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Die Rechnungsstellung an den Bund in Deutschland und das Rechnungsformat XRechnung sind nach wie vor aktuelle Themen für Lieferanten des Bundes.
Ab dem 27. November 2020 ist es gesetzlich vorgeschrieben, Rechnungen an den Bund – und damit verbundene Verwaltungen – elektronisch zu stellen.
Das hat zur Folge, dass sich viele Unternehmen (seit über einem Jahr) darum bemühen, ihre Rechnungsstellung zu aktualisieren.
In diesem kurzen Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie zu diesem Thema wissen müssen, einschließlich der Frage, wie Sie selbst Rechnungen an den Bund stellen können.
Was genau ist eine E-Invoice?
E-Rechnungen – oder elektronische Rechnungen – sind nicht nur “papierlose Rechnungen”.
Computer und Software verarbeiten korrekt formatierte elektronische Rechnungen automatisch. Infolgedessen sind für die Bearbeitung von Rechnungen weniger Mitarbeiter erforderlich – und mit der richtigen Software kann die elektronische Rechnungsstellung sogar ohne Mitarbeiter auskommen!
PDF- oder CSV-Rechnungen zum Beispiel sind KEINE elektronischen Rechnungen. Sie sind digitale Rechnungen.
Digitale Rechnungen können nicht automatisch verarbeitet werden, obwohl sie papierlos sind. Sie sind dazu bestimmt, von Menschen gelesen zu werden.
Die deutsche Bundesregierung akzeptiert nur elektronische Rechnungen, die die XML-Sprache verwenden.
Genauer gesagt, akzeptiert sie eine von zwei XML-Sprachen: 1) Universal Business Language (UBL) oder 2) UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
Die Fakturierungssoftware großer Verwaltungen kann XML-Dateien automatisch verarbeiten. Das ist der Zweck einer elektronischen Rechnung.
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XRechnung vs. ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
XRechnung verwendet eine einzige Datei: eine XML-Datei.
ZUGFeRD verwendet zwei Dateien: eine XML-Datei und eine PDF-Datei.
Die XML-Datei von ZUGFeRD 2.1.1 ist mit dem XRechnung-Standard kompatibel.
Wie erstelle ich eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-formatierte Rechnung für die deutsche Bundesregierung?
Es ist möglich, Ihre Rechnung manuell über die Website der Bundesregierung zu erstellen ZRE, die sie automatisch für Sie formatieren werden.
Dazu müssen Sie sich im Portal anmelden, das ZRE-Webformular ausfüllen und Ihre Rechnung kostenlos ausstellen.
Das ist jedoch eine langwierige und mühsame Arbeit. Vor allem, wenn Sie mehr als nur ein paar Rechnungen zu bearbeiten haben.
Um Ihre bestehenden Rechnungen schnell und einfach zu konvertieren, können Sie eine Software zur Rechnungserstellung verwenden, wie z. B. Invoice-Portal.
Mit einer Software wie Invoice-Portal können Sie alle Ihre Rechnungen direkt aus dem Portal heraus erstellen, konvertieren und versenden (per E-Mail, PEPPOL usw.).
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ZRE-Portal: Wie man Rechnungen an die deutsche Bundesregierung schickt
Sie können Rechnungen manuell über das ZRE-Einreichungsportal an die Bundesregierung senden.
Diese Methode kann jedoch zeitaufwändig sein. Sie müssen alle Daten Ihrer Rechnungen manuell und in separaten Einzelrechnungen eingeben.
Um Zeit (und damit Geld) zu sparen, können Sie stattdessen eine E-Invoicing-Lösung wie das Invoice-Portal nutzen.
Mit dem Invoice-Portal können Sie Rechnungen automatisch in die richtigen Formate umwandeln und direkt aus der Software heraus an Kunden – auch an die Bundesregierung – versenden.