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E-Rechnungen an EDEKA: Das Wichtigste im Überblick
Maßgeblich ist das zentrale Anwendungshandbuch in der Version 1.0 vom 15. Oktober 2026. Regionalgesellschaften können abweichende Vorgaben haben.
Welche Rechnungsformate akzeptiert EDEKA?
Das zentrale Handbuch beschreibt ausschließlich die CII-Syntax. Der regionale Leitfaden der EDEKA Nordwest ist weiter gefasst.
Akzeptiert
- ZUGFeRD 2.xx in der CII-Syntax, nach dem zentralen Anwendungshandbuch
- ZUGFeRD Extended, erforderlich für die BT-X-Elemente wie Testkennzeichen, Bestelldatum und Lieferscheindatum
- XRechnung in der jeweils gültigen Version, nach dem Leitfaden der EDEKA Nordwest
Nicht akzeptiert
- Eine reine PDF-Rechnung ohne eingebettete strukturierte Daten
- Produktive Nachrichten mit gesetztem Testkennzeichen
- Eine abweichende PDF-Ansicht gegenüber der eingebetteten XML, mit Blick auf § 14c UStG
Testnachrichten laufen über einen eigenen Kanal und sind ausschließlich als Mailanhang an die Testadresse zu senden, die das Anwendungshandbuch nennt.
Welche Angaben muss die Rechnung enthalten?
EDEKA identifiziert alle drei Parteien über GS1-Kennungen. Das ist eine Stammdatenfrage, bevor es eine Mappingfrage wird.
Allgemeine Rechnungsangaben
- Belegnummer (BT-1), Belegdatum (BT-2) und Belegart (BT-3)
- Verkäufer und Käufer mit Name, Anschrift und Steuerkennung
- Positionen mit Bezeichnung, Menge, Preis und Steuermerkmal
- Verwendungszweck (BT-83) und die Summen auf Belegebene
Zusätzliche Anforderungen von EDEKA
- Lieferanten-GLN (BT-29), 13-stellig, Schemakennung 0088
- Käufer-GLN (BT-46) und Warenempfänger-GLN (BT-71), jeweils 13-stellig
- Artikel-GTIN (BT-157) je Position, Schemakennung 0160, 8, 12, 13 oder 14 Stellen
- Käuferreferenz (BT-10) mit der GLN der abrechnenden Gesellschaft, Pflicht bei einem Vertrag mit der EDEKA Zentrale
- Bestellnummer (BT-13) und Lieferscheinnummer, jeweils unverändert
- Feste Schlüsselwörter für Pfand, Transporthilfsmittel und Öko-Kontrollnummer in den Artikelattributen
Vereinfachte Musteransicht. Die Kennzeichnung zeigt typische Datenkategorien, nicht die rechtliche Pflicht jedes einzelnen Feldes.
Wie können E-Rechnungen an EDEKA übermittelt werden?
Der Übermittlungsweg steht nicht im zentralen Handbuch, sondern im Leitfaden der jeweiligen Regionalgesellschaft.
An die dedizierte E-Rechnungs-Adresse der Gesellschaft. Je E-Mail eine Rechnung und ein Anhang, höchstens 10 MB, im Betreff möglichst die Rechnungsnummer.
Anlagen eingebettet
Leistungsnachweise und andere Unterlagen müssen in die Rechnungsdatei eingebettet sein und dürfen nicht separat an die Mail gehängt werden.
Testphase
Für die Umstellung bieten Gesellschaften eine optionale Testphase mit Rückmeldung zur Verarbeitbarkeit an.
Ab dem 1. Januar 2027 weist die EDEKA Nordwest Rechnungen, die nicht den Vorgaben ihres Leitfadens entsprechen, zur Korrektur zurück. Im Fehlerfall erfolgt eine automatische Ablehnung mit Hinweis auf den fehlenden oder falschen Inhalt.
Festgelegte Codes und harte Regeln
Das Handbuch schränkt mehrere Codelisten auf wenige zulässige Werte ein und nennt Regeln, die den Rechnungslauf betreffen, nicht die Datei.
Belegnummer
Nur einmal je Kalenderjahr. Mehrfach verwendete Belegnummern führen zur Ablehnung der Daten.
Nur Euro
EDEKA akzeptiert ausschließlich eine Fakturierung in Euro.
Maßeinheiten und Preisteiler
Zulässig sind die Einheiten H87, EA, KGM, MTR und LTR sowie die Preisteiler 1, 10, 100 und 1000. Preise mit höchstens vier, Beträge mit höchstens zwei Nachkommastellen.
Konditionen auf Positionsebene
Vereinbarte Artikelkonditionen müssen als Abschläge ausgewiesen werden. Für Rabattgründe auf Belegebene sind feste Codes vorgegeben, etwa EAB für Skonto.
Zeitbezug
Jede Rechnung enthält entweder das tatsächliche Liefer- oder Leistungsdatum oder einen Abrechnungszeitraum. Der Zeitraum gilt nur auf Belegebene, auf Artikelebene wird er ignoriert.
Belegarten
380, 381, 384 und 389. EDEKA benennt 381 und 384 nach der eigenen Prozesssicht, abweichend von den amtlichen Bezeichnungen der UNTDID-Codeliste 1001.
E-Rechnung an EDEKA mit Invoice Portal erstellen
ZUGFeRD in der CII-Syntax gehört zu den Formaten, die Invoice Portal erzeugt. Der Versand per E-Mail an die Adresse der abrechnenden Gesellschaft ist ebenfalls abgedeckt.
Stammdaten vorbereiten
GLN für Lieferant, Käufer und jede Lieferadresse sowie GTIN je Artikel im Kundenstammsatz hinterlegen.
ZUGFeRD in CII erzeugen
Rechnung anlegen oder den ERP-Export importieren, Datei erstellen und gegen EN 16931 validieren.
Per E-Mail zustellen
Eine Rechnung je E-Mail an die Adresse der abrechnenden Gesellschaft, Anlagen eingebettet.
Eine Validierung gegen EN 16931 erkennt keine fehlende GTIN im Artikelstamm und keine falsche GLN. Fehlende GS1-Kennungen lassen sich nicht in der Rechnungsausgabe erzeugen, sie gehören in die Stammdaten.
Häufige Fragen zur E-Rechnung an EDEKA
Welches Format verlangt EDEKA?
Brauche ich GLN und GTIN?
Was gehört in die Käuferreferenz?
Ab wann gilt die Frist?
Warum wird meine Rechnung abgelehnt?
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