Mit der Orden HAC/1028/2026 ist die staatliche Plattform SPFE geregelt und der Fristlauf gestartet. Dieser Beitrag beschreibt den Zeitplan, die Meldung der Rechnungs- und Zahlungsstatus und die Anforderungen an private Austauschplattformen.
Am 5. Oktober 2026 wurde die Orden HAC/1028/2026 vom 2. Oktober im Boletín Oficial del Estado veröffentlicht. Sie regelt die staatliche Plattform Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE) und ist am 6. Oktober 2026 in Kraft getreten. Mit diesem Datum beginnt die Berechnung der Einführungsfristen für die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich nach der Ley 18/2022 und dem Real Decreto 238/2026.
Die Regelung unterscheidet zwischen der Pflicht zur Ausstellung, Übermittlung und zum Empfang elektronischer Rechnungen und der Pflicht zur Meldung von Rechnungs- und Zahlungsstatusinformationen. Für bestimmte natürliche Personen und Einrichtungen gilt hinsichtlich der Statusmeldungen eine zusätzliche Übergangsfrist.
Die Einführungsfristen werden ab dem Inkrafttreten der Orden berechnet. Maßgeblich für die Umsatzgrenze ist das nach Artikel 121 des spanischen Umsatzsteuergesetzes ermittelte Umsatzvolumen im unmittelbar vorangegangenen Kalenderjahr.
Übergangsregelung für PDF-Darstellungen: Während der ersten zwölf Monate der für sie geltenden Rechnungspflicht müssen Unternehmen und Selbstständige mit einem Umsatzvolumen von mehr als 8 Millionen Euro ihren elektronischen Rechnungen zusätzlich ein lesbares PDF-Dokument beifügen. Dies entfällt, wenn der Empfänger freiwillig und ausdrücklich dem Empfang im elektronischen Originalformat zugestimmt hat. Das PDF wird dem Empfänger übermittelt, nicht der SPFE.
Der Rechnungsempfänger ist für die vorgeschriebenen Statusmeldungen verantwortlich. Dabei gelten unterschiedliche Anforderungen für die Meldung an die SPFE und die Information des Rechnungsausstellers. Für die Kommunikation über die SPFE sind die besonderen Regelungen des Artikels 12 des Real Decreto 238/2026 maßgeblich.
Zu melden sind gegebenenfalls die Ablehnung der Rechnung sowie bei vollständiger Zahlung das tatsächliche Zahlungsdatum und das Fälligkeitsdatum. Liegen weder eine Ablehnung noch eine nachfolgende Korrekturrechnung vor, wird die Rechnung als angenommen behandelt.
Nach Artikel 10 sind die kaufmännische Annahme oder Ablehnung der Rechnung mit dem jeweiligen Datum sowie die tatsächlich erfolgte vollständige Zahlung mit dem Zahlungsdatum mitzuteilen. Zusätzliche Angaben, beispielsweise zu Teilzahlungen, können freiwillig übermittelt werden.
Meldefristen: Die nach Artikel 10 erforderlichen Statusinformationen sind spätestens innerhalb von vier Tagen nach Eintritt des jeweiligen Status zu übermitteln. Samstage, Sonntage und landesweite Feiertage werden bei der Fristberechnung nicht berücksichtigt. Für die Meldung der vollständigen Zahlung an die SPFE gilt nach Artikel 12 eine entsprechende Frist ab dem tatsächlichen Zahlungsdatum.
Die Ausstellung und Übermittlung einer strukturierten Rechnung allein erfüllt somit nicht sämtliche Anforderungen. Auch nach dem Rechnungsversand müssen die erforderlichen Statusinformationen verfügbar sein. Die Zuständigkeiten für ihre Erfassung und Bereitstellung sowie die Anbindung der relevanten Buchhaltungssysteme sind daher vor der Umsetzung festzulegen. Der Rechnungsempfänger kann seine private Austauschplattform zur Meldung an die SPFE bevollmächtigen, sofern er ihr die erforderlichen Informationen bereitstellt.
Hintergrund: Ein wesentliches Ziel der Regelung ist die Bekämpfung des Zahlungsverzugs. Die gemeldeten Daten sollen belastbare Auswertungen zu den tatsächlichen Zahlungsfristen ermöglichen. Die SPFE stellt hierfür zentrale Funktionen zur Nachverfolgung von Rechnungszahlungen bereit.
Das spanische System umfasst private Austauschplattformen (Plataformas Privadas de Intercambio, PPI) und die SPFE. Rechnungen, die unter die Pflicht fallen, sind über diese Infrastruktur oder eine Kombination der vorgesehenen Übermittlungswege auszutauschen. Ein ausschließlich direkter Austausch ohne Einbindung einer PPI oder der SPFE erfüllt diese Anforderung nicht.
Bei der Ausstellung außerhalb der SPFE ist grundsätzlich zeitgleich eine getreue elektronische Kopie der Rechnung in UBL-Syntax an die SPFE zu übermitteln. Die SPFE dient als verpflichtendes zentrales Repositorium für die unter das System fallenden elektronischen Rechnungen, entweder im Original oder als getreue Kopie.
Ausnahme: Wird die SPFE bereits zur Rechnungsausstellung oder als Vermittlungsstelle für die Übermittlung des Rechnungsoriginals genutzt, ist keine zusätzliche getreue Kopie zu übermitteln. Die Rechnung steht der SPFE in diesen Fällen bereits zur Verfügung.
Die „copia fiel“ ist vom Rechnungsoriginal zu unterscheiden. Sie enthält die Angaben der Originalrechnung, die eine semantische Entsprechung in der Syntax der SPFE haben und dort vorgesehen sind. Dabei müssen die gesetzlichen Mindestangaben enthalten sein. Inhalt und technische Ausgestaltung richten sich nach der Orden HAC/1028/2026. Die Kopie ist ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Das Original kann in einer anderen zugelassenen Syntax ausgestellt werden.
Die Anforderungen an private Austauschplattformen, insbesondere hinsichtlich der Übermittlung getreuer Kopien, der Interkonnektivität und der Voraussetzungen für den Plattformbetrieb, gelten ab dem 6. Oktober 2027. Zu den wesentlichen Anforderungen gehören:
Die Plattform muss mindestens die Adressierung und die direkte Übermittlung von Rechnungen zwischen Aussteller und Empfänger ermöglichen. Sie muss nicht selbst über Funktionen zur Rechnungserstellung verfügen.
Die Plattform muss Rechnungsnachrichten zwischen sämtlichen zugelassenen Formaten konvertieren können. Das Real Decreto nennt CII, UBL, EDIFACT-Rechnungsnachrichten und Facturae. Dabei sind die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts zu gewährleisten.
Über private Plattformen ausgestellte Rechnungen müssen mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen werden. Jede elektronische Rechnung muss außerdem eindeutig identifizierbar sein. Die Kennung umfasst die Steueridentifikationsnummer (NIF) des Ausstellers, die Rechnungsnummer und Rechnungsserie sowie das Ausstellungsdatum.
Private Plattformen müssen auf Kundenanfrage die Verbindung mit anderen Plattformen des spanischen Systems ermöglichen. Diese umfasst mindestens den Rechnungsaustausch und die vorgeschriebenen Statusinformationen. Die Plattformbetreiber dürfen einander hierfür keine Entgelte berechnen. Daraus folgt keine allgemeine Kostenfreiheit der Plattformleistungen für Endkunden.
Für die Verbindung zwischen privaten Plattformen kann die SPFE genutzt werden. In diesem Fall ist UBL zu verwenden. Die empfangende Plattform muss die Rechnung abrufen und bei Bedarf in die vereinbarte zugelassene Syntax konvertieren.
Artikel 13 enthält weitere Voraussetzungen für den Plattformbetrieb. Dazu gehören insbesondere eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder eine gleichwertige Zertifizierung, sichere Übertragungsprotokolle nach AS2 oder AS4, ein angemessener Plan zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs sowie Anforderungen an Verfügbarkeit, Support, Datenmanagement und Vertraulichkeit.
Für die Planung einer Anbindung an Invoice-Portal sind neben den Rechnungsformaten auch die spanischen Übermittlungs- und Statusmeldepflichten zu berücksichtigen. Der für Ihr Unternehmen erforderliche Funktionsumfang, die verfügbaren Schnittstellen und der Umsetzungszeitplan sind im Rahmen der Projektabstimmung zu klären.
Hinweis zu Peppol: Die spanischen Anforderungen sind unabhängig von einer bestehenden Peppol-Anbindung zu prüfen. Die Unterstützung von UBL oder die Zertifizierung als Peppol Access Point allein bestätigt keine vollständige Erfüllung der spanischen Vorgaben.
Registrieren Sie sich auf der Plattform. Den für Spanien erforderlichen Funktionsumfang und die geeignete Anbindung stimmen Sie im Rahmen der Projektplanung ab.
