Was ist eine elektronische Rechnung?
Elektronische Rechnung (E-Rechnung) nach ViDA
Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) erhält gemäß dem ViDA-Rechtssetzungsvorschlag eine neue Definition.
Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden, wobei die Einhaltung der Norm CEN 16931 (RL 2014/55/EU) gefordert ist.
Diese Neuerung erleichtert den durchgängig digitalen Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung.
Digitalisierung und Automatisierung durch Elektronische Rechnung
Die Umstellung auf elektronische Rechnung markiert einen wichtigen Schritt hin zur vollständigen Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes in Deutschland ihre Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen elektronisch stellen.
Wachstumschancengesetz
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die Pflicht zur elektronische Rechnung bei inländischen Geschäftsvorgängen zwischen Unternehmen eingeführt. Ab 2025 ist die Nutzung von E-Rechnungen obligatorisch, wobei Übergangsfristen bis 2027 vorgesehen sind:
Pflicht zur E-Rechnung ab 2025: Übergangsregelungen und Fristen
– Empfang und Archivierung von E-Rechnungen wird für Unternehmen ab 2025 zur Pflicht.
– Papierrechnungen dürfen bis Ende 2025 für B2B-Umsätze ausgestellt werden.
– Kleine Unternehmen mit einem Umsatz bis zu 800.000 EUR haben bis Ende 2026 Zeit, sich anzupassen.
– Alternative elektronische Formate sind bis Ende 2027 erlaubt, wenn sie elektronisch übermittelt werden und der Empfänger zustimmt.
– Ab 2028 gelten ausschließlich die neuen E-Rechnungsstandards.
Vorteile für Rechnungssteller
– Vereinfachte Rechnungsstellung: Der Prozess wird effizienter.
– Verkürzte Durchlaufzeiten: Rechnungen werden schneller bearbeitet.
– Schnellere Zahlung: Pünktlichere Zahlung der Rechnungsbeträge.
– Einsparpotenziale: Weniger Papier und Porto.
– Prozessqualität: Automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen.
– Flexibles Arbeiten: Ortsunabhängige Rechnungsstellung.
Vorteile für Rechnungsempfänger
– Optimierte Rechnungsverarbeitung: Automatisches Einlesen der Rechnungsdaten.
– Höhere Datenqualität: Weniger Fehleranfälligkeit.
– Einsparpotenziale: Effizientere Rechnungsverarbeitung.
– Dezentrale Rechnungsbearbeitung: Flexibles Arbeiten.
Die Einführung der E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Seit dem 27. November 2020 sind Lieferanten des Bundes in Deutschland verpflichtet, die Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge in elektronischer Form vorzunehmen.
E-Rechnung im Format XRechnung UBL
E-Rechnung im Format XRechnung CII
Unterschied zwischen CII und UBL
Cross Industry Invoice und Universal Business Language sind 2 standardisierte Rechnungsformate für XML. Beide sind nach der EU-Norm zulässig. UBL wird von der Organisation OASIS2 verwaltet und veröffentlicht. CII wird von der Organisation UNECE3 (United Nations Economic Commission for Europe) verwaltet und veröffentlicht.
