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Was ist elektronische Rechnung?
Im Sinne der EU-Richtlinie handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz, in den bei Bedarf rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden können.
Die Rechnung wird in einem standardisierten Format erstellt und automatisierte Verarbeitet.
Als Reaktion auf die europäische Richtlinie 2014/55/EU definiert der deutsche Gesetzgeber im Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz – EgovG) eine elektronische Rechnung wie folgt:
1. sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
2. das Format ermöglicht die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung.
Der einfache Versand von Rechnungen als PDF-Dateien erfüllt diese Anforderungen nicht, da die Empfänger solche PDF-Dateien nicht automatisch verarbeiten können. Stattdessen erwarten die Empfänger, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten, und maschinenlesbaren Format vorliegen, das automatisch verstanden werden kann.
Ich benutze bereits eine Form von elektronischen Rechnungen. Wo liegt der Unterschied zur E-Invoice?
In den meisten aktuellen Geschäftsszenarien ist eine Rechnung entweder ein Papierdokument oder eine PDF-Datei, die entweder auf dem Postweg oder per E-Mail an die Empfängerorganisation geschickt wird. Im besten Fall handelt es sich um einen „einseitigen“ Vorgang – Ihr Empfänger muss dann die Einzelheiten der Rechnung erneut in sein eigenes Buchhaltungssystem (z.B. Kreditorenbuchhaltung) eingeben. Auch wenn sie mehrere Rechnungen in Form von PDFs erhalten – Sie müssen jemanden die Rechnungsdetails manuell eingeben oder die Rechnungsseiten in Ihr System scannen lassen. Diese manuellen Eingriffe/Übersetzungen können unweigerlich Fehler verursachen.
Was sind die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung?
Der Hauptvorteil der elektronischen Rechnungsstellung liegt in dem enormen Kosteneinsparungspotenzial, das die Einführung elektronischer Rechnungen für Unternehmen mit sich bringt. Druck- und Versandkosten entfallen, Rechnungen können schneller zugestellt werden und Fehler in der Rechnungsverarbeitung werden reduziert. Liegt ein Bestellbezug zu einer Eingangsrechnung vor, kann die Rechnung vollautomatisch verbucht werden. Darüber hinaus verkürzt der Einsatz der elektronischen Rechnungsstellung die Zeit von der Rechnungsstellung bis zur Zahlung und erhöht damit die Liquidität des Lieferanten.
Entwickelt sich die elektronische Rechnungsstellung weltweit?
Aufgrund staatlicher Vorschriften sind international tätige Unternehmen zunehmend gezwungen, ihre Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden. Jedes Land hat jedoch unterschiedliche gesetzliche Regelungen. Entsprechende globale E-Invoicing-Vorschriften existieren bereits in mehr als 65 Ländern weltweit, Tendenz steigend.
Wer ist in Deutschland zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet?
Alle Rechnungsempfänger im öffentlichen Sektor müssen seit dem 18. April 2020 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu erhalten. Ab dem 27. November 2020 sind auch alle Lieferanten von Rechnungsempfängern verpflichtet, ihre Rechnungen im geforderten E-Invoice-Format auszustellen. Nur wenige Kunden auf Landes- und kommunaler Ebene verlangen von ihren Lieferanten erst später eine (echte) eRechnung. Es gibt aber auch Regelungen, nach denen der Auftraggeber bei der Auftragsvergabe eine Verpflichtung zur Vorlage von Rechnungen als eRechnung festlegen kann. Derzeit liegen die Regelungen von 12 Bundesländern in Form einer ERechV vor.
Umsetzungstermine der EU-Richtlinie in Deutschland
Was ist Peppol?
Das Projekt Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol) wurde 2008 mit dem Ziel gestartet, die elektronische Beschaffung über Grenzen hinweg zu vereinfachen. Alle europäischen Regierungen haben Technologiestandards entwickelt und implementiert. Peppol ist die wichtigste Triebkraft für die elektronische Beschaffung durch Behörden in der EU und unterstützt natürlich die Richtlinie 2014/55/EU. Peppol ist nicht auf den elektronischen Rechnungsaustausch beschränkt, sondern deckt den gesamten elektronischen Beschaffungsprozess ab.
Das Peppol-Netzwerk wird z.B. als elektronische Bestell- und E-Invoice-Austauschplattform für das öffentliche Beschaffungswesen genutzt und wird zunehmend für Business-to-Business (B2B) Szenarien eingesetzt. Peppol gewinnt weltweit an Dynamik und wird in 32 Ländern auch außerhalb der EU eingesetzt.
Peppol besteht derzeit aus einem Konsortium von Projektpartnern aus zwölf europäischen Ländern. In den Ländern sind die so genannten Peppol-Behörden für die Definition der nationalen Merkmale der elektronischen Rechnungsstellung zuständig. In Deutschland übernimmt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) diese Aufgabe. So definiert die KoSIT zum Beispiel die Konformität des Rechnungsstandards XRechnung und des Transportprotokolls AS4 mit Peppol.
Der Austausch von Rechnungen im Peppol-Netzwerk basiert auf dem so genannten 4-Ecken-Modell. Das 4-Ecken-Modell besteht aus einem Sender, einem Empfänger und deren Zugangspunkten. Für die nahtlose Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Systemen wird das Peppol-Format UBL (Universal Business Language) verwendet. Die Kommunikation erfolgt über das Peppol-Netzwerk, das ein Partnerverzeichnis zur Verfügung stellt, über das die Empfänger, die unterstützten Prozesse (z.B. die elektronische Rechnung) und der Empfänger-Zugangspunkt identifiziert werden.
Wie passen XRechnung und die deutsche GoBD zusammen?
Die Grundsätze für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie für den Datenzugriff (GoBD) enthalten u.a. Vorgaben, welche Rechnungsinhalte auch bei elektronischen Rechnungen zu archivieren sind.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD 2.0?
Der Hauptunterschied zwischen den beiden Formaten liegt im wahrsten Sinne des Wortes auf der Hand: Während eine E-Invoice im XRechnung-Standard ein reiner Datensatz ist, besteht eine Rechnung im ZUGFeRD 2.0-Standard aus einem Datensatz und einem so genannten visuellen Dokument in Form einer PDF. Beide Standards erfüllen jedoch grundsätzlich die europäischen Anforderungen.
Was ist Message Level Response
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Die Rechnungsstellung an den Bund in Deutschland und das Rechnungsformat XRechnung sind nach wie vor aktuelle Themen für Lieferanten des Bundes. Ab dem 27. November 2020 ist es gesetzlich vorgeschrieben, Rechnungen an den Bund – und damit verbundene Verwaltungen – elektronisch zu stellen.
In diesem kurzen Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie zu diesem Thema wissen müssen, einschließlich der Frage, wie Sie selbst Rechnungen an den Bund stellen können.
Als Reaktion auf die europäische Richtlinie 2014/55/EU definiert der deutsche Gesetzgeber im Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz – EgovG) eine elektronische Rechnung wie folgt:
1. sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
2. das Format ermöglicht die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung.
Der einfache Versand von Rechnungen als PDF-Dateien erfüllt diese Anforderungen nicht, da die Empfänger solche PDF-Dateien nicht automatisch verarbeiten können. Stattdessen erwarten die Empfänger, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten, und maschinenlesbaren Format vorliegen, das automatisch verstanden werden kann.
Die deutsche Bundesregierung akzeptiert nur elektronische Rechnungen, die die XML-Sprache verwenden.
Genauer gesagt, akzeptiert sie eine von zwei XML-Sprachen:
Die Fakturierungssoftware großer Verwaltungen kann XML-Dateien automatisch verarbeiten. Das ist der Zweck einer elektronischen Rechnung.
Alles begann mit der “Richtlinie 2014/55/EU” – einer EU-Richtlinie, die die neue Ära der elektronischen Rechnungsstellung einläuten soll.
Die Gründe dafür sind die folgenden:
E-invoicing ist bis zu 70% billiger als die traditionelle Rechnungsstellung auf Papier. Das ist eine schwindelerregende Zahl, und sie kommt nicht nur den Regierungen zugute. Auch Unternehmen können durch den Einsatz elektronischer Rechnungsstellungssysteme Kosten sparen.
Die Regierungen, die auf diesen neuen Formaten bestehen, sind also gar nicht so lästig! Langfristig dürfte diese Änderung allen zugute kommen.
Die Menge an Papier, die für die Rechnungsstellung verwendet wird, ist atemberaubend. Wenn Ihr Unternehmen Rechnungen auf Papier ausstellt, dann überlegen Sie einmal, wie viel Papier Sie verbrauchen. Multiplizieren Sie das nun mit der Anzahl der Unternehmen und Verwaltungen in der ganzen Welt, die das Gleiche tun. Das ist eine Menge Papier! Und für die Papierherstellung werden massenhaft Bäume gefällt.
Vielleicht ist die Papierproduktion nicht die einzige Ursache für die heutigen Umweltprobleme, aber eine Verringerung des Papierbedarfs kann nur gut sein.
Viele Länder in der EU haben die neuen elektronischen Rechnungssysteme bereits eingeführt. Deutschland versucht gerade, sich auf den neuesten Stand zu bringen. Es gab eine Reihe von Anlaufschwierigkeiten, die die Lieferanten der Verwaltungen, die plötzlich elektronische Rechnungen verlangten, frustrierten.Langfristig werden jedoch alle Beteiligten Zeit und Geld sparen. Die Systeme und Verfahren müssen nur noch eingerichtet werden, und das braucht Zeit.
Deshalb bereitet sich Deutschland – wie die meisten Länder weltweit – auf die Zukunft vor.
Die deutsche Bundesregierung akzeptiert derzeit zwei E-Rechnungsformate: XRechnung und ZUGFeRD. Beide Rechnungsformate enthalten eine XML-Datei entweder in UBL oder CII (explained in the ‘What Exactly Is An E-Invoice?’ abschnitt dieses Artikels).
Hier finden Sie eine kleine Erklärung zu den Rechnungsformaten XRechnung und ZUGFeRD:
Das Format XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) der deutschen Bundesregierung entwickelt.
Der Zweck der Entwicklung war es, sicherzustellen, dass deutsche Regierungsstellen Rechnungen auf korrekte Weise verarbeiten.
Nach der Einführung der europäischen “Richtlinie 2014/55/EU” musste Deutschland seine Rechnungsstellungsstandards aktualisieren.
Deshalb hat KoSIT die XRechnung entwickelt. (Klicken Sie hier für weitere Informationen über die Richtlinie 2014/55/EU).
Das XRechnung-Format enthält NUR eine XML-Datei, wodurch es sich vom ZUGFeRD-Format unterscheidet.
Es ist die bevorzugte Option für die deutsche Bundesregierung sowie für deutsche Behörden und Verwaltungen. (wie zum Beispiel Bund und Länder und die Deutsche Bahn).
Die Empfänger von XRechnung-Rechnungen müssen sowohl die UBL- als auch die CII-Sprache verarbeiten können, so dass die Absender von Rechnungen beide Sprachen senden können.
Weitere Informationen über das Format XRechnung – einschließlich der Erstellung und Versendung – finden Sie auf unserer XRechnung guide.
as ZUGFeRD-Format wurde vom FeRD (“Forum Elektronische Rechnung Deutschland”) entwickelt. Ziel der Entwicklung war es, ein umfassendes und einheitliches Rechnungsformat für ganz Europa zu schaffen.
Frühere Versionen von ZUGFeRD (Versionen 1.0; 2.0; 2.0.1; und 2.1) werden von der deutschen Bundesregierung nicht anerkannt.Die Version 2.1.1, die im Juli 2020 auf den Markt kommt, ist jedoch vollständig kompatibel mit dem Format XRechnung.
Die hybrid-formatierte Rechnungsstruktur ist vor allem für Unternehmen interessant, die Rechnungen automatisiert verarbeiten wollen (mit XML-Rechnungen), aber auch einige Rechnungen selbst lesen möchten (im PDF-Format).
Weitere Informationen über ZUGFeRD-Rechnungen (und wie man sie versendet oder erstellt) finden Sie in unserer ZUGFeRD guide.
XRechnung verwendet eine einzige Datei: eine XML-Datei.
ZUGFeRD verwendet zwei Dateien: eine XML-Datei und eine PDF-Datei.
Die XML-Datei von ZUGFeRD 2.1.1 ist mit dem XRechnung-Standard kompatibel.
Als Faustregel gilt, dass Sie B2G-Rechnungen im XRechnung-Format versenden sollten. Und B2B-Rechnungen sollten Sie im Allgemeinen im ZUGFeRD-Format versenden. Wenn Sie also Rechnungen an die deutsche Bundesregierung stellen, ist das XRechnung-Format am besten geeignet. Wenn Sie jedoch eine ZUGFeRD 2.1.1-Datei senden möchten, wird auch diese akzeptiert.
Es ist möglich, Ihre Rechnung manuell über die Website der Bundesregierung zu erstellen ZRE, die sie automatisch für Sie formatieren werden. Dazu müssen Sie sich im Portal anmelden, das ZRE-Webformular ausfüllen und Ihre Rechnung kostenlos ausstellen.
Das ist jedoch eine langwierige und mühsame Arbeit. Vor allem, wenn Sie mehr als nur ein paar Rechnungen zu bearbeiten haben. Um Ihre bestehenden Rechnungen schnell und einfach zu konvertieren, können Sie eine Software zur Rechnungserstellung verwenden, wie z. B. Invoice-Portal.
Mit einer Software wie Invoice-Portal können Sie alle Ihre Rechnungen direkt aus dem Portal heraus erstellen, konvertieren und versenden (per E-Mail, PEPPOL usw.).
Laut der Website der Bundesregierung eigenen Website, sind die folgenden Inhalte erforderlich:
1) Käuferreferenz (oder die Leitweg-ID/Routing Identification Number)
2) Das Fälligkeitsdatum der Zahlung
3) Bankverbindung des zu zahlenden Kontos
4) Die E-Mail (oder De-Mail) Adresse des Rechnungsausstellers
5) Bestellnummer (oder die “Bestellnummer”). Diese steht auf Ihrem Vertrag
Sie können Rechnungen manuell über das ZRE-Einreichungsportal an die Bundesregierung senden. Diese Methode kann jedoch zeitaufwändig sein. Sie müssen alle Daten Ihrer Rechnungen manuell und in separaten Einzelrechnungen eingeben.
Um Zeit (und damit Geld) zu sparen, können Sie stattdessen eine E-Invoicing-Lösung wie das Invoice-Portal nutzen. Mit dem Invoice-Portal können Sie Rechnungen automatisch in die richtigen Formate umwandeln und direkt aus der Software heraus an Kunden – auch an die Bundesregierung – versenden.
Die neuen Regeln für die elektronische Rechnungsstellung sind vielleicht etwas gewöhnungsbedürftig, aber sie werden letztendlich die Rechnungsstellung für alle billiger und einfacher machen. Die Rechnungsstellung an die deutsche Bundesregierung ist einfach, wenn Sie erst einmal herausgefunden haben, welcher Rechnungsstellungsansatz für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Tun Sie es jetzt! Und dann können Sie Ihre Energie auf die wichtigen Dinge in Ihrem Unternehmen konzentrieren. Wenn Sie eine einfache Lösung für die Rechnungsstellung wünschen, dann sollten Sie das Rechnungsportal in Betracht ziehen.
Tel: +49 561-56014568
Email: info@invoice-portal.de