Zur RegistrierungDie Pflicht betrifft grundsätzlich rechnungspflichtige Geschäftsvorgänge mit einem unternehmerischen oder beruflichen Empfänger, der den Sitz seiner wirtschaftlichen Tätigkeit oder eine Betriebsstätte in Spanien hat oder dort mangels eines solchen Sitzes oder einer solchen Betriebsstätte seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat. Die Leistung muss an die betreffende spanische Niederlassung beziehungsweise den maßgeblichen Wohnsitz oder Aufenthaltsort erbracht werden. Erfasst werden nach den Erläuterungen der Agencia Tributaria Umsätze im Anwendungsbereich von IVA, IGIC und IPSI. Eine ausländische Gesellschaft ist daher nicht allein aufgrund ihres ausländischen Hauptsitzes ausgeschlossen, wenn die betreffende Leistung an ihre spanische Betriebsstätte erbracht wird.
Ausgenommen sind insbesondere gewöhnliche vereinfachte Rechnungen; qualifizierte vereinfachte Rechnungen nach Artikel 7.2 der spanischen Rechnungsstellungsverordnung sind dagegen erfasst. Die Pflicht gilt außerdem nicht für B2C-Umsätze, Geschäftsvorgänge mit einem nicht in Spanien niedergelassenen unternehmerischen Empfänger oder Vorgänge, für die keine Rechnung auszustellen ist. Weitere gesetzliche und sektorale Ausnahmen sind im Einzelfall zu berücksichtigen.
Bei einem maßgeblichen Umsatzvolumen von mehr als 8 Millionen Euro im unmittelbar vorangegangenen Kalenderjahr gelten die Rechnungs- und Statusmeldepflichten ab dem 6. Oktober 2027. Für die übrigen Unternehmen und Selbstständigen beginnt die Rechnungspflicht am 6. Oktober 2028. Juristische Personen dieser Gruppe müssen ab diesem Zeitpunkt auch Statusinformationen melden. Natürliche Personen und Einrichtungen im Regime der Einkünftezurechnung mit einem Umsatzvolumen von bis zu 8 Millionen Euro einschließlich müssen die Statusmeldepflicht erst ab dem 6. Oktober 2029 erfüllen.
Das Rechnungsoriginal kann über private Plattformen übermittelt werden. In diesem Fall ist grundsätzlich gleichzeitig mit der Ausstellung eine getreue Kopie in UBL-Syntax an die SPFE zu senden. Wird die SPFE bereits zur Ausstellung oder als Vermittlungsstelle für das Rechnungsoriginal genutzt, entfällt die zusätzliche Kopie. Diese Vorgaben beziehen sich auf Rechnungen, die unter das spanische Pflichtsystem fallen.
An die SPFE sind gegebenenfalls die Ablehnung sowie bei vollständiger Zahlung das tatsächliche Zahlungsdatum und das Fälligkeitsdatum zu melden. Für die Information des Rechnungsausstellers sieht Artikel 10 die kaufmännische Annahme oder Ablehnung mit Datum sowie die vollständige Zahlung mit Zahlungsdatum vor. Bei Nutzung der SPFE gelten für die Statuskommunikation die besonderen Regelungen des Artikels 12. Ergänzende Angaben, etwa zu Teilzahlungen, können freiwillig gemeldet werden.
Die nach Artikel 10 vorgeschriebenen Statusinformationen sind innerhalb von höchstens vier Tagen ab Eintritt des jeweiligen Status zu übermitteln. Samstage, Sonntage und landesweite Feiertage werden nicht mitgerechnet. Die vollständige Zahlung ist der SPFE nach Artikel 12 innerhalb einer entsprechenden Frist ab dem tatsächlichen Zahlungsdatum zu melden.
Die SPFE verwendet UBL nach den Vorgaben der Orden HAC/1028/2026. Auch die getreue Kopie ist in dieser Syntax zu übermitteln. Für Rechnungsoriginale innerhalb des spanischen Systems sind außerdem CII, EDIFACT-Rechnungsnachrichten und Facturae zugelassen. Private Plattformen müssen die Konvertierung zwischen den zugelassenen Formaten ermöglichen.
Eine bestehende Anbindung gewährleistet dies nicht automatisch. Für Spanien sind insbesondere die Einbindung in das spanische Austauschsystem, die gegebenenfalls erforderliche Übermittlung der getreuen Kopie und die vorgeschriebenen Statusmeldungen zu prüfen. Der konkrete Funktionsumfang und die technischen Voraussetzungen müssen gesondert bewertet werden.
Stand: 30. Oktober 2026. Die Darstellung fasst wesentliche Regelungen zusammen; gesetzliche Sonderfälle und Ausnahmen bleiben zu berücksichtigen.
