Understand the difference between XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X and Peppol BIS — and choose the right format and delivery channel for your recipient.
Vier Namen tauchen in jedem Gespräch über die E-Rechnung auf, und es sind keine vier Optionen. Zwei davon sind Formate, eines ist ein Format mit einer anderen Nationalität, und eines ist hauptsächlich ein Netzwerk. Das zu klären, dauert fünf Minuten und spart viel verschwendete Projektzeit.
Ein Format ist, was die Rechnung ist. Ein Netzwerk ist, wie sie übertragen wird.
XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X sind Formate. Peppol ist ein Netzwerk. „Peppol BIS Billing“ ist die Formatspezifikation, die auf diesem Netzwerk verwendet wird – weshalb es in beiden Listen auftaucht und allein schon die Hälfte der Verwirrung stiftet.
Sie können eine XRechnung per E-Mail versenden. Sie können sie über Peppol versenden. Das sind zwei unabhängige Entscheidungen, und Ihr Kunde kann für beides spezifische Anforderungen haben.
Das deutsche nationale Profil des europäischen Standards EN 16931 – ein CIUS (Core Invoice Usage Specification), was bedeutet, dass er den europäischen Standard aufgreift und präzisiert. Reines XML, keine visuelle Ebene. Pflicht für Rechnungen an deutsche Bundesbehörden und weit verbreitet im B2B-Bereich. Aktuelle Version 3.0.2, wobei Version 4.0 auf Basis der überarbeiteten EN 16931 bereits in Arbeit ist.
Ein Hybrid: eine PDF/A-3-Datei mit einer darin eingebetteten XML-Rechnung. Ein Mensch sieht ein normales PDF; eine Maschine liest das XML. Das macht es zum sanftesten Migrationspfad, da der Empfänger, der noch nicht bereit ist, immer noch etwas Vertrautes sieht. Nur Profile, die der EN 16931 entsprechen, gelten nach deutschen Regeln als E-Rechnungen.
Das französische Gegenstück zu ZUGFeRD – und technisch gesehen dasselbe. Beide wurden gemeinsam entwickelt und die Profile sind identisch. Wenn Sie bereits ZUGFeRD erstellen, ist Frankreich näher, als es scheint.
Die Rechnungsspezifikation, die im gesamten Peppol-Netzwerk in UBL-Syntax verwendet wird. Wenn Ihr Kunde sagt: „Senden Sie es über Peppol“, ist dies normalerweise das Format, das er meint, und Sie benötigen außerdem seine Teilnehmerkennung (Participant Identifier).
Wenn ja, ist die reine XRechnung die sauberste Lösung. Wenn Sie unsicher sind, ist ZUGFeRD die sichere Wahl: gültige strukturierte Daten für diejenigen, die sie lesen können, und ein lesbares PDF für diejenigen, die es nicht können.
Per E-Mail, über ein Kundenportal oder via Peppol. Für Peppol muss der Empfänger im Netzwerk registriert sein. Das können Sie im Voraus prüfen, anstatt es erst am Fälligkeitstag herauszufinden – unser Peppol-Teilnehmerkennungs-Checker prüft, ob eine Kennung in der Produktionsumgebung erreichbar ist.
„Unser System exportiert ZUGFeRD“ ist keine Antwort. Welches Profil? Nur Profile, die der EN 16931 entsprechen, gelten als E-Rechnungen. Eine ZUGFeRD-Datei in einem niedrigeren Profil ist lediglich ein PDF mit Anhang.
Ein PDF ist keine E-Rechnung. Weder nach deutschen noch nach französischen Regeln. Das Versenden eines PDFs per E-Mail entspricht seit der Änderung der Definition nicht mehr den Anforderungen an eine konforme B2B-Rechnungsstellung.
Die Version ist genauso wichtig wie das Format. Ältere XRechnungs-Profile werden aus dem Peppol-Netzwerk und von nationalen Portalen entfernt. Eine Datei, die letztes Jahr funktionierte, kann dieses Jahr abgelehnt werden, ohne dass sich Ihre Daten geändert haben.
Exportieren Sie eine echte Rechnung aus Ihrem System und lassen Sie sie durch unseren kostenlosen E-Rechnungs-Validator laufen. Er prüft XRechnung 3.0.2, 2.3.1–2.0.1 und 1.2.2, Peppol BIS Billing 3.0.20 und ZUGFeRD 2.2 / 2.1.1 direkt im Browser.
Zwei Tipps, damit das Ergebnis aussagekräftig ist:
380 steht für eine Rechnung, 381 für eine Gutschrift, und UBL verwendet für beides ein anderes Root-Element. Die falsche Wahl erzeugt Fehler, die nichts mit Ihren Daten zu tun haben.Öffnen Sie den kostenlosen E-Rechnungs-Validator und prüfen Sie Ihre eigene Datei anhand der Geschäftsregeln – für XRechnung, Peppol BIS Billing und ZUGFeRD.
Kostenlos · XRechnung 3.0.2 bis 1.2.2, Peppol BIS Billing 3.0.20, ZUGFeRD 2.2 und 2.1.1 · Ergebnis in Sekunden
Unser Format-Konverter wandelt das um, was Ihr ERP bereits erzeugt, in das, was Ihr Empfänger benötigt – XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X oder Peppol BIS – und unser Access Point liefert es aus. Eine Integration; die Formatfrage ist nicht mehr Ihr Problem.
Starten Sie Ihre 14-tägige kostenlose Testversion und überlassen Sie uns die Konvertierung.
Kostenlose Testversion startenXRechnung ist reines XML ohne visuelle Ebene, während ZUGFeRD eine hybride PDF/A-3-Datei mit einer darin eingebetteten XML-Rechnung ist. Beide können der EN 16931 entsprechen, aber ZUGFeRD bietet Empfängern ein für Menschen lesbares PDF, auch wenn sie XML nicht verarbeiten können.
Technisch gesehen ja – sie wurden gemeinsam entwickelt und die Profile sind identisch. Factur-X ist der französische Name für dasselbe hybride PDF/XML-Format. Wenn Sie bereits ZUGFeRD erstellen, sind Sie der Compliance in Frankreich schon sehr nahe.
Peppol ist ein Netzwerk. „Peppol BIS Billing 3.0“ ist die Rechnungsspezifikation, die auf diesem Netzwerk in UBL-Syntax verwendet wird. Sie können XRechnung oder andere Formate über Peppol versenden – das sind unabhängige Entscheidungen.
XRechnung ist für Rechnungen an deutsche Bundesbehörden Pflicht. Sie benötigen außerdem die Leitweg-ID, die Ihnen mitgeteilt wird (diese kommt in das Feld BT-10 / Käuferreferenz).
Nein. Sowohl nach deutschen als auch nach französischen Regeln ist ein einfaches, per E-Mail versendetes PDF keine konforme E-Rechnung. Die Rechnung muss in einem strukturierten Format (XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X oder Peppol BIS) vorliegen, das Maschinen verarbeiten können.
