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Die Ausgangssituation
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom April 2014 hat das Ziel, die Digitalisierung im öffentlichen Sektor voranzutreiben und damit Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Schätzungen gehen von einer möglichen Kostenersparnis von 60 bis 80% aus.
Die Richtlinie verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Das im April 2017 verabschiedete E-Rechnungsgesetz des Bundes setzt diese Forderungen in nationales Recht um. Für alle öffentlichen Einrichtungen von Ländern und Kommunen gilt dafür eine Einführungsfrist bis spätestens April 2020. Für Bundesbehörden ist das E-Rechnungsgesetz bereits seit November 2018 in Kraft.
Ab November 2020 tritt ergänzend für Unternehmen die Verpflichtung in Kraft, Rechnungen grundsätzlich nach bestimmten Formatvorgaben (z.B. XRechnung) bei den Bundesbehörden elektronisch einzureichen. Genauer bedeutet dies, Rechnungssteller müssen Rechnungen in elektronischer Form ausstellen und übermitteln.
Der Bund zusammen mit einigen Bundesländern entwickeln dafür eine Rechnungseingangsplattform, mit deren Hilfe eingehende Rechnungen einfach und effizient an die ausgeschriebene Verwaltungsbehörde übermittelt werden können.
Umsetzungsfristen
Empfang
Die Umsetzungsfrist für den Empfang elektronischer Standard XRechnung ist:
- der 18.04.2019 für die obersten Bundesbehörden und die Verfassungsorgane des Bundes
- der 18.04.2020 für alle anderen Bundesbehörden, d.h. subzentrale öffentliche Auftraggeber, die Länder und Kommunen.
Versand
Ab 27.11.2020 müssen gemäß E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) alle Lieferanten und Dienstleister der öffentlichen Verwaltung ihre Rechnungen elektronisch stellen.
Rechnungsformate
Was ist eine XRechnung?
Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU muss bestimmte Anforderungen an Struktur und Inhalt erfüllen. Die XRechnung ist ein strukturierter, standardisierter Datensatz im XML-Format, der automatisch elektronisch versendet und verarbeitet werden kann. Das XML- Format ist ausschließlich maschinenlesbar.
Andere digitale Formate wie E-Mails, reine PDF-Formate oder eingescannte Rechnungen erfüllen nicht die Anforderungen, da ihnen Standardisierung und Struktur fehlen.
Was ist ZUGFeRD 2.0?
ZUGfeRD ist ein hybrides Format. Es besteht aus dem verpflichtenden maschinenlesbaren Teil, der alle Informationen gemäß der EU-Richtlinie enthält und einer zusätzlichen Bild- oder PDF-Datei, die von Personen gelesen werden kann.
Noch ist allerdings unklar, ob alle Bundesländer das hybride Format akzeptieren.
Was ist PEPPOL BIS?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist eine international ausgearbeitete Lösung mit dem Ziel der Standardisierung grenzüberschreitender, elektronisch- unterstützter, öffentlicher Beschaffungsverfahren (Public eProcurement) innerhalb der Europäischen Union.
Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) Billing 3.0 ist eine konforme (CIUS) Implementierung der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung, EN 16931.
Länderspezifische Versionen
Die länderspezifischen Anforderungen und ihre Implementierung kann sich zwischen EU-Mitgliedstaaten unterscheiden, aber in der Regel verwenden sie UBL (Universal Business Language) in unterschiedlichen Versionen mit Anpassungen, ebenso wie PEPPOL-Spezifikationen und -Zugriffspunkte für die Überprüfung und den Transport. Der Hauptvorteil von UBL ist, dass Geschäftsunterlagen für unterschiedliche Zwecke standardisiert werden können. UBL ist ein flexibler, internationaler Standard, der viele Geschäftsanforderungen unterstützt, deshalb können diese Geschäftsunterlagen über Landesgrenzen hinweg ausgetauscht werden.
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