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Was genau ist eine elektronische Rechnung?
Im Sinne der EU-Richtlinie handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz, in den bei Bedarf rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden können.
Die Rechnung wird in einem standardisierten Format erstellt und automatisiert verarbeitet.
PDF- oder CSV-Rechnungen zum Beispiel sind KEINE elektronischen Rechnungen. Sie sind digitale Rechnungen. Digitale Rechnungen können nicht automatisch verarbeitet werden, obwohl sie papierlos sind. Sie sind dazu bestimmt, von Menschen gelesen zu werden.
Warum elektronische Rechnungsstellung?
Alles begann mit der “Richtlinie 2014/55/EU” – einer EU-Richtlinie, die die neue Ära der elektronischen Rechnungsstellung einläuten soll. Die Gründe dafür sind die folgenden:
1. Es ist billiger
E-invoicing ist bis zu 70% billiger als die traditionelle Rechnungsstellung auf Papier. Das ist eine schwindelerregende Zahl, und sie kommt nicht nur den Regierungen zugute.
2. Besser für die Umwelt
Die Menge an Papier, die für die Rechnungsstellung verwendet wird, ist atemberaubend. Wenn Ihr Unternehmen Rechnungen auf Papier ausstellt, dann überlegen Sie einmal, wie viel Papier Sie verbrauchen. Multiplizieren Sie das nun mit der Anzahl der Unternehmen und Verwaltungen in der ganzen Welt, die das Gleiche tun. Das ist eine Menge Papier! Und für die Papierherstellung werden massenhaft Bäume gefällt. Vielleicht ist die Papierproduktion nicht die einzige Ursache für die heutigen Umweltprobleme, aber eine Verringerung des Papierbedarfs kann nur gut sein.
3. Der elektronischen Rechnungsstellung gehört die Zukunft
Viele Länder in der EU haben die neuen elektronischen Rechnungssysteme bereits eingeführt. Deutschland versucht gerade, sich auf den neuesten Stand zu bringen.
Ist elektronische Rechnung obligatorisch?
Ob die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) obligatorisch ist, hängt von dem Land und teilweise auch von der Art der Geschäftsbeziehung oder der Branche ab. In vielen Ländern gibt es gesetzliche Vorschriften, die Unternehmen dazu verpflichten, elektronische Rechnungen zu verwenden, vor allem wenn sie Geschäfte mit der öffentlichen Verwaltung tätigen.
In der Europäischen Union zum Beispiel sind öffentliche Auftraggeber in den meisten Mitgliedstaaten verpflichtet, elektronische Rechnungen zu akzeptieren, die bestimmten Normen entsprechen. In anderen Ländern gibt es ähnliche Regelungen, die auf nationaler Ebene variieren können.
Für private Unternehmen, die untereinander Geschäfte machen, kann die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung von den jeweiligen Vertragsbedingungen abhängen, es sei denn, es gibt spezifische nationale Gesetze, die E-Invoicing vorschreiben. In einigen Fällen fördern Regierungen die Umstellung auf elektronische Rechnungen durch Anreize oder machen sie zur Voraussetzung für bestimmte Vergünstigungen.
Es ist daher wichtig, sich mit den lokalen Vorschriften im jeweiligen Land vertraut zu machen, um zu verstehen, ob und in welchem Umfang die elektronische Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen obligatorisch ist.
Welche Formate werden für die elektronische Rechnung (E-Rechnung) verwendet?
Für die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) werden verschiedene Formate verwendet, die sich nach Region, Industrie und den Anforderungen der beteiligten Unternehmen richten. Einige der gängigsten Formate sind:
- XRechnung: Ein spezifisches Format, das in Deutschland für die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung verwendet wird. Es basiert auf der UBL und den EU-Normen für elektronische Rechnungen.
- ZUGFeRD / Factur-X: Ein Format, das speziell für den deutsch-französischen Handel entwickelt wurde, aber auch international an Bedeutung gewinnt. Es kombiniert PDF/A-3-Dokumente (für die visuelle Darstellung) mit eingebetteten XML-Daten (für die maschinenlesbare Verarbeitung).
- Peppol (Pan-European Public Procurement Online): Obwohl PEPPOL mehr als ein Format ist – es handelt sich um ein Netzwerk für den Austausch von Geschäftsdokumenten –, definiert es spezifische Standards für elektronische Rechnungen, die innerhalb seines Netzwerks verwendet werden. PEPPOL wird in Europa und zunehmend in anderen Teilen der Welt eingesetzt.
Ab 2025 werden nicht als komforme EU-Format in Deutschland akzeptiert:
- EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport): Ein international anerkanntes, branchenübergreifendes Format für den elektronischen Datenaustausch, das von den Vereinten Nationen entwickelt wurde. Es wird häufig in Europa und von großen internationalen Unternehmen verwendet.
- Invoice XML: Verschiedene branchenspezifische oder unternehmensspezifische XML-Schemata werden ebenfalls verwendet, um elektronische Rechnungen zu erstellen und auszutauschen. XML-basierte Rechnungen sind wegen ihrer Flexibilität und Erweiterbarkeit weit verbreitet.
Die Wahl des Formats hängt von den spezifischen Anforderungen der Empfänger, den gesetzlichen Vorschriften und den technischen Möglichkeiten der beteiligten Parteien ab. Viele Unternehmen und Softwarelösungen unterstützen mehrere Formate, um Kompatibilität und Konformität mit unterschiedlichen Partnern und Regulierungsbehörden zu gewährleisten.
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