Das Bundesministerium der Finanzen hat neue Leitlinien zu Anforderungen an die E-Rechnung, Fehlerbehandlung, Übergangsfristen und Validierung veröffentlicht — hier erfahren Sie, was das für Ihr Unternehmen bedeutet.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Rechnungen zwischen deutschen Steuerpflichtigen elektronisch sein. Empfänger können nicht ablehnen und müssen die technische Bereitschaft sicherstellen. Eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027 erlaubt Papier/PDF mit Zustimmung. Nach 2027 werden nur strukturierte E-Rechnungen akzeptiert.
Das Schreiben vom 15. Oktober 2025 spezifiziert die bevorstehende Umsetzung der verpflichtenden E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025. Die wichtigsten Punkte sind:
Alle Rechnungen zwischen deutschen Steuerpflichtigen (B2B) müssen elektronisch sein, wenn beide Parteien in Deutschland ansässig sind. Dies gilt analog für die Gastronomie, Landwirtschaft und den Bankensektor.
Der Empfänger muss keine separate Zustimmung erteilen; er muss die technische Fähigkeit zum Empfang elektronischer Dokumente sicherstellen. Wenn ein Unternehmen ablehnt, gilt der Lieferant als seiner Pflicht nachgekommen.
Eine Übergangsphase bis zum 31. Dezember 2027 erlaubt Papier oder unstrukturierte elektronische Rechnungen (PDF, Scan, E-Mail) mit Zustimmung. Nach 2027 werden "sonstige Rechnungen" nicht mehr akzeptiert.
Wenn eine Datei nicht den akzeptierten Syntaxen und technischen Anforderungen entspricht, wird sie als "sonstige Rechnung" behandelt und erfüllt nicht § 14 UStG.
Verstöße gegen logische Abhängigkeiten und Validierungsregeln werden als "kritische Fehler" gekennzeichnet, aber die Rechnung behält den E-Rechnungs-Status.
Wichtig: Formatfehler stufen eine Rechnung zu "sonstigem elektronischen Dokument" herab — was Empfängerzustimmung erfordert und potenziell den Vorsteuerabzug gefährdet. Fehler bei Geschäftsregeln erfordern Korrektur, aber das Dokument bleibt eine E-Rechnung.
Eine elektronische Rechnung muss maschinenlesbar sein und EN 16931 entsprechen. Das BMF erlaubt sowohl vollständig strukturierte als auch hybride Formate:
Vollständig strukturiertes XML-Format
Hybrides Format — XML-Daten sind führend
Alle obligatorischen Informationen (§§ 14 und 14a UStG) müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Verweise auf Anhänge sind nicht erlaubt.
Die Parteien können Format und Kanal wählen. Um "sonstige" elektronische Rechnungen (z. B. PDFs) zu senden, ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Alle B2B-Rechnungen zwischen in Deutschland registrierten Unternehmern müssen E-Rechnungen sein, unabhängig von der Unternehmensgröße.
Sonstige elektronische Rechnungen (PDF, E-Mail) sind erlaubt, aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Nach diesem Datum müssen alle B2B-Rechnungen E-Rechnungen sein.
Das BMF empfiehlt dringend die Verwendung eines Validators (Validierungsanwendung) zur Prüfung elektronischer Rechnungen. Die Validierung stellt die Einhaltung des Formats EN 16931 und der Geschäftsregeln sicher und ermöglicht das maschinelle Lesen.
Risiko: Wenn Fehler gefunden werden, muss die Rechnung korrigiert und erneut gesendet werden. Nichteinhaltung kann zur Verweigerung des Vorsteuerabzugs und zu Bußgeldern führen.
Lieferanten senden alle Rechnungen an eine dedizierte E-Mail. Der Service akzeptiert sowohl strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) als auch temporär erlaubte PDFs.
Das Portal prüft automatisch Format und Inhalt: akzeptierte Syntaxen, obligatorische Felder (Käuferreferenz, Steuersätze, Beträge) und Konsistenz. Ergebnisse werden mit Zeitstempel protokolliert.
Gültige Rechnungen werden an das ERP-System des Kunden oder ein anderes Ziel gesendet, was Zeit bei manuellen Prüfungen und Dateneingabe spart.
Ungültige Rechnungen werden automatisch abgelehnt, und ein Fehlerbericht wird an das zuständige Personal und den Lieferanten zur rechtzeitigen Korrektur gesendet.
Einhaltung von Format & Geschäftsregeln — Beseitigung des Risikos, ungültige Dokumente zu erhalten
Automatisierte Verteilung von gültigen und ungültigen Rechnungen, Verringerung der Buchhaltungsbelastung
Prüfbares Protokoll — jede Rechnung mit Status und Zeitstempel, essenziell für Steuerprüfungen
Zukunftssicher — unterstützt hybride und strukturierte Formate, funktioniert mit Peppol, E-Mail und Portalen
Das BMF-Schreiben unterstreicht, dass die Ära der Papier- und PDF-Rechnungen zu Ende geht. Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen und akzeptieren, und bis 2028 wird dies für alle B2B-Transaktionen verpflichtend.
Prozesse aktualisieren — ERP-Systeme für strukturierte Rechnungen vorbereiten und Verantwortliche benennen
Wählen Sie einen zuverlässigen Validator — prüfen Sie jede Rechnung auf Format und Logik, um Verweigerung des Vorsteuerabzugs zu vermeiden
Beachten Sie die Übergangsfrist — sonstige elektronische Dokumente bis 2028 erlaubt, aber nur mit Empfängerzustimmung
Nutzen Sie das Invoice-Portal — transparente, automatisierte Verarbeitung compliant mit BMF-Anforderungen
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