Elektronische Rechnung

Das Bundesfinanzministerium plant, den Empfang elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen verpflichtend einzuführen. Der Versand soll schrittweise ab 2026 eingeführt werden.

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Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Die Rechnungsstellung an den Bund in Deutschland und das Rechnungsformat XRechnung sind nach wie vor aktuelle Themen für Lieferanten des Bundes. Ab dem 27. November 2020 ist es gesetzlich vorgeschrieben, Rechnungen an den Bund – und damit verbundene Verwaltungen – elektronisch zu stellen.

In diesem kurzen Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie zu diesem Thema wissen müssen, einschließlich der Frage, wie Sie selbst Rechnungen an den Bund stellen können.

Was genau ist eine elektronische Rechnung?

Rechnungen oder elektronische Rechnungen – sind nicht nur “papierlose Rechnungen”.

Computer und Software verarbeiten korrekt formatierte elektronische Rechnungen automatisch. Infolgedessen sind für die Bearbeitung von Rechnungen weniger Mitarbeiter erforderlich – und mit der richtigen Software kann die elektronische Rechnungsstellung sogar ohne Mitarbeiter auskommen!

PDF- oder CSV-Rechnungen zum Beispiel sind KEINE elektronischen Rechnungen. Sie sind digitale Rechnungen. Digitale Rechnungen können nicht automatisch verarbeitet werden, obwohl sie papierlos sind. Sie sind dazu bestimmt, von Menschen gelesen zu werden.

Die deutsche Bundesregierung akzeptiert nur elektronische Rechnungen, die die XML-Sprache verwenden.

Genauer gesagt, akzeptiert sie eine von zwei XML-Sprachen:

Universal Business Language (UBL) oder
UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).

Die Fakturierungssoftware großer Verwaltungen kann XML-Dateien automatisch verarbeiten. Das ist der Zweck einer elektronischen Rechnung.

Warum ist die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland obligatorisch?

Alles begann mit der “Richtlinie 2014/55/EU” – einer EU-Richtlinie, die die neue Ära der elektronischen Rechnungsstellung einläuten soll.

Die Gründe dafür sind die folgenden:

1. ES IST BILLIGER

E-invoicing ist bis zu 70% billiger als die traditionelle Rechnungsstellung auf Papier. Das ist eine schwindelerregende Zahl, und sie kommt nicht nur den Regierungen zugute. Auch Unternehmen können durch den Einsatz elektronischer Rechnungsstellungssysteme Kosten sparen.

Die Regierungen, die auf diesen neuen Formaten bestehen, sind also gar nicht so lästig! Langfristig dürfte diese Änderung allen zugute kommen.

2. BESSER FÜR DIE UMWELT

Die Menge an Papier, die für die Rechnungsstellung verwendet wird, ist atemberaubend. Wenn Ihr Unternehmen Rechnungen auf Papier ausstellt, dann überlegen Sie einmal, wie viel Papier Sie verbrauchen. Multiplizieren Sie das nun mit der Anzahl der Unternehmen und Verwaltungen in der ganzen Welt, die das Gleiche tun. Das ist eine Menge Papier! Und für die Papierherstellung werden massenhaft Bäume gefällt.

Vielleicht ist die Papierproduktion nicht die einzige Ursache für die heutigen Umweltprobleme, aber eine Verringerung des Papierbedarfs kann nur gut sein.

3. DER ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSSTELLUNG GEHÖRT DIE ZUKUNFT

Viele Länder in der EU haben die neuen elektronischen Rechnungssysteme bereits eingeführt. Deutschland versucht gerade, sich auf den neuesten Stand zu bringen. Es gab eine Reihe von Anlaufschwierigkeiten, die die Lieferanten der Verwaltungen, die plötzlich elektronische Rechnungen verlangten, frustrierten.Langfristig werden jedoch alle Beteiligten Zeit und Geld sparen. Die Systeme und Verfahren müssen nur noch eingerichtet werden, und das braucht Zeit.

Deshalb bereitet sich Deutschland – wie die meisten Länder weltweit – auf die Zukunft vor.

Welches Rechnungsformat verlangt die Deutsche Bundesregierung?

Die deutsche Bundesregierung akzeptiert derzeit zwei E-Rechnungsformate: XRechnung und ZUGFeRD. Beide Rechnungsformate enthalten eine XML-Datei entweder in UBL oder CII (explained in the ‘What Exactly Is An E-Invoice?’ abschnitt dieses Artikels).

Hier finden Sie eine kleine Erklärung zu den Rechnungsformaten XRechnung und ZUGFeRD:

1. XRechnung

Das Format XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) der deutschen Bundesregierung entwickelt.

Der Zweck der Entwicklung war es, sicherzustellen, dass deutsche Regierungsstellen Rechnungen auf korrekte Weise verarbeiten.

Nach der Einführung der europäischen “Richtlinie 2014/55/EU” musste Deutschland seine Rechnungsstellungsstandards aktualisieren.

Deshalb hat KoSIT die XRechnung entwickelt. (Klicken Sie hier für weitere Informationen über die Richtlinie 2014/55/EU).

Das XRechnung-Format enthält NUR eine XML-Datei, wodurch es sich vom ZUGFeRD-Format unterscheidet.

Es ist die bevorzugte Option für die deutsche Bundesregierung sowie für deutsche Behörden und Verwaltungen. (wie zum Beispiel Bund und Länder und die Deutsche Bahn).

Die Empfänger von XRechnung-Rechnungen müssen sowohl die UBL- als auch die CII-Sprache verarbeiten können, so dass die Absender von Rechnungen beide Sprachen senden können.

Weitere Informationen über das Format XRechnung – einschließlich der Erstellung und Versendung – finden Sie auf unserer XRechnung guide.

2. ZUGFeRD 2.1.1

as ZUGFeRD-Format wurde vom FeRD (“Forum Elektronische Rechnung Deutschland”) entwickelt. Ziel der Entwicklung war es, ein umfassendes und einheitliches Rechnungsformat für ganz Europa zu schaffen.

Frühere Versionen von ZUGFeRD (Versionen 1.0; 2.0; 2.0.1; und 2.1) werden von der deutschen Bundesregierung nicht anerkannt.Die Version 2.1.1, die im Juli 2020 auf den Markt kommt, ist jedoch vollständig kompatibel mit dem Format XRechnung.

Die hybrid-formatierte Rechnungsstruktur ist vor allem für Unternehmen interessant, die Rechnungen automatisiert verarbeiten wollen (mit XML-Rechnungen), aber auch einige Rechnungen selbst lesen möchten (im PDF-Format).

Weitere Informationen über ZUGFeRD-Rechnungen (und wie man sie versendet oder erstellt) finden Sie in unserer ZUGFeRD guide.

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XRechnung vs. ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?

XRechnung verwendet eine einzige Datei: eine XML-Datei.

ZUGFeRD verwendet zwei Dateien: eine XML-Datei und eine PDF-Datei.

Die XML-Datei von ZUGFeRD 2.1.1 ist mit dem XRechnung-Standard kompatibel.

Welches Format sollte mein Unternehmen für Rechnungen an die Deutsche Bundesregierung verwenden?

Als Faustregel gilt, dass Sie B2G-Rechnungen im XRechnung-Format versenden sollten. Und B2B-Rechnungen sollten Sie im Allgemeinen im ZUGFeRD-Format versenden. Wenn Sie also Rechnungen an die deutsche Bundesregierung stellen, ist das XRechnung-Format am besten geeignet. Wenn Sie jedoch eine ZUGFeRD 2.1.1-Datei senden möchten, wird auch diese akzeptiert.

Wie erstelle ich eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-formatierte Rechnung für die Deutsche Bundesregierung?

Es ist möglich, Ihre Rechnung manuell über die Website der Bundesregierung zu erstellen ZRE, die sie automatisch für Sie formatieren werden. Dazu müssen Sie sich im Portal anmelden, das ZRE-Webformular ausfüllen und Ihre Rechnung kostenlos ausstellen.

Das ist jedoch eine langwierige und mühsame Arbeit. Vor allem, wenn Sie mehr als nur ein paar Rechnungen zu bearbeiten haben. Um Ihre bestehenden Rechnungen schnell und einfach zu konvertieren, können Sie eine Software zur Rechnungserstellung verwenden, wie z. B. Invoice-Portal.

Mit einer Software wie Invoice-Portal können Sie alle Ihre Rechnungen direkt aus dem Portal heraus erstellen, konvertieren und versenden (per E-Mail, PEPPOL usw.).

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Welche Inhalte sollte meine Rechnung and die Deutsche Bundesregierung enthalten?

Laut der Website der Bundesregierung eigenen Website, sind die folgenden Inhalte erforderlich:

1) Käuferreferenz (oder die Leitweg-ID/Routing Identification Number)
2) Das Fälligkeitsdatum der Zahlung
3) Bankverbindung des zu zahlenden Kontos
4) Die E-Mail (oder De-Mail) Adresse des Rechnungsausstellers
5) Bestellnummer (oder die “Bestellnummer”). Diese steht auf Ihrem Vertrag

ZRE Portal: Wie man Rechnungen an die Deutsche Bundesregierung verschickt

Sie können Rechnungen manuell über das ZRE-Einreichungsportal an die Bundesregierung senden. Diese Methode kann jedoch zeitaufwändig sein. Sie müssen alle Daten Ihrer Rechnungen manuell und in separaten Einzelrechnungen eingeben.

Um Zeit (und damit Geld) zu sparen, können Sie stattdessen eine E-Invoicing-Lösung wie das Invoice-Portal nutzen. Mit dem Invoice-Portal können Sie Rechnungen automatisch in die richtigen Formate umwandeln und direkt aus der Software heraus an Kunden – auch an die Bundesregierung – versenden.

Schlussfolgerungen

Die neuen Regeln für die elektronische Rechnungsstellung sind vielleicht etwas gewöhnungsbedürftig, aber sie werden letztendlich die Rechnungsstellung für alle billiger und einfacher machen. Die Rechnungsstellung an die deutsche Bundesregierung ist einfach, wenn Sie erst einmal herausgefunden haben, welcher Rechnungsstellungsansatz für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Tun Sie es jetzt! Und dann können Sie Ihre Energie auf die wichtigen Dinge in Ihrem Unternehmen konzentrieren. Wenn Sie eine einfache Lösung für die Rechnungsstellung wünschen, dann sollten Sie das Rechnungsportal in Betracht ziehen.

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