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E-Rechnungen an Volkswagen: Das Wichtigste im Überblick
Die Anforderungen unterscheiden sich je Empfängergesellschaft im Konzern. Maßgeblich ist stets das Handbuch der Gesellschaft, an die Sie fakturieren.
Welche Rechnungsformate akzeptiert Volkswagen?
Volkswagen trennt streng zwischen zugelassenen Kanälen und dem Dateiformat. Eine PDF-Rechnung an eine Volkswagen-Mailadresse ist aus steuerlichen Gründen ausgeschlossen.
Akzeptiert
- Webformular FIN 3.0: strukturierte Erfassung im Portal, ein PDF kann als Bildkopie angehängt werden
- EN 16931 als ZUGFeRD oder XML, übermittelt über einen von Volkswagen zugelassenen Dienstleister
- PDF ausschließlich über einen zugelassenen Dienstleister
- EDIFACT VDA 4938 Global INVOIC für Rechnungen, Gutschriften und Frachtrechnungen
Nicht akzeptiert
- PDF-Rechnungen direkt an eine Volkswagen-E-Mail-Adresse
- Postversand einer Rechnung, die bereits über FIN eingereicht wurde
- EDI-Übertragung ohne abgeschlossene EDI-Vereinbarung
EDIFACT VDA 4938 ist ein Format des Empfängers. Invoice Portal unterstützt diesen Standard nicht und bildet ihn auch nicht über Umwege ab.
Welche Angaben muss die Rechnung enthalten?
Pflichtfelder sind in FIN mit einem Sternchen gekennzeichnet und nehmen ausschließlich numerische Eingaben entgegen, also keine Buchstaben und keine Sonderzeichen.
Allgemeine Rechnungsangaben
- Belegnummer (BT-1) und Belegdatum (BT-2)
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des Lieferanten (BT-31)
- Rechnungspositionen, Steuersätze und Summen
- Grund der Steuerbefreiung (BT-120), sobald eine Position mit 0,00 Prozent erfasst wird
Zusätzliche Anforderungen von Volkswagen
- Bestellnummer (BT-13), rein numerisch, ohne Zusätze
- Abrufnummer bei Rahmenverträgen
- Lieferscheinnummer (BT-16) bei der Bestellart Produktionsmaterial
- Besteller (BT-11) und bestellende Abteilung (BT-19), wenn keine Bestellung vorliegt
Vereinfachte Musteransicht. Die Kennzeichnung zeigt typische Datenkategorien, nicht die rechtliche Pflicht jedes einzelnen Feldes.
Wie können E-Rechnungen an Volkswagen übermittelt werden?
Volkswagen nennt drei zugelassene Wege. Welcher für Sie gilt, hängt von Ihrer Anbindung und von der abrechnenden Gesellschaft ab.
Webformular FIN 3.0
Hauptkanal. Manuelle Erfassung der Rechnungsdaten auf vwgroupsupply.com in fünf Schritten, kostenfrei. Registrierung mit Lieferantennummer und DUNS.
Zugelassene Dienstleister
Übermittlung als PDF oder im EN-16931-Format über einen von Volkswagen zugelassenen Anbieter. Konditionen je Anbieter unterschiedlich.
EDI
EDIFACT VDA 4938 Global INVOIC, gemeinsam mit dem Verband der Automobilindustrie entwickelt. Setzt eine abgeschlossene EDI-Vereinbarung voraus.
Ob ein bestimmter Dienstleister von Volkswagen zugelassen ist, erfahren Sie bei Volkswagen selbst. Eine Zulassung von Invoice Portal für diesen Kanal ist uns nicht bekannt, und wir behaupten sie auch nicht.
Bestellarten und Rechnungsregeln
Die Bestellart steuert, wie die Positionen in FIN erfasst werden und welche Felder zusätzlich Pflicht sind.
Bestellnummer
Positionen werden automatisch aus der Bestellung übernommen.
Baurechnung
Positionen werden automatisch übernommen, ein PDF-Upload ist als Leistungsnachweis verpflichtend.
Produktionsmaterial
Die Lieferscheinnummer ist einzutragen, die Positionen werden manuell erfasst.
Ohne Bestellung
Nur in Ausnahmefällen. Besteller und bestellende Abteilung sind dann Pflichtangaben.
Anhänge
Ausschließlich PDF, höchstens 9 MB.
Steuersatz 0,00 Prozent
Erfordert eine schriftliche Begründung der Steuerbefreiung.
E-Rechnung an Volkswagen mit Invoice Portal erstellen
Für Volkswagen hängt der Nutzen vom gewählten Kanal ab. Die Rechnungsdaten lassen sich im Invoice Portal erzeugen und prüfen, die Einreichung selbst erfolgt über den von Volkswagen zugelassenen Weg.
Rechnungsdaten erfassen
Rechnung anlegen oder den ERP-Export importieren, mit der Bestellnummer rein numerisch im vorgesehenen Feld.
Format erzeugen und prüfen
Eine EN-16931-konforme Datei erstellen und vor dem Versand gegen die Norm validieren.
Über den zugelassenen Weg einreichen
Die Daten in FIN 3.0 erfassen oder über einen von Volkswagen zugelassenen Dienstleister übermitteln.
Invoice Portal ist nicht an FIN 3.0 angebunden und unterstützt EDIFACT VDA 4938 nicht. Die Erfassung im Portal von Volkswagen oder die Übergabe an einen zugelassenen Dienstleister bleibt Ihre Aufgabe.
Häufige Fragen zur E-Rechnung an Volkswagen
Welche Formate akzeptiert Volkswagen?
Kann ich eine PDF-Rechnung per E-Mail senden?
Muss die Bestellnummer ein bestimmtes Format haben?
Was gilt, wenn keine Bestellung vorliegt?
Reicht es, das PDF anzuhängen?
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