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PEPPOL Message Responses &
Invoice message responses — in PEPPOL — kann potenziell einige große Probleme lösen.
Most importantly, perhaps, they stop companies from needing to follow-up on clients or customers regarding the status of their invoices.
Wenn Sie in irgendeiner Weise von diesem Problem betroffen sind oder einfach Ihre Rechnungsstellungsprozesse verbessern wollen, dann lesen Sie weiter!
PEPPOL Message Responses für Rechnungen
Das Zeitalter der elektronischen Rechnungsstellung und des digitalen Datenaustauschs gewinnt für Unternehmen immer mehr an Bedeutung.
PEPPOL etabliert sich fast ebenso schnell als zentrale europäische Rechnungsstellungsplattform. Irgendwann könnte sie sich sogar als zentrale globale Plattform etablieren.
Es gibt viele Gründe dafür, dass PEPPOL zu einem so großen Akteur in der Welt der elektronischen Rechnungsstellung geworden ist.
Einer dieser Gründe ist jedoch seine moderne technische Ausstattung, von der dieser Artikel einige beschreiben wird.
Die von PEPPOL unterstützten message responses sind die technischen Merkmale, um die es geht. Zu diesen gehören: Transport acknowledgements (Ack), message level responses (MLRs) und Business Level Responses (oder Invoice Responses).
Häufig gestellte Fragen zu Invoice Message Responses
PEPPOL unterstützt 3 grundlegende Nachrichtentypen, die jeweils unterschiedliche Funktionen erfüllen:
1. Transport Acknowledgements (Acks)
ACKs werden fast immer von Rechnungsempfängern gesendet und informieren den Rechnungsabsender darüber, ob sein Dokument / seine Rechnung erfolgreich versendet wurde oder nicht.
PEPPOL und Invoice-Portal verarbeiten diese immer automatisch für den Benutzer.
2. Message Level Responses (MLRs)
Informieren den Rechnungsversender darüber, ob seine Rechnung korrekt strukturiert wurde oder nicht. Die korrekte Struktur basiert auf den vereinbarten Spezifikationen (zwischen dem Sender und dem Empfänger der Rechnung). MLRs werden häufig verschickt, obwohl die deutschen Portale ZRE und OZG-RE sie noch nicht verarbeiten. Sowohl ZRE als auch OZG-RE planen jedoch, MLRs im Jahr 2022 zu verarbeiten!
Auch das Invoice-Portal wird zur gleichen Zeit bereit sein, sie zu verarbeiten.
Übersetzt mit www.DeepL.com/Translator (kostenlose Version)
3. Business Level Responses (or Invoice Responses)
Informieren Sie den Rechnungsversender über den Status der von ihm versendeten Rechnung. Statusarten sind: Akzeptiert, Abgelehnt, Validiert oder Bezahlt.
BLRs werden recht selten von Rechnungsempfängern verschickt. PEPPOL ist darauf programmiert, sie zu verarbeiten, aber die Verwaltungen wenden sich normalerweise direkt an die Rechnungsabsender, wenn sie ein Problem haben.
Jede der 3 PEPPOL-Nachrichtenantworten folgt bestimmten Standards. Dies dient dem Schutz der Sicherheit und der Integrität der Daten der PEPPOL-Nutzer.
PEPPOL setzt stets aktuelle Standards und Protokolle ein, um mit den Daten seiner Nutzer verantwortungsvoll und zuverlässig umzugehen. Dies gilt auch für die PEPPOL-Nachrichtenantworten.
Um die Funktionsweise dieser Nachrichtenantworten vollständig zu verstehen, ist es jedoch sinnvoll, das Verständnis für den PEPPOL-Rechnungsstellungsprozess aufzufrischen. Insbesondere ist es nützlich, Ihr Verständnis des “Vier-Ecken-Modells” von PEPPOL aufzufrischen.
Übersetzt mit www.DeepL.com/Translator (kostenlose Version)
Nachrichtensequenzdiagramm
PEPPOL verarbeitet sensible und oft wichtige Daten. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass PEPPOL-Benutzer sich bei diesem Prozess sicher fühlen.
PEPPOL unterstützt Message Responses für jeden Schritt des Datenaustausches. Diese Nachrichtenrückmeldungen können dazu dienen, den verantwortungsvollen Umgang von PEPPOL mit den Daten seiner Nutzer zu bestätigen.
