Rechnungen an die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) des Bundes versenden

Übertragungskanäle

Sie können Rechnungen aus dem Invoice-Portal.de direkt an ZRE übertragen. Es gibt zwei Möglichkeiten Rechnungen an ZRE zu übertragen:

  • via PEPPOL (bevorzugte Option) ⇒ Registrierung in ZRE optional
  • via E-Mail                                         ⇒ Registrierung in ZRE zwingend erforderlich

Die Übermittlung über PEPPOL ist eine bevorzugte Option. Die Rechnungen werden in verschlüsselter Form übermittelt. Sie erhalten auch eine Bestätigung zurück, dass die Rechnung an das ZRE-Portal übermittelt wurde.
Eine Registrierung im ZRE-Portal ist nicht erforderlich, wird aber dringend empfohlen. Wenn Sie sich im ZRE-Portal registrieren und PEPPOL als Übermittlungsart wählen, können Sie alle Rechnungen im ZRE-Portal einsehen und sich über die einzelnen Schritte der Übermittlung informieren.

Verifizierungs-Rechnung über PEPPOL an ZRE versenden

Wenn Sie eine Statusrückmeldung in ZRE einsehen möchten, konfigurieren Sie bitte in der ZRE Ihre VAT- bzw. USt.-Nummer.
Zusätzlich müssen Sie eine Verifizierungs-Rechnung versenden.

Hier finden Sie eine detallierte Beschreibung:

1. Melden Sie sich in ZRE-Portal an und wählen Sie Ihr Unternehmen aus:

anmelden in ZRE portal

2. Klicken Sie auf den Link „ZRE-Konto verwalten“:

ZRE-Startseite

3. Konfigurieren Sie Ihre PEPPOL-ID Adresse:

Die Peppol-ID ist eine eindeutige Adresse im Peppol-Netzwerk, die es Ihrem Unternehmen ermöglicht, elektronische Rechnungen im Peppol-Netzwerk zu versenden.
Als PEPPOL-ID wird in Deutschland die  Umsatzsteuernummer verwendet. Tragen Sie die UST.-Nr. im folgendem Format ein:

9930:Umsatzsteueridentifikationsnummer

z.B. 9930:DE309759709

Wobei „9930“ eine Bezeichnung für die deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist (German VAT number). Weitere Information finden Sie auf der Seite: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/eas/

Tragen Sie bitte Ihre Email-Adresse ein, setzen Sie die PEPPOL-ID auf „Aktiv“ und klicken Sie auf „Benutzerprofil speichern„.

PEPPOL-ID Konfiguration

4. Das ZRE-Portal erfordert eine einmalige Verifizierung. Sie müssen eine Verifizierungs-Rechnung herunterladen und über das Rechnungsportal versenden. 

Speichern Sie die Verifizierungs-Rechnung auf Ihrem Computer:

PEPPOL-ID verifizieren

5. Prüfen Sie im Invoice-Portal, ob Sie die PEPPOL-ID richtig konfiguriert haben:

PEPPOL-ID prüfen

Bei Bedarf können Sie die PEPPOL-ID anpassen:

PEPPOL-ID prüfen

6. Gehen Sie in das Menü „Upload“ und klicken Sie auf „Neu“:

Rechnung upload

Wählen Sie die Verifizierungs-Rechnung aus:

Invoice-Portal-Upload-XRechnung-Select-File

Klicken Sie auf „Hochladen“:

Invoice-Portal File Upload

Versenden Sie die Verifizierungs-Rechnung über PEPPOL:

Verifizierungs-Rechnung versenden

Nach etwa 3 Minuten wird die Rechnung an die ZRE versendet:

PEPPOL-ID Verifizierung

Nach etwa 20 Minuten ändert sich der Status im ZRE-Portal:

PEPPOL-ID verifiziert

XRechnung über PEPPOL an ZRE versenden

Erstellen Sie eine Rechnung im Invoice Portal und wählen Sie bitte „via Peppol versenden“:

ZRE Rechnung über PEPPOL versenden

Die Rechnungen werden etwa 20 Minuten später im ZRE-Portal sichtbar:

XRechnung per Email an ZRE versenden

Wenn Sie den Übertragungskanal „E-Mail“ verwenden möchten, schalten Sie bitte in Ihrem ZRE-Konto unter „Account verwalten“ „Weberfassung“ und „E-Mail“ frei und hinterlegen Sie Ihre Absender-Mail-Adresse. Anderenfalls wird Ihre Rechnung zurückgewiesen. Die Rechnungen von nicht-registrierten Rechnungsstellern und von registrierten Rechnungsstellern ohne Freischaltung des gewählten Übertragungskanals werden von der ZRE ohne weitere Prüfung und Rückmeldung verworfen.

Das Invoice-Portal.de versendet die Rechnungen an die folgende ZRE-Adresse: xrechnung@portal.bund.de (ZRE-Produktivsystem).

Erstellen Sie eine Rechnung im Invoice Portal und wählen Sie „per E-Mail versenden“:

XRechnung über Email versenden

Testrechnung an ZRE versenden

Für den Versand von Testrechnungen an die Referenzumgebung der ZRE nutzen Sie bitte folgende IDs:

  • Peppol receiver ID: 0204:991-33333TEST-33
  • Leitweg-ID: 991-33333TEST-33

Das ZRE-Referenzsystem hat die folgende Adresse: ref.xrechnung@portal.bund.de.

Für den Versand von Testrechnungen an die Referenzumgebung der OZG-RE nutzen Sie bitte folgende IDs:

  • Peppol receiver ID: 0204:99661-WEBSERVICEOZG-28
  • Leitweg-ID: 99661-WEBSERVICEOZG-28