Eingebettete Anhänge, strengere Anforderungen an strukturierte Rechnungsdaten, neue Regeln für Korrekturen und Übergangsfristen bis 2030 – das bedeutet das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 für Ihren E-Rechnungsprozess.
Zum dritten Mal in Folge hat das Bundesministerium der Finanzen am 15. Oktober ein Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Das Schreiben von 2024 führte die neuen Regelungen ein, das Schreiben von 2025 passte den Umsatzsteuer-Anwendungserlass an, und das neue Schreiben mit dem Aktenzeichen III C 5 - S 7287-a/00019/021/017 ist kürzer als seine beiden Vorgänger und lässt sich leicht übersehen.
Übersehen sollte man es dennoch nicht. Die folgenreichste Änderung steht nicht einmal im Hauptteil des Schreibens. Es geht um ein einziges Wort, das ganz am Ende des Dokuments an vier Stellen im UStAE ersetzt wurde – und dieses Wort entscheidet darüber, ob die bisherige Art, ergänzende Informationen zu übermitteln, weiterhin funktioniert.
In den Abschnitten 14.1 Abs. 17 und 19 sowie 14.5 Abs. 9 und 17 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses war bislang von Informationen die Rede, die in der Rechnung enthalten sind. Nun müssen diese Informationen in die Rechnung eingebettet sein.
Damit wird eine bislang häufig genutzte Grauzone geschlossen. Ein Anhang, der lediglich zusammen mit der Rechnung versendet wird, ein Download-Link oder ein Verweis auf ein Dokument in einem Kundenportal ist nicht eingebettet. Müssen ergänzende Informationen Bestandteil der Rechnung sein, müssen sie innerhalb der Rechnungsdatei mitgeführt werden.
Hybride Formate. Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Datei enthält das PDF und gegebenenfalls weitere Anhänge innerhalb desselben Containers. Die Anforderung ist damit bereits durch den Aufbau des Formats erfüllt.
Eine XML-Datei wird per E-Mail versendet und das dazugehörige PDF liegt als separate Datei daneben – oder die Rechnung verweist auf ein Dokument in einem Kundenportal. Das ergänzende Dokument ist dann zwar an die Nachricht angehängt, aber nicht in die Rechnung eingebettet.
Das Schreiben beginnt zudem mit einem Satz, der für sich genommen bemerkenswert ist: Die Regelungen sollen im Hinblick auf die Anforderungen des dann bestehenden Meldesystems erneut überprüft werden. Das Ministerium macht damit deutlich, dass es sich um eine Zwischenlösung handelt – mit Blick auf das Jahr 2030.
Der neue Satz 3 in Abschnitt 14.5 Abs. 15 ist die zweite wesentliche Änderung und für einen Umsatzsteuer-Anwendungserlass ungewöhnlich konkret. Der strukturierte Teil muss Leistungsart, Leistungsumfang und Leistungsgehalt sowie, soweit relevant, den Leistungsort so eindeutig enthalten, dass allein anhand der strukturierten Daten:
eine Lieferung von einer sonstigen Leistung unterschieden werden kann,
der Leistungsort bestimmt werden kann,
der angewandte Steuersatz überprüft werden kann,
und dem Grunde nach festgestellt werden kann, ob ein Vorsteuerabzug möglich ist.
Genau darin liegt die Kontrollfunktion, auf die das Ministerium wiederholt abstellt. Ein bloßer Verweis auf einen Vertrag erfüllt diese Anforderung nicht. Die Gegenposition findet sich in Randnummer 12 und im neu gefassten Satz 4: Alles, was über diese Angaben hinausgeht, muss nicht zwingend im strukturierten Teil enthalten sein. Detaillierte Stundenaufstellungen können beispielsweise in einem eingebetteten Anhang mitgeführt werden; das Schreiben nennt ausdrücklich ein PDF als Beispiel.
Die Trennlinie ist damit klarer gezogen: Im XML müssen genügend Informationen enthalten sein, um den Umsatz steuerlich beurteilen zu können. Alles Weitere kann eingebettet werden.
Welche Pflichtangabe welchem BT-Feld oder welcher BG-Gruppe zugeordnet werden soll, bleibt ebenfalls nicht mehr offen. Die Randnummern 8 und 9 verweisen auf die Zuordnungstabellen von KoSIT und FeRD und empfehlen, die jeweils aktuelle Fassung als Grundlage für die Rechnungserstellung zu verwenden. Beide Quellen sind am Ende dieses Artikels verlinkt.
