Elektronische Rechnung in Dänemark

In Dänemark basiert die rechtliche Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung auf einer Kombination aus europäischen und nationalen Vorschriften. Diese betreffen vor allem die Mehrwertsteuer, die Archivierungspflichten, die elektronische Übermittlung von Rechnungen im öffentlichen Sektor sowie die Anforderungen an Sicherheit und Authentizität.

Hier sind die wesentlichen rechtlichen Grundlagen für die elektronische Rechnungsstellung in Dänemark:

1. EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG)

Wie in allen EU-Mitgliedstaaten basiert die Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung auch in Dänemark auf der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG). Diese legt fest, dass elektronische Rechnungen dieselbe Rechtsgültigkeit haben wie Papierrechnungen, sofern die Authentizität der Herkunft und die Integrität des Inhalts der Rechnung gewährleistet sind. Wichtige Bestimmungen:

• Artikel 232 der Mehrwertsteuerrichtlinie erlaubt den Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen zu akzeptieren, wenn die Authentizität (Nachweis der Herkunft) und Integrität (Unveränderbarkeit des Inhalts) durch geeignete Maßnahmen, wie zum Beispiel elektronische Signaturen oder EDI (Electronic Data Interchange), sichergestellt werden.
• Diese Anforderungen an elektronische Rechnungen gelten auch in Dänemark und ermöglichen es Unternehmen, elektronische Rechnungen auf die gleiche Weise zu verwenden wie Papier-Rechnungen.

2. Dänisches Mehrwertsteuergesetz (Moms-loven)

Das dänische Mehrwertsteuergesetz (Moms-loven) regelt die wichtigsten steuerlichen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung. Es beschreibt, unter welchen Bedingungen elektronische Rechnungen für steuerliche Zwecke verwendet werden können:

• § 63 des Gesetzes beschreibt, dass elektronische Rechnungen die gleichen Anforderungen wie Papierrechnungen erfüllen müssen, insbesondere in Bezug auf Rechnungsnummer, Steuersatz, MwSt.-Betrag und Empfängerinformationen.
• § 61a stellt klar, dass elektronische Rechnungen ebenso wie Papierrechnungen steuerlich anerkannt werden, sofern sie die Anforderungen an Authentizität und Integrität erfüllen.

3. Verordnung über elektronische Rechnungen (Fakturaregler)

Dänemark hat spezifische Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung erlassen, die die technischen und praktischen Anforderungen regeln. Diese Vorschriften betreffen vor allem den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und zwischen Unternehmen und dem öffentlichen Sektor.

• Die Verordnung stellt sicher, dass elektronische Rechnungen sowohl die technischen Anforderungen erfüllen als auch die steuerlichen Anforderungen (z. B. in Bezug auf die Rechnungsnummer und die Steuersätze) einhalten.
• Es wird verlangt, dass elektronische Rechnungen in einem standardisierten Format wie XML oder UBL erstellt und übermittelt werden.

4. Elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor (EU-Richtlinie 2014/55/EU)

Dänemark hat die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor vollständig umgesetzt. Diese Richtlinie verpflichtet die Mitgliedstaaten zur Einführung von Systemen zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor und zur Gewährleistung der Interoperabilität von Rechnungsübermittlungssystemen.

• Ab dem 1. Januar 2019 sind alle Lieferanten, die mit öffentlichen Stellen in Dänemark Verträge abschließen, verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu übermitteln.
• Diese Rechnungen müssen den Peppol-Standard (Pan-European Public Procurement OnLine) verwenden, um eine standardisierte, sichere und interoperable Übertragung von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Institutionen zu gewährleisten.

5. Elektronische Signaturen und Sicherheitsanforderungen

Die Verwendung von elektronischen Signaturen ist eine gängige Methode, um die Authentizität und Integrität elektronischer Rechnungen zu gewährleisten. In Dänemark gelten hierfür die Vorschriften der eIDAS-Verordnung der EU, die den rechtlichen Rahmen für elektronische Signaturen festlegt:

• Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) und fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) sind erforderlich, um sicherzustellen, dass eine elektronische Rechnung authentisch und unverändert ist.
• In Dänemark können Unternehmen elektronische Signaturen verwenden, um die rechtliche Gültigkeit ihrer elektronischen Rechnungen zu garantieren. Die eIDAS-Verordnung sorgt dafür, dass elektronische Signaturen in allen EU-Mitgliedstaaten anerkannt werden.

6. Archivierungspflichten

In Dänemark gelten für die Archivierung elektronischer Rechnungen ähnliche Regeln wie für Papier-Rechnungen. Diese Regeln sind vor allem im dänischen Umsatzsteuergesetz und in der Abgabenordnung festgelegt:

• Elektronische Rechnungen müssen für mindestens 5 Jahre archiviert werden.
• Die Archivierung muss so erfolgen, dass die Integrität der Rechnungen während des gesamten Aufbewahrungszeitraums gewährleistet bleibt. Es muss sichergestellt werden, dass die Rechnungen nicht verändert werden können und jederzeit zugänglich sind.
• Unternehmen müssen sicherstellen, dass die archivierten elektronischen Rechnungen lesbar bleiben, auch wenn sich die verwendete Technologie im Laufe der Zeit ändert.

7. Praktische Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung in Dänemark

In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen, die in Dänemark tätig sind, ihre Rechnungen elektronisch und in einem standardisierten Format wie XML oder UBL erstellen und übermitteln müssen, wenn sie mit dem öffentlichen Sektor zusammenarbeiten. Für den privaten Sektor sind elektronische Rechnungen ebenfalls zulässig, solange sie die steuerlichen Anforderungen erfüllen.

• Die Peppol-Infrastruktur wird zur Übermittlung elektronischer Rechnungen im öffentlichen Sektor genutzt, und die Übermittlung erfolgt über das Peppol-Netzwerk.
• Unternehmen können zertifizierte Lösungen zur Erstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen verwenden, die den Anforderungen der dänischen Steuerbehörden und der EU-Vorschriften entsprechen.

Zusammenfassung der rechtlichen Grundlagen in Dänemark:

1. EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG): Elektronische Rechnungen sind rechtsgültig, wenn Authentizität und Integrität gewährleistet sind.
2. Dänisches Mehrwertsteuergesetz (Moms-loven): Regelt die steuerlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen und stellt sicher, dass diese die gleichen Anforderungen wie Papierrechnungen erfüllen.
3. Verordnung über elektronische Rechnungen (Fakturaregler): Regelt die technischen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung.
4. EU-Richtlinie 2014/55/EU: Verpflichtet Unternehmen zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor unter Verwendung des Peppol-Standards.
5. Elektronische Signaturen: Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) und fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) sind erforderlich, um die Authentizität und Integrität der elektronischen Rechnungen sicherzustellen.
6. Archivierungspflicht: Elektronische Rechnungen müssen mindestens 5 Jahre archiviert werden.

Fazit:

In Dänemark ist die elektronische Rechnungsstellung sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor vollständig anerkannt und gesetzlich geregelt. Unternehmen, die mit öffentlichen Institutionen zusammenarbeiten, müssen ihre Rechnungen über das Peppol-Netzwerk im Peppol-Standard übermitteln. Elektronische Rechnungen müssen die gleichen steuerlichen Anforderungen wie Papier-Rechnungen erfüllen, und elektronische Signaturen sind ein wichtiger Bestandteil, um die Authentizität und Integrität der Rechnungen zu gewährleisten. Die Archivierungspflichten für elektronische Rechnungen betragen mindestens 5 Jahre.

Link: Borger | skat.dk