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1. Anmeldung:
Sie können sich über das Portal registrieren, indem Sie diesem Link folgen: https://app.invoice-portal.de
Füllen Sie dann die Datenfelder wie folgt aus:
Wenn Sie Ihre Daten eingegeben haben, klicken Sie auf [Weiter], um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Sie erhalten dann eine E-Mail mit einem Bestätigungscode. Kopieren Sie den Bestätigungscode und geben Sie ihn im Invoice-Portal ein.
Sie erhalten daraufhin eine E-Mail, die Sie über die Bearbeitung der Registrierung informiert. Bitte rechnen Sie mit bis zu 4 Stunden dauern, da ein Mitglied unseres Teams Ihre Anmeldung prüfen und akzeptieren muss.
Sobald Ihre Anmeldung geprüft wurde, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail, die Sie darüber informiert, dass Ihr Konto aktiviert wurde.
Danach können Sie sich auf der Anmeldeseite anmelden: https://app.invoice-portal.de
2. Hinzufügen und Verwalten von Kunden:
Bevor Sie eine Rechnung erstellen, müssen Sie zunächst Informationen über Ihre Kunden hinzufügen.
Dazu klicken Sie im oberen Menü auf die Registerkarte [Kunden] und dann auf die grüne Schaltfläche [+ Neu], etwa so:
Dann werden Sie aufgefordert, Angaben zu Ihrem Kunden zu machen.
Es gibt eine Mischung aus Pflicht- und optionalen Feldern. Wenn Sie nicht in alle Pflichtfelder Daten eingeben, erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Felder für Kundendaten:
-
Kundenname (obligatorisch)
Fügen Sie den vollständigen Namen des Unternehmens Ihres Kunden hinzu
-
Anderer Handelsname (optional)
Geben Sie einen alternativen Namen ein, den das Unternehmen Ihres Kunden haben könnte.
-
Anderer Handelsname (optional)
Dies dient dazu, dass Ihre Kunden im Laufe der Zeit eindeutige Rechnungsnummern haben können. Falls zutreffend, sollten Sie die Routing-/Leitweg-ID Ihres Kunden hinzufügen (z. B. Leitweg-ID: 16900664-0001-43).
-
Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer (optional)
In Deutschland wird für Rechnungen häufig entweder eine vom Finanzamt an den Unternehmer vergebene Steuernummer oder eine vom Bundeszentralamt für Steuern vergebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigt.
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Registriernummer (fakultativ)
This would be the registration code of the buyer’s electronic address identification scheme (for example, 0088 for EAN).
-
Registration Value (optional)
Dies ist die elektronische Adresse des Kunden, an die sein Dokument zugestellt werden soll (z. B. 987654321)
-
Registrierungscode und Registrierungswert (optional)
Dieses Feld ist nur relevant, wenn Sie das Dutche-Rechnungsformat “Simple Invoice” verwenden. Weitere Informationen finden Sie hier: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/ICD/
-
Email Adresse (optional)
Dies ist die Standard-E-Mail-Adresse, an die Rechnungen gesendet werden, wenn Sie sich für diese Versandart entscheiden. Sie können diese Adresse nach dem Versand der Rechnungen zurücksetzen. Wenn Sie Rechnungen über PEPPOL versenden, wird dieses Feld nicht benötigt.
-
Land (obligatorisch)
Geben Sie den Standort des Unternehmens Ihres Kunden an.
-
PEPPOL Code ID (optional)
If the invoice is sent via the PEPPOL Network, the PEPPOL ID issuing office will be required. If you are sending invoices via email, this will not be required.
-
PEPPOL Code Value (optional)
Beim Versand über PEPPOL ist die PEPPOL-ID Ihres Kunden erforderlich. Sie können die PEPPOL-ID über das PEPPOL-Verzeichnis finden: https://directory.peppol.eu/public
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Payment Method (optional)
Wählen Sie eine Option aus der angebotenen Liste aus, wenn es sich lohnt, Ihrem Kunden diese Informationen mitzuteilen.
