Verpflichtende elektronische Rechnungsstellung in Polen

Verpflichtende elektronische Rechnungsstellung in Polen: Wichtige Termine und wie das Rechnungsportal vorbereitet ist

Polen treibt eine bedeutende Änderung im Bereich der Rechnungsstellung voran: die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) über das nationale E-Rechnungssystem (KSeF). Diese Reform wird die Art und Weise, wie Unternehmen Rechnungen ausstellen und empfangen, grundlegend verändern.

Inhaltsverzeichnis

1

Wichtige KSeF-Fristen

2

Was das für Unternehmen bedeutet

3

Warum verpflichtende E-Rechnungsstellung wichtig ist

4

Wie Invoice Portal vorbereitet ist

5

Was das für Ihr Unternehmen bedeutet

6

Brauchen Sie Hilfe bei der Vorbereitung?

Diese Reform ist Teil der umfassenden EU-Bemühungen zur Digitalisierung steuerlicher und buchhalterischer Prozesse für mehr Transparenz und Effizienz.

Wichtige KSeF-Fristen

Das polnische Finanzministerium hat einen schrittweisen Einführungsplan für die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung gemäß der überarbeiteten Mehrwertsteuerrichtlinie festgelegt:

1. Feb.
2026

Große Umsatzsteuerpflichtige

KSeF wird verpflichtend für große Umsatzsteuerpflichtige mit einem Jahresumsatz von mehr als 200 Mio. PLN (Umsatz 2024).

1. Apr.
2026

Alle übrigen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen

Verpflichtend für alle anderen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen (B2B-Transaktionen).

1. Jan.
2027

Kleinstunternehmen

Erweiterte Verpflichtung für Kleinstunternehmen und kleinste wirtschaftliche Einheiten.

Wichtig: Der Empfang von E-Rechnungen über KSeF ist ab dem 1. Februar 2026 für alle Steuerpflichtigen verpflichtend – bereits bevor die vollständige Rechnungsstellungspflicht für alle gilt.

Was das für Unternehmen bedeutet

Ab diesen Terminen müssen Unternehmen mit Aktivitäten in Polen:

Rechnungen in einem strukturierten elektronischen XML-Format über KSeF ausstellen.
Auf traditionelle PDF- oder Papierrechnungen bei B2B-Transaktionen verzichten.
Die Einhaltung des polnischen Umsatzsteuergesetzes und des Systemschemas (FA(3)) sicherstellen.

Dieser Schritt ist nicht nur ein technisches Upgrade – es handelt sich um eine gesetzliche Verpflichtung, die alle Phasen des Rechnungsprozesses betrifft.

Warum verpflichtende E-Rechnungsstellung wichtig ist

Polens Schritt hin zur verpflichtenden E-Rechnungsstellung zielt darauf ab:

Steuertransparenz

Steuertransparenz zu verbessern und Umsatzsteuerbetrug zu reduzieren.

Automatisierung

Rechnungsprozesse über Unternehmensökosysteme hinweg zu beschleunigen und zu automatisieren.

Moderne Standards

Buchhaltungspraktiken an moderne digitale Standards anzupassen.

E-Rechnungsstellung ist nicht länger optional – sie ist zentral für Geschäfte mit polnischen Partnern und Behörden.

Wie Invoice Portal vorbereitet ist

Bei Invoice Portal bereiten wir uns schon lange vor Beginn der Durchsetzung vor. Unsere Plattform unterstützt bereits:

Integrierte Einhaltung der KSeF-Anforderungen

Vollständige Unterstützung strukturierter E-Rechnungsformate, die mit dem KSeF-XML-Schema (FA(3)) konform sind.
Automatische Datenvalidierung und Formatierung zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen vor der Übermittlung.
Integrationsmöglichkeiten mit nationalen und EU-weiten E-Rechnungssystemen.

Nahtlose Workflow-Integration

E-Rechnungen direkt über unsere Plattform erstellen und empfangen
Einfache Anbindung an Ihre ERP-, Buchhaltungs- und Steuersysteme
Kontinuierliche Updates, sobald sich die polnischen E-Rechnungsanforderungen weiterentwickeln

Vorbereitet auf die schrittweise Einführung
Wir bieten maßgeschneiderte Vorbereitungsoptionen, damit Ihr Unternehmen proaktiv – nicht reaktiv vor jeder Frist (1. Feb. 2026; 1. Apr. 2026; 1. Jan. 2027) starten kann.

Was das für Ihr Unternehmen bedeutet

Mit Invoice Portal wird der verpflichtende Wechsel zur elektronischen Rechnungsstellung in Polen:

reibungslos und überschaubar
vollständig konform mit den KSeF-Anforderungen
nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe integriert
rechtzeitig einsatzbereit vor den Fristen

Ob Großunternehmen oder kleines Geschäft – Invoice Portal ermöglicht es Ihnen, sich auf Wachstum zu konzentrieren, während Sie stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Brauchen Sie Hilfe bei der Vorbereitung?

Unser Team hilft Ihnen gerne dabei, Ihre aktuellen Prozesse zu bewerten und einen klaren Weg zur KSeF-Konformität zu erarbeiten. Gemeinsam machen wir den Übergang zur verpflichtenden E-Rechnungsstellung effizient und stressfrei.