Die Nachrichtenantworten werden zu verschiedenen Zeiten und für verschiedene Zwecke generiert und übermittelt. Dieses Schaubild gibt einen Überblick über diese Zeitpunkte und Zwecke:
Sie sehen hier:
1. Ack -Nachrichten werden nach dem Senden des Dokuments gesendet. Und das Ack transportiert zwischen dem Zugangspunkt des Rechnungssenders und dem Zugangspunkt des Rechnungsempfängers.
2. MLR -Nachrichten werden nach dem Versand der Rechnung/des Dokuments gesendet. Sie werden jedoch gesendet, BEVOR das Dokument vom Empfänger empfangen wird. Die MLR-Nachrichten werden zwischen den jeweiligen Nachrichtensystemen des Absenders und des Empfängers gesendet. Dabei handelt es sich in der Regel um die jeweiligen PEPPOL-Zugangspunkte; manchmal sind sie aber auch in ERP/CRM/EDI-Systeme integriert.
3. BLR -Nachrichten werden in der Regel zwischen den Zugangspunkten des Absenders und des Empfängers (oder manchmal auch deren ERP/CRM/EDI-Systemen) übermittelt. Sie werden je nach Fortschritt der Rechnungsbearbeitung zu unterschiedlichen Zeiten gesendet.
PEPPOL’s Message Responses
Im Folgenden finden Sie Erläuterungen zu den funktionalen und technischen Merkmalen von Message Responses.
1. Ack (Transport acknowledgement) (Corner 3 to Corner 2)
Was ist Ack?
Ein Ack ist eine automatisierte Nachrichtenrückmeldung an den Absender einer Nachricht/Beleg/Rechnung. PEPPOL unterstützt den Versand dieser Nachrichtentypen und auch Invoice-Portal verarbeitet sie für seine Nutzer.
Was bewirkt ein Ack?
Ein Ack teilt dem Rechnungsversender mit, ob seine Rechnung erfolgreich zugestellt wurde (oder nicht).
Wenn die Rechnung erfolgreich versendet wurde, erhält der Rechnungsabsender ein Ack, um ihn darüber zu informieren. Wenn die Rechnung jedoch nicht versendet werden konnte, erhält der Rechnungsabsender ein Ack, um ihn darüber zu informieren.
Das ist in etwa so, wie Sie eine automatische E-Mail von Online-Shops erhalten. Wenn Sie online ein oder mehrere Produkte zur Lieferung bestellen, erhalten Sie eine E-Mail-Bestätigung, dass Sie bestellt haben.
Aber es gibt einen entscheidenden Unterschied zwischen einer E-Mail-Bestätigung beim Online-Shopping und einem Ack (natürlich!).
Der Unterschied besteht darin, dass Informationen, die durch Acks übermittelt werden, zusätzliche Sicherheit erfordern. Und PEPPOL ist sich dessen bewusst und sorgt dafür, dass diese Sicherheit gegeben ist.
Es ist aber auch erwähnenswert, was Acks NICHT tut:
Wenn Sie Ihre Rechnung falsch formatieren, wird Acks Sie nicht darüber informieren (siehe MLRs für diese Funktion).
Wie wird ein Ack gesendet?
PEPPOL Ack-Nachrichten werden über den Nachrichtenstandard AS4 gesendet.
Was ist AS4? AS4 ist ein weit verbreiteter und vertrauenswürdiger Standard für B2B und B2G E-Messaging.
Die Verwendung von AS4 durch PEPPOL ist ein weiterer Beweis für die Aktualität von PEPPOL.
(Klicken Sie hier für weitere Informationen zu AS4).
AS4 bezeichnet ein Ack als eine SignalMessage.
Es gibt drei Arten von SignalMessage:
-
- SignalMessage/Receipt
- SignalMessage/Error
- SignalMessage/PullRequest (in PEPPOL nicht verwendet)
Eine SignalMessage antwortet automatisch auf den Erfolg (oder Misserfolg) einer Datenübertragung. Dieser Erfolg oder Misserfolg wird von PEPPOL verfolgt.
Aber ein Ack ist keine gewöhnliche Bestätigungsnachricht…
Acks, die dem AS4-Protokoll entsprechen, schützen und sichern die Daten der Benutzer. Sie versichern Absendern und Empfängern, dass ihre Dokumente ohne Probleme verarbeitet werden.
Es kann einfach keiner mehr nur behaupten dass er Dokumente verschickt hat, oder sagen das keine Dokumente empfangen wurden. Acks sorgen für Effizienz in den digitalen B2B- und B2G-Messaging-Prozessen von PEPPOL.
Wie funktioniert ein Ack:
-
- Der Absender sendet sein Dokument. Das Dokument erhält dann seine eigene eindeutige ID (automatisch durch PEPPOL und im Invoice-Portal).
- Ein ‘SignalMessage/Receipt‘ wird automatisch an den Absender gesendet, wenn das Dokument erfolgreich gesendet wurde…
- Oder es wird automatisch eine ‘SignalMessage/Error‘ an den Absender gesendet, wenn das Dokument nicht erfolgreich gesendet werden konnte.
Und das war’s! Ganz einfach, wirklich.
Diese Einfachheit ist das Schöne an den Acks von PEPPOL. Außerdem garantieren die Sicherheit und die Aktualität der AS4-Technologie die Qualität der Dienstleistung.
Der Einsatz von Acks ist nur ein kleiner Grund, warum PEPPOL die E-Invoicing-Welt dominiert.
Man könnte sogar sagen, dass PEPPOL zu einem Schlüsselakteur in der gesamten digitalen Welt des 21. Jahrhunderts wird!
Und das war’s! Ganz einfach, wirklich.
Diese Einfachheit ist das Schöne an den Acks von PEPPOL. Außerdem garantieren die Sicherheit und die Aktualität der AS4-Technologie die Qualität der Dienstleistung.
Der Einsatz von Acks ist nur ein kleiner Grund, warum PEPPOL die E-Invoicing-Welt dominiert.
Man könnte sogar sagen, dass PEPPOL zu einem Schlüsselakteur in der gesamten digitalen Welt des 21. Jahrhunderts wird!
2. MLR (Message Level Response)
Was ist MLR?
MLRs sind für einige PEPPOL-Benutzer sehr wichtig. Manche würden sagen, dass sie die wichtigste aller 3 Antwortnachrichten ist.
MLRs bestätigen den Rechnungsabsendern, dass sie die Dokumente richtig oder falsch formatiert haben!
Was MLR macht?
MLRs informieren den Rechnungsversender über die Struktur seiner Rechnung.
Wenn die gesendete Rechnung die Validierung besteht, bedeutet dies, dass der Absender die Rechnung korrekt strukturiert hat.
Wenn die versandte Rechnung die Validierung nicht besteht, bedeutet dies, dass der Absender die Rechnung falsch strukturiert hat.
Und genau das ist die grundlegende Funktion eines MLR: die Rechnungsabsender über die Struktur ihrer Dokumente zu informieren.
Konkret teilen die MLRs den Absendern von Rechnungen/Dokumenten mit, dass ihr Dokument entweder:
-
- Einige Fehler aufweist und daher den Validierungsprozess nicht bestanden hat.
- Die Validierung bestanden hat und keine Fehler aufweist.
- Erfolgreich versandt wurde, aber noch nicht validiert wurde.
MLRs teilen den Absendern von Rechnungen/Dokumenten nur mit, dass die STRUKTUR der Rechnung validiert wurde.
Eine korrekte Struktur allein bedeutet noch nicht, dass Ihre Rechnung zu 100 % korrekt ist.
MLR-Bestätigungen bedeuten NICHT, dass die Empfänger Ihr Dokument akzeptiert haben. Um dies zu erfahren, müssen Sie auf Ihre Business Level Response warten.
Was kann MLR nicht?
MLRs bestätigen NICHT die Richtigkeit des INHALTS Ihres Dokuments.
MLRs bestätigen nur die Validierung Ihrer Rechnung. Dies liegt daran, dass Dokumentenvalidierer nur in der Lage sind, die STRUKTUR Ihrer Rechnung zu analysieren.
Wenn Sie also in ein vereinbartes Pflichtfeld Ihrer Dokumente falsche Angaben eingetragen haben, wird Ihnen das MLR dies nicht mitteilen.
