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E-Rechnungen an REWE: Das Wichtigste im Überblick
Jede Konzerngesellschaft hat eine eigene Rechnungs-E-Mail-Adresse. Sie steht in der von REWE bereitgestellten Kundenliste.
Welche Rechnungsformate akzeptiert REWE?
REWE nimmt sowohl unstrukturierte als auch strukturierte Rechnungen entgegen. Der Kanal entscheidet über das Format.
Akzeptiert
- PDF, eine Rechnung oder eine Gutschrift je Datei
- ZUGFeRD, wird vom System empfangen und verarbeitet
- EDIFACT EANCOM INVOIC für per EDI angebundene Lieferanten, Gutschriften über dieselbe Nachricht mit Qualifier 381 statt 380
Nicht akzeptiert
- Rechnung und Anlage in einer gemeinsamen PDF-Datei
- Mehr als zwei PDF-Dateien in einer E-Mail
- Rechnungen von einer anderen als der registrierten Absenderadresse
- Rechnungen an das Onboarding-Postfach, sie werden nicht weitergeleitet
EDIFACT EANCOM INVOIC ist ein Format des Empfängers. Invoice Portal unterstützt diesen Standard nicht.
Welche Angaben muss die Rechnung enthalten?
Neben den Angaben nach § 14 UStG verlangt REWE vier Werte, die die Rechnung der richtigen Region und dem richtigen Markt zuordnen.
Allgemeine Rechnungsangaben
- Angaben nach § 14 UStG
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Belegart
- Rechnungspositionen, Steuersätze und Summen
Zusätzliche Anforderungen von REWE
- Kostenstelle, zehnstellig
- GLN des Rechnungsempfängers
- GLN des Warenempfängers
- Kundennummer für die Zuordnung zur REWE-Region, wird über das Onboarding-Postfach angefragt
Vereinfachte Musteransicht. Die Kennzeichnung zeigt typische Datenkategorien, nicht die rechtliche Pflicht jedes einzelnen Feldes.
Wie können E-Rechnungen an REWE übermittelt werden?
Der E-Mail-Kanal setzt eine Registrierung voraus. Ohne bestätigten Starttermin wird jede Rechnung automatisch abgewiesen.
PDF oder ZUGFeRD an die Adresse der jeweiligen REWE-Gesellschaft, gesendet von der registrierten Absenderadresse. Höchstens 30 MB je E-Mail.
EDI
EDIFACT EANCOM INVOIC. Standard ist die papierlose EDI-INVOIC ohne digitale Signatur. Einrichtung über das REWE Group Supplier Portal.
Registrierung vorab
Anmeldeformular vollständig ausfüllen, Bearbeitung drei bis vier Werktage, danach bestätigt REWE einen individuellen Starttermin.
Onboarding und Regeln für die Transportmail
Bei REWE entscheidet die Registrierung darüber, ob eine Rechnung überhaupt angenommen wird.
Vollständiges Anmeldeformular
Eine formlose E-Mail mit den Adressen genügt nicht. Das Formular wird gescannt und elektronisch verarbeitet.
Absender- und Antwortadresse
Rechnungen dürfen ausschließlich von der registrierten Absenderadresse kommen. Fehlerhafte Rechnungen gehen an die Antwortadresse zurück.
Starttermin abwarten
Vor dem zugewiesenen Starttermin eingereichte Rechnungen werden automatisch abgewiesen und nicht gebucht.
Ein Vorgang je E-Mail
Eine Rechnung mit Anlagen oder eine Gutschrift mit Anlagen. Anlagen als separate PDF-Datei oder Excel-Tabelle, höchstens zwei PDF je E-Mail.
Rechnungsanschrift
In der Kundenliste steht der juristische Firmensitz. Die gewohnte Rechnungsanschrift bleibt bestehen, nur die E-Mail-Adresse muss zur Gesellschaft passen.
Adressänderungen
Änderungen an Absender- oder Antwortadresse sind auf demselben Weg zu melden.
E-Rechnung an REWE mit Invoice Portal erstellen
ZUGFeRD gehört zu den Formaten, die REWE entgegennimmt und die Invoice Portal erzeugen kann. Die Registrierung der Absenderadresse bleibt ein Schritt auf Ihrer Seite.
Registrierung abschließen
Anmeldeformular bei REWE einreichen und den bestätigten Starttermin abwarten.
ZUGFeRD erzeugen
Rechnung im Invoice Portal anlegen, Kostenstelle und GLN hinterlegen, Datei erstellen und validieren.
Von der registrierten Adresse senden
Eine Rechnung je E-Mail an die Adresse der abrechnenden REWE-Gesellschaft.
Der Versand muss von der bei REWE registrierten Absenderadresse ausgehen. Prüfen Sie vor dem Produktivstart, ob die Adresse, die Invoice Portal für Ihren Versand verwendet, dort hinterlegt ist.
Häufige Fragen zur E-Rechnung an REWE
Warum wurde meine erste Rechnung abgewiesen?
Nimmt REWE ZUGFeRD an?
Wie lange dauert die Registrierung?
Darf ich die Anlage in die Rechnung hineinkopieren?
Muss ich die Rechnungsanschrift ändern?
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