Deutschland plant ein digitales Meldesystem auf Basis der E-Rechnung. Peppol, Rechnungsprovider und ERP-Integration werden dabei zu Schlüsselelementen.
Mit der schrittweisen Einführung der verpflichtenden E-Rechnung schafft Deutschland die Grundlage für den nächsten Digitalisierungsschritt: ein transaktionsnahes Meldesystem für umsatzsteuerrelevante Rechnungsdaten.
Der Verband elektronische Rechnung (VeR) hat im Mai 2026 ein Strategiepapier veröffentlicht, das beschreibt, wie ein solches Meldesystem effizient umgesetzt werden könnte. Die zentrale Empfehlung lautet: Die Steuerdatenmeldung sollte kein zusätzlicher, separater Prozess werden, sondern direkt in den bestehenden elektronischen Rechnungsversand integriert sein.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Übergangsregelungen für den Versand laufen schrittweise aus. Ab dem 1. Januar 2028 müssen Rechnungen im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich als strukturierte E-Rechnungen ausgestellt werden, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.
Parallel dazu führt die europäische ViDA-Initiative neue digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze ein. Die entsprechenden Digital Reporting Requirements sollen ab dem 1. Juli 2030 gelten.
Das geplante deutsche Meldesystem soll auf diesen Entwicklungen aufbauen. Umsatzsteuerrelevante Daten sollen künftig unmittelbar aus der strukturierten E-Rechnung gewonnen und möglichst zeitnah an die Finanzverwaltung übermittelt werden.
Wichtig: Das Strategiepapier beschreibt eine Empfehlung des VeR. Die endgültige technische Architektur und die verbindlichen Spezifikationen des deutschen Meldesystems stehen noch nicht vollständig fest.
Nach dem vorgeschlagenen Modell werden beim Versand einer E-Rechnung zwei miteinander verbundene Datenwege ausgelöst:
Die vollständige elektronische Rechnung wird an den Geschäftspartner beziehungsweise dessen Rechnungsprovider übertragen.
Die steuerlich relevanten Kerndaten werden aus der Rechnung extrahiert und parallel an die zuständige Stelle der Finanzverwaltung übermittelt.
Für das Unternehmen soll daraus kein zusätzlicher manueller Arbeitsschritt entstehen. Die Daten werden einmal im ERP- oder Buchhaltungssystem erstellt und anschließend für die Rechnungszustellung und die steuerliche Meldung verwendet.
Die E-Rechnung bleibt dabei das vollständige Geschäftsdokument zwischen Lieferant und Kunde. An die Finanzverwaltung wird nur der gesetzlich definierte Meldedatensatz übertragen.
Der VeR empfiehlt, die bereits vorhandene Infrastruktur zu nutzen, anstatt ein weiteres isoliertes nationales Portal zu schaffen. Dazu gehören insbesondere:
Peppol ermöglicht den sicheren und standardisierten Austausch elektronischer Dokumente über zertifizierte Access Points. Sender und Empfänger können unterschiedliche Provider verwenden, ohne für jeden Geschäftspartner eine separate technische Verbindung einrichten zu müssen.
Für das zukünftige Meldesystem wird eine erweiterte Provider-Architektur diskutiert, bei der neben Sender, Empfänger und ihren jeweiligen Providern auch die Finanzverwaltung in den digitalen Prozess eingebunden wird.
Rechnungsprovider sollen nach dem Strategiepapier eine zentrale Rolle zwischen Unternehmen, Geschäftspartnern und Finanzverwaltung übernehmen. Zu ihren möglichen Aufgaben gehören:
Syntax, Schema, Pflichtfelder und Konformität mit EN 16931.
Konvertierung in das benötigte Rechnungsformat sowie Transformation proprietärer ERP-Daten (IDoc, cXML).
Identifikation des Empfängers und sichere Übertragung der E-Rechnung.
Extraktion der meldepflichtigen Kerndaten und Übermittlung an die Finanzverwaltung.
Status- und Fehlerrückmeldungen sowie automatische Wiederholung bei vorübergehenden technischen Störungen.
Nachvollziehbare Dokumentation der gesamten Verarbeitungskette.
Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen kann ein Provider die technische und regulatorische Komplexität erheblich reduzieren. Unternehmen müssen dadurch nicht selbst unterschiedliche Formate, Transportwege und Meldeschnittstellen implementieren.
Vor der Einführung des Meldesystems müssen noch verschiedene technische und organisatorische Fragen geklärt werden.
Unterschiedliche Profile, Erweiterungen und Interpretationen einzelner Pflichtfelder können die automatisierte Verarbeitung erschweren. Der VeR empfiehlt deshalb ein verbindliches Mindestprofil, das von allen beteiligten Systemen unterstützt werden muss.
Fehlerhafte Rechnungen oder Meldungen müssen automatisiert erkannt werden. Dafür werden einheitliche Fehlercodes, Statusmeldungen und Regeln für Korrekturen benötigt. Neben einer vollständigen Ablehnung sollte beispielsweise auch eine Annahme mit Hinweis möglich sein, sofern der Fehler die weitere Verarbeitung nicht verhindert.
Viele Unternehmen arbeiten mit historisch gewachsenen ERP-, Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsystemen. Das Meldesystem sollte deshalb über standardisierte APIs, Schnittstellen und Konnektoren angebunden werden können. Das Ziel darf nicht die Einführung eines zusätzlichen Portals mit manuellen Arbeitsschritten sein, sondern ein vollständig integrierter Prozess.
Auch bei Ausfällen oder Wartungsarbeiten muss die Verarbeitung gewährleistet bleiben. Erforderlich sind beispielsweise Warteschlangen, eindeutige Transaktionsnummern, automatische Wiederholungen und definierte Nachmeldefristen.
Ein zukünftiges Meldesystem benötigt klare Rollen- und Berechtigungskonzepte, manipulationssichere Protokolle und einen vollständigen Audit Trail. Jeder Verarbeitungsschritt muss nachvollziehbar dokumentiert werden.
Obwohl die endgültigen Spezifikationen noch ausstehen, können Unternehmen ihre Systeme und Prozesse schon jetzt auf die kommenden Anforderungen vorbereiten:
Unternehmens-, Steuer- und Empfängerkennungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit kontrollieren.
Sicherstellen, dass E-Rechnungen gemäß EN 16931 erzeugt und empfangen werden können.
ERP-, DMS- und Buchhaltungsschnittstellen auf ihre Integrationsfähigkeit prüfen.
Manuelle Rechnungsprozesse schrittweise automatisieren.
Prozesse für Validierungsfehler und Statusrückmeldungen etablieren.
Anbieter mit Formatkonvertierung, Peppol-Anbindung und Integrationsmöglichkeiten wählen.
Rechnungsdaten möglichst früh im Prozess strukturiert erzeugen.
Wer die E-Rechnung nur als gesetzlich vorgeschriebenes Ausgabeformat betrachtet, nutzt einen wesentlichen Teil ihres Potenzials nicht. Strukturierte Rechnungsdaten schaffen die Grundlage für automatisierte Prüfung, Freigabe, Buchung, Versand, Empfang und künftig auch für die steuerliche Meldung.
Invoice-Portal bündelt bereits heute wesentliche Komponenten einer durchgängigen E-Rechnungsverarbeitung:
Damit können Unternehmen ihre bestehenden Rechnungsprozesse schrittweise digitalisieren und eine technische Grundlage für zukünftige Meldepflichten schaffen.
Das geplante Meldesystem ist die konsequente Weiterentwicklung der verpflichtenden E-Rechnung. Richtig umgesetzt, entsteht kein zusätzlicher Reporting-Prozess. Rechnungsversand und steuerliche Meldung werden vielmehr innerhalb eines durchgängigen digitalen Ablaufs miteinander verbunden.
Entscheidend wird sein, dass Deutschland bestehende Standards, Provider und Netzwerke nutzt, europaweit kompatibel bleibt und Unternehmen ausreichend Zeit für Tests und Integration gibt.
Unternehmen sollten deshalb nicht auf die endgültige Spezifikation warten, sondern bereits heute ihre Datenqualität, Schnittstellen und E-Rechnungsprozesse überprüfen.
Wir beraten Sie gerne zu E-Rechnungsformaten, Peppol, Konvertierung und der Integration in Ihre bestehenden Systeme.
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