-
Payment Terms (optional)
Diese können in Ihren allgemeinen Einstellungen gespeichert werden, wenn Sie die gleichen Zahlungsbedingungen für alle Ihre Kunden haben.
Wenn Sie jedoch für jeden Kunden eigene Bedingungen festlegen müssen, können Sie diese hier auswählen.
Client Address:
Die folgenden Informationen müssen angegeben werden:
-
Straße
-
Straße 2 (fakultativ)
-
ZIP
-
Stadt
-
Land Unterteilung (Staat/Bezirk/etc)
-
Land
Es ist auch möglich, einem Kunden mehrere Adressen zuzuweisen, falls erforderlich.
Bevor Sie eine Rechnung an Ihren Kunden senden, werden Sie aufgefordert, die Adresse auszuwählen, an die die Rechnung gerichtet werden soll. Sie können aus der Liste der Adressen wählen, die Sie für diesen Kunden erstellt haben:
3. Erstellen von Rechnungen/Vorlagen und Versenden von Rechnungen:
Step 1: Eine Vorlage erstellen
Um eine neue Rechnung für einen Ihrer Kunden zu erstellen, gehen Sie im oberen Menü auf die Registerkarte [Rechnungen] und klicken Sie dann auf die grüne Schaltfläche [+ Neu]:
Daraufhin wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in das Sie die wichtigsten Informationen für die Rechnung eingeben können, z. B:
Wenn Sie die Eingabe der relevanten Informationen abgeschlossen haben, können Sie auf [Senden] klicken.
Diese Informationen werden dann als Rechnungsvorlage für diesen Kunden gespeichert.
Die Zahlungsbedingungen für die Rechnung können Sie in Ihren allgemeinen Einstellungen oder durch Bearbeiten Ihrer kundenspezifischen Zahlungsbedingungen auswählen.
Step 2: Ihre Vorlage bearbeiten
Als Nächstes sehen Sie eine weitere Rechnung, deren Hauptfelder automatisch mit den Daten ausgefüllt sind, die Sie in Schritt 1 eingegeben haben.
Von hier aus können Sie die einzelnen Bedingungen der jeweiligen Rechnung anpassen und ändern:
Im Feld [Lieferung] können Sie eine vordefinierte Adresse auswählen oder eine neue Rechnungsadresse hinzufügen.
Step 3: Wählen Sie Ihr Format
Sie können Ihre Rechnung in verschiedenen Formaten anzeigen (PDF, XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL BIS usw.) und das entsprechende Format auswählen, in dem Sie die Rechnung versenden möchten:
Step 4: Versandart wählen
Jetzt können Sie wählen, wie Sie Ihre Rechnung versenden möchten – per E-Mail oder PEPPOL:
Step 5 (optional): Zusätzliche Einstellungen
Das Invoice-Portal verfügt über ein umfangreiches Administrationsmenü, in dem zusätzliche Einstellungen zu den Rechnungsprodukten oder anderen Rechnungsmerkmalen vorgenommen werden können. Siehe unten:
4. Dashboard & Übersicht:
Wenn Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte [Dashboard] klicken, erhalten Sie eine Übersicht über Ihre Rechnungen.
Die Übersicht gibt Ihnen Auskunft über den Status Ihrer Rechnungen. Siehe unten:
Auf der Registerkarte [Dateiübertragung] sehen Sie schließlich eine Liste Ihrer aktuellen und früheren Rechnungen. In diesem Abschnitt finden Sie genauere Informationen zu Ihren Rechnungen (z. B. Datum, Kunde und Rechnungsbetrag):
5. Support
Wenn dieses Handbuch Ihre Fragen nicht beantwortet oder Sie andere Fragen haben, zögern Sie nicht, uns direkt zu kontaktieren:
