Deutschland E-Rechnung B2B-E-Rechnungspflicht

Deutschland: Vorbereitung auf die B2B-E-Rechnungspflicht

Deutschland führt eine der bedeutendsten Reformen zur Digitalisierung der Umsatzsteuer in der EU ein. Mit dem Wachstumschancengesetz hat das BMF neu definiert, was als elektronische Rechnung gilt, und eine Übergangsfrist festgelegt, die 2028 endet.

29. April 2026

5 Min. Lesezeit

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht gilt ab: 1. Januar 2027 (Umsatz > 800.000 €) und 1. Januar 2028 (alle anderen).

Warum führt Deutschland die E-Rechnungspflicht ein?

Ziel des BMF ist es, die deutsche Wirtschaft zu modernisieren und den Grundstein für eine Umsatzsteuer-Meldung nahezu in Echtzeit zu legen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, damit sie automatisiert verarbeitet werden können und Daten für ein künftiges Meldesystem liefern.

Die Reform steht im Zusammenhang mit der bevorstehenden EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) und zielt darauf ab, den Verwaltungsaufwand zu verringern sowie die Umsatzsteuerlücke zu schließen.

Was bereits gesetzlich verankert ist

Die gesetzliche Grundlage bildet das Wachstumschancengesetz sowie entsprechende Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF), welche eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) als ein Dokument in der Struktur EN 16931 (XML/UBL) definieren, das bestimmte Pflichtfelder enthält.

Zu den zulässigen Formaten zählen die XRechnung sowie das hybride Format ZUGFeRD 2.1+; einfache PDF-Dateien gelten hingegen nicht mehr als E-Rechnungen.

Das Gesetz sieht kein zentrales staatliches Portal vor; stattdessen erfolgt der Austausch der Rechnungen direkt zwischen den Geschäftspartnern oder über Dienstleister – ganz im Sinne des Prinzips der technologischen Neutralität.

Wichtige Termine und Übergangsfristen

Die neuen Regelungen gelten für inländische B2B-Geschäfte und umfassen weder B2C-Verkäufe noch grenzüberschreitende Leistungen.

1. Jan. 2025

Empfangspflicht & Neue Definition

Die strukturierte E-Rechnung wird zum Standard. Nur Rechnungen in einem strukturierten Format gemäß EN 16931 gelten als elektronische Rechnungen. Einfache PDFs oder Bilddateien zählen als „sonstige Rechnungen".

Jedes inländische Unternehmen — einschließlich Kleinunternehmen — muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

2025–2026

Übergangsfrist

Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte elektronische Rechnungen versenden, sofern der Kunde zustimmt.

2025–2027

Verlängerte Übergangsfrist (Kleine Aussteller)

Liegt der Umsatz des Ausstellers im Jahr 2026 nicht über 800.000 €, dürfen Papierrechnungen oder PDFs bis zum 31. Dezember 2027 weiter verwendet werden.

1. Jan. 2027

Ausstellungspflicht — Größere Unternehmen

Aussteller mit einem Umsatz von über 800.000 € dürfen keine Papierrechnungen oder unstrukturierten Rechnungen mehr verwenden. EDI-Systeme, die EN 16931 noch nicht erfüllen, dürfen bis Ende 2027 weiter genutzt werden.

1. Jan. 2028

Vollständige B2B-Pflicht

Alle inländischen Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen für B2B-Geschäfte ausstellen.

Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen (≤ 250 €) und Fahrscheine bleiben ausgenommen. Kleinstunternehmer dürfen auch nach 2028 weiterhin Papierrechnungen ausstellen, müssen jedoch E-Rechnungen empfangen können.

Strukturierte Formate und zulässige Syntaxen

Eine E-Rechnung ist nur gültig, wenn ihr strukturierter Teil dem europäischen Standard EN 16931 entspricht. Das BMF nennt zwei nationale Formate, die diese Anforderung erfüllen:

XRechnung

Die XML-basierte Syntax Deutschlands, die im öffentlichen Beschaffungswesen verwendet wird und nun auf B2B ausgeweitet wurde. Enthält ausschließlich strukturierte Daten und erfordert einen Viewer zur menschlichen Lesbarkeit.

ZUGFeRD (≥ 2.0.1)

Hybridformat, das strukturiertes XML mit einem PDF kombiniert. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht.

Andere in EN 16931 aufgeführte Syntaxen (z. B. UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII) können bilateral vereinbart werden, sofern alle verpflichtenden Umsatzsteuerdaten extrahiert werden können. EDI-Rechnungen sind ebenfalls zulässig, wenn die Parteien sicherstellen, dass die Daten in eine EN-16931-konforme Struktur transformiert werden können.

Alle verpflichtenden Rechnungsangaben müssen im strukturierten XML enthalten sein. Es reicht nicht aus, wesentliche Details in einem unstrukturierten Anhang zu platzieren; Anhänge dürfen nur ergänzende Informationen enthalten.

Übermittlung und Empfang: Kein einheitlicher Kanal

Deutschland hat sich für ein dezentrales, nachgelagertes Prüfmodell entschieden. Anders als bei Clearance-Systemen (z. B. in Frankreich oder Griechenland) gibt es keine zentrale Regierungsplattform, über die alle Rechnungen laufen müssen.

Das BMF lässt die Übermittlungsmethode offen und ermöglicht Unternehmen den Austausch von E-Rechnungen über:

E-Mail

APIs

Kundenportale

Peppol-Zugangspunkte

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen — ein einfaches E-Mail-Postfach reicht aus. Auch Kleinunternehmen, die hauptsächlich Rechnungen an Verbraucher ausstellen, wird empfohlen, den Empfang zu ermöglichen, da Lieferanten möglicherweise mit dem Versand von E-Rechnungen beginnen.

Validierungs- und Fehlerklassen

Das BMF empfiehlt die Verwendung von Validierungstools, um vor dem Versand sowohl die technische Syntax als auch die Geschäftsregeln von E-Rechnungen zu überprüfen. In seinem Rundschreiben vom Oktober 2025 wurden drei Fehlerkategorien eingeführt:

1. Formatierungsfehler

Die Rechnungsdatei verwendet keine der zulässigen Syntaxen oder ist nicht maschinenlesbar. Solche Rechnungen gelten als „sonstige elektronische Rechnungen“ und sind für umsatzsteuerliche Zwecke ungültig.

2. Fehler bei Geschäftsregeln

Fehlende Pflichtangaben oder inkonsistente Daten (z. B. fehlende Käuferreferenz oder abweichende Gesamtsummen). Diese sind während der Validierung kritisch.

3. Inhaltsfehler

Verstöße gegen §§ 14 oder 14a UStG (z. B. fehlerhafte steuerliche Einordnung). Rechnungen mit inhaltlichen Fehlern gelten als nicht ordnungsgemäß ausgestellt.

Offene Fragen zur Architektur

Die Bundesregierung prüft, wie sie künftiges E-Reporting unterstützen kann. Drei Szenarien wurden diskutiert:

Erweiterung des bestehenden OZG-RE-Portals (unterstützt Web, Datei-Upload und Peppol-Kanäle)

Nutzung der steuerlichen IT-Infrastruktur Konsens

Aufbau eines nationalen Meldesystems von Grund auf

Das BMF betont, dass die Plattform neutral sein muss. Peppol kann nicht der einzige Kanal sein. Der B2B-Austausch bleibt dezentral.

Praktische Schritte zur Vorbereitung

Schritt 1

Prozesse erfassen

Erfassen Sie, wo Rechnungen erstellt, übermittelt und empfangen werden. Dokumentieren Sie, wie jeder Rechnungstyp in strukturierter Form erzeugt wird.

Schritt 2

ERP- und Rechnungssysteme aktualisieren

Stellen Sie sicher, dass diese EN-16931-konformes XML (XRechnung, ZUGFeRD) generieren und sowohl strukturierte als auch hybride Formate verarbeiten können.

Schritt 3

Empfangskanal einrichten

Richten Sie mindestens ein dediziertes E-Mail-Postfach für E-Rechnungen ein und konfigurieren Sie Ihre Systeme zur Verarbeitung von XML-Anhängen.

Schritt 4

Übergangsfrist planen

Entscheiden Sie, ob Sie die Übergangsfrist bis 2026/2027 nutzen möchten. Größere Unternehmen (Umsatz > 800.000 €) sollten anstreben, bis 2027 auf strukturierte Rechnungen umzustellen.

Schritt 5

Validierung implementieren

Nutzen Sie Tools, die Syntax und Geschäftsregeln prüfen und sicherstellen, dass alle Pflichtfelder erfasst werden.

Schritt 6

Ihr Team schulen

Schulen Sie Mitarbeiter in Finanzwesen und IT zu den neuen Definitionen, zulässigen Formaten und Aufbewahrungspflichten (8 Jahre für E-Rechnungen).

Wie Invoice-Portal helfen kann

Invoice-Portal bietet eine umfassende Lösung für Unternehmen, die mit der deutschen E-Rechnungs-Pflicht konfrontiert sind – von der Erstellung über die Validierung und Konvertierung bis hin zur Archivierung von E-Rechnungen aus einer Hand.

Erzeugt E-Rechnungen in den Formaten XRechnung, ZUGFeRD und weiteren EN 16931-Syntaxen.
Validiert anhand technischer und geschäftlicher Regeln und konvertiert bei Bedarf zwischen Formaten.
Automatisiert den Empfang von E-Rechnungen per E-Mail oder Peppol.
Speichert strukturierte Daten sowie das visuelle PDF in einem revisionssicheren Archiv für die erforderliche Aufbewahrungsfrist.

Durch frühzeitige Vorbereitung und die Einführung einer End-to-End-Lösung können Unternehmen die Belegpflicht 2025 erfüllen, die Übergangsphase meistern und bis 2028 für die vollständige B2B-E-Rechnungs-Pflicht gerüstet sein.

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Übergangsfrist

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Vollständige B2B-Pflicht

Strukturierte Formate und zulässige Syntaxen

XRechnung

ZUGFeRD (≥ 2.0.1)

Übermittlung und Empfang: Kein einheitlicher Kanal

Validierungs- und Fehlerklassen

1. Formatierungsfehler

2. Fehler bei Geschäftsregeln

3. Inhaltsfehler

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