Die Randnummern 22 und 23 gehören zu den interessantesten Passagen des Schreibens. Sie beschreiben eine Unterscheidung, die in E-Rechnungsprojekten regelmäßig für Verwirrung sorgt.
Verstößt eine Datei gegen eine Business Rule des Kerndatenmodells, entspricht sie technisch nicht mehr EN 16931 und wäre aus dieser Perspektive keine konforme E-Rechnung.
Dieselbe Datei bleibt, sofern kein Formatfehler vorliegt, dennoch eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG.
Das Ministerium stellt ausdrücklich klar, dass die technische Betrachtung für umsatzsteuerliche Fragen einschließlich des Vorsteuerabzugs nicht entscheidend ist. Ein Verstoß gegen eine Business Rule führt nur dann zu einem inhaltlichen Fehler, wenn dadurch eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betroffen ist.
Das gilt in beide Richtungen – und gerade die zweite wird häufig übersehen. Ein roter Validierungsbericht bedeutet nicht automatisch, dass eine Rechnung umsatzsteuerlich unwirksam ist. Umgekehrt ist eine technisch fehlerfrei validierte Rechnung noch lange keine ordnungsgemäße Rechnung, wenn die Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG fehlen, falsch oder unvollständig sind.
Das Schreiben sieht mehrere Nichtbeanstandungszeiträume vor. Sie sind großzügiger und laufen teilweise deutlich länger, als viele erwarten dürften. Zwei davon reichen sogar bis ins Jahr 2030.
Bis zum 30. Juni 2030 darf die Summe der bereits vereinnahmten Teilzahlungen im strukturierten Teil in BT-113 (Paid amount / bereits gezahlter Betrag) angegeben werden. Die erforderlichen Einzelheiten können im Freitextfeld BT-22 (Invoice note / Rechnungsvermerk) stehen. Alternativ darf die Anrechnung in einem eingebetteten unstrukturierten Anhang nach Abschnitt 14.8 Abs. 8 Nr. 2 UStAE dargestellt werden, sofern der strukturierte Teil ausdrücklich darauf verweist. Das Schreiben von 2024 hatte diese Möglichkeit lediglich bis zum 31. Dezember 2027 zugelassen. Die Frist verlängert sich damit um zweieinhalb Jahre.
Das Kerndatenmodell der EN 16931 rechnet vom Nettobetrag aus. Das führt zu Rundungsproblemen, wenn ein Preis als Bruttopreis festgelegt ist – als Beispiel nennt das Schreiben ein Buch mit gebundenem Ladenpreis. Das BMF stellt ausdrücklich fest, dass derzeit weder für XRechnung noch für ZUGFeRD ein Format für Bruttorechnungen zur Verfügung steht. Bis Ende 2027 darf der strukturierte Teil daher lediglich die Summen je Steuersatz beziehungsweise Steuerbefreiung enthalten, während die einzelnen Positionen in einem menschenlesbaren eingebetteten Anhang dargestellt werden.
Das Kerndatenmodell kann ein Leistungsverzeichnis derzeit nicht abbilden. Solange das so bleibt, dürfen im strukturierten Teil die einzelnen Gewerke mit ihren jeweiligen Summen angegeben werden, sofern ein eingebetteter menschenlesbarer Anhang die detaillierte Aufstellung enthält und der strukturierte Teil eindeutig darauf verweist. Das Leistungsverzeichnis kann zusätzlich als strukturierte Datei mitgeführt werden; ausdrücklich genannt wird GAEB. Zivilrechtlich können die Parteien zudem weiterhin eine andere geeignete Vorgehensweise vereinbaren, etwa eine Erweiterung, über die das Leistungsverzeichnis strukturiert übertragen wird.
Die Randnummern 20 und 21 dürften alle beruhigen, die bislang auf eine eindeutige technische Festlegung zu den verschiedenen Korrekturarten gewartet haben – denn eine solche Festlegung gibt es weiterhin nicht. Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben, muss auch die Rechnungsberichtigung als E-Rechnung mit einem für Korrekturen geeigneten Rechnungstyp erfolgen. Das Ministerium stellt jedoch klar, dass technisch noch nicht abschließend festgelegt ist, welcher Rechnungstyp welche Korrekturpraxis abbildet. Deshalb darf derzeit jede in der Praxis funktionierende Korrekturmethode mit einem geeigneten Rechnungstyp verwendet werden, sofern ursprüngliche Rechnung und Korrektur gemeinsam die endgültigen Rechnungsangaben eindeutig und zweifelsfrei erkennen lassen.