Wenn Sie jedoch in eines der vereinbarten Pflichtfelder keine Angaben eingetragen haben, wird das MLR Sie darüber informieren.
(Die Pflichtfelder der Dokumente werden zwischen Ihnen und dem Empfänger Ihrer Rechnung vereinbart).
Der Umfang einer MLR im Detail
Fehler im Geltungsbereich eines MLR
Laut PEPPOL können die folgenden Fehler dazu führen, dass ein MLR eine Rechnung ablehnt:
-
-
- Verstöße gegen die Standard Compliance
- Validierungsfehler vom Typ schwerwiegender Fehler
- Validierungsfehler vom Typ Warnung (MLRs lehnen Dokumente nicht aufgrund von Warnungen ab, melden aber in der Regel Warnungen neben anderen Fehlern – insbesondere fatalen Fehlern)
- Es wurde die falsche Version des Dokuments hochgeladen.
-
Kurz gesagt: Alle strukturellen Fehler oder nicht ausgefüllte Pflichtfelder führen dazu, dass ein MLR Ihre Rechnung ablehnt.
Fehler, die nicht in den Geltungsbereich eines MLR fallen
Laut PEPPOL können einige Fehler nicht dazu führen, dass ein MLR Ihre Rechnung ablehnt. Solche Fehler werden Ihnen dann durch ein Ack oder eine Business Level Response mitgeteilt.
Zu diesen Fehlertypen gehören:
-
-
- Unbekannter Absender (identifiziert durch: Transport Acknowledgment/Ack)
- Unbekannter Empfänger (identifiziert durch: Transport Acknowledgment/Ack)
- Falsche Version des Umschlags (identifiziert durch: Transport Acknowledgment/Ack)
- XML-Schema-Validierungsfehler im Umschlag (identifiziert durch: Transport Acknowledgment/Ack)
- XML nicht gut strukturiert oder geformt (identifiziert durch: Transport Acknowledgment/Ack)
- Die verwendete Kodierung wird für dieses Dokument nicht unterstützt (identifiziert durch: Transport Acknowledgment/Ack)
- Falscher Wert in Referenzfeldern (identifiziert durch: Business Level Response).
Zu den Referenzfeldern, die einen falschen Wert haben können, gehören:- In der Rechnung verwendete Auftragsnummer
- Projekt- oder Kundenreferenz, die in der Rechnung verwendet wird
- Im Katalog verwendete Vertrags-ID-Referenz
-
Wie wird ein MLR gesendet?
In PEPPOL werden für MLRs UBL Application Response 2.1-Nachrichten verwendet.
Weitere Informationen über die technische Seite von UBL Application Response 2.1-Nachrichten Klicken Sie hier.
Wie funktioniert ein MLR?
- Der Absender sendet sein Dokument. Die Rechnung wird von PEPPOL automatisch mit einer eigenen, eindeutigen ID versehen.
- Wenn die Struktur der Rechnung erfolgreich validiert wurde, wird der Absender in seinem Nachrichtensystem informiert.
- Wurde jedoch vom MLR ein struktureller Fehler festgestellt, wird der Absender in seinem Nachrichtensystem darüber informiert.
Natürlich werden Sie vom MLR nur über die Fehler informiert, die im Rahmen eines MLR stattfinden (Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel ).
Verarbeiten ZRE & OZG-RE MLRs?
Die Portale ZRE und OZG-RE werden im Laufe des Jahres 2022 mit der Bearbeitung von Meldebestätigungen beginnen.
Dann wird auch das Invoice-Portal so programmiert sein, dass es sie verarbeiten kann.
3. Business Level Response (oder, Invoice Response)
Was ist Business Level Response?
Dieser Antworttyp bezieht sich auf den aktuellen Status des gesendeten Dokuments.
Business Level Responses dienen dazu, dem Absender mitzuteilen, wie nahe seine Rechnung der Erfüllung ist.
Was bewirkt Business Level Response?
Business Level Responses informieren den Rechnungsabsender über die Reaktionen des Empfängers.
Je nach den Aktionen des Empfängers erhält der Rechnungsabsender einen der folgenden Statuscodes:
-
- AB: Bestätigung der Grundnachricht
- AP: Rechnung akzeptiert
- RE: Rechnung abgelehnt
- IP: in Bearbeitung
- UQ: in Abfrage
- CA: Bedingt angenommen
- PD: bezahlt/erledigt
Wann erhalte ich eine Antwort auf Business Level Response/Invoice Response?
