XRechnung in PDF konvertieren

Ab 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Warum XRechnungen in PDF konvertieren?

Die Konvertierung einer XRechnung in ein PDF-Dokument ist nicht technisch oder rechtlich vorgeschrieben, kann aber aus mehreren Gründen sinnvoll sein:

Lesbarkeit für Personen
PDFs sind für alle Mitarbeiter leicht zugänglich und verständlich, ohne spezielle Software.
Interne Freigabeprozesse
Viele Unternehmen haben Freigabeprozesse, bei denen Rechnungen von Personen geprüft werden. PDF bietet hier eine praktische Lösung.

Beibehaltung Ihrer Bestehenden Workflows durch PDF-Konvertierung Elektronischer Rechnungen

Bei der XRechnung-Verarbeitung stoßen Unternehmen auf ein häufiges Problem: Viele ERP-Systeme können elektronische Rechnungen nicht direkt verarbeiten. Dies kann die Implementierung neuer Prozesse erschweren und zusätzliche Kosten verursachen.
Um Ihre etablierten Arbeitsabläufe nicht zu verändern und dennoch die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung zu nutzen, bieten wir die Möglichkeit der Konvertierung elektronischer Rechnungen in das weit verbreitete PDF-Format. Diese Lösung ermöglicht es Ihnen, Ihre bestehenden Workflows unverändert beizubehalten und gleichzeitig von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.
Dieser Prozess ist vollständig automatisiert und integriert sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme.

Empfang von E-Rechnungen:

Sie können weiterhin Rechnungen wie gewohnt empfangen und auf Ihrem E-Mail-Server Weiterleitungsregeln definieren. So wird jede E-Mail mit einer XRechnung im Anhang automatisch an das Invoice-Portal weitergeleitet, wodurch eine nahtlose Verarbeitung gewährleistet wird.
Nutzen Sie das Peppol-Netzwerk für den sicheren und standardisierten Austausch elektronischer Rechnungen.

Bearbeitung und Weiterleitung:

Nach dem Empfang im Invoice-Portal durchlaufen die Rechnungen folgende Schritte:

Validierung
Überprüfung der Rechnung auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
Konvertierung in PDF
Umwandlung der Rechnungen in ein PDF-Dokument, um Ihre bestehenden Workflows unverändert zu lassen.
Weiterleitung über E-Mail
Versand der konvertierten Rechnungen an den Endnutzer, sodass Ihre bisherigen Prüf- und Freigabeprozesse nahtlos weiterlaufen können.

Umgang mit Anhängen in E-Rechnungen:

Elektronische Rechnungen können Anhänge in verschiedenen Formaten (Excel, Word, PDF, JPG) enthalten, die in die XML-Daten eingebettet sind. Unser Portal verarbeitet diese Anhänge wie folgt:

Separate Anhänge: Extraktion und Versand der Anhänge als separate Dateien an den Benutzer.
Integration: Bereitstellung der Anhänge über SFTP oder API für die nahtlose Integration in Ihr ERP-System.

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Zu den unterstützten Formaten gehören unter anderem:

ZUGFeRD CII 1.0, 2.0.1, 2.1, 2.1.1, 2.2 (XRechnung, EN16931)
XRechnung (CII oder UBL) 1.2.2, 2.0.1, 2.1.1, 2.2.0, 2.3.1, 3.0.1
Peppol BIS, PINT

Zusätzlich bieten wir Ihnen verschiedene Empfangswege an:

E-Mail
Peppol
Upload

Warum wir die Umwandlung von ZUGFeRD-Rechnungen in PDF anbieten?

1. Das ZUGFeRD-Format besteht aus zwei Komponenten:

- PDF-Datei: Diese enthält das visuelle Erscheinungsbild der Rechnung.
- Maschinenlesbare XML-Datei: Diese enthält die strukturierten Daten, die für die automatische Verarbeitung und Archivierung erforderlich sind.

Für rechtliche und steuerliche Zwecke ist die XML-Datei entscheidend, da sie die Grundlage für die elektronische Verarbeitung von Rechnungsdaten bildet. Durch die Umwandlung in PDF stellen wir sicher, dass sowohl die visuelle Darstellung als auch die strukturierten Daten korrekt und vollständig verfügbar sind.

2. ZUGFeRD-Rechnungen können Anhänge enthalten, die entweder direkt im ZUGFeRD-Format vorliegen oder in der XML-Datei eingebettet sind. Diese Anhänge können verschiedene Dateiformate wie Excel, Word, PDF oder JPG umfassen.

Unsere Lösung extrahiert alle Anhänge aus den ZUGFeRD-Rechnungen und macht sie für Sie leicht zugänglich.

Rechnungsempfang: Funktionen & Preise

Bei Fragen zum Invoice-Portal stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung

Tel: +49 561-56014568
E-Mail: info@invoice-portal.de