Der neue Satz 7 in Abschnitt 14.11 Abs. 2 eröffnet außerdem einen bislang umstrittenen Weg: Bei einer E-Rechnung darf auch der Rechnungsempfänger die Korrektur durch Ausstellung einer Gutschrift vornehmen, sofern dies vorher vereinbart wurde und die Gutschrift eindeutig und konkret auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt.
Randnummer 28 klärt eine Frage, die seit 2024 immer wieder diskutiert wurde. Wer eine sonstige Rechnung ausstellt, obwohl eine E-Rechnung vorgeschrieben gewesen wäre, begeht dadurch keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG.
Der geänderte Abschnitt 15.11 Abs. 3 verdient besondere Aufmerksamkeit. Rechnungen, die nicht die nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 bis 8 und 10 UStG erforderlichen Angaben enthalten, berechtigen den Empfänger grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug, solange sie nicht nachträglich vervollständigt werden – in der Regel durch den Rechnungsaussteller. Die Möglichkeit, etwa Menge oder Zeitpunkt der Leistung anhand anderer Geschäftsunterlagen wie eines Lieferscheins nachzuweisen, wird nun ausdrücklich auf sonstige Rechnungen beschränkt.
Die Regelungen wirken faktisch rückwirkend, vorbehaltlich der gesetzlichen Übergangsfristen. Das Schreiben weist darauf hin, dass diese bis zum 31. Dezember 2027 reichen.
Eine bis zu diesem Datum ausgestellte E-Rechnung, die den Schreiben von 2024 und 2025 entspricht, aber noch nicht sämtliche zusätzlichen Anforderungen des neuen Schreibens erfüllt, wird nicht beanstandet – auch nicht im Hinblick auf den Vorsteuerabzug. Praktisch bedeutet das: Bis zum Jahresende bleibt Zeit, die neuen Vorgaben in den eigenen Prozessen umzusetzen.
Beide Fristen enden am selben Tag. Das ist insbesondere für Unternehmen relevant, die Rechnungen mit festgelegten Bruttopreisen ausstellen und zunächst die allgemeine Übergangsfrist vollständig ausschöpfen wollten.
Betroffen sind insbesondere Schlussrechnungen unter Anrechnung von Anzahlungen sowie öffentlich-rechtliche Festsetzungsbescheide, die als sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Bis dahin soll voraussichtlich auch das Meldesystem bestehen, auf das das BMF-Schreiben bereits verweist.
An vier Stellen des UStAE kommt es nun genau auf diesen Unterschied an. Ein Link oder eine zweite Datei in derselben E-Mail erfüllt die Anforderung nicht.
Art, Umfang und Inhalt der Leistung sowie gegebenenfalls der Leistungsort müssen im XML stehen – nicht lediglich in einem Dokument, auf das verwiesen wird.
Beide Fehlerarten haben unterschiedliche Konsequenzen – und nur eine davon kann den Vorsteuerabzug unmittelbar gefährden.
BT-113 zusammen mit BT-22 – oder ein eingebetteter Anhang mit ausdrücklichem Verweis darauf. Implementieren Sie einen der beiden Wege gezielt, statt versehentlich beide Varianten parallel zu verwenden.
Das Ministerium empfiehlt beide Zuordnungstabellen ausdrücklich und verweist auf deren jeweils aktuelle Version. Damit werden sie in der Praxis zu einem wichtigen Maßstab – auch im Rahmen einer steuerlichen Prüfung.
Die beiden wichtigsten Änderungen sind weniger juristischer als technischer Natur. Ergänzende Dokumente müssen innerhalb der Rechnungsdatei eingebettet sein, und der strukturierte Teil muss genügend Informationen enthalten, damit der Umsatz allein anhand dieser Daten steuerlich beurteilt werden kann. Beides hängt davon ab, wie Ihre Rechnungen technisch erzeugt werden – nicht davon, wie sorgfältig Sie das BMF-Schreiben gelesen haben.
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