Sie müssen innerhalb von 3 Arbeitstagen eine Antwort auf Unternehmensebene erhalten. Dies entspricht den Anforderungen von PEPPOL BIS an die Rechnungsstellung.
Es kann jedoch sein, dass Sie gar keine Antwort erhalten. BLRs werden im Allgemeinen nicht von den Verwaltungen verschickt. Das liegt daran, dass sie nicht unbedingt notwendig sind und die Unternehmen sie daher nicht versenden.
Außerdem wenden sich die Verwaltungen im Falle einer fehlerhaften Rechnung oft direkt an den Rechnungsabsender, ohne dass eine BLR erforderlich ist.
Bekomme ich eine Begründung für meine abgelehnte Rechnung?
Ja. Bei abgelehnten Rechnungen muss der Empfänger Informationen zur Verfügung stellen.
Es ist wichtig, dass der Empfänger die Gründe für die Ablehnung der Rechnung angibt. Die Informationen sollten den Absendern erklären, was sie an der Rechnung ändern müssen.
Im Falle einer fälschlicherweise abgelehnten Rechnung kann auf diese Weise ein Gespräch zwischen den beiden Rechnungsparteien in Gang gesetzt werden.
In jedem Fall wird durch die Bereitstellung von Informationen die Bearbeitung von Rechnungen wesentlich reibungsloser.
Wie werden Business Level Responses gesendet?
Wie die MLRs werden auch die Antworten auf Geschäftsebene unter Verwendung der UBL Application Response 2.1-Protokolle gesendet.
Dadurch wird sichergestellt, dass die Nachrichten den universellen Standards für den B2B- und B2G-Datenaustausch entsprechen. Und hoffentlich werden diese Standards auch in den kommenden Jahrzehnten beibehalten.
Empfangen Sie Ihre Nachrichtenantworten an einem Ort mit Invoice-Portal:
Zusammenfassung
PEPPOL Message Responses halten die Benutzer auf dem Laufenden. Sie stellen sicher, dass die Benutzer über den Erfolg oder Misserfolg ihrer Kommunikation informiert sind.
Ohne message responses, könnte es eine Menge Verwirrung geben. Absender und Empfänger von Rechnungen könnten besorgt sein, dass sie keine Rechnung oder Bestätigung erhalten haben. Durch die message responses wissen sie genau, was mit den Rechnungen geschieht. Dies verhindert unangenehme Nachrichten und Unstimmigkeiten zwischen zwei Parteien!
Sie sind also eindeutig ein wichtiger Teil des Datenaustauschprozesses, da sie grundlegende Anforderungen des Datenaustauschs erfüllen.
Außerdem ist die Technologie, die PEPPOL für seine Nachrichtenübermittlung verwendet, auf dem neuesten Stand. AS4 (das für die Ack-Nachrichten von PEPPOL verwendet wird) wird voraussichtlich noch jahrzehntelang die Interoperabilität zwischen Unternehmen gewährleisten. Und UBL 2.1 wird hoffentlich dasselbe tun.
Was ist AS4?
AS4-Nachrichten sind ein Versuch, den digitalen Datenaustausch einfacher und zuverlässiger zu machen. Infolgedessen übernehmen immer mehr Unternehmen diesen Standard. Und zwar so sehr, dass er auf dem besten Weg ist, zum allgemeinen Standard für den weltweiten Nachrichtenaustausch zu werden.
Wenn Sie AS4 jetzt einführen, sind Sie für die Zukunft des digitalen Geschäftslebens gerüstet.
AS4 ist eine Struktur für Nachrichten zum Datenaustausch. Es gilt als einfach, sicher und effizienter Nachrichtenstandard, was die großen Organisationen, die ihn verwenden, beweisen – die australische Regierung, die europäische Gasindustrie und PEPPOL, um nur einige zu nennen.
Er wurde auf der Grundlage von AS1, AS2 (insbesondere) und AS3 entwickelt, um jahrzehntelange internationale Interoperabilität zwischen Unternehmen und Behörden zu ermöglichen.