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ZUGFeRD ist ein deutscher elektronischer Rechnungstyp (E-Invoice).
Das FeRD (Forum Elektronische Rechnung Deutschland) entwickelte das ZUGFeRD-Format im Jahr 2014. Und das Format erfreut sich schnell wachsender Beliebtheit, da seine Funktionalität mit jeder neuen Version verbessert wird.
Das Format ist ein „hybrider“ E-Rechnungstyp, der sich für alle Arten der elektronischen Rechnungsstellung eignet. Heutzutage sind damit sowohl B2B-, B2G- als auch B2C-Transaktionen möglich.
In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen!
Was ist eine elektronische Hybrid-Rechnung?
Eine hybride elektronische Rechnung enthält zwei verschiedene Dateien für dieselbe Rechnung. Im Fall von ZUGFeRD sind dies XML- und PDF-Dateien.
Der Grund dafür ist einfach: Rechnungen im XML-Format und Rechnungen im PDF-Format dienen unterschiedlichen Zwecken.
Computergestützte Rechnungsstellungssysteme können XML-Dateien automatisch verarbeiten und verstehen. Aber XML-Dateien sind für Menschen nicht lesbar (es sei denn, sie lernen, diese Sprache zu lesen).
Menschen können PDF-Dateien lesen, aber computergenerierte Rechnungsstellungssysteme können sie nicht verarbeiten.
Viele Unternehmen bevorzugten in der Vergangenheit entweder eine XML- oder eine PDF-formatierte Rechnung.
Aber das ZUGFeRD-Format hat dieses Problem mit seiner intelligenten Hybridlösung gelöst.
Wer sind FeRD?
FeRD“ steht für „Forum Elektronische Rechnung Deutschland“ – das heißt grob übersetzt „Forum Elektronische E-Rechnung Deutschland“.
Gegründet wurde das Forum bereits 2010 in Berlin.
Seine Aufgabe ist es, als Kontaktstelle zwischen Unternehmen, Verwaltungen und Behörden in Sachen E-Invoicing zu fungieren.
Das FeRD wird kontaktiert, wenn es technische, praktische oder sonstige Probleme mit E-Invoicing-Systemen gibt.
Was sind die Vorteile von ZUGFeRD?
1. Hybrides Format
Die Vielseitigkeit von ZUGFeRD ist sein Hauptvorteil.
Die Funktion „Hybridformat“ macht ZUGFeRD zu einer anpassungsfähigen und vielseitigen E-Invoicing-Option.
Rechnungsversender und -empfänger müssen sich nicht darauf einigen, welche Rechnungsart sie verwenden wollen. ZUGFeRD deckt alle Bereiche ab.
2. E-Invoicing spart Platz, Zeit und Geld
Die Rechnungsstellung auf Papier erfordert viel Papier, Platz für die Aufbewahrung der Rechnungen (die mit der Zeit schnell anfallen) und Druckkosten.
Das ZUGFeRD-Format – eine reine E-Rechnung – beseitigt diese Probleme.
3. Minimierung von Eingabefehlern
Die Empfänger müssen den Rechnungsinhalt nicht in ihre eigenen, bevorzugten Formate umschreiben. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit von Eingabefehlern reduziert.
Und ZUGFeRD mit seiner hybriden Formatierung ist in dieser Hinsicht besonders nützlich.
4. „Eine Größe passt für alle“: B2B-, B2G- und B2C-Fakturierung
Bisher war es nicht möglich, ZUGFeRD-Rechnungen an die Bundesregierung in Deutschland zu senden.
Seit der Entwicklung von ZUGFeRD 2.1.1 ist dies jedoch möglich.
Damit ist ZUGFeRD das Rechnungsformat, das einem bundesweit einheitlichen Standard am nächsten kommt.
Wenn Sie ZUGFeRD-Rechnungen schnell und einfach versenden wollen, können Sie das Invoice-Portal testen:
Muss mein Unternehmen das Format verwenden?
Niemand „muss“ das ZUGFeRD-Format verwenden, aber es könnte für Ihr Unternehmen nützlich sein.
Sie könnten von der Verwendung von ZUGFeRD-Rechnungen profitieren, wenn Sie:
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Arbeit mit öffentlichen Auftraggebern
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Arbeit mit internationalen Unternehmen oder Verwaltungen
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Sie verwenden bereits ein E-Invoicing-Format, müssen aber auch druckbare Rechnungsformate für Kunden, Prüfer oder Lieferanten bereitstellen
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Druckbare Rechnungen verwenden, aber auch mit elektronischen Rechnungen arbeiten möchten
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Sie möchten papierlos arbeiten und die Umwelt schonen
Wenn einer dieser Punkte auf Sie oder Ihr Unternehmen zutrifft, dann sollten Sie ZUGFeRD-Rechnungen als Lösung in Betracht ziehen.
Was ist das ZUGFeRD-Format?
Laut FeRD gibt es kein bestimmtes Format oder Layout für ZUGFeRD-Rechnungen.
Sie sollten jedoch sicherstellen, dass Sie den richtigen Inhalt für denjenigen angeben, dem Sie eine Rechnung stellen.
Wenn Sie z. B. eine Rechnung an die deutsche Bundesregierung stellen, sollten Sie die von ihr vorgeschriebenen Inhalte angeben.
Der Hauptanreiz, Ihre Rechnung richtig zu formatieren? Ihr Lieferant/Auftraggeber könnte die Rechnung ablehnen, wenn sie nicht den richtigen Inhalt enthält. Und das verzögert Ihre Zahlung.
Warum akzeptiert die öffentliche Verwaltung in Deutschland ZUGFeRD 1.0 nicht?
Denn die XML-Datei der Version 1.0 ist nicht kompatibel mit der europäischen E-Invoicing-Norm EN 16931.
Nicht nur die Version 1.0, sondern auch die Versionen 2.0, 2.0.1 und 2.1 werden von Behörden in Deutschland nicht akzeptiert.
Wenn Sie eine ZUGFeRD-Rechnung an deutsche Behörden senden möchten, müssen Sie die ZUGFeRD-Version 2.1.1 verwenden.
Was ist die EU-Norm ‚EN 16931‘?
Die EU-Norm „EN 16931“ ist die europäische E-Invoicing-Norm, zu deren Einhaltung alle EU-Staaten verpflichtet sind.
Der neue Standard wurde in der EU-Richtlinie 2014/55/EU festgelegt und ist nun vollständig in Kraft.
ZUGFeRD-Rechnungen sind seit März 2019 mit der Einführung von ZUGFeRD 2.0 konform mit der Norm EN 16931.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
XRechnung ist die deutsche Adaption der europäischen Norm ‚EN 16931‘.
Es handelt sich um eine einzige XML-Datei, d. h. um ein einfaches Rechnungsdokument, das für die automatische Verarbeitung durch eine Software bestimmt ist.
Der Hauptunterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung ist also folgender:
ZUGFeRD enthält sowohl eine XML-Datei als auch eine PDF-Datei, während XRechnung nur eine XML-Datei enthält.
Darüber hinaus enthält die XRechnung-Datei deutschlandspezifische Inhalte (vor allem steuerlicher Art), die in früheren Versionen der XML-Datei von ZUGFeRD nicht enthalten waren.
Seit der Einführung von ZUGFeRD 2.1.1 im Juli 2020 sind ZUGFeRD und XRechnung nun aber kompatibel.
Wie funktioniert ZUGFeRD?
ZUGFeRD-Rechnungen sind, wie wir bereits erklärt haben, so konzipiert, dass Unternehmen, die PDF/lesbare Rechnungen bevorzugen, ihre Rechnungen archivieren können und gleichzeitig die Möglichkeit haben, digitale Rechnungen im XML-Format zu versenden.
Um solche Rechnungen zu erstellen und zu versenden, können Sie die Software Invoice-Portal verwenden.
Wenn Sie ZUGFeRD-Rechnungen schnell und einfach versenden wollen, können Sie das Invoice-Portal testen:
Wie versende ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Wie versende ich eine Rechnung? Bevor Sie eine Rechnung versenden, sollten Sie immer prüfen, wie Ihr Kunde seine Rechnung erhalten möchte.
Die gängigsten Methoden, Rechnungen an Ihren Kunden zu senden, sind:UGFeRD Invoice
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Peppol
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Email
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De-Mail
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Submission portal
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Web upload
Sie können Rechnungen mit Hilfe von Fakturierungslösungen an Ihre Kunden senden, indem Sie die von Ihnen bevorzugte Methode (E-Mail, Peppol usw.) auswählen.
Mit Invoice-Portal können Sie Ihre Rechnungen an einem Ort erstellen, konvertieren und versenden.
Solche Lösungen sparen Zeit und Geld – vor allem, wenn Sie eine große Anzahl von Rechnungen bearbeiten müssen.
Erstellen und Versenden von ZUGFeRD-Rechnungen über das Invoice-Portal
Das Verfahren ist äußerst einfach.
Sobald Sie Ihre Rechnungsdaten eingegeben haben (entweder durch Hochladen Ihrer Datei oder durch manuelle Eingabe der Rechnungsdaten), können Sie die Rechnung mit wenigen Mausklicks in dem von Ihnen gewünschten Format versenden.
Wählen Sie zunächst die Art der Rechnung, die Sie versenden möchten:
Wählen Sie dann die Versandart (E-Mail oder Peppol):
Wenn Sie schnell und einfach Rechnungen versenden möchten,
können Sie das Invoice-Portal testen:
