. Dies ist für Unternehmen, die ein hohes Rechnungsaufkommen haben, von Vorteil, da computerlesbare Rechnungen automatisch verarbeitet werden können. Dadurch werden weniger Personal, Zeit, Geld und Ressourcen benötigt.
Es sei darauf hingewiesen, dass XML-formatierte Rechnungen für die meisten Menschen NICHT lesbar sind.
Für XRechnung gültige XML-Formattypen
Universal Business Language (UBL) ist eine OASIS-Spezifikation für standardisierte elektronische Rechnungen. UBL verwendet XML und basiert auf den ebXML Core Components.
Die Cross-Industry Invoice (CII) wurde vom UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business) entwickelt.
Es handelt sich um eine für die elektronische Rechnungsstellung entwickelte Sprache, die neben UBL als universeller Standard gilt.
XRechnungs-Format
Das Format XRechnung ist ein strukturierter, standardisierter Datensatz im XML-Format, der elektronisch und damit automatisch versendet und verarbeitet werden kann. Es verwendet zwei zugelassene XML-“Syntaxen”: Universal Business Language (UBL) und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
Benötige ich XRechnung?
Sie müssen XRechnung verwenden, wenn Sie eine Rechnung an eine der deutschen Bundesregierungen oder öffentlichen Behörden senden – dies ist jetzt eine gesetzliche Vorschrift in Deutschland. Wenn Sie also Rechnungen an eine deutsche Behörde senden, haben Sie keine andere Wahl – es gibt keine Ausnahmen, und Sie sollten Ihre Rechnungen jetzt umstellen!
Wenn Sie Rechnungen an ein deutsches Unternehmen senden, müssen Sie möglicherweise ebenfalls XRechnung verwenden. Es ist jedoch auch möglich, dass diese Sie auffordern, das Format “ZUGFeRD” zu verwenden. Weitere Informationen über den Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung finden Sie im Abschnitt “ZUGFeRD vs. XRechnung: Was ist der Unterschied?“.
In den allermeisten Fällen ist XRechnung das bevorzugte Format für den B2G-Rechnungsaustausch in Deutschland. In den meisten Fällen ist ZUGFeRD das bevorzugte Format für den B2B-Rechnungsaustausch. Um herauszufinden, welche Rechnungsstandards Ihr Kunde akzeptiert, wenden Sie sich einfach an ihn. Er wird Ihnen die benötigten Informationen geben. Mehr über ZUGFeRD-Rechnungen erfahren Sie hier.
Was passiert, wenn ich XRechnung nicht benutze?
Wenn Sie bei der Rechnungsstellung an eine deutsche Behörde nicht das Format XRechnung verwenden, wird Ihre Rechnung abgelehnt. Das wiederum bedeutet, dass Sie nicht bezahlt werden.
Dann müssen Sie eine weitere Rechnung im XRechnung-Format einreichen. Tun Sie sich also einen Gefallen und formatieren Sie Ihre Rechnung von Anfang an richtig.
Gibt es Alternativen?
Es ist nun technisch möglich, dass Sie bei einigen deutschen Behörden andere Formate als XRechnung einreichen.
Einige Behörden akzeptieren ZUGFeRD 2.1.1 (da die XML-Datei dieser Rechnung mit XRechnung kompatibel ist), und einige akzeptieren andere XML-Formate (in UBL oder UN/CEFACT Cross Industry Invoice), wenn sie mit EN-16931 kompatibel sind.
Allerdings werden nicht alle Behörden diese Alternativen akzeptieren. Viele Behörden ziehen es vor, Rechnungen in einem einzigen XML-Format einzureichen – wie es bei XRechnung der Fall ist – und akzeptieren nicht die ZUGFeRD-Rechnung mit zwei Dateien oder Ähnlichem.
Wenn Sie also Rechnungen an deutsche Ämter, Bundes- oder Landesbehörden einreichen, dann benötigen Sie wahrscheinlich die Möglichkeit, Ihre Rechnungen in das XRechnung-Format zu konvertieren.
Wenn Sie die XRechnung erstellen möchten, können Sie gerne unser Invoice-Portal kostenlos testen. Mit dem Invoice-Portal können Sie Ihre Rechnungen auch in Peppol BIS konvertieren, um die Rechnungen international zu versenden.
XRechnung vs. ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
ZUGFeRD-Rechnungen enthalten zwei verschiedene Rechnungsformate (XML-Format und PDF-Format), während XRechnung nur eine Rechnung im XML-Format enthält.
Sie könnten also fragen: Kann ich ZUGFeRD-Rechnungen an deutsche Behörden oder öffentliche Einrichtungen senden?
Nun, ja. Es ist jetzt möglich, ZUGFeRD 2.1.1-Rechnungen an einige deutsche Behörden zu senden. Bevor Sie eine ZUGFeRD-Rechnung an eine Behörde schicken, sollten Sie sich jedoch vergewissern, dass Sie die richtige Version von ZUGFeRD (2.1.1) verwenden.
Die ZUGFeRD-Versionen 1.0, 2.0, 2.0.1 und 2.1 sind nicht mit XRechnung kompatibel – daher müssen Sie sicherstellen, dass Sie, wenn Sie elektronische ZUGFeRD-Rechnungen versenden, die ZUGFeRD-Version 2.1.1 verwenden.
Und noch einmal: Beachten Sie bitte, dass der B2G-Rechnungsaustausch in Deutschland immer noch überwiegend als XRechnung formatiert wird – mit einer reinen XML-Datei und ohne die in ZUGFeRD enthaltene PDF-Datei. Dies vereinfacht den Automatisierungsprozess für deren Computer.
ZUGFeRD ist tendenziell das bevorzugte Rechnungsformat im B2B-Bereich.
Mit dem Invoice-Portal können Sie einfach und ohne zusätzlichen Aufwand wählen, in welchem Format Sie Ihre Rechnung versenden möchten.
Kann ich XRechnungen kostenlos erstellen?
Wenn Sie bereits ein ERP (Enterprise Resource Planning)-System oder eine CRM (Customer Relationship Management)-Software haben, die Rechnungen für Sie verarbeitet, können Sie möglicherweise Ihre Rechnungen über diese Systeme in das entsprechende XML-Format konvertieren.
Allerdings fehlt vielen ERP- und CRM-Systemen derzeit diese Möglichkeit. Angesichts der zunehmenden Notwendigkeit datengestützter elektronischer Rechnungen ist es wahrscheinlich, dass diese Systeme irgendwann aktualisiert werden. Aber viele haben dies noch nicht getan. Halten Sie Ausschau nach Updates für Ihr aktuelles ERP-System!
Wenn Sie XML beherrschen – insbesondere UBL oder UN/CEFACT Cross Industry Invoice (die beiden einzigen akzeptierten XML-Formate für XRechnungen) – dann können Sie natürlich Ihre eigenen Rechnungen im XML-Format verfassen.
Die meisten Menschen sind jedoch nicht darin geübt – und die meisten Unternehmer haben keine Zeit, sich in solche Dinge einzuarbeiten.
Eine weitere Möglichkeit, XRechnung zu erstellen, wenn Sie nur eine kleine Anzahl von Rechnungen versenden müssen, ist das 30-tägige KOSTENLOSE Testangebot unseres Invoice-Portals.
In 30 Tagen sollten Sie ausreichend Zeit haben, um die geringe Anzahl an XRechnungen zu bearbeiten!
Falls Sie eine kleine Anzahl von Rechnungen über einen längeren Zeitraum als die 30-tägige Testphase erstellen müssen, kontaktieren Sie uns – vielleicht können wir Ihnen auch weiterhin behilflich sein.
Wie kann ich eine XRechnung erstellen?
Verwendung eines ERP- oder CRM-Systems
Zunächst einmal müssen Sie Ihre Rechnung so erstellen, dass sie mit der Richtlinie 2014/55/EU kompatibel ist (lesen Sie den Abschnitt “Was ist XRechnung?” in diesem Artikel, falls Sie diesen Teil verpasst haben).
Leider verfügen jedoch viele ERP- und CRM-Systeme nicht über eine solche Funktion.
Für Informationen und Anleitungen zu Ihrem ERP- oder CRM-System müssen Sie sich an Ihren Lieferanten wenden.
Verwendung einer Rechnungsstellungssoftware, wie das Rechnungsportal
Wenn Sie unser Rechnungsportal nutzen, können Sie Rechnungen direkt in der Software unter der Registerkarte “Rechnungen” erstellen. Von dort aus können Sie Ihre Rechnung ganz einfach in PDF, XRechnung, ZUGFeRD oder PEPPOL BIS Format konvertieren.
Klicken Sie einfach auf das Symbol mit dem nach unten zeigenden Pfeil oben rechts auf der Plattform und wählen Sie das gewünschte Format aus.
Falls Sie einen anderen Format benötigen, z.B. IDOC, CSV, TXT, XML, Edifact, kontaktieren Sie uns!
Wie sieht ein Beispiel für eine XRechnung Rechnung aus?
Hier sind ein paar Beispiele dafür, wie eine XRechnung für einen Menschen aussieht:
Wie in diesem Artikel bereits beschrieben, sind XRechnung-Rechnungen nicht dafür gedacht, von Menschen gelesen zu werden. Aber für die richtige Software (die von XRechnung-Empfängern immer verwendet wird) ist das kein Problem!
Wie lese ich eine XRechnung?
Wenn Sie jetzt noch nicht in der Lage sind, XML zu lesen, dann ist es höchst unwahrscheinlich, dass Sie es in nächster Zeit lernen werden.
Aber mit unserem Rechnungsportal können Sie XRechnungsdateien anzeigen, indem Sie sie in für Menschen lesbare Dateien wie PDF konvertieren.
Probieren Sie es jetzt aus, kostenlos!
Wie kann ich eine XRechnung versenden?
Es gibt 5 Möglichkeiten, wie Sie XRechnung-Rechnungen versenden können – 3 davon können Sie automatisch über das Rechnungs-Portal erledigen.
Bevor Sie sich entscheiden, sollten Sie sich jedoch vergewissern, dass Sie die Präferenzen Ihres Empfängers kennen.
Hier finden Sie Informationen über die deutsche Behörde, an die Sie eine Rechnung senden möchten.
1. Email
Wenn Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers haben, können Sie das Dokument direkt an diese Adresse senden. Sie können diese Option in den “Einstellungen” des Rechnungsportals oben rechts auswählen und dort die Option “E-Mail” wählen.
Dies ist manchmal die bevorzugte Methode für kleinere Organisationen, die nicht so viele Rechnungen bearbeiten.
Größere Behörden ziehen es jedoch oft vor, ihre Rechnungen über eine stärker automatisierte Plattform zu versenden, wie z.B. PEPPOL, was wir als nächstes behandeln werden.
Auch hier können Sie in unserer Liste der Behörden nachsehen, wie sie ihre Rechnungen verschicken möchten.
2. Peppol
Öffentliche Behörden nutzen zunehmend das PEPPOL-Netz für den Rechnungsaustausch. Registrierte Nutzer des PEPPOL-Netzwerks können sich gegenseitig einfach und sicher Rechnungen senden und empfangen.
Wenn Sie unser Invoice-Portal nutzen, haben Sie automatisch einen PEPPOL-Zugang. Und wenn Sie das Invoice-Portal verwenden, können Sie die PEPPOL-Option einfach im Dropdown-Menü oben rechts im Portal (unter dem Symbol “Einstellungen”) auswählen.
PEPPOL bietet eine Reihe von Vorteilen. Zum Beispiel:
Das Netz bietet weit mehr Sicherheit als E-Mails. Rechnungen können automatisch verarbeitet werden, was von Unternehmen mit einer großen Anzahl von Rechnungen sehr geschätzt wird.
Und es scheint, dass das PEPPOL-Netz trotz seines langsamen Wachstums die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung sein könnte. Webware24, das Entwicklungsunternehmen von Invoice-Portal, ist ein zertifizierter PEPPOL Access Point. Wenn Sie die Vorteile von PEPPOL selbst testen wollen, nutzen Sie unser Portal.
3. ERP oder CRM System
Sie können Rechnungen über Ihr ERP- oder CRM-System versenden, wenn die Software diese Funktion enthält.
Leider bieten viele dieser Systeme nicht die Möglichkeit, Rechnungen in den entsprechenden Standards sowohl zu versenden als auch zu empfangen.
Um herauszufinden, ob Ihr System über eine solche Funktion verfügt, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Lieferanten, um weitere Informationen zu erhalten.
Wenn nicht, dann kontaktieren Sie uns! Wir können Ihnen dabei helfen, Ihre Rechnungen korrekt zu verarbeiten UND sie automatisch über Ihr ERP-/CRM-System zu versenden.
4. Web-Formular
Einige der deutschen Behörden boten früher die Möglichkeit, Rechnungen direkt über die Formulare ihrer Websites einzureichen. Aufgrund des mit der Erstellung von XRechnung verbundenen Prozesses ist diese Methode heute jedoch weit weniger verbreitet.
5. Manuelles Hochladen von Dateien
Einige wenige deutsche Behörden bieten die Möglichkeit, Dokumente direkt über ihr Webportal hochzuladen.
Dies ist in der Regel eine Option neben der Möglichkeit, Ihre Rechnung über PEPPOL und/oder per E-Mail zu versenden und wird daher von den Erstellern und Versendern von XRechnungen weit weniger häufig gewählt.
Was sind ZRE und OZG-RE und was ist der Unterschied zwischen ihnen?
ZRE und OZG-RE sind Einreichungsportale für Rechnungen an deutsche Behörden. Beide Portale sind an PEPPOL angeschlossen. Wenn Sie also bei einer PEPPOL-Zugangsstelle registriert sind (oder als solche registriert sind), können Sie Rechnungen bei jeder Verwaltung einreichen, die entweder ZRE- oder OZG-RE-Rechnungen verlangt.
Der Unterschied
Die ZRE ist zum einen ein Einreichungsportal für Dienststellen der unmittelbaren Bundesverwaltung in Deutschland, zum Beispiel Ministerien und Bundesoberbehörden. Sie können dieses Portal hier besuchen.
OZG-RE hingegen ist ein Einreichungsportal für Organisationen der mittelbaren Bundesverwaltung sowie für konforme Bundesländer – sofern diese an OZG-RE angeschlossen sind. Andernfalls nutzen sie ebenfalls ZRE. Sie können das OZG-RE Portal hier besuchen.
Besuchen Sie unsere Seite über ZRE & OZG-RE für weitere Informationen.
Andere Einreichungsportale in Deutschland
zERIKA ist der Name des E-Invoicing-Portals des Landes Bremen. zERIKA ist auch an das PEPPOL-Netzwerk angeschlossen. Sie können also über das Rechnungsportal Rechnungen an das Land Bremen senden.
Sie können das zERIKA-Portal hier besuchen.
Warum so viele Einreichungsportale?
Das Ziel der Bundesregierung ist es, alle Rechnungsportale an einer Stelle zu vernetzen. Die Umsetzung wird jedoch noch einige Zeit in Anspruch nehmen – vielleicht gibt es in ein paar Jahren ein einziges Einreichungsportal für alle (an dem PEPPOL, um fair zu sein, gerade arbeitet).
Was ist eine "Leitweg-ID"?
Eine Leitwig-ID identifiziert Absender und Empfänger von elektronischen Rechnungen in Deutschland. In die Struktur der ID sind Firmen-/Behördenadressen eingebaut:
Position 1 und 2 geben das Bundesland an;
Position 3 steht für den Regierungsbezirk;
Position 4 und 5 geben den Bezirk an;
Position 6, 7 und 8 stehen für die Gemeinde;
An Position 9 befindet sich ein ‘-‘;
Position 10, 11, 12, 13 und 14 stehen für die Feinadressierung;
Position 15 und 16 sind die “Prüfziffern”.
Eine Leitweg-ID ist für deutsche Rechnungen nicht vorgeschrieben. Das kann aber in Zukunft der Fall sein. Und natürlich ist die Leitweg-ID für nicht-deutsche Unternehmen/Institutionen nicht erforderlich. Wenn Sie eine PEPPOL-ID haben, brauchen Sie auch keine Leitweg-ID.
Tel: +49 561-56014568
Email: info@invoice-